Черты и стадии менеджмента

Система учета  и отчетности должна соответствовать  нескольким очевидным требованиям: 

- показатели  учета и отчетности должны  соответствовать планируемым показателям,  иначе утрачивается единство  информационного механизма менеджмента; 

- система учета  должна быть простой и ясной,  по возможности исключать показатели, требующие расчет (это функция анализа), и использовать простые натуральные и стоимостные показатели; 

- учет должен  быть оперативен и своевременен - всякие «рисования» учета задним  числом создают почву для злоупотреблений; 

- учет должен  быть максимально полным, т.е. охватывать все стороны деятельности фирмы; 

- данные учета  и отчетности должны быть достоверными - как показывает практика, наиболее  сложное для социально-культурной  сферы требование. 

В социально-культурной сфере действуют четыре вида учета  и отчетности: текущий (первичный, оперативный), статистический, бухгалтерский учет (и соответствующая отчетность), а также творческие отчеты. Бухгалтерский учет является частью финансового контроля и настолько технологически специфичен, что образует достаточно развитую самостоятельную дисциплину менеджмента, образующую самостоятельный учебный курс. Кроме того, бухучету посвящен чрезвычайно широкий круг специальной литературы и материалов. Поэтому в данной работе рассматриваться не будет. Следует помнить также, что все виды учета (отчасти, включая и творческий отчет), так или иначе, но во все большей степени опираются на использование современных компьютерных технологий. Существует веер АРМов (автоматизированных рабочих мест) по бухгалтерскому учету, статистике, текущему учету с соответствующим программным обеспечением. 

Текущий учет  

Речь идет об учете текущей (каждодневной) деятельности учреждения культуры. В силу этого  его также называют оперативным (в отличие от других - так или  иначе, но эпизодических видов учета и отчетности) учетом. Этот учет является базой, над которой надстраиваются все другие виды учета и отчетности - отсюда его еще одно название - первичный. 

С некоторой  степенью условности можно различать  два вида текущего учета: количественный и качественный. Количественный учет связан с учетом объемов выполненной работы (количество мероприятий, посетителей, доход и т.п.). Типичным документом текущего учета в сфере культуры является журнал учета текущей работы. Обычно учет в нем ведется по следующим позициям: порядковый номер, дата, наименование работы, время начала и окончания, количество посетителей, подпись ответственного лица, примечания. Регулярно (ежемесячно, ежеквартально) данные об объеме выполненной работы суммируются с заполнением специальных таблиц. Страницы такого журнала пронумерованы, прошнурованы и должны скрепляться печатью, так как журнал является документом финансовой дисциплины. Хотя вести его могут должностные лица, которым это поручено, ответственность за достоверность, своевременность и полноту записей в журнале несет руководитель организации. К другим документам текущего учета относятся списки коллективов, журналы посещения кружков и коллективов, журналы дежурств и другие документы, в которых ведется учет работы в подразделениях и службах. 

Что может подтвердить  записи в журнале учета текущей  работы? Не секрет, что в сфере  культуры, в силу особенностей оказываемых  услуг, имеются возможности для  «рисования» учета, а значит и  «липовой» отчетности. В качестве подтверждающих материалов могут выступать планы, программы, пригласительные билеты, сметы, сценарии, фотографии, видео- и киноматериалы, корешки путевок и квитанций - практически все материалы и документы, сопровождающие ход подготовки и проведения конкретных мероприятий. Поэтому такие документы и материалы также могут быть отнесены к текущему учету. 

Качественный  учет - учет уровня и эффективности  проводимой работы. К его материалам и документам относятся справки  по итогам проверок, отзывы посетителей  и клиентов, рецензии и отзывы в СМИ, результаты экспертных оценок и т.п. 

Примером документа, в котором объединяются качественные и количественные характеристики выполненной  работы, являются акты сдачи-приемки  выполненной работы, подписанные  представителями исполнителя и  заказчика, в которых фиксируются объемы выполненных работ, их соответствие запланированным, наличие или отсутствие претензий заказчика к исполнителю по объему и качеству выполненных работ. Кроме того, в сфере культуры неоднократно предпринимались попытки введения паспортов учреждений культуры, в которых систематически фиксировались итоги и оценки их деятельности.  

