Деловое письмо

Евразийский открытый институт

 

 

 

 

Курсовая работа.

 

Предмет: «Документационное  обеспечение управления».

 

Тема: «Деловое письмо».

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнила работу: Емельянова А.

Преподаватель: Соколова Е.Н.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

г. Москва, 2013.

Тема: «Деловое письмо».

Введение:……………………………………………………………………3стр.

Основная часть;

Глава 1. Оформление стандартного письма. Адрес, дата, обращение, окончание, подпись, приложения.

 Специальные почтовые  отправления. ……………………………………4-6стр

Глава 2. Цель письма. Текст письма. Общие правила……………………   6стр.

2.1. Представление компании. План письма……………………………   6-8стр.

2.2. Ответ на письмо-предложение. Позитивный ответ на письмо с предложением о сотрудничестве .План письма……………………………8стр.

2.3. Запрос, требование. План письма…………………………………… 8-9стр.

2.4. Ответ на запрос, требование. План письма……………………………9.стр.

2.5. Заказ. План письма…………………………………………………   9-10стр.

2.6. Ответ на письмо-заказ.  План письма………………………………….10стр.

2.7. Жалоба .План письма……………………………………………… 10-11стр.

2.8. Ответ на жалобу .План письма………………………………………   11стр.

Глава 3.Некоторые примеры деловой переписки. Сопроводительное письмо к контракту .Прекращение контракта………………………………………12.стр.

Глава 4. Факсы, телеграммы…………………………………………… 12-13стр.

Глава 5.Электронная почта. Общие правила…………………………  13-14стр.

Заключение …………………………………………………………………15стр.

Список литературы…………………………………………………………16стр.

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение.

Во все времена деловое  общение было одним из важнейших  составляющих любого бизнеса, главным  средством взаимодействия в его  рамках и мощным рычагом воздействия  одних его субъектов на других. Именно правильно проведенные деловые  переговоры, грамотно оформленное соглашение или умелое обоснование того или  иного предложения в конечном итоге определяют успешность предпринимательской  деятельности. Документовед, не знакомый с основами делового общения не может считать себя полноценным специалистом.

Темой  данной  работы  является  составление  делового письма.

Деловая переписка  является   одним   из   основных   средств   обмена

информацией между учреждениями, организациями,  предприятиями  и  различными фирмами. Поэтому очень  важным  является  умение  правильно  писать  деловые письма  в  нужном  стиле  и  тоне.  В  связи с этим  целью данной  работы  принимается научиться правильному ведению деловой переписки в  целом  и написанию отдельных деловых писем в частности.

Далее приведены описания и  результаты  практических  действий  и теоретический изысканий произведенных в процессе работы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Оформление стандартного  письма. Адрес, дата, обращение, окончание,

подпись, приложение. Специальные почтовые отправления.

      Встречают,  как известно, по одежке. Поэтому  "одежка"  Вашего  письма,

т.е. конверт и  бумага,  должна  быть  безукоризненной.  Иначе  Ваше  письмо

рискует оказаться в корзине  с макулатурой непрочитанным,  даже  если  в  нем содержится ценнейшая для получателя информация. Особенно это  актуально  для таких писем, как представление  компании,  предложение  продуктов,  товаров, услуг  и  заявление  о  приеме  на  работу.  Конверт  должен  быть  плотным, непрозрачным, стандартного  размера  из  белой  бумаги. 

Адрес  на  конверте должен быть обязательно напечатан блоком или виден  из  прозрачного окошка. Здесь нет никаких ограничений и строгих  правил.  Иногда  при  объявлении  о приеме на работу  в  некоторых  странах  требуется,  чтобы  сопроводительное письмо или резюме было написано от руки. В таком случае  полезно  и  конверт надписать аккуратным и чётким почерком.

Если Вы собираетесь запросить  информацию, заказать товары, услуги,  то

и конверт, и бумага могут  быть не  самыми  дорогими,  но  все-таки  хорошего качества.

