Деловые переговоры

 
 
 

                                                                                     Основы менеджмента 
 
 
 
 
 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА 
 

     Тема: Деловые переговоры (совещания): организация и проведение 
 
 
 
 
 

Выполнил

студент группы МДС-31 з/о                                                             
 

Принял                                                                                                  
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Красноярск 2011

 

Содержание 
 

Введение                                                                                                             3

1. Организация проведения деловых совещаний и переговоров                   5

1.1 Задачи и  классификация деловых совещаний       5

1.2 Технология  организации и проведения деловых  совещаний       7

2. Искусство ведения переговоров      12

3. Семь мифов  об эффективных переговорах                                                 15

Заключение                                                                                                         23

Список литературы                                                                                            24

 

Введение 

   Кроме деловых бесед и коммерческих переговоров в предпринимательской  практике широко распространены деловые  совещания, которые представляют собой способ открытого коллективного обсуждения тех или иных вопросов. Формы такого обсуждения очень разнообразны. Это съезды, конференции, симпозиумы, собрания, заседания, семинары. Решения, принимаемые на этих мероприятиях, обычно эффективнее тех, что принимаются узким кругом управленцев. Суть делового совещания заключается в том, чтобы обеспечить свободную дискуссию и выработать общее решение на основе учета самых разных мнений.

   Чаще  всего деловые совещания проводятся: при необходимости принятия коллективного решения на основе равного права каждого высказывать и обосновывать свое мнение, если решение вопроса затрагивает интересы одновременно нескольких структурных подразделений организации или фирмы, если для решения важного вопроса необходимы мнения различных групп работников.

В общем виде подготовка к проведению совещания  включает следующие действия:

* определение  тематики;

* формирование  повестки дня;

* определение задач собрания и его общей продолжительности;

* даты и времени  начала;

* состава участников;

* примерного регламента работы.

   Поскольку деловое совещание предполагает свободную дискуссию, необходимо, прежде всего, подобрать диспутантов, т.е. достаточно спокойных, выдержанных людей, способных  адекватно реагировать на противоположные  точки зрения и их авторов. Присутствие последних следует рассматривать в качестве безусловно позитивного элемента дискуссии. Ведь групповое единомыслие губительно сказывается на эффективности принимаемых коллективом решений.

   Определяя время начала совещания, следует  принять во внимание ритм работы. Чтобы не заставлять людей в течение дня без конца переключаться с одного вида работы на другой, заседания целесообразно проводить в начале или в конце рабочего дня либо после обеденного перерыва. С учетом общих затрат времени (не только непосредственно для проведения заседания, но и на сборы, переходы, возвращение и включение в работу) начало и конец совещания нужно планировать так, чтобы не оставалось пустых отрезков времени: если оно закончится за 15 минут до обеденного перерыва, то эти минуты можно считать потерянными.

   Требуется заблаговременно оповещать участников совещания о его проведении и  знакомить с повесткой дня, со всеми нужными материалами, чтобы  их выступления были продуманы заранее.

   Начинать  совещание нужно вовремя и сразу согласовывать с его участниками правила совместной работы, например ограничение времени выступлений или порядок принятия решений. После чего одному из участников следует поручить ведение протокола.

 

   1. Организация  проведения деловых  совещаний и переговоров

1.1 Задачи и классификация  деловых совещаний

   Деловые встречи (совещания) - одна из важнейших форм управленческой деятельности. Во время совещания происходит обмен информацией между подчиненными и руководителем, принимаются управленческие решения.

   Деловые совещания далеко не всегда приносят должный эффект из-за того, что многие руководители неясно представляют себе технологию их организации и проведения.

     Деловое совещание - способ привлечения коллективного разума к выработке оптимальных решений по актуальным и наиболее сложным вопросам, возникающим на предприятии. Процесс управления в этом отношении сводится к трем основным стадиям:

1. сбор и переработка информации;

     2) координация деятельности всех служб фирмы и всех сотрудников;

     3) принятие решения. 

   Кроме своего прямого назначения, каждое рационально организованное совещание  решает и важную учебно-воспитательную задачу. На совещании сотрудники учатся работать в коллективе, комплексно подходить к решению общих  задач, Достигать компромиссов, приобретают культуру общения и т.п.

    Для  некоторых сотрудников пребывание  на деловом совещании — единственная  возможность видеть и слышать  руководителей высших уровней  управления. Кроме того, на деловом  совещании руководителю предоставляется  возможность показать свой талант менеджера.

    Таким  образом, управленческие действия  менеджера дополняются коллективными  заседаниями (совещаниями), на которых  решаются повседневные деловые  вопросы и проблемы.

