Учет расчетов с подотчетными лицами

- оформленные «в соответствии с обычаями делового оборота», применяемыми на территориях иностранных государств;

- косвенно подтверждающие произведенные расходы.

Суточные по загранкомандировкам  можно подтвердить, например, приказом о командировке и посадочным талоном на самолет.

Шкловец И.Н., советник налоговой службы I ранга, разъясняет по поводу учета стоимости виз по отмененным командировкам. Минфин России заявил, что при отмене загранкомандировки средства, истраченные на визы, налогооблагаемую прибыль не уменьшают (письмо Минфина России от 6 мая 2006г. № 03-03-04/2/134). Рассуждали чиновники так. С одной стороны, статья 264 НК РФ позволяет списать на расходы стоимость виз по командировкам. С другой стороны, любой расход должен быть обоснован. Если же командировка отменена, то независимо от причины расходы по ее подготовке обоснованным считать нельзя. По моему мнению, фирма имеет полное право списать стоимость виз независимо от того, состоялась командировка или сорвалась. Только доказывать это право придется в суде. Также, средства, истраченные на визы для работников, налогом на доходы физических лиц не облагаются и ЕСН на них начислять не надо (п. 3 ст. 217 и подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ).

1.2 Законодательство в сфере  расчетов с подотчетными лицами

Ведение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них обязательны к применению, другие носят рекомендательный характер.

В силу того, что расчеты с подотчетными лицами затрагивают несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета перечень законодательных актов достаточно велик [15, с. 77-78].

Основные положения по отражению  расходов с подотчетными лицами в  бухгалтерском учете регламентированы в Федеральном Законе «О бухгалтерском учете».

Порядок выдачи средств на хозяйственные  нужды и правила оформления выдачи оговорены в «Порядке о ведении  кассовых операций».

Кроме того, расчеты с подотчетными лицами находят свое отражение в  Положении по бухгалтерскому учету  №10/2008 «Расходы организации». При оформлении командировочных расходов учитывают нормы Трудового Кодекса РФ (4; гл. 21), который оговаривает перечень лиц, которые могут быть направлены в командировку.

Согласно главы 25 «Налог на прибыль  организаций» НК РФ, командировочные  расходы включаются в прочие расходы, связанные с производством и реализацией в фактически произведенном размере, т.е. в пределах сумм, установленных и прописанных в учетной политике организации.

В главе 23 «Налог на доходы физических»  НК РФ установлено, что в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Предельный размер суточных устанавливается  п.3 ст.217 НК РФ.

Основными документами по расчетам с подотчетными лицами являются:

1. Учетная политика, формируемая главным бухгалтером организации и утверждаемая руководителем организации. Основы формирования и раскрытия учетной политики организации установлены ПБУ 1/98 «Учетная политика организации», утвержденным приказом Минфина России от 11.03.2009. № 22н. 2. Утвержденные руководителем формы первичных учетных документов по учету расчетов с подотчетными лицами:

- приходный кассовый ордер (форма КО-1) - выписывается в случае, когда работник возвращает в кассу неизрасходованную подотчетную сумму;

- расходный кассовый ордер (форма КО-2) – выписывается при выдаче денежных средств под отчет;

- командировочное удостоверение (форма №Т-10) – определяет фактическое время нахождения работника в командировке; - авансовый отчет с приложением подтверждающих документов (счетов, квитанций, проездных билетов, накладных и т.д.). 3. Утвержденный руководителем План счетов бухгалтерского учета – содержит перечень применяемых организацией синтетических счетов и субсчетов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 Практические основы исследования учета расчетов с подотчетными лицами

2.1. Общая характеристика  предприятия и его учетной политики

Полное наименование предприятия  – Общество с ограниченной ответственностью «Виолис». Предприятие зарегистрировано в январе 2000 года, осуществляет свою деятельность на основании Устава утвержденным общим собранием участников (протокол № 1 от  27.01.2000 г.) и других учредительных документов, оформленных в соответствии с п. 2 гл. 41 Гражданского Кодекса РФ. Основной вид деятельности производство мебели разного профиля. Место нахождения предприятия: Свердловская область, г. Н.Тагил, ул. Западная 33.

ООО «Виолис» является юридическим лицом с момента государственной регистрации (01.02.2000г.) и имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на самостоятельном балансе; может осуществлять имущественные и личные неимущественные права; может быть истцом и ответчиком в суде; несет обязанности, необходимые для осуществления любых видов деятельности, не запрещенных законом; может заниматься лицензируемыми видами деятельности при наличии лицензии; вправе открывать банковские счета на территории РФ и за ее пределами; имеет круглую печать.

Общество самостоятельно осуществляет свою деятельность, распоряжается полученной прибылью, оставшейся в его распоряжении после уплаты налогов и других обязательных платежей.

Штат состоит из двенадцати человек: директора, бухгалтера, инженера, восьми мастеров и уборщицы.

Бухгалтер несет ответственность  за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное  предоставление полной и достоверной  бухгалтерской отчетности в  соответствии со ст. 18 Закона «О бухгалтерском учете».

Бухгалтер подписывает документы, связанные с приемом и выдачей  денежных средств, товарно-материальных ценностей, кредитные, расчетные и  денежные обязательства. Указанные документы без подписи бухгалтера считаются недействительными.