Бумага, если Вы не пользуетесь  стандартным  бланком  вашей  компании,

тоже должна удовлетворять  самым  строгим  требованиям:  формат  А4,  белая, плотная,  лист  без  дефектов  и  пятен.  Особенно   если   Вы   предлагаете сотрудничество, представляете  свою  компанию  или  нанимаетесь  на  работу.

Подпись должна быть выполнена  так, чтобы у получателя не возникло  сомнений, что у Вас нет  приличной  авторучки  или  Вы недостаточно  уверенно  можете воспроизвести свою подпись. Авторучку лучше взять с чернилами. Золотое правило: «Ваше письмо с первого взгляда должно произвести солидное впечатление».

Стандартное деловое  письмо  в  самом  полном  виде  должно  выглядеть

следующим образом:

Почтовые и телеграфные адреса оформляются в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.09.2000 N 725. При этом должен соблюдаться следующий порядок адреса:

- наименование адресата;

- название улицы, номер  дома, номер квартиры;

- название населенного  пункта (города, поселка и т.п.);

- название области, края, автономного округа (области), республики;

- страна (для международных почтовых отправлений);

- почтовый индекс.

 

Дата письма оформляется  цифровым способом, арабскими цифрами, в одну строку; двумя парами цифр, обозначающими день месяца, месяц  и полным написанием года, например 25.12.2005; при этом не ставится слово "год", буква "г" с точкой или точка, за исключением случая, когда датой  заканчивается предложение.

В соответствии с международными стандартами элементы даты могут  иметь другую последовательность: год, месяц, число (2005.09.01).

В письмах финансового  содержания применяется использование  словесно-цифрового оформления даты, при котором после цифр, обозначающих год, обязательно ставится буква "г" с точкой или слово "год", например 05 декабря 2005 г./года.

Дату на документе проставляет  должностное лицо, подписывающее  документ, непосредственно при его  подписании.

 

В регистрационный индекс письма рекомендуется включать индекс структурного подразделения или участка деятельности, где был подготовлен проект документа, номер дела (по номенклатуре дел), куда письмо будет помещено после окончания работы с ним, и порядковый номер письма. Например: 02-08/24, где 02 - индекс структурного подразделения, подготовившего письмо; 08 - номер дела (файла); 24 - порядковый номер письма.

 

2. Цель письма. Текст письма. Общие правила.

      В самом  общем случае деловые письма  делятся  на  две  большие   группы:

письма с  предложениями  продать  (предложение  продуктов,  товаров,  услуг, заявление о приеме  на работу  и пр.)  и письма о предложениями  купить (продукты,  услуги  и пр.). Остальные функциональные письма   (жалоба,  напоминание  об  уплате  счета  и  пр.)  можно  отнести  к  производным  или результатам писем первых двух категорий.

Поэтому и стратегия, и  стиль таких писем различный.  Наиболее  трудным

делом, конечно, является категория  писем  о  продаже,  т.к.  продать  что-то

всегда намного труднее, чем купить.

Золотое правило:

«Никогда не старайтесь перевести письмо дословно со своего родного  языка  на иностранный».

Стандарты везде разные. Приготовьте банк данных  из  писем,  по

которым  Вы учились,  которые  Вы  получали,  которые представляются   вам образцовыми. Вам останется только адаптировать  исходный  текст  к  текущему моменту и получить готовое письмо.

2.1. Представление  компании.

   План письма с предложением сотрудничества, продуктов и услуг  компании и пр. можно представить в следующем виде:

План письма

Золотое правило

«Деловое формальное письмо  должно  быть  написано  как  личное,  только  ему одному, получателю, адресованное. Никаких холодных,  формальных  фраз!  Весь мировой бизнес построен на личных взаимоотношениях и их надо строить!».

   1. Краткое представление  вашей компании, продукта.

Золотое правило

«Перечислять все достижения, преимущества вашей компании, продукта,  сервиса, ваши личные нужно  честно,  без  излишних  преувеличений.  Любую  информацию можно легко проверить».

