Анализ эффективности управления на предприятии

Вторая характеристика системы - специализированная это система  или система общего назначения? То есть, разработана ли система специально для ДОУ или же наряду с другими  назначениями она может быть приспособлена  для выполнения (или попутно выполняет) задачи ДОУ?

В третьих, важное значение для  потребителя имеет стоимость  системы и масштаб организации, в которой ее можно применить, объем документооборота.

При выборе потребителями  необходимой системы прежде всего  следует учесть, для какого типа управленческой структуры подбирается  АСУД. На наш взгляд, можно выделить такие категории потребителей:

1) сложные иерархические  структуры (министерство, ведомство,  корпорация, банк и т.п.);

2) территориальные органы  управления (администрации городов,  субъектов федерации, муниципалитета  и т.п.)

3) коммерческие и некоммерческие  организации среднего и низшего  уровня.

Разумеется, вышеприведенная  систематизация носит условный характер, однако она в основном поглощает  основные типы потребителей АСУД. Для  каждой из названых групп потребителей существует целый ряд предложений.

Например, для министерств  и ведомств предназначаются разработки компаний "Электронные офисные  системы", "Весть", "Анкей", "Ланит" и других, для второй категории потребителей наиболее известны разработки кампании "Гранит-Центр", НТЦ Института развития Москвы. Больше всего разработок предназначено  потребителям третьей категории  организаций. Здесь можно обратить внимание на продукты фирм "Интертраст", "АйТи", "Оптима", "Центринвестсофт" и других[4].

Одним из продуктов, отвечающим практически всем требованиям делопроизводственной практики, является система Дело-96 и  ее последующие модификации, разработанные  компанией "Электронные офисные  системы". Эта система отвечает традициям отечественного делопроизводства и учитывает существующие нормативно-методические требования, предъявляемые к такого рода системам.

Несколько другой подход к  проектированию АСУД выбрали специалисты Inter Trust, которые используют в своих  разработках технологии Lotus. В широкой  гамме разработок фирмы достойное  место занимают системы документационного  обеспечения управления. Первым продуктом компании этого направления стала система документационного обеспечения "Office Media".

Комплект баз данных "Office Media" работает в среде Lotes Notes и  обеспечивает автоматизацию делопроизводства и организационно-управленческой деятельности предприятий и организаций. Пользователями системы могут выступать такие  подразделения государственных  и коммерческих структур, как службы: документационного обеспечения, контроля исполнения документов, информационной поддержки внешних контактов  организации, управления персоналом, управления продажами и сбытом продукции  и другие.

Новым словом компании Inter Trust является недавно разработанная  так называемая "корпоративная  система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства".

Еще одним примером АСУД можно  назвать разработку Государственного научно-производственного предприятия "Гранит-Центр" системы автоматизированного  документооборота и делопроизводства организации "Гран-Док", которая  достаточно хорошо известна в московских муниципальных структурах управления.

Назначением системы является автоматизация основных процессов  обработки документов: учет, фиксация пути прохождения от регистрации  до списания в дело, контроль каждого  этапа рассмотрения документа, получение  справочной информации о документах, анализ документооборота организации.

Использование оригинальной технологии обработки документов помогает более рационально вести документооборот  в организации и обеспечивает мониторинг исполнительской дисциплины.

Требования к системе  управления документации. Можно сформулировать определенные требования к современной  системе управления документации в  организации.

Прежде всего, АСУД должна выполнять все задачи документационного  обеспечения управления в полном объеме: подготовку документов, их регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов.

Система должна быть построена  на единых методологических принципах, программно-технических и технологических  решениях и в рамках действующих  организационно-правовых условий в  виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований.

АСУД должна обеспечить полноценное  использование (интегрирование) накопленного информационного ресурса и реализовывать  принцип однократного ввода информации и ее многократного использования  как подокументно, так и фактически. Система также должна помогать администраторам  выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую  степень защиты информации от несанкционированного доступа.