Статистический  учет и отчетность 

На основе данных текущего учета регулярно (обычно один раз в год) составляется статистический отчет. Статистический отчет заключается в заполнении специальной табличной формы. Для каждого типа учреждений культуры заполняется своя типовая форма статотчета согласно альбому типовых форм Государственного Комитета по статистике (Госкомстата). В содержание такой формы входит подробная инструкция по ее заполнению, так что подготовка статистического отчета обычно особого труда не составляет - при условии хорошо налаженного текущего учета. В противном случае оформление статотчета превращается в «творчество» сомнительного характера. 

Форма статотчета заполняется в трех экземплярах по истечении отчетного года, подписывается руководством фирмы и передается (высылается) в региональный орган Госкомстата и вышестоящую ведомственную инстанцию (учредителю). Один экземпляр остается в архиве учреждения. 

Вышестоящие инстанции  иногда требуют в качестве приложения к статистическому отчету подробную  пояснительную записку о деятельности учреждения культуры (годовой информационный отчет). Госкомстату такой отчет  не требуется. 

При всей уязвимости для критики действующих форм статистической отчетности они играют важнейшую роль, создавая информационную базу данных о состоянии и работе сферы культуры в региональном масштабе и масштабе страны в целом. Поэтому статистические показатели не могут произвольно меняться - в этом случае может наступить так называемый «обрыв в статистике» - ситуация, делающая невозможным прослеживание тенденций развития, в том числе и в историческом масштабе, затрудняет сопоставление различных периодов развития сферы и общества. 

Творческий отчет 

В этом случае речь идет о специфических мероприятиях, на которых учреждения демонстрируют  образцы достигнутого уровня своей  работы. Это могут быть концерты, выставки, спектакли, фестивали, комплексные  мероприятия. Подобные творческие отчеты могут проводиться различного уровня: отдельных коллективов, мастеров и исполнителей, учреждений и организаций, могут быть отчетные акции регионального масштаба и даже республиканского уровня («дни культуры» или фестивали). 

Творческий отчет  решает ряд задач: 

- демонстрация  лучших образцов работы; 

- оценка итогов  работы за определенный период; 

- реклама и  пропаганда (продвижение имиджа  и репутации) деятельности учреждения  и его самого; 

- вербовка новых  клиентов, потребителей и активных  участников деятельности организации. 

По своим задачам  творческий отчет переплетается  с public relations и вполне может рассматриваться  также как одна из форм PR. 

Творческие отчеты имеют место не только в сфере  культуры. Менеджмент практически во всех других сферах и отраслях прибегает к выставкам продукции, дням открытых дверей и другим акциям, носящим характер творческого отчета. 

Чтобы мероприятие  могло рассматриваться в качестве творческого отчета, оно должно отвечать нескольким требованиям: 

- на нем должен  быть продемонстрирован лучший опыт работы; 

- сценарий проведения  должен предполагать возможность  оценки демонстрируемых образцов  работы (экспертный опрос, анкетирование  посетителей или участников, книгу  отзывов, проведение конференций  и т.п.); 

- итоги творческого  отчета, и особенно оценки должны стать предметом специального анализа (совещания, семинара) для определения перспектив дальнейшей деятельности.  

 Список литературы  

Андреев С.Н. Маркетинг  некоммерческих субъектов. - М.: Финпресс, 2002. - 312 с.  

Законодательство о культуре: [Сборник/ Сост. Б. Букреев]. - М.: Касаткина, 2001. - 471 с. 

Законодательная политика и правовое регулирование  в сфере культуры: аннот. библиогр. указ./ М-во культуры Рос. Федерации, Рос. ин-т культурологии. - М.: РИК. 

Морозова Е.Я. Экономика и организация предприятий социально-культурной сферы. - СПб.: Михайлов, 2002. - 317 с. 

Новаторов В.Е. Маркетинг  в социально-культурной сфере. - Омск: Омич, 2000. - 288 с. 

Религия, образование, культура: необходимость диалога: Форум  интеллигенции, Уфа, 24-25 нояб. 2000 г./ Сост. Филатов С.А. - М.: Фонд социал.-экон. и интеллектуал. прогр., 2001. - 223 с. 

Тульчинский Г.Л. Менеджмент в сфере культуры. - С.-Петерб. гос. ун-т культуры и искусств. - СПб.: Лань, 2001. - 382 с. 

Шкута А.А. Практическое мышление менеджера/ Под общ. ред. М.З. Бора. - М.: Финпресс, 1998. - 220 с. 

Экономические отношения в социально-культурной сфере: Межвуз. сб./ Под ред. Ф.Ф. Рыбакова. - СПб.: Изд-во Санкт-Петербург. ун-та, 1992. - 145 с.