Анализ и конструирование организации

К  — капитальные вложения на создание системы;

E_н — нормативный    коэффициент    эффективности капитальных вложений.[2]

Цель создания организации — получить наибольший результат (социальный, экономический и др.) при выделенных средствах на создание и внедрение системы.

К экономическим результатам  относятся снижение экономического ущерба, увеличение объема выпуска продукции, снижение себестоимости продукции, увеличение фондоотдачи и т. д.

Любая организация является целенаправленной системой деятельности. Все формы организаций появляются и развиваются как своеобразные отклики на разнообразные задачи, которые ставит перед собой человек  или группа людей. К процессу создания и функционирования организаций  может быть применен инженерный (инжиниринговый) подход, позволяющий конструировать эффективные организационные системы.

 Инжиниринговый подход к конструированию организации

Организации – это целенаправленные системы деятельности. Организация возникает в том случае, когда между некоторыми исходными объектами (в частности, людьми и/или группами людей) возникают закономерные, устойчивые на определенном отрезке времени отношения, актуализирующие или ограничивающие какие-то свойства создаваемой или трансформируемой системы.

Создание и функционирование организаций представляют собой  варианты целенаправленной системы деятельности, а сами организации (предприятия, компании, концерны, общины, клубы и др.) фактически выступают инструментами достижения поставленных целей. При этом конкретный набор декларируемых целей может варьироваться в очень широких пределах - от извлечения материальной выгоды до разрешения политических, социальных, морально-этических или каких-либо иных противоречий. Таким образом, все формы организаций появляются и развиваются как своеобразные отклики на множества задач, которые ставит перед собой человек или группа людей в ходе их целенаправленной деятельности. 

Приведем пример организации в действии.

Пусть требуется повалить целую рощу деревьев. Можно конечно  ждать, когда это событие Z (все  деревья легли на землю), произойдет само собой. Например, к нам в гости  пожалует залетный торнадо с клеймом "Made in USA". Но это очень маловероятно, если вести речь о России. Словом, вероятность  самопроизвольного перехода к событию Z почти не отличается от нуля.

Но к задаче вырубки  рощи можно подойти иначе - целенаправленно, а именно, целенаправленно набрать команду лесорубов, снабдить их инвентарем, и установить график вырубок, что с новой вероятностью Р, много большей р, обеспечит нам состояние Z (все деревья лежат на земле).

 Есть существенная  разница. В этом и состоит  сущность организаций.

Организация это общественная форма разрешения социальных задач  и противоречий. Инжиниринговый подход позволяет отнестись к типично  социологическому предмету - социальному  объединению (социальному взаимодействию) - с инженерных позиций. Действительно, инженер, создавая и/или совершенствуя  какую-либо техническую систему, начинает свою работу с формулирования технического противоречия между желаемым (Z) и  имеющим место (S). Далее происходит инвентаризация т.н. вещественно-полевых  ресурсов (R), имеющихся в его распоряжении. Потом строится оператор целенаправленного  действия:

Q(P > p): [R,S] ® [Z,W].

К сожалению, навыки распознавания  социальных противоречий у наших  руководителей и социальных работников либо сводятся к интуиции и чутью, либо отсутствуют. Между тем любому менеджеру, желающему профессионально  развиваться, необходимо ежедневно  практиковаться в выделении социальных и организационных противоречий. Чтобы начать чувствовать нарождающиеся  социальные противоречия, необходимо, как и во всякой творческой деятельности, решать соответствующие задачи. 

Итак, под организационным  конструированием понимается развернутая  во времени совокупность процедур, позволяющая сформировать определенную целенаправленную систему деятельности (организацию). Каждая процедура вмешивается  в налаженный или случайный ход  событий, увеличивая вероятность P целевого исхода.