АСУД в современных  условиях должна быть способна к расширению по определенным компонентам (количество технических устройств и технологий, количество документов (объем информации), количество пользователей) и уметь  адаптироваться в разумных пределах к меняющимся требованиям пользователей.

Актуальной остается задача организационного и кадрового обеспечения  решения многоаспектной проблемы ДОУ.

В значительной степени эта  задача может быть решена путем системы  повышения квалификации специалистов и выработки соответствующих  образовательных стандартов (программ). Целесообразно создание базового центра повышения квалификации при ВНИИДАД, а также укрепить профессиональное объединение документоведов в секции документоведения и делопроизводства Российского общества историков-архивистов[5].

Первостепенным является также вопрос об усилении координирующей роли Росархива и его структур как органов, ответственных за состояние  управленческой документации, обеспечение  сохранности, научного и практического  ее использования, в том числе  за счет более точного определения  компетенции и полномочий Росархива  по координации научно-исследовательских  работ в области ДОУ, а также  иных федеральных органов власти по отношению к упорядочиванию собственной  документации; соблюдению действующих  нормативов; обеспечению своевременной  передачи документов постоянного срока  хранения в государственные архивы, обеспечению соответствующего нормативам управления документацией в учреждениях  и предприятиях своей системы.

2.1 Структура  организации управления строительной  фирмы.

В современной социально-экономической  обстановке в условиях поиска оптимальных  путей информатизации общества и  вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения  управления , при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают  нормативный или упорядоченный  характер. Приоритетными следует  сегодня признать документоведческие, правовые, экономические, организационные, кадровые и другие аспекты.

Строительные тресты и  управления являются основными производственными  организациями строительного комплекса  и соответственно основными звеньями информационной цепи. К строителям поступает основной объем информации от заказчиков, проектных организаций  и субподрядчиков, в строительных организациях формируются показатели фактического выполнения работ, которые  служат основой для финансовых взаиморасчетов.

Упрощенная схема информационного  обмена выглядит следующим образом. В генподрядную организацию, ответственную  за возведение объекта, поступает проектно-сметная  и другая техническая документация. Центральное место в ней занимает смета, содержащая перечень работ на объекте, необходимые для их выполнения ресурсы с нормативами использования  и стоимость работ в базовых  ценах. Полученная из проектной организации  смета, как правило, требует корректировки (уточнения состава и объема работ, привязки к конкретным условиям объекта). Такая корректировка выполняется  силами специалистов строительных организаций. В последнее время строительные организации разрабатывают своими силами сметы на относительно простые  объекты. На основании составленных смет формируются акты выполненных  работ, заказываются и списываются  материалы, составляются разнообразные  плановые и фактические сводные  показатели, производится учет оплаты авансов и выполненных работ, осуществляются взаиморасчеты с  заказчиком и соисполнителями. Следовательно, составление (корректировка) смет, их последующая  обработка и передача полученной информации в другие прикладные программы  является основой для планирования и управления производственной и  финансовой деятельностью строительной организации.

Таким образом, автоматизированная система составления смет должна обеспечивать решение следующих  основных задач: получение и корректировка  готовых смет; выпуск смет собственными силами; составление и ведение  нормативно-сметной базы данных по выполняемым работам; выпуск актов  выполненных работ с пересчетом цен в текущие.

Для решения этой задачи НТЦ "Гектор" разработал программу "Сметчик-строитель", которая успешно эксплуатируется  во многих строительных организациях.

Программа использует индексный  и ресурсный методы формирования смет с возможностью определения  стоимости работ и материалов в текущих ценах. Основное отличие  данной программы от распространенных систем автоматизированного выпуска  смет АВС-РС, АВеРС, СВС, РИК и т.п.- связь с задачами поставок и списания материалов, календарным планированием, учетом фактического выполнения работ, взаиморасчетами с заказчиками  и субподрядчиками. В программе  реализована возможность непосредственной загрузки смет, рассчитанных в проектных  организациях в системах АВС-РС, АРС, АВеРС, что значительно облегчает строителям последующую корректировку смет, выпуск актов выполненных работ, индексацию стоимости работ и т.д. Программа проста в эксплуатации и позволяет пользователю формировать собственную нормативную базу, учитывающую специфику выполняемых работ.

