Анализ внешней и внутренней среды малого предприятия

    Анализ  по методике ПЭСТ должен проводиться  систематически. Частота его проведения зависит от сферы бизнеса и уровня нестабильности внешней среды [7–c.70].

 

1.3. Информационные технологии анализа внешней и внутренней среды

    Для того чтобы организация могла  результативно изучать состояние  компонентов общего и конкурентного  окружения, должна быть создана специальная  система отслеживания внешней среды. Данная система должна осуществлять как проведение специальных наблюдений, связанных с какими-то особыми событиями, так и проведение регулярных (обычно один раз в год) наблюдений за состоянием важных для организации внешних факторов. Проведение наблюдений может осуществляться множеством различных способов. Наиболее распространенными способами наблюдения являются:

1. Анализ материалов, опубликованных в книгах, журналах и других информационных изданиях;
2. Участие в профессиональных конференциях;
3. Анализ опыта деятельности организации;
4. Изучение мнения сотрудников организации;
5. Проведение внутриорганизационных собраний и обсуждений [14,c. 140].

    Изучение  компонент внешней среды не должно заканчиваться только констатацией того, в каком состоянии они пребывали ранее или же в каком состоянии они находятся на данный момент времени. Необходимо также выявить те тенденции, которые характерны для изменения состояния отдельных важных факторов, и попытаться предсказать направление развития этих факторов. Это, поможет предвидеть какие угрозы и возможности могут ожидать организацию.

    Сбор  информации о компонентах общего и конкурентного окружения из внутренних источников следует проводить, как изучая различные документы и материалы подразделений предприятия, имеющих какие-либо контакты с внешней средой, так и проводя экспертные опросы их сотрудников. При сборе внешней «вторичной» информации необходимо использовать различные газеты, журналы, официальные издания, справочники, сборники, каталоги, другую печатную рекламу, справочно-правовые системы, электронную сеть Internet.

    Для получения исчерпывающей информации о потребителях, конкурентах и других субъектах рынка, относящихся к микросреде предприятия, следует также собирать «первичную» информацию с помощью методов наблюдения, опросов и экспериментов. Параллельно со сбором информации о внешней среде для решения стратегических задач должен осуществляться мониторинг внешней среды.

    Информационные  системы организации могут быть как сильной, так и слабой стороной организации. Они являются очень  важной частью внутренней среды организации, их назначение – обеспечивать и поддерживать информационный поток в организации с целью улучшения продуктивности и принятия решений. Информация должна быть собрана, сохранена, и синтезирована таким образом, чтоб реагировать на запросы деятельности и стратегии. Информационные системы могут не только помочь в анализе окружающей среды, но и быть стратегическим оружием в достижении конкурентоспособных преимуществ. Они достигают четыре важные цели:

1. С их помощью можно получить предупреждение о внутренних и внешних проблемах организации. Информационная система представляет собой базу данных, в которой информация собирается, разбивается на категории и храниться для использования сотрудниками всех отделов.
2. С их помощью можно автоматизировать рутинные операции (платежные ведомости, инвентарь и т.д. могут быть написаны автоматически)
3. Информационные системы помогают менеджерам всех уровней принимать рутинные повседневные решения (например, решать проблему расписания заказов).
4. Информационные системы предоставляют информацию для принятия стратегических решений [14, c. 143].

 

ГЛАВА 2. СОСТОЯНИЕ ВНЕШНЕЙ И ВНУТРЕННЕЙ СРЕДЫ 
ООО «РАПИРА»

2.1. Краткая характеристика ООО «Рапира»

    В соответствии с гражданским кодексом РФ и Федеральным законом РФ «Об  обществах с ограниченной ответственностью»  в 2001 г. было создано Общество с ограниченной ответственностью «Рапира». Сокращенное фирменное наименование Общества: ООО «Рапира».

    Рекламное агентство «Рапира» - официальный дилер коллекции рекламных сувениров «КАЛЕЙДОСКОП», а с 2009г. официальный дилер коллекции ежедневников «Адъютант».

    Предприятие работает в сфере рекламных услуг г.Самара. Основная деятельность это рекламные сувениры и стильные подарки для рекламных акций, раздачи на выставках и презентациях, для поощрения сотрудников и поздравления партнеров по бизнесу. Также оказывает услуги по качественной офсетной печати, оперативной цифровой печати и размещает рекламу на счетах-извещениях по оплате электроэнергии.

    На  предприятии работают 7 человек. На работу принимается молодое поколение  до 35 лет с последующим обучением по профессии и повышением квалификационного разряда. Возрастные группы работников ООО «Рапира»: управленческие должности – 25-30 лет, менеджеры – 18-35 лет.

    Помещение, в котором находится ООО «Рапира» является арендуемым.