Основу процесса конструирования  составляет разработка формально-логической модели организации, отвечающей целевым  установкам основных заинтересованных групп. Как и в инженерном проектировании, на начальном этапе выбирается облик  системы, соответствующий заданной цели и ресурсам, рассматриваются  альтернативные варианты достижения заданной цели и выбирается наилучший из них. Завершает этап разработка тактико-технического задания на разработку социальной системы, что, например, включает в себя: 1) определение  набора операторов целенаправленной деятельности (Q) (например, набора нужных специалистов, состава машинного парка, методическое обеспечение); 2) определение возможных вариантов ресурсного обеспечения (R) (например, заключение договоров на поставку сырья и энергоносителей, подключение к Internet); 3) модель взаимодействия организации с внешней средой (например, организация каналов товародвижения, оформление нормативных документов, открытие счета в банке); 4) возможные варианты организационно-правовых форм существования организации (например, регистрация предприятия как юридического лица) и т.д.[3]

В результате должен быть составлен  документ (проект), включающий: 1) обоснование  предлагаемых решений; 2) процессную модель организации в целом; 3) параметры  основных процессов (целенаправленных действий); 4) требования к персоналу  организации; 5) развернутые технико-экономическое, социально-психологическое, экологическое  и другие задания на проектирование.

Затем на основании проекта  осуществляется сборка или переделка  социальной системы и последующая  ей эксплуатация.

Проект организации (как  целенаправленной системы деятельности) строится на стандартных процедурах. Разные авторы называет их по-разному. В меметике (Dawkins, 1993) они называются мемами, в социоэргонике (Корогодин В.И., Соснин Э.А., Пойзнер Б.Н., 2000) стандартами на решение социальных противоречий. Вся их совокупность образует своего рода конструктор приемов, на основании которых может быть построена или модернизирована социальная система как средство преодоления социального противоречия. Таким образом, проектирование организации может рассматриваться как процесс конструирования оператора целенаправленного действия на базе некоторого набора стандартов.

3. Проблемы конструирования организации

Вопросы конструирования организации отражены в работах профессора Стэнли Янг, руководителя группы исследования систем Массачусетского университета, “Системное управление организацией”.

Уже в 1960 г. им была предпринята попытка перестройки системы управления конкретной организации для решения проблем.

Представление об организации  как о системе, решающей проблемы, опирается на некоторую логическую схему процесса решения проблем  и её совершенствования. Поскольку  такая схема определяет, как считается, все, что делает организация, то она  автором называется “полной” моделью  организации. Если модель используется для наблюдения и объяснения поведения  организации и для его предсказания, то говорят о дескриптивном (или  описательном) применении модели. Если же модель используется для перестройки  организации, то говорят о нормативном  применении модели. Нормативная модель является описанием “конструкции организации”, т. е. определяет как “должно быть” (а не как “есть), подобно тому, как чертежи и технические  условия описывают изделие. Соответственно процесс построения такой модели является процессом “конструирования организации”.

Раз модель нормативно определяет организацию, то любые объекты, которые мы хотим перестроить на основе этой модели, могут быть объявлены “организациями”. Поэтому и больница, и университет, и благотворительная организация, и предпринимательская фирма, и государственное предприятие, и нация в целом – все эти разные объекты у С. Янга выступают как “организации”.

Однако механизм решения  проблем сам по себе еще не может  обеспечить выполнения выдвинутого  С. Янгом требования, поскольку он не оценивает и не обеспечивает своей  собственной эффективности. Эту  задачу решают два дополнительных механизма.

Необходимость первого из этих механизмов – “согласования  решений” – обосновывается следующим  образом. Разрешение проблемы зависит  от успешности ее выявления, формирования решения и его реализации. Выполнение всех этих функций зависит от людей  – руководителей и исполнителей. Невыявленные проблемы не могут быть решены. Написанное, но не выполняющееся  решение не даст решения проблемы. Предполагается, что каждый член организации  станет наилучшим образом выполнять  эти функции, если он будет получать определенную часть выгоды, приносимую его деятельностью при решении  проблемы. С. Янг считает, что принятие этого предположения обеспечит  мобилизацию всех ресурсов организации  для решения проблем и, следовательно, выполнение выдвинутого им критерия. Если же интересы руководителей и  исполнителей игнорируются, то какие  бы методы выполнения функций ни применялись, они не повысят эффективность  организации.[5]

Но отсюда следует, во-первых, что цели организации приходится считать просто объединением целей индивидуумов, составляющих организацию, а организацию – средством для достижения целей индивидуумов. Только в этом случае может быть создан механизм, который будет обеспечивать переход от целей лиц к целям организации и, следовательно, эффективность организации. Во-вторых, приходится определять, кого считать членом организации. Он считает членом организации всякого, кто вносит вклад в выявление и решение ее проблем и получает выгоды от их решения.

