Формирование организационной структуры предприятия

                                  
 
 
 
 

КУРСОВАЯ  РАБОТА

      по  предмету «Основы  менеджмента»

на  тему: «Формирование  организационной  структуры предприятия» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

СОДЕРЖАНИЕ 

Введение                                                                                                               3

Глава 1. Причины дефицита времени                                                                5

Глава 2. Анализ использования рабочего времени                                          7

Глава 3. Самоменеджмент                                                                                  14

3.1 Основные правила  и функции самоменеджмента                                     15

Заключение                                                                                                          24  Список литературы                                                                                             27 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

“Время  – самый ограниченный капитал, и  если не можешь им распоряжаться, не сможешь распоряжаться ничем другим ”

                                                                                                     П. Друкер  

  Каким должен быть успешный, эффективный менеджер? Разумеется, он должен знать свое дело, уметь управлять, уметь ставить цели и добиваться их. Но все эти качества бесполезны, если руководитель не умеет правильно организовать свое рабочее время. Нереально добиться успеха, если человек не может планировать свое время. Это относится не только к менеджерам, но и к людям любой другой профессии, но для людей, управляющих другими работниками, этот навык особенно важен, ведь он распоряжается не только своим временем, но и  через четкую систему передачи выполнения задач своим подчиненным, еще и планирует их время. Время – это такой же ресурс, как и люди, сырье, финансовые средства. Но оно безвозвратно – его нельзя накопить, передать или взять в кредит, поэтому важно научиться использовать его с максимальной выгодой. Недаром же говорят: ”Время - деньги”. Это не просто слова, действительно, если, например, работник неправильно распорядился своим временем, условия контракта не  были выполнены в срок, фирме придется платить штраф, чтобы возместить убытки, связанные с простоем. Успех каждого руководителя зависит не только от материально-экономических величин, но и от того, как он распоряжается самым ценным достоянием – временем. Руководитель должен сознательно и системно использовать свое время, чтобы добиваться поставленных целей.

    Цель работы: определить сущность тайм-менеджмента как способа эффективного использования рабочего времени. Исходя из поставленной цели можно выделить следующие задачи:

• изучить причины дефицита времени;
• ознакомиться с особенностями самоменеджмента;
• выявить основные функции и правила самоменеджмента.

 

    Объектом исследования в курсовой работе является непосредственно менеджер (руководитель) в организации.

    Предметом исследования в курсовой работе являются способность человека к самоорганизации, правильной постановке целей и планированию.

    Методологической основой исследования в курсовой работе явились научные труды выдающихся педагогов, экономистов, менеджеров, психологов; публикации о тайм-менеджменте, а также нормативные и программно-методические документы общего образования.  
 
 
 
 

    Для решения поставленных задач в курсовой работе использовались следующие методы исследования:

1. теоретический анализ психологической, экономической, методической литературы, научных изданий и диссертационных исследований;
2. анализ и обобщение приоритетов развития тайм-менеджмента в странах СНГ

Глава 1. Причины дефицита времени

 

      «Что значит золото и серебро в сравнении со временем, когда одной минуты нельзя купить за все золото мира, и когда малейшее мгновение стоит вечности?» – вопрошал Иоанн Златоуст еще на заре цивилизации, но и тогда уже сетовал, что люди не умеют ценить самую драгоценную в мире вещь. Проблема дефицита времени часто возникает вовсе не от того, что в сутках только 24 часа, а от неумения эти часы рационально распределить. Человек, умеющий эффективно распоряжаться своим временем, всегда более успешен, большего добьется в жизни и в конечном итоге сможет полнее реализовать себя. Чтобы эффективно использовать рабочее время, прежде всего, нужно знать, на что оно расходуется и почему его не хватает. Причины, по которым не хватает времени, тесно взаимосвязаны. Например, если менеджер не планирует свой рабочий день, не организует свою работу – ему не хватает времени. И наоборот, если менеджеру не хватает времени, то он спешит, не планирует свой день, хватается за все дела подряд, стараясь выполнить все сразу. Выйти из этого замкнутого круга можно только начав планировать свое время, а для этого нужно выяснить, на что расходуется время и выявить основные причины дефицита времени.               

      Причины дефицита времени заключаются в следующем:

1. Постоянная спешка. В состоянии постоянной спешки руководитель не успевает  сосредотачиваться на той задаче, которую он выполняет в данный момент. Он идет по тому пути, который первым пришёл на ум, вместо того, чтобы  подумать о других, возможно более рациональных способах решения данной задачи.                                
2. Отсутствие четкого распределения работ по степени их важности. При этом руководитель начинает заниматься наиболее легкими и приятными, не столь важными делами. В результате у него не хватает времени на решение ключевых, перспективных задач.
3. Постоянные доработки дома. Труд управляющего относится в определенной мере к интеллектуальной деятельности, поэтому трудно разделить умственные процессы, связанные с этой деятельностью на осуществляемые в рабочее и свободное время. Это приводит к проникновению рабочего времени в свободное. При этом  руководитель не успевает отдыхать, что сказывается на его работоспособности и здоровье.
4. Большой поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много времени. “Воры времени” – непредвиденные и обусловленные недостаточным планированием дела. Наиболее крупные воры времени – это телефонные звонки, незваные посетители, дела, за которые менеджер берется потому, что не может отказать в просьбе. Все это отнимает много времени и отвлекает от действительно важных дел. Существует много различных видов «воров времени»: телефонные звонки, заглядывающие к нам люди, проблемы с компьютерным оборудованием, изменение очередности работ, навязываемое коллегами, недостаток организационного планирования, неумение слушать других людей, неудовлетворительная организационная структура, исправление ошибок, которых можно было бы избежать, нерешительность в деловых вопросах, плохо организованные и скоординированные собрания, отвлекающие факторы на рабочем месте, чрезмерная офисная бюрократия, бесполезные дискуссии о своей работе и работе других.
5. Суетливость. Это результат плохой организованности дня, а также иногда зависит от импульсивности и особенностей человека.
6. Слабая мотивация труда. Следствием является низкая производительность, что порождает хроническую нехватку времени. [3, c.104]

