Джон Коттер из Гарвардского Университета

Большинство управляющих согласится, что изменения  в современном  мире больше не являются роскошью. Для компаний, желающих поддерживать свою конкурентоспособность  на высоком уровне, гибкость и постоянная готовность к изменениям - необходимость и  даже неизбежность. Осознать эту аксиому  вовремя очень  важно, а вот пугаться грядущей трансформации  не стоит. О том, как  современные лидеры могут помочь компаниям  справиться с переполохом  в преддверии предстоящих  реформ, а также  о важности последних  рассуждает профессор  Гарвардской школы  бизнеса, писатель Джон Коттер. Его перу принадлежат всемирно известные бестселлеры Our Iceberg is Melting: Changing and Succeeding Under Any Conditions, Leading change. В 2008 году в свет вышла новая книга Коттера - A Sense of Urgency. В этом произведении Коттер пытается осознать сущность изменений, делая особым акцент на том, что, по его мнению, является залогом удачной трансформации компании: управлении организацией с пониманием того, что изменения не только желательны, но просто необходимы, если вы, конечно, хотите быть успешными. Только это, по мнению Коттера, устраняет риск возникновения состояния, когда компания почует на лаврах и движется вперед лишь по инерции, а то и вовсе в эйфории замирает на месте. 

Один  из ключевых секретов успеха – постоянное поддержание в  компании волнующей  атмосферы ожидания изменений. Как добиться такого эффекта? Во-первых, необходимо позволять  внешним факторам проникать в компанию и оказывать на нее влияние. Во-вторых, последовательно  поощрять изменения, происходящие в компании каждый день. Изменения  должны стать для  сотрудников привычным  делом. В-третьих, следует  изучать и использовать возможности, которые  становятся доступными в кризисных ситуациях. Сделать эти шаги сложно, но результат  того стоит.  

        Джон Коттер из Гарвардского Университета является блестящим теоретиком поведения в организации. Он сумел представить процесс изменения организации так, что это стало доступным для понимания. Пока, изменения — это довольно сложный управленческий процесс, в том числе и для HR-менеджеров.  

Восьмиэтапная модель Коттера поможет разобраться в этом процессе и взять его в свои руки.

По  мнению Коттера, изменения и подготовка к ним – многоступенчатый процесс/ Далее представлена его модель, раскрывающая то, как работает процесс изменений:

Профессор Коттер делит весь процесс изменений на 4 этапа, которые, в свою очередь, подразделяются на более мелкие шаги.

1 Вызовите чувство необходимости. Убедите людей в том, что перемены необходимы и неизбежны. Очень важно уметь правильно донести проблему, заинтересовать людей в изменениях. Ведь если у сотрудников не будет мотивации меняться, они и не будут этого делать. Здесь можно использовать упомянутый выше инструмент – рассказывание историй. Покажите людям проблему, сделайте так, чтобы они лично ее увидели и поняли необходимость перемен. Казалось бы, ничего сложного, но это не так. Джон Коттер утверждает, что более 50% компаний, деятельность которых он изучал в ходе своих исследований, провалились именно на этом этапе. ¬Отчасти это происходило из-за того, что руководители недооценивали сложность поставленной перед ними задачи. Иногда причиной всему был недостаток терпения. Зачастую, управленцы не спешат активно действовать, так как боятся, что резкие изменения повлекут за собой кризис и их в этом кризисе обвинят. Это происходит, оттого что в компаниях часто слишком много менеджеров и слишком мало лидеров. Ведь задачей менеджера является минимизация рисков и поддержание работы существующей системы. А вот создание новой системы – это уже задача лидера. Без грамотного лидера первый шаг совершить практически невозможно. Одним из симптомов того, что компании пора меняться, ¬является, конечно, плохой результат деятельности. На первом этапе это, с одной стороны, хорошо. Потеря денег привлекает внимание людей и становится отличной мотивацией меняться, но при таких условиях у вашей компании изначально меньше ресурсов. С другой стороны, если внешне в компании все хорошо и бизнес работает нормально, то вам сложнее будет сдвинуть дело с мертвой точки, растолкать людей. Зато вы будете обладать большими ресурсами. Как понять, когда можно переходить ко второй стадии? Джон Коттер утверждает, что когда около 75% руководителей компании признают, что изменения необходимы. Основная ошибка здесь – недооценить важность первого шага, его сложность, недоубедить людей или убедить недостаточное количество работников.