   Деловые совещания представляют собой особый вид организации труда, действующей в очень короткие сроки и имеющей определенную целенаправленность.

   Совещания классифицируют по следующим основным признакам: 

По  назначению:

• вырабатывающие и принимающие решения;
• разъясняющие и уточняющие задачи по реализации ранее принятых решений;
• подводящие итоги и дающие оценку принятым ранее решениям;
• оперативные (диспетчерские).

По  периодичности (частоте) проведения:

• разовые;
• регулярные;
• периодические.

По  количеству участников:

• узкий состав (до пяти человек);
• расширенные (до двадцати человек);
• представительные (свыше двадцати человек).

По  степени стабильности состава участников совещания:

• с фиксированным составом;
• с приглашаемыми по списку, составленному для каждого совещания;
• комбинированные.

По  принадлежности:

• партийные (и других общественных организаций);
• административные;
• научные и научно-технические;
• объединенные.

 

1.2 Технология организации  и проведения деловых  совещаний 

   Для достижения целей совещания необходимо досконально  подготовить и четко организовать их проведения с учетом совокупности обязательных элементов.

   Подготовка  совещания начинается с определения  необходимости и целесообразности проведения делового совещания. Во время  обоснования необходимости совещания  менеджер должен сформулировать задачи, которые требуют оптимального и своевременного решения. Совещание имеет смысл, если есть необходимость в обмене информацией; выявлении мнений и альтернатив; анализе сложных (нестандартных) ситуаций; принятии решения относительно комплексных вопросов. Менеджер должен проанализировать все альтернативы проведения совещания: решение высшего руководителя; возможность решения вопроса по телефону; селекторное совещание возможность объединения с другими (плановыми) совещания. И если после этого менеджер убедится в полезности совещания, ее можно проводить. В противном случае от совещания необходимо отказаться. После того, как принято решение о необходимости проведения совещания, определяют повестку дня и состав ее участников.

   Во  время подготовки повестки дня необходимо определить:

   1) тему  соответствующего совещания и содержание обсуждаемых проблем;

   2) условия,  которые должен удовлетворять  конечный результат совещания,  для определения цели совещания; 

   3) кто  и какую подготовительную работу  должен проводить (целесообразно  создать рабочую группу для формирования повестки дня, проведение предварительных совещаний в подразделениях).

   Основные  ошибки, которые допускаются при  формировании повестки дня:

   - отсутствие главной темы совещания (не позволяет обеспечить их точное разграничение и соответствующее аналитическое обеспечение);

   - участникам предварительно не разъяснено суть обсуждаемой проблемы;

    - включение в повестку дня вопросов, различных по объему и содержанию, в результате чего совещание превращается в обсуждение или даже на ругань между отдельными ее участниками; увеличивается количество участников, поставленных в позицию пассивных слушателей;

   - отступление от повестки дня, рассмотрение побочных тем, возникшие стихийно, или какой-нибудь «вечной» проблемы (например, вопросы снабжения и т. п.).

   Во  время решения вопроса о составе  участников необходимо особенно внимательно  подойти к формированию списка по количественным и качественным составом. К участию в совещании необходимо привлечь должностных лиц, которые  наиболее компетентны в обсуждаемой проблеме, а ими, как показывает практика, не всегда являются руководители подразделений. Что касается количества участников совещаний, то не следует приглашать столько человек, сколько стульев в зале заседаний (приглашения для массовости). Оптимальный вариант - соответствие количества участников совещания с количеством тех, кто активно участвует в обсуждении вопроса. Основной критерий отбора участников будущей деловой совещания - это компетентность именно в вопросах повестки дня.

   Надо  определить день и время проведения. Для совещания рекомендуется отводить определенный день недели, что позволяет участникам совещания правильно спланировать свое рабочее время и подготовиться к ней. Лучший день для совещания - среда или четверг, так как недельная кривая работоспособности имеет заметный спад в понедельник и в пятницу. Из теории биоритмов известно, что у человека в течение рабочего дня наблюдаются две пики повышенной работоспособности: первый - с 11 до 12 часов; второй - между 16 и 18 часами. Поскольку любая совещание нарушает ритм трудовой деятельности, проводить ее в первой половине рабочего дня (первый пик) нецелесообразно.

   Ошибки, которых чаще всего допускаются  при определении продолжительности  совещания: не регламентируется продолжительность  совещания; не соблюдается установленная продолжительность совещания; совещания планируются слишком длинными; не делаются перерывы; не ограничивается время на доклады и выступления; неумение кратко и ясно излагать свои мысли.