    Для решения проблем, связанных с рациональным использованием рабочего времени существует множество методик, имеющих общее название «тайм-менеджмент». Однако нельзя сказать, что тайм-менеджмент – это такая строгая совокупность правил, следуя которым человек сможет максимально рационализировать свой рабочий день и рабочее время своих подчиненных. Тайм-менеджмент – это совокупность общих методов и рекомендаций, и для каждого человека и организаций следует подбирать их отдельно, индивидуально. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 2. Анализ использования рабочего времени

 
 

      Рассмотрим  методики классического тайм-менеджмента. Первым шагом любого руководителя, который серьезно занялся данной проблемой, должен стать анализ использования  временного ресурса. Анализ использования  времени поможет выявить временные  потери, показать сильные и слабые стороны практикуемого рабочего стиля. Такой анализ просто необходим, если не известно, на что вообще расходуется время, не известно, сколько времени требует выполнение тех или иных дел, не известно, какие факторы стимулируют или ограничивают работоспособность.

      Чтобы анализировать проблему, нужен достоверный  учет времени. Самый эффективный  способ учета времени – это  ведение записей. При использовании  с этой целью компьютера можно  использовать такие программы как Visual TimeAnalyzer. С ее помощью можно сэкономить время и получить графическое изображение своей работы. Также расходуемое время можно учитывать в таблицах, в которых должны быть указаны следущие параметры:

• вид деятельности – для определения вида деятельности;
• время начала и окончания соответствующего вида деятельности;
• длительность сответствующего вида деятельности – для определения необходимого для данного вида деятельности времени. [1, c.96]

      Наиболее  благоприятным является ведение учета времени в процессе работы, так как при учете времени «потом» можно забыть некоторые важные детали.

      В процессе анализа выявляются сильные  и слабые стороны использования  временного ресурса. Для этого необходимо ответить на некоторые вопросы, такие  как:

- была  ли работа необходима? (если более  10 %  рабочего времени было потрачено  не на  необходимую работу, это  говорит о  проблемах с   определением приоритетов);

- были  ли оправданы затраты времени? (если более 10%  рабочего времени  составляли дела, затраты времени на которые не оправданы, нужно проанализировать причины, по которым расход времени был слишком велик и постараться учитывать их в будущей работе);

- было  ли целесообразно выполнение  работы? (если более 10%  рабочего  времени пошло на задачи, выполнение которых было нецелесообразно, значит нужно уделить внимание планированию, организации)

- был  ли сознательно определен временной   интервал для выполнения работы? (если более 10% рабочего времени  было потрачено на задачи, временной  интервал выполнения которых определялся спонтанно,  значит, существуют проблемы с планированием рабочего времени).

      В результате анализа выявляются «воры  времени», различные ошибки использования  рабочего времени, необходимо определить их причины,  выработать методы борьбы с ними, наиболее подходящие для конкретного работника.

      Основным  же методом, помогающим эффективно использовать рабочее время, является планирование времени. Планирование - есть структурирование времени для наиболее хозяйственного его использования при достижении каких-либо целей и задач, стоящих перед руководителем или организацией. Планирование может быть долгосрочным, среднесрочным и краткосрочным.

        Главное преимущество, достигаемое путем  планирования работы, состоит в том, что планирование приносит выигрыш во времени. Опыт показывает, что увеличение затрат времени на планирование приводит в конечном счете к экономии времени в целом.

      Очевидно, затраты времени на планирование не могут бесконечно увеличиваться, существует оптимум, после которого дальнейшее увеличение времени на планирование становится неэффективным. Не следует тратить на планирование более 1% общего планового времени.

      Планирование  всегда осуществляется исходя из целей. Основой для любого планирования служит долгосрочная цель или долгосрочные цели. На основе долгосрочных целей устанавливаются цели среднесрочные и краткосрочные. Это происходит следующим образом: исходя и цели жизни или миссии организации, выделяются ряд подцелей, достижение которых должно способствовать достижению основной цели жизни. Это цели долгосрочного характера. В каждой из этих целей выделяется ряд подцелей, желательно по временному признаку (которые должны быть осуществлены в ближайшие годы, в ближайший), достижение которых должно способствовать достижению целей долгосрочного характера. Таким же образом на основе целей на год выделяются цели на месяц, декаду, день. Далее осуществляется анализ сильных и слабых сторон человека или организации, которые могут иметь отношение к достижению целей. Это делается для того, чтобы поощрять сильные стороны и работать над слабыми. Этот анализ служит основой для среднесрочного и краткосрочного планирования.

      Сам процесс планирования заключаются  в том, что формулируются результаты и устанавливаются сроки, которые  отводятся для их достижения. Результаты должны соответствовать целям. При этом желательно соблюдать некоторые правила планирования.

         Во-первых, следует осуществлять планирование в письменном виде. Чтобы план был не просто перечнем дел, которые необходимо выполнить за день, стоит его делать еще и мотивирующим инструментом – ориентировать его на результат. Например, писать в списке не «сделать то-то», а «то-то сделано», чтобы по окончанию дела можно было поставить рядом с это записью жирную галочку. Это одно из сильных мотивирующих средств.