  2  Создайте команду. Это должна быть сильная, грамотная команда с лидерскими навыками. Большинство программ изменений начинаются всего-навсего с пары человек, а впоследствии, если изменения протекают успешно, команда растет. Практически во всех случаях, которые наблюдал Коттер, эта команда, по крайней мере сначала, не включает в себя весь менеджмент компании. Но тем не менее, это всегда сплоченный коллектив, который слаженно работает и обладает достаточно большой властью, ресурсами и информацией. Так как команда состоит, как правило, не только из руководства компании, в ней не действует та иерархия, которая действует внутри самой компании. Чувство крайней необходимости изменений сплачивает команду. Основная ошибка, которую совершает руководство на этом этапе – создание недостаточно сильного коллектива, отсутствие лидеров в этом коллективе.

  Итак, начало положено. Если обобщить  все сказанное  выше, главной, самой  распространенной  ошибкой на первом  этапе является  то, что зачастую  люди не умеют  разжечь в работниках  желание меняться.

  3 Распространите видение изменений и стратегию изменений. Обдумайте, как будущее будет отличаться от настоящего, насколько оно будет отличаться, и что необходимо сделать для достижения этого будущего. Как достичь этого видения? Многие полагают, что формирование видения является формой долгосрочного планирования. Это мнение ошибочно. Формирование видения будущего не происходит по расписанию. Видение имеет скорее эмоциональный характер, нежели рациональный. Настоящее видение является достаточно четким, чтобы управлять принятием решений и достаточно гибким, чтобы подстраиваться под изменяющиеся обстоятельства и под различные индивидуальные инициативы. Видение – это нечто гораздо большее, чем цифры в долгосрочных планах и статистика. ¬Видение помогает определить направление, в котором следует двигаться компании. Джон Коттер дает важный и полезный совет о том, как понять, удалось ли вам сформировать ваше видение: если вы в течение пятнадцати минут не можете донести до кого-либо ваше видение и получить на него реакцию, которая говорит о понимании и о заинтересованности, то вы еще не справились с задачей формирования видения.

  На этом этапе  основной ошибкой  становится отсутствие  четкого видения  изменений и результата  изменений. Без  этого все перемены  превратятся в множество совершенно бесполезных проектов, которые уведут вашу компанию в ¬неправильном направлении. В случаях неудачных изменений мы видим множество планов и проектов, но не видим видения.

4 Донесите идею и стратегию до остальных, обсудите ее. Убедитесь, что много людей поняли и приняли видение и стратегию, достаточное количество, для того чтобы процесс изменений был успешен. Большой помощью руководителям в этом вопросе будут достижения современной техники. Различного рода электронные письма или рекламные проспекты, информационные письма помогут вам донести информацию до сотрудников. Обсуждайте программу изменений на различных заседаниях, совещаниях, в повседневном общении. Важны не только слова, но и поступки. Вы должны постараться стать примером принятия новой корпоративной идеологии, культуры, а это не так просто, как кажется на первый взгляд. Ошибка, часто совершаемая на этом этапе – это отсутствие примера новой идеологии в лице руководства и влиятельных лиц компании.

  5 Помогите начать действовать остальным. Устраните все возможные препятствия на пути изменений, чтобы те, кто желает и может помочь вам, могли работать. Без препятствий никак. Нередки случаи, когда сотрудники готовы помочь, желают достичь нового будущего, но тут неожиданно перед ними возникает преграда. Зачастую эта преграда существует в голове сотрудника, то есть имеет чисто психологический характер. В этом случае ваша задача – убедить его в том, что все в порядке, убрать этот психологический барьер. Но гораздо более часто преграда вполне реальна. Это может быть, например, структура компании, которая мешает изменениям. Самый худший вариант – это слишком консервативное руководство, которое отказывается меняться. Причины этому могут быть различными. Руководство может на самом деле не верить в необходимость перемен, или быть неуверенным в том, что перемены дадут положительный результат. В любом случае, препятствия должны устраняться. Если это касается людей, то необходимо вести себя с ними честно и справедливо и поступать с ними в соответствии с новой корпоративной идеологией. На этом этапе ошибкой является то, что руководители пренебрегают устранением преград, которые впоследствии мешают изменениям.