    Состояние рекламной отрасли в 2008 году по сравнению с предыдущими годами ухудшилось в связи с наступлением финансового кризиса, на многих предприятиях бюджет на рекламу либо был значительно сокращен, либо выделение финансовых средств на рекламу прекратилось. Но, несмотря на сложившуюся ситуацию ООО «Рапира», в отличие от других рекламных агентств занимает устойчивое положение на рынке г. Самары за счет заработанной в течение 8 лет репутации. В связи с открытием в 2009 году нового прибыльного направления  модульная реклама, ООО «Рапира» стало выходить из сложившегося кризисного состояния.

    Для осуществления анализа основных показателей финансово-хозяйственной  деятельности, прежде всего, необходимо проанализировать динамику обобщающих показателей.

    Таблица 1

    Анализ данных отчета о прибылях и убытках

    На  основании данных, представленных в  данной таблице, можно сделать вывод о том, что в отчетном периоде по сравнению с предыдущим, наблюдаются положительные тенденции результатов финансово-хозяйственной деятельности ООО «Рапира». Непосредственно выручка от продаж возросла всего в 1,29 раз тогда как расходы увеличились в 1,65 раз. Далее следует отметить, что в базисном периоде имело место наличие прибыли 773 898,14 тыс. руб., тогда как в отчетном периоде наблюдается прибыль от продаж 986 749,38 тыс. руб., т.е. на отчетную дату ООО «Рапира» являлось прибыльным. Прибыль возросла за счет развития в 2009 году нового направления – реклама на оборотной стороне счетов-извещения за электроэнергию в г.Самара.

 

     2.2. Анализ состояния внутренней среды ООО «Рапира»

    Внутренняя  среда ООО «Рапира» определяется внутренними факторами, влияющими на его организацию. Эти факторы определяются совокупностью условий и частью общей среды и влияют на организацию работы рекламного агентства.

    К внутренним факторам ООО «Рапира» относятся:

• человеческие ресурсы (квалификация, образование работников,  культура работников, организация рабочего места и т.д.);
• финансовые ресурсы (финансовые потоки, возможность самофинансирования).

    В данной организации работают семь человек  – руководитель, начальник отдела продаж, три менеджера по продажам, дизайнер и офис-менеджер. Образование руководителя высшее, образование работников предприятия – от средне-специального до высшего, а также неоконченное высшее. Помимо менеджеров и дизайнера в рекламном агентстве работает еще и бухгалтер (приходящий). Заработная плата менеджеров является сдельной и зависит от количества реализованного товара, составляет оклад + % от продажи, а у дизайнера и офис-менеджера фиксированный оклад.

    Финансовый  фактор заключается в самофинансировании.

    С приобретенной выручки (наценка на товар составляет в среднем 60%, а средняя ежемесячная  выручка составляет 100 тыс. рублей) платятся налоги, аренда помещения, свет, телефонная связь, интернет, заработная плата менеджерам, дизайнеру, и бухгалтеру и прочие наличные расходы.

    Стиль руководства авторитарно-демократический: руководитель выслушивает замечания и предложения работников, учитывает их мнения, предоставляет определенную самостоятельность, но в тоже время осуществляет строгий контроль и принимает единоличные решения.

    Организации создают структуры для того, чтобы обеспечивать координацию и контроль деятельности своих подразделений и работников. Структура организации – это фиксированные взаимосвязи, которые существуют между подразделениями и работниками организации. Ее можно понимать как установленную схему взаимодействия и координации технологических и человеческих элементов. Существует много видов организационных структур. В ООО «Рапира» преобладает линейно-функциональная структура, которая основывается на линейной и функциональной структурах.

    Линейная  структура – руководители подразделений  низших ступеней непосредственно подчиняются  одному руководителю более высокого уровня управления и связаны с  вышестоящей системой только через  него.

    Функциональная  структура – в основе лежит  принцип полноправного распорядительства, когда каждый руководитель имеет право давать указание по вопросам входящим в его компетенцию.

    Для того чтобы получить ясную оценку сил предприятия ООО «Рапира» и ситуации на рынке, проведем SWOT-анализ. (Таблица 2)

    Во-первых, определим все сильные и слабые стороны организации.

    Сильными  сторонами является:

• низкие цены, т.к. у нас единая ценовая политика с московским поставщиком, это значительное преимущество перед фирмами-конкурентами;
• большая клиентская база – за долгие года существования ООО «Рапира» наработала большую базу из постоянных клиентов и не только;
• надежный основной поставщик – ООО «Калейдоскоп»;
• хорошая репутация на рекламном рынке.

    Слабыми сторонами являются

• недостаток оборотных средств;
• отсутствие собственного офиса (цеха – ООО «Рапира»  находится в арендуемом офисном помещении);
• большая текучесть кадров.

    Определим все возможности и угрозы предприятия.

    Возможности:

• выход на новые рынки;
• высокий потенциал расширения предоставляемых услуг.

    Угрозы:

• открытие новых фирм-конкурентов;
• неплатежеспособность заказчиков;
• ухудшений экономической ситуации.

    Таблица 2