Факторы внешней среды

    Научно-технический  прогресс влияет: на способы собирания, хранения и распределения информации; появление новых услуг, которые  ожидают потребители от организации.

    Совокупность  факторов внешней среды характеризуется  следующими особенностями:

    - сложность как число факторов, на которое организация вынуждена  реагировать;

    - взаимосвязь как сила, в которой  изменение одного фактора воздействует  на другие факторы;

    - подвижность как скорость, с которой  происходит изменения в окружении  организации. 

    При исследовании взаимодействия "Система  – внешняя среда" важно учитывать  насколько открытой является система.

    В менеджменте выделяют два основных типа систем: закрытая и открытая.

    Закрытая  система имеет жесткие фиксированные  границы. Ее действия независимы от среды, окружающей систему. Открытая система  характеризуется достаточно частым и интенсивным взаимодействием  с внешней средой.

    Все факторы влияния внешней среды  должны подвергаться тщательному исследованию и рассматриваться с точки  зрения их влияния на эффективность  на организационной деятельности.

2. Методы исследования внешней среды

    Методы  исследования внешней среды предполагают изучение среды, как целого, так и отдельных ее элементов.

    Один  из способов анализа окружающей среды  и ее влияния на организацию состоит  в разделении всех факторов среды  на две части: прямого и косвенного воздействия.

    В среди прямого воздействия можно  выделить две группы факторов: входные  – законы, государственные органы, трудовые ресурсы, капитал, материалы  и т.д.; выходные – средства рекламы, потребители и т.д.

    Под средой косвенного воздействия понимаются факторы, которые не могут оказывать  прямого немедленного воздействия  на операции организации, тем не менее, сказываются на них. Это такие  факторы как геополитические, политические, состояние экономики, научно-технический  прогресс и социокультурные.

    Выделяются  также следующие методы исследования внешней среды: сканирование, мониторинг, предвидение, оценка.

    Сканирование  представляет собой изучение всех сегментов  общего окружения. Путем сканирования фирмы идентифицируют вероятные  изменения в общем окружении  на ранних стадиях, а также обнаруживают начавшиеся перемены в нем. В процессе сканирования аналитики, как правило, работают с информацией и данными, которые являются двусмысленными, неполными  и бессвязными.

    В процессе мониторинга аналитик исследует  изменения во внешней среде на предмет выявления важных тенденций. Ключевым моментом для эффективного мониторинга является выявление  единого значения из различных ситуаций во внешней среде. Например, возникшая  тенденция к уделению большего внимания проблемам образования может являться результатом изменений в федеральном и государственном финансировании образовательных учреждений, изменений требований к окончанию средней школы и изменений в образовательных программах средней школы. Аналитики определяют, являются ли эти различные явления показателями единой тенденции и, если да, то устанавливается необходимость в изучении дополнительной информации и данных для проведения мониторинга.

    Сканирование  и мониторинг связаны с явлениями в общем окружении в данный монет времени. На базе данных этих мероприятий, выявляющих перемены и тенденции, аналитик, переходя на этап предвидения, делает прогнозы вероятного хода событий и скорости их наступления. Например, аналитик может предсказать, сколько времени потребуется для того, чтобы новая технология достигла своего рынка. Или он может определить продолжительность времени, которое потребуется для различных процедур корпоративного тренинга для предполагаемых изменений в составе рабочей силы, или же предсказать, как скоро государственная политика налогообложения изменит модель потребительского поведения.

    Методы  предвидения учитывает влияние  на развитие предприятия основных факторов переменной внешней среды. Наиболее простым и распространенным методом  предвидения является метод экстраполяции, когда опытным путем и благодаря  интуиции специалистов определяются динамика, основная тенденция развития предприятия  по важнейшим показателям и составляются эмпирическая модель будущего и система  основных целей. В советское время  составление плана зачастую сводилось  к тому, что вышестоящая организация "спускала" предприятию показатели роста производства в процентах  по основным направлениям деятельности и после ритуальных стенаний одной  стороны и начальственных окриков  другой план принимался к безусловному исполнению. При подкупающей простоте метода экстраполяции такой способ планирования оправдывает себя только при стабильности внешней среды, неизменности организационной структуры  управления и на короткие плановые периоды.

    Метод экспертных оценок основывается на заключениях  и прогнозах опытных, авторитетных специалистов. Единая плановая позиция  обсуждается и обобщается на специальных  совещаниях и утверждается руководителем  предприятия или советом директоров. Различные методы экономико-математического  моделирования позволяют на основе алгоритмизации и программирования данных экстраполяции, экспертных оценок и учета важнейших переменных факторов провести по заданным критериям оптимальности и имеющейся системе ограничений многовариантный анализ ситуации и предложить для реализации наилучший вариант плана. Научная обоснованность и оптимальность этого метода планирования очевидны, а имеющаяся на подавляющем большинстве предприятий современная компьютерная техника и программное обеспечение создают" необходимые предпосылки для широкого применения методов экономико-математического моделирования.

