Анализ коммуникаций как информационных каналов организации

2

Федеральное агентство по образованию

Вологодский государственный технический университет

Факультет промышленного менеджмента

Кафедра: ЭиТПП

Курсовой проект

по дисциплине: менеджмент

на тему: Анализ коммуникаций как информационных каналов организации

Выполнила: студентка группы МЭТ – 21

Голикова Е.О.

Проверил: Фролов А.А.

Вологда

2010 г.

Содержание

Введение

1. Теоретическая часть

1.1. Информация как технологическая основа менеджмента

1.1.1. Информация и ее восприятие

1.1.2. Коммуникативные свойства информации

1.2. Сущность и виды коммуникаций

1.3. Процесс коммуникации

1.3.1. Элементы коммуникации

1.3.2. Этапы коммуникационного процесса

1.3.3. Коммуникативные навыки

1.3.4. Коммуникационные барьеры

1.4. Коммуникационные сети

2.Практическая часть «Оценка бизнеса и основных фондов предприятия»

2.1.Исходные данные

2.2. Изменение объёма производства и реализации продукции при постоянных удельных переменных затратах

2.3.Уменьшение удельных переменных затрат при постоянном объёме производства продукции

2.4. Изменение объёма производства продукции при адекватном изменении удельных переменных затрат (без изменения производственного капитала)

Заключение

Список использованных источников

Приложение А

Приложение Б

Приложение В

Введение

Управление в организации осуществляется через людей. Одним из важнейших инструментов управления в руках менеджера является находящаяся в его распоряжении информация. Используя и переда­вая эту информацию, а также получая обратные сигналы, он органи­зует, руководит и мотивирует подчиненных. Многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы дости­галось наиболее адекватное восприятие данной информации теми, кому она предназначена. Многие менеджеры понимают важность этой проблемы и уделяют этому большое внимание.

В процессе коммуникации информация передается от одного субъекта другому. Субъектами могут выступать отдельные личности, группы и даже целые организации. В первом случае коммуникации носит межличностный характер и осуществляется путем передачи идей, фактов, мнений, намеков, ощущений или восприятий, чувств и отношений от одного лица другому в устной или какой-либо другой форме (письменно, жесты, поза, тон голоса, время передачи, недосказанность и т.п.) с целью получения в ответ желаемой реакции.

Коммуникация и информация различные, но связанные между собой понятия. Коммуникация включает в себя и то, что передается, и то, как это «что» передается. Для того чтобы коммуникация состоялась, необходимо, как минимум, наличие двух людей.

Коммуникация предъявляет требования к каждому из участников управленческого взаимодействия. Так, каждый из участников должен обладать всеми или некоторыми способностями: видеть, слышать, осязать, воспринимать запах и вкус. Эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определенных навыков и умений, а также наличия определенной степени взаимного понимания.

1. Теоретическая часть

1.1. Информация как технологическая основа менеджмента

1.1.1. Информация и ее восприятие

Поведение человека обусловлено определенной полученной, усво­енной и обработанной им информацией. Под информацией понимается совокупность сведений и сигналов о процессах и явлениях, протекаю­щих во внешнем окружении и самом организме человека.

Управленческая информация — это совокупность сведений о состоянии и процессах, протекающих внутри и во вне организа­ции.

Управленческую информацию классифицируют по следующим признакам:

  по содержанию — кадровая, техническая, финансово-экономическая, правовая, общественно-политическая, природоохранная и др.;

  по назначению — для руководителей и исполнителей, для одноразовых действий и повседневного руководства, для внешнего или внут­реннего пользования;

  по степени конфиденциальности — для общего пользования, служебного пользования, секретная, сверхсекретная особой важности, подлежащая разглашению через установленный срок;

  по степени достоверности — достоверная и проверенная, подлежащая дополнительной проверке, сомнительная, базирующаяся на домыслах и слухах;

  по степени готовности для пользования ею — первичная несистематизированная и необработанная, промежуточная, прошедшая пред­варительную обработку, и конечная, готовая для анализа и принятия решения по ней;

  по объему, источникам, срокам сбора и доставки, способам получе­ния и распространения и другим признакам.