Второй механизм – “контроля” – служит для наблюдения за работой  основного механизма решения  проблем и механизма согласования, для анализа их работы, поиска решений, улучшающих работу этих механизмов, и  перестройки их в соответствии с  решением. Механизм контроля выполняет  функции выявления и решения  проблем по отношению к этим двум механизмам. Кроме того, механизм контроля должен измерять эффективность своей собственной работы.

Такова “полная” модель системы управления организацией, предлагаемая С. Янгом. Она описывает организацию  как самосовершенствующийся механизм выявления и решения проблем, который полностью использует все  находящиеся в распоряжении организации  ресурсы.

Поскольку данная модель рассматривается  как полная, то руководители в организации  не делают ничего, кроме того, что  определяется моделью: модель определяет все функции руководителей в  организации. Это позволяет определить обязанности руководителей. Управляют  применением решений исполнители  и руководители нижнего и отчасти  среднего уровней. Выявлением проблем  занимаются все члены организации. Решение проблем организации – основная обязанность руководителей среднего уровня. Небольшое число руководителей среднего уровня может наделяться правом утверждения решений. Руководители высшего уровня не занимаются решением проблем организации, а обеспечивают их эффективное решение посредством совершенствования механизмов решения проблем и согласования. Они утверждают важнейшие решения, а также контролируют эффективность своей собственной работы. Функции сбора информации о проблемах и возможностях их решения должно выполнять подразделение информации, а функции распределения проблем среди руководителей среднего уровня и наблюдения за их решением, а также управления механизмом решения проблем – подразделение управления.

Итак, конструкция системы  управления организацией определена, и можно приступать к ее построению. Очевидно, что “материалом”, из которого придется строить “системно” управляемую  организацию, могут быть только существующая организация и реальные, живые  люди. Однако, этот “материал” обладает рядом серьезных недостатков, препятствующих внедрению столь хорошей модели.

Тем более необходимо составить  хотя бы общее представление о  существующих ограничениях и проблемах  разработки и применения этого подхода.

Первый из таких недостатков  – бюрократический характер некоторых  организаций. Этим термином С. Янг обозначает построение организации как иерархической  пирамиды командования и подчинения в противоположность построению организации как системы, решающей общие для организации проблемы. Эффективность бюрократической  модели настолько хуже предлагаемой им “системной” модели, а сложившиеся  в рамках бюрократической организации  отношения между людьми и навыки работы мешают внедрению конструированной модели.

Он подвергает критике  существующую практику совершенствования  систем управления путем “встраивания”  математических моделей и электронных  вычислительных машин в бюрократическую  систему управления, что, по его мнению, не может дать сколько-нибудь существенных улучшений.

Второй недостаток заключается  в том, что некоторые стороны  личности американского руководителя среднего уровня, в особенности система  ценностей, находится в резком противоречии с требованиями, предъявляемыми к  свойствам личности “полной” моделью. Он анализирует происхождение этого явления и указывает на пережитки в психологии руководителя среднего уровня, который в современных условиях крупной промышленной организации стремится разыгрывать роль мелкого хозяйчика эпохи свободного рынка. Кроме того, он отмечает плохую подготовку, а иногда и просто недостаточную грамотность руководителей.

Третий недостаток состоит  в том, что те, кто является фактическим  собственником организации (крупные  акционеры или владельцы) могут  не захотеть распределять получаемый организацией доход так, как этого  требует предлагаемая им “полная” модель. Он критикует такое поведение и стремится показать, что оно наносит ущерб самим вкладчикам капитала и что предлагаемая им модель выгодна также и этой категории членов организации, поскольку обеспечивает устойчивый и максимально возможный рост их доходов.

Таким образом, получение  реального эффекта от “полной” модели требует перестройки многих установившихся отношений (процессов) в организации, а также перестройки  психологии руководителей и исполнителей и межличностных взаимоотношений.