    Целью этапа оценки является определение  временных рамок и значимости воздействия перемен и тенденций  во внешней среде на стратегический менеджмент фирмы. При помощи сканирования, мониторинга и предвидения аналитики  в состоянии попять общее окружение. Заглядывая вперед, задача этапа оценки состоит в формулировке и применении соответствующих выводов для  организации. Без оценки такого рода, аналитик работает с данными, которые  интересны, но практически не пригодны.

    Итак, методы исследования внешней среды  позволяют определять изменения  и новые тенденции во внешней  среде на самой первой стадии их проявления, наблюдать и выявлять значимость уже происходящих перемен  и актуальных тенденций развития во внешней среде, разрабатывать  проекты, направленные на достижение определенных результатов, опирающихся на перемены и тенденции, выявленные в ходе мониторинга, а также устанавливать временные  рамки и определять важность для  стратегии организации и ее менеджмента изменений и тенденции во внешней среде.

3. Анализ неопределённости среды исследования

    Организации стараются получить представление  о неопределенных условиях своего существования  посредством анализа, пытаясь свести многочисленные факторы обстановки к модели, которая будет понятной и согласно которой можно действовать.

    Очевидно, что обстановка, с которой сталкиваются организации, не одинакова. Различной  конкретной обстановке соответствуют  различные уровни неопределенности. Эти различные уровни могут быть классифицированы на основе анализа  двух характеристик:

    степени простоты или сложности обстановки

    степени стабильности или нестабильности (динамичности) событий.

    Неопределенность  внешней обстановки возрастает с  увеличением динамичности или же с усложнением ее условий. Степень  динамичности внешней среды определяется темпом и частотой изменений. Показатели сложности и нестабильности внешней  среды по-разному воздействует на организационное поведение отдельных  функциональных подразделений организации.

    Измерение по принципу "простая - сложная" среда  имеет отношение к количеству и несхожести внешних элементов, связанных с деятельностью организации: в сложной внешней среде взаимодействует  множество различных внешних  элементов, оказывающих влияние на организацию.

    Сложность может возникать из различий в  элементах внешней среды, с которыми сталкивается организация (например, международная  организация, работающая во многих странах), а также быть результатом суммы  знаний, необходимых чтобы справиться с воздействием обстановки (например, требование к аэрокосмической компании).

    В сложной среде действуют и  администрации городских районов.

    Измерение неопределенности внешней среды  по принципу "стабильная - нестабильная" имеет отношение к темпам изменения  внешней среды.

    Состояние простая - стабильная среда характеризуется  низкой неопределенностью. Организация  сталкивается с обстановкой, которую  несложно проанализировать и в которой  не происходит значительных изменений. Если внешняя обстановка организации  простая и стабильная, то целесообразно проанализировать ее воздействия в прошлом, поскольку можно ожидать, что выявленные в результате закономерности будут иметь место и в будущем.

    В простой и нестабильной внешней  среде происходит дальнейшее возрастание  уровня неопределенности. Хотя у организации  может быть всего несколько внешних  факторов воздействия, их изменения  трудно предсказуемы и они неожиданно реагируют на инициативы организации. Действующие в этом секторе организации  сталкиваются с постоянно меняющимися предложением и спросом.

    В связи с высоким уровнем динамичности ситуации на рынке труда прогнозирование  результатов работы осложнено. Проблемы оценки менее значительны, вследствие небольшого количества действующих  элементов.

    Состояние сложная - стабильная среда представляет более высокий уровень неопределенности. При внешнем аудите необходимо учесть большое количество факторов, проанализировать их и оценить их воздействие на эффективность организации. Однако в подобной среде внешние факторы  не меняются быстро или неожиданно. Имеется большое количество внешних  элементов, но, хотя они и меняются, перемены относительно постепенны и предсказуемы.

    В состоянии сложная нестабильная среда на организацию воздействует большое количество внешних факторов, они часто изменяются и резко  реагируют на инициативы организации. Когда одновременно меняются несколько  факторов, внешняя среда становится бурлящей, или как ее называют турбулентной. Это наименее благоприятное состояние  внешней среды для деятельности службы персонала. Оно делает процесс  кадрового планирования чрезвычайно  трудным.

    Прогнозировать  кадровые изменения сложно из-за высокого уровня комплексности проблем, затруднений  со сбором информации и невозможности  основываться на прошлых тенденциях. Управление персоналом, его планирование чрезвычайно осложнено из-за циклических  изменений потребности в персонале и нестабильности рынка рабочей силы. Оценить информацию очень трудно вследствие большого количества включенных переменных.

    Таким образом, как видно из представленного, существует множество факторов среды, которые влияют на организацию, и  эффект воздействия которых на организацию  может быть не совсем явным. Для того чтобы оставаться эффективными, организации  должны противостоять неопределенности обстановки.

    Под неопределенностью мы подразумеваем  то, что зачастую решения приходится принимать без достаточной информации о факторах среды, и руководителям, принимающим решения, трудно предсказать  внешние изменения. Неопределенность обстановки повышает риск провала стратегии  организации и затрудняет расчет затрат и вероятностей рисков, связанных  с альтернативными стратегическими  направлениями.