Главная задача бухгалтера - способствовать достижению положительных результатов хозяйственной деятельности.

Как и многие другие предприятия, ООО  «Виолис» стремится увеличивать свою прибыль и рентабельность. Это возможно только при наличии устойчивых экономических связей с поставщиками и партнерами, при налаживании новых контактов со своими зарубежными коллегами.

Все это вызывает необходимость  направлять работников в командировки для ведения переговоров, заключения различных соглашений и договоров с поставщиками и партнерами по бизнесу.

Практическая значимость настоящего исследования состоит в том, что  бы показать отражения расчетов с  подотчетными лицами в ООО «Виолис» действующим нормативным документам и дать рекомендации на основании сделанного исследования.

Учетная политика предприятия для  системы бухгалтерского и налогового учета разрабатывается главным бухгалтером. В соответствии с требованиями законодательства учетная политика, принятая предприятием, формируется на долговременный период и применяется последовательно из года в год. Поэтому для предприятия не является необходимостью ежегодно издавать приказ об утверждении учетной политики. Однако в случае изменения законодательства, в учетную политику вносятся необходимые изменения и дополнения, которые оформляются соответствующими организационно-распорядительными документами.

В применяемой на предприятии программе  «1С: Бухгалтерия 8» для ведения  бухгалтерского и налогового учета  также вводятся данные об учетной  политике за соответствующий период. К элементам учетной политики, определяющим порядок автоматизированного ведения бухгалтерского учета, относятся:

- метод определения выручки  для целей налогообложения: «по  отгрузке».

- особенности исчисления НДФЛ. В ООО «Виолис» стандартные вычеты применяются нарастающим итогом в течение налогового периода.

Положение об учетной политике ООО  «Виолис» в целях бухгалтерского учета состоит из трех разделов:

I раздел: «Методика учета»;

II раздел: «Техника учета»;

III раздел: «Организация бухгалтерского учета».

Также положением предусмотрено несколько  пунктов, определяющих порядок ведения  налогового учета.

В учетную политику в целях бухгалтерского учета включено описание основных учетных  позиций, таких как:

- форма бухгалтерского учета,

- порядок определения финансового  результата,

- метод начисления амортизации  по основным средствам,

- порядок амортизации нематериальных  активов,

-система учета приобретения  и отражения в бухгалтерском  учете материалов,

- сроки и порядок списания  доходов будущих периодов,

- порядок и сроки проведения  инвентаризации.

Учетная политика в целях налогообложения  на предприятии включает следующие  пункты:

1. для целей исчисления налога на добавленную стоимость дата реализации товаров (работ, услуг) определяется по оплате;
2. для целей исчисления налога на прибыль применяется метод начисления в учете доходов и расходов.

В ООО «Виолис» исчисляют, начисляют и уплачивают следующие налоги:

- налог на добавленную стоимость,

- налог на доходы физических  лиц,

- налог на прибыль,

- единый социальный налог,

- налог на имущество организаций;

Налоговая отчетность ООО «Виолис» включает:

- налоговую декларацию по налогу  на добавленную стоимость (в  течение 20 дней после окончания  налогового периода (месяца)),

- налоговую декларацию по  налогу на прибыль организаций (в течение 28 дней после окончания отчетного квартала),

- справку о доходах физического  лица по форме 2-НДФЛ в электронном  варианте (не позднее 1-ого апреля  года, следующего за прошедшим  годом),

- расчет авансовых платежей  по единому социальному налогу (не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом),

- налоговую декларацию по единому  социальному налогу (не позднее  30 марта года, следующего за отчетным),

- расчет по авансовым платежам  по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование (не позднее 20-ого числа месяца, следующего за отчетным кварталом)

- декларацию по страховым взносам  на обязательное пенсионное страхование  (не позднее 30-ого марта года, следующего за отчетным),

Для составления налоговой  отчетности предприятие использует программу «1С: Бухгалтерия 8».

Видится, что действующую учетную  политику можно было бы дополнить  следующими элементами:

В целях бухгалтерского учета:

1. Нормативные документы, на основании которых ведется бухгалтерский учет на предприятии.
2. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов.
3. График документооборота.
4. Регистры бухгалтерского учета, применяемые организацией.
5. Кем составляется бухгалтерская отчетность предприятия за отчетный период.
6. Формы бухгалтерской отчетности.
7. Переоценка основных средств (метод и периодичность).
8. Сроки проведения инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности.
9. Создание резерва по сомнительным долгам.
10. Создание резервных фондов.
11. Использование чистой (нераспределенной) прибыли.
12. Порядок учета убытков прошлых лет.
13. Применяется или не применяется ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль».

В целях налогового учета можно  было бы внести в учетную политику следующие элементы:

1. Виды налоговых регистров,  применяемых на предприятии.

2. Порядок определения срока полезного использования основных средств.

3. Метод начисления амортизации  по основным средствам и нематериальным  активам.

Данные изменения могут  помочь при решении спорных вопросов в области бухгалтерского и налогового учета. Если возникнет ситуация, когда сотрудникам «Виолис» нужно будет доказать свою правоту в каком-либо вопросе в области бухгалтерского или налогового учета, всегда можно будет сослаться на соответствующий пункт в учетной политике фирмы, а также это даст более обширную информацию об организации бухгалтерского и налогового, управленческого учета для различных пользователей данной информации.