   2. Перечисление основных  достоинств, новшеств, преимуществ  предлагаемого продукта, услуг.

   3. Определение сегмента  рынка, на котором вы предлагаете представить  ваш продукт. Определение потенциальных потребителей.

   4.  Конкретное  предложение  о  сотрудничестве:  оптовая  или   розничная

      продажа,  лицензионное соглашение, создание дистрибьюторской сети и пр.

 5. Если вы прилагаете образцы продукта, необходимо объяснить,  какие это

 продукты из серии предлагаемых.

  6. Выразить готовность ответить на все вопросы, которые могут возникнуть

 в процессе оценки продукта.

  7.   Закончить   письмо   стандартной   фразой,   выразить   надежду   на

  сотрудничество.

Золотое правило

«Письмо должно быть как информативным, так и лаконичным и занимать  не  более одной страницы Помните, больше одной страницы никто не станет читать».

Закончить  письмо  следует  прямым  указанием,  что  Вы  ожидаете  от   этой

компании. Именно эта заключительная фраза запомнится больше всего.

   8. Подпись, ваше  имя и должность.

Золотое правило

«При написании любых писем следует всегда руководствовать английской

формулой:

      KISS = Keep It Short and Simple (Кратко и по делу)».

 

2.2. Ответ на  письмо-предложение

       Ответ   на  письмо  с  предложением  о   сотрудничестве   может   быть

положительным, отрицательным  или  нейтральным,  если  получатель  не  вполне уверен  в  результате  предполагаемого  сотрудничества,  однако   хотел   бы выяснить  некоторые  вопросы,  которые  помогут  ему  принять  окончательное решение.

Позитивный ответ на письмо с предложением о сотрудничестве.

Если  Вы  пишете  положительный  или  нейтральный  ответ  на  письмо-

предложение, план письма должен быть таким.

План письма

1. Поблагодарить за письмо-предложение,  указав продукты, товары, услуги  и

 пр., которые были предложены Вашему вниманию.

2. Сообщить о положительных  результате экспертизы  предложенных  товаров, проведенных в Вашей компании.

 3. Перечислить вопросы,  которые вы  считаете  важными для заключения

 контракта.

 4. Предложить встречу с Вашим потенциальным  партнером  для  обсуждения деталей контракта.

 5. Выразить надежду на будущее взаимовыгодное  сотрудничество.  Закончить письмо стандартной фразой.

 6. Подпись, Ваше имя, должность.

Золотое правило

«Постарайтесь ответить по возможности  срочно на  заманчивое  предложение о сотрудничестве. Если предложение  чего-нибудь  стоит,  его автор наверняка послал предложения также вашим конкурентам.»

2.3. Запрос, требование

Цель таких  писем  -  получить  информацию,  помощь  etc,  т.е.  некое

желательное для вас действие со стороны Вашего адресата.

План письма:

   1. Дать ссылку на  источник  ,  из  которого  вы  получили  информацию  о

      компании.

   2. Представить коротко  себя, свою фирму.

   3. Объяснить, почему  Вы пишете это письмо, выразить ваш интерес.

   4. Объяснить, что  бы вы хотели получить от  адресата.

   5. Закончить письмо  стандартной фразой.

   6. Подпись, имя  и должность автора письма.

2.4. Ответ на  запрос, требование

  Ответ на запрос или требование обычно пишутся по такому плану.

   План письма.

   1. Ссылка на письмо  с запросом.

   2. Укажите Ваши  действия, которые  были  предприняты  по  просьбе  автора письма.

   3. Обратите внимание  адресата на особо важную для  него информацию.

   4. Укажите дополнительную  возможность, которая поможет  адресату  сделать выбор в пользу предлагаемого вами продукта, услуги и пр.

   5.  Сообщите  о   Вашей  готовности  дать  дополнительную  информацию   по продукту.

   6. Заключительная  фраза. Может быть продолжением  предыдущего абзаца.