Программа позволяет:

• создавать, хранить и  корректировать нормативную базу сметных  расценок, используемых в данной организации; при поставке системы обеспечивается предварительная загрузка нужными  заказчику разделами нормативной  базы - московской, московской областной, российской; в процессе составления  смет эта база может пополняться;

• формировать, рассчитывать, корректировать сметы одноуровневой  структуры (локальные сметы); возможна разбивка смет на разделы;

• формировать объектные  сметы на основании составленных локальных смет;

• формировать акты выполненных  работ за месяц на основании составленных смет или без них (расчет по факту); выводить остатки сметной стоимости;

• формировать ведомости  потребности или списания материалов;

• учитывать стоимость  материалов по договорным ценам (сверх  или вместо сметной расценки);

• использовать при расчете  смет или актов выполненных работ  индексы (коэффициенты) стоимости работ  по отношению к ценам 1984 г.; коэффициенты могут применяться как к работам, так и к разделам сметы и  акта; коэффициенты пересчета сметной  стоимости для Москвы, выпускаемые  Моспроектом-1, могут автоматически  загружаться в программу с  дискет; возможна индексация в цены 1991 г.

• распечатывать стандартные  формы выходных документов - несколько  видов смет и актов выполненных  работ ;

• настраиваться на различные  способы расчета дополнительных начислений (накладные расходы, плановые накопления и др. по желанию пользователя, причем накладные расходы и плановые накопления могут считаться по каждой работе от заработной платы);

• загружать и обрабатывать сметы, составленные с помощью других программ расчета смет.

 

2.2 Положения управления  строительной организацией.

Существенным как по содержанию, так и по трудоемкости разделом строительного  проектирования является так называемое организационно-технологическое проектирование, т.е. проектирование самого процесса создания будущего объекта. Собственно выпуск организационно-технологической  документации ведется в два этапа.

На первом этапе создается  проект организации строительства (ПОС). В этот момент у проектировщиков-технологов еще нет полной информации об объекте, строительной площадке, предполагаемом генеральном подрядчике и т.д. Основу принимаемого решения составляют укрупненные  нормативы, дающие средние цифры  на единицу площади, единицу объема здания. По этим данным ведется оценка потребности в конструкциях, изделиях, материалах и др. В состав ПОС  входят:

• календарный план строительства;

• строительный генеральный  план с расположением постоянных и временных зданий, подъездных путей, инженерных сетей, складских площадок и т.д.;

• организационно-технологические  схемы с указанием технологической  последовательности работ;

• ведомость объемов строительных , монтажных и специальных работ;

• ведомость потребности  в строительных конструкциях, материалах, изделиях с распределением по календарным  периодам строительства;

• график потребности в  строительных машинах, механизмах, кадрах строителей;

• пояснительная записка.

На втором этапе создается  проект производства работ (ППР), уточняющий ПОС по основным позициям на базе конкретных данных о строительной площадке и  подрядчике.

Разработка ПОС - это обычно прерогатива проектных организаций, а ППР создается в генподрядных трестах и управлениях, трестах "Оргтехстрой", проектно-конструкторских и технологических  институтах[6]. ППР - это основной документ, определяющий технологию, сроки выполнения и порядок обеспечения ресурсами строительно -монтажных работ и содержащий решения по организации производственных процессов по возведению частей зданий (сооружений) с учетом конкретных условий производства работ. В ППР с учетом конкретной специфики возведения объекта решается целый комплекс расчетных, графических и организационных задач. Типизация этих задач в полном объеме вряд ли возможна и соответственно невозможно автоматизировать разработку всех разделов ППР, хотя комплекс наиболее трудоемких типовых задач выделить можно.