Деловые письма

 
   Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, то рекомендуется  составлять отдельные письма по каждому  из них. 
   В тексте одного письма можно выражать просьбы или другие вопросы, если они на исполнение будут переданы одному лицу. 
   Кроме традиционных языковых формул в деловой переписке встречаются иностранные слова и словосочетания. Практически они играют роль языковых формул. Часть из них хорошо знакома, часть распространена в меньшей степени. Следует иметь в виду, что использование иностранных слов отдает незначительной старомодностью, но вместе с тем оставляет хорошее впечатление у знающего эти слова партнера и позволяет поставить в тупик постороннего читателя.     

 По содержанию  и назначению письма могут  быть:

- инструктивными;

- сопроводительными;

- гарантийными;

- информационными;

- благодарственными;

- поздравительными;

- рекламными.     

 Есть  также письма-просьбы, письма-запросы,  письма-извещения, письма-ответы, письма-приглашения  и др. Каждая разновидность писем  имеет свои особенности в составлении  и оформлении.    
 

Письма-приглашения      

Письма-приглашения  с предложением принять участие  в семинарах, совещаниях и других мероприятиях обычно адресуются руководителю организации, конкретному должностному лицу, но могут быть адресованы и  всему коллективу. В письмах указываются  условия участия, место и время  проведения мероприятий, а при необходимости  и форма одежды. В письме обычно оформляется реквизит «приложение», в котором сообщается программа  мероприятия.   
 

Гарантийные письма     

Гарантийные письма составляются с целью подтверждения  определенных обещаний или условий и адресуются организации или отдельному лицу. Гарантироваться могут плата за выполненную работу, качество, сроки поставки продукции, оплата товара, аренды и т. д. В таких письмах используются стандартные выражения: «фирма гарантирует, гарантируем, просим выслать в наш адрес наложенным платежом (вид гарантии), оплату гарантируем, сроки поставки гарантируем, качество изделий гарантируем...». 
   В письме обычно указываются платежные реквизиты организации, дающей гарантии оплаты. 
Желательно текст письма согласовывать с юридической службой. Кроме подписи руководителя организации может быть оформлена подпись главного бухгалтера. Подпись заверяется печатью.   
 

Письма-просьбы

 
   Существует огромное количество ситуаций, дающих повод для изложения  просьб от имени предприятий, организаций, учреждений. Текст данного письма обычно строится по следующей форме: в основной части содержания изложение  причины, побудившей обратиться с просьбой; изложение самой просьбы; в заключительной части высказывается надежда  на ожидаемый результат. Просьбы  обычно выражаются словами «прошу, просим»; 
Просим оказать содействие...; 
Просим выслать в наш адрес...; 
Просим принять участие...; 
Прошу довести до сведения...; 
Прошу ликвидировать задолженность...; 
Прошу принять меры...   

Главная цель данного письма - убедить, доказать в необходимости исполнения просьбы, поэтому в тексте письма приводятся убедительные доказательства, прилагаются расчеты, сметы и другие подтверждающие основания, которые оформляются реквизитом «приложение».    
 

Письма-ответы       

Текст письма-ответа обычно начинается с повторения просьбы. Далее излагаются результаты рассмотрения просьбы, мотивируется отказ (если это  письмо-отказ) и констатируется сам  отказ. 
Характер информации делового письма обычно предполагает альтернативность ожидаемой информации в письме-ответе, т. е. в деловой переписке действует принцип параллелизма в аспектах содержания, который отражается в языке ответной корреспонденции. Это означает: 
1. Наличие в письме-ответе ссылки на первоначальное письмо и его тему; 
2. Использование одинаковых языковых средств выражения (прежде всего терминологии) в обоих письмах; 
3. Сопоставимость объемов информации и аспектов содержания в обоих письмах; 
4. Соблюдение определенной последовательности в изложении аспектов содержания.