Источниками управленческой информации могут быть: выше­стоящее руководство, подчиненные им руководители и органы управ­ления, средства массовой информации, информационные системы, пе­риодическая печать, образцы техники, техническая документация, справочники, бизнес- документы, фотоснимки, микрофильмы, показа­ния приборов и др.

Значительную часть времени менеджеры уделяют работе с такими источниками информации, как: бухгалтерские отчеты, акты о ревизиях и проверках, итоги аудита, финансовые документы, сведения о движе­нии кадров, поставках, объему производства и сбыту.

Особо следует остановиться на устной информации. Для получе­ния оперативной информации руководители часто применяют практику устных докладов. Восприятие устной информации здесь носит двусторонний характер.

Психологи указывают, что человек воспринимает не всю посту­пающую к нему информацию. Это зависит от множества причин субъ­ективного характера: личности передающего информацию и личности ее воспринимающего; от физиологических возможностей органов чувств обоих; склада и черт их характеров; способностей улавливать в потоке устной информации «тонкости»; умения верно определять зна­чение невербальной информации; концентрации внимания на обсуж­даемом вопросе; степени доверия участников обмена информацией друг к другу и ряда других причин.

Слушая человека, следует внимательно наблюдать за его поведени­ем — жестами, мимикой, позой, взглядом, его одеждой и обувью, ма­нерами и другими формами внешнего выражения индивидуальности.

В процессе восприятия устной информации (и не только устной) имеет значение внешнее окружение и ситуация. Важное значение имеет место, где встречаются обменивающиеся информацией, характер самой информации, кто инициатор встречи или от чьего имени осуще­ствляется встреча по обмену информацией, присутствие других людей, шум, музыка и все, что может отвлекать внимание передающего и принимающего информацию. Восприятие информации зависит и от времени, отведенного или имеющегося в распоряжении участников об­мена информацией.

Восприятие человеком информации складывается из двух взаимосвязанных процессов - отбора и систематизации полученных сведений.

В процессе отбора информации происходит «отсеивание» не тре­бующей внимания и ненужной информации. Здесь важным является опыт человека, знание проблем, по которым поступила информация, его психологическое состояние, настроение, здоровье, отношение к происходящему и др. По этим причинам может быть и потеря инфор­мации.

В процессе систематизации информации человек «обрабатывает» воспринятое. Это быстротекущая, многогранная и сложная работа его головного мозга. Человек логически обрабатывает информацию, ис­пользуя при этом свои чувства, убеждения, предпочтения, эмоции (по­ложительные и отрицательные). Менеджер должен знать, что люди быстрее воспринимают информацию в спокойной непринужденной об­становке, а способ передачи и получения информации им знаком. Вос­приятие устной информации нельзя отделить от личности человека, передающего информацию, уважаемый он или нет, подчиненный или начальник, пожилой или молодой, мужчина или женщина. Все это имеет немалое значение.

Кроме официальных устных докладов, менеджеры могут получать и воспринимать информацию в ходе деловых бесед: при приеме со­трудника на работу или его увольнении, в ходе встреч с партнерами и клиентами, консультаций или общения с сотрудниками.

В практической работе менеджеры часто сталкиваются и с таким явлением, как слухи и дезинформация.

Слухи возникают и распространяются весьма быстро вследствие не­достатка или несвоевременности получения официальной информации. Таким образом, люди стремятся объяснить себе и окружающим сложившуюся ситуацию, высказывают догадки и выдвигают версии. За­тем они, как снежный ком, обрастают несуществующими подробно­стями, сообщаются «по секрету» от одного человека к другому, а ино­гда возбуждают целые коллективы, сеют беспорядки и недовольство. Чтобы пресечь слухи, руководители должны выступать с разъяснения­ми, информировать работников о действительном состоянии дел, опро­вергать досужие домыслы.