6 Создавайте маленькие победы. Как только появляется возможность, создавайте маленькие, краткосрочные победы и достижения, это поможет сохранить боевой настрой сотрудников. Ведь перестройка компании занимает довольно продолжительное время, а празднование небольших достижений помогает людям не сдаваться и видеть, что они движутся в правильном направлении. Необходимо именно создавать победы, а не надеяться на них. Их стоит запланировать на самом раннем этапе, и потом помогать людям их достичь, и вознаграждать их за это, в том числе материально. Маленькие победы помогают поддерживать чувство необходимости, которое движет изменениями. Основная ошибка здесь – это отсутствие таких маленьких побед, которое влечет за собой падение энтузиазма работников.

  7 Не сдавайтесь. После первого успеха стоит еще активнее взяться за работу, неустанно провоцировать изменение за изменением, пока ваше видение не станет реальностью. Основной ошибкой руководителей является то, что они слишком рано празднуют победу. Первый же успех принимается ими за конец перестройки компании. Если процесс изменений не завершен полностью, компания постепенно вернется к своему первоначальному состоянию, и все придется начинать сначала, а сделать это будет уже гораздо труднее. Очень важно знать, когда действительно необходимо остановиться, и идти к завершению преобразований с упорством.

  На третьем этапе  самой губительной  ошибкой является  слишком раннее  празднование победы. Оно может разрушить  все, что вы  успели сделать.

8 Создайте новую культуру. Поддерживайте новый стиль поведения, следите за соблюдением новых правил, пока они не станут частью корпоративной культуры. До этого момента сохраняется вероятность деградации компании, поэтому жизненно важно следить за укреплением новой культуры и стиля поведения. Очень важно также отследить, чтобы новое поколение сотрудников также было готово принять новую культуру. Ошибиться на этом этапе – опаснее всего, ведь это завершающий этап и очень жаль, когда такой объем работы оказывается проделанным впустую. Очень важно закрепить новый стиль поведения в среде руководства, ведь это те люди, на которых равняются все остальные сотрудники компании. 

В соответствии со своей  программой изменений  Джон Коттер выделяет три основные задачи лидера, который руководит изменениями:

1. Работать одновременно  в различных направлениях  и временных плоскостях. Нужно обязательно  помнить, что перемены  растягиваются на  большой отрезок  времени, нужно  планировать этот  отрезок от начала  до конца, но  в то же время  нельзя забывать  и о краткосрочных  победах, которые  помогут людям  не потерять энтузиазм  и уверенность  в необходимости  перемен. Только  сочетание четкого  видения всего  процесса перемен  с краткосрочными  результатами и  победами поможет  добиться успеха.

2. Создавать команду.  Для продуктивной  работы лидер должен  завоевать поддержку  сотрудников, партнеров  и инвесторов. Джон  Коттер дает несколько советов о том, как построить подходящую команду:

  • Привлеките  необходимые вам  таланты. Создание  команды подразумевает  привлечение необходимых  вам навыков и  опыта.

  • Расширяйте  свое влияние.  Работа над изменениями  часто требует  поддержки извне,  поэтому лидеры  должны знать,  где и как получить  поддержку,

  • Работайте как  команда, а не  как группа одиночек. Лидеры должны  действовать сообща, и вместе развивать  общее видение  изменений и достигать  его.

3. Создавать видение.  Выше мы уже  упоминали, что  создание видения  по Джону Коттеру – это процесс в большей степени эмоционального плана, нежели рационального. Потребности и окружающая обстановка имеют свойство ориентировать людей в разных направлениях. Общее видение помогает им идти в нужном направлении. Лидеры должны формировать и распространять чистое, приятное всем видение будущего.