 
Тексты ответных писем должны соответствовать  заданиям, зафиксированным в резолюциях руководителей. 
   Первое и основное правило - не затягивайте с ответом, не заставляйте вашего корреспондента ждать. Если обстоятельства складываются так, что вы не можете дать ответ в установленный срок, сообщите об этом адресату, а также о тех сроках, в который вы можете дать ответ окончательно. Непременно извинитесь за задержку, указав при этом ее объективную причину. 
    В письме-ответе указывается номер и дата документа, на который дается ответ. Эти данные проставляются не в тексте письма, а в установленном месте бланка или перед заголовком документа, оформленного не на бланке.

Используются  следующие формы изложения отказов: 
- Ваше предложение отклоняется по следующим причинам...

- Направленный  в Ваш адрес проект соглашения  о совместных действиях отклоняется  по следующим причинам... 
- Сожалеем, но наша фирма не может принять Ваше предложение...   
 

Благодарственные  письма

 
   В последнее время в деловой  переписке стали широко применяться  письма-благодарности. 
Письма благодарности - это правила хорошего тона взаимоотношений между партнерами. В партнерских взаимоотношениях нужно уметь не только просить, но и поблагодарить за оказанные услуги, за совместное проведение каких-либо мероприятий, за направленные поздравления, за организацию приема и т. д.   

 Письмо может быть оформлено на бланке письма или на бланке цветном бланке) благодарственного письма. В том случае, если письмо оформлено на бланке письма, оно регистрируется в установленном порядке. Письмо, оформленное на бланке благодарственного письма, не подлежит регистрации, на реквизит «подпись» может быть проставлена печать. Поскольку письмо носит личностный характер, в нем не рекомендуется оформлять реквизит «исполнитель». В текстах писем используется типовая форма изложения: 
- Выражаю благодарность...; 
- Искренне признателен...; 
- С благодарностью отмечаем...; 
- Благодарю...; 
- Спасибо Вам за...   
 

Сопроводительные  письма      

 Сопроводительные  письма составляются для сообщения  адресату о направлении каких-либо  документов. Текст письма состоит  из двух частей: сообщения о  высылаемом материале и уточняющих сведениях (приложения). Обычно текст сопроводительного письма очень короток, умещается на формате А5 и не имеет самостоятельного заголовка. Сопроводительные письма обычно начинаются со слов: 
- Направляю информацию...;

- Возвращаем  справочные материалы...;

- Возвращаем  подписанный с нашей стороны  договор...;

- Посылаем  справочную литературу...    

 Разновидностью  сопроводительного письма выступает  договорное письмо. В этом письме  говориться о конкретном виде  документа — договоре. Структура  текста этого письма такая  же, как сопроводительного письма.       
 

Письма-предложения       

 В последнее  время широкое распространение  получили письма с предложениями  о сотрудничестве. Логическая схема  текст данного письма такая  же, как и в письме-просьбе:

- изложение  с вопроса;

- характеристика  взаимоотношений;

- предложение  о сотрудничестве.      

 В письме  уместна формула вежливости. К  текст письма могут быть приложены  доказательные убедительные ма териалы в виде соглашений, проспектов и т. д. Форма изложения текста примерно следующая: 
- Мы рады предложить (рекомендовать) Вам...; 
- Предлагаем Вам...; 
- Мы уверены, что Вас заинтересует высокое качество продукции..; 
- Сообщаем, что...; 
- Ставим Вас в известность, что...; 
- Надеемся на дальнейшее сотрудничество...     

 К письмам-предложениям можно отнести следующие вид писем: 
- Письма - предложения о сотрудничестве; 
- Письма - извещения; 
- Рекламные письма (информационные письма).   

ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ ДЕЛОВОГО ВАШЕГО ПИСЬМА:

ЧЕТКО ОБОЗНАЧИТЬ ЦЕЛЬ СВОЕГО ПИСЬМА.

СОБРАТЬ ИНФОРМАЦИЮ О ПОЛУЧАТЕЛЯХ ДАННОГО  ПИСЬМА.

ПРОДУМАТЬ И ЗАПИСАТЬ ОСНОВНЫЕ ИДЕИ ПИСЬМА.