Вероятность оправдания слухов зависит от их содержания, уровня интуиции их распространителей, а главным образом от степени осве­домленности людей. В зависимости от достоверности слухи могут оп­равдываться с достаточно высокой вероятностью, иногда достигающей 90%.

Дезинформация возникает, как правило, сознательно и целенаправ­ленно. Ею пользуются в конкурентной борьбе для того, чтобы скрыть настоящее положение дел на предприятии, для приукрашивания непо­пулярных мер и введения в заблуждение общественности. Дезинфор­мация может побудить руководителей к действиям, выгодным фир­ме-конкуренту и нанести экономический и моральный урон. Поэтому, получив информацию из источников, не вызывающих доверия, важно ее проверить.

К дезинформации прибегают обычно недобросовестные сотрудни­ки, которые стремятся к моральному разложению коллектива, паде­нию дисциплины и порядка на предприятии. Бороться с дезинформа­цией можно только разъяснительной работой и устранением источни­ка, порождающего ее. Работники, довольные своей работой и поло­жением дел на предприятии, не поддаются на слухи, домыслы и де­зинформации. [4]

1.1.2. Коммуникативные свойства информации

Информационные технологии могут сделать вашу жизнь как более легкой, так и более трудной. Все зависит от вашего отношения к ней. Для того чтобы информация пронизывала организацию и повышала эффективность ее работы, необходимо осуществить ее передачу на те уровни и рабочие места, где она необходима для выполнения работ и осуществления  управленческого воздействия. Для этого информация должна обладать коммуникативными свойствами.

Как управлять информацией, находящейся как внутри организации, так и вне ее? Управленческое воздействие возможно, если информация перемещается в организации по заданной траектории для реализации определенной цели. Это перемещение возможно при обоснованном выборе носителей управленческой информации.

Возможность использования информации как технологической основы менеджмента может быть реализована только в том случае, если есть ее целенаправленное движение в организации. А это возможно, если информация принимается, понимается и воспринимается. Такую интегрирующую роль информации в менеджменте выполняет коммуникация.

1.2. Сущность и виды коммуникаций

Коммуникация — это в первую очередь обмен информацией между людьми. Трудно переоценить роль эффективных коммуникаций в управлении организацией. Совершенно ясно, что, если люди не смогут обмениваться информацией, они просто не сумеют работать вместе.

Обмен информацией необходим при реализации любой из функций менеджмента (планирование, организация, мотивация, контроль). Он является важнейшим условием принятия обосно­ванных решений, играет огромную роль в межличностных от­ношениях и формировании имиджа организации. Короче гово­ря, обмен информацией — важнейшая составная часть практи­чески всех видов управленческой деятельности. Неудивительно поэтому, что большую часть своего рабочего времени (50-90%) менеджеры всех уровней тратят на коммуникации.

Можно утверждать, что эффективность работы менеджера зависит прежде всего от эффективности его коммуникаций и навыков делового общения: умения вести личную беседу и раз­говаривать по телефону, читать и составлять деловые записки, письма и отчеты, участвовать в совещаниях и т.п.

Коммуникации в организации — это сложная, многоуровне­вая система, охватывающая как саму организацию и ее элемен­ты, так и ее внешнее окружение. Рассмотрим эту систему под­робнее и начнем с того, какие внешние и внутренние коммуни­кации осуществляет организация.

Внешние коммуникации. Это обмены информацией между организацией и ее внешней средой. Любая организация сущест­вует не изолированно, а во взаимодействии со своей внешней средой. И от того, какие факторы этой среды (потребители, конкуренты, органы государственного регулирования, общественное мнение и т.д.) оказывают наибольшее влияние на работу организации и ее результаты, зависят характер и способы ее коммуникаций.