СОБРАТЬ НЕОБХОДИМЫЙ ФАКТИЧЕСКИЙ МАТЕРИАЛ.

ПЕРЕПРОВЕРИТЬ ВСЕ ОСНОВНЫЕ ФАКТЫ.

РАЗДЕЛИТЬ СОДЕРЖАНИЕ ПИСЬМА НА ВСТУПЛЕНИЕ, ОСНОВНУЮ ЧАСТЬ И ЗАКЛЮЧЕНИЕ.

НАПИСАТЬ  ЧЕРНОВИК ПИСЬМА.

УБЕДИТЬСЯ, ЧТО КАЖДАЯ ТЕМА БЫЛА ОСВЯЩЕНА В  ОТДЕЛЬНОМ АБЗАЦЕ.

ПРОВЕРИТЬ СВЯЗНОСТЬ ПРЕДЛОЖЕНИЙ В КАЖДОМ АБЗАЦЕ.

ВЫПОЛНИТЬ РЕДАКТОРСКУЮ ПРАВКУ ПИСЬМА.

ПОДГОТОВИТЬ ОКОНЧАТЕЛЬНЫЙ ВАРИАНТ ПИСЬМА. 

Разработка  структуры делового письма.

С чего лучше начать подготовку делового письма?

Какова  тема Вашего письма? Кто его будет  читать? Чего Вы хотите добиться этим письмом?—  вот вопросы, на которые следует  ответить до того, как Вы начнете  подготовку письма. И вновь подумайте, нужна ли Вам и Вашему адресату информация именно в виде письма, поскольку  на его подготовку Вы затратите время  и средства.

Какой должна быть структура делового письма?

Каждое  письмо, даже самое короткое, имеет  четко определенную структуру. Типовая  структура делового письма приведена  на рисунке:

О стандартных  элементах оформления писем мы подробнее  поговорим в одном из следующих  разделов данной главы. Здесь мы остановимся  на внутренней структуре делового письма. Как видно из приведенной схемы, эта структура всегда содержит вступление, главную часть и заключение.

Деловое письмо должно быть кратким. Зачем тогда  нужно вступление?

Действительно, всегда есть соблазн сразу перейти  к теме сообщения. Сдержите его. Представьте, что Ваше письмо уже на столе у  получателя в куче другой неотложной корреспонденции. Звонит телефон, а  у двери кабинета ожидают посетители. Как помочь занятому получателю выбрать  время именно для Вашего письма? Вот здесь и нужно вступление, прочитав которое, получатель будет  точно знать, о чем Ваше письмо.

Как лучше  составить вступление?

Во-первых, включите во вступление краткий заголовок. Фактически это тема письма, которая  должна как можно короче идентифицировать цель письма, будучи напечатанной полужирным шрифтом. Например:

О заключении контракта на поставку ксерокса АТ315.

Во-вторых, не забудьте о персональном обращении. Мы уже упоминали об этом в предыдущей главе. При этом лучше все-таки выяснить имя и должность сотрудника компании, к которому Вы обращаетесь. Эту информацию можно получить, позвонив по телефону и спросив, к кому обращаться по данному  вопросу, посмотрев домашнюю страницу компании в Интернете, используя  личные знакомства и т.д. Проверьте  правильность написания имени и  должности сотрудника! В компании могут встречаться однофамильцы, занимающие разные должности. Помимо официальной  должности и адреса в «шапке»  письма, получателю всегда будет приятно  увидеть свое имя во вступительной  части. Например, «Уважаемая Светлана Ивановна!»

В-третьих, предусмотрите связь. Используйте  начальные строки письма для ссылки на последний контакт с получателем, даже если он не был связан напрямую с темой Вашего письма. Типовыми начальными строками могут быть:

«Не далее, как в своем письме от 16 марта ...», «Благодарю Вас за факс, датированный 3 апреля...», «Обращаюсь с письмом  в связи со вчерашним совещанием...».