Формирование системы управления персоналом

     ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

     БАЛТИЙСКИЙ  ФЕДЕРАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ 
ИМЕНИ ИММАНУИЛА КАНТА

 
 

      Кафедра менеджмента 
 
 

     Самостоятельная работа 

На  тему: «Формирование системы управления персоналом организации» 
 
 
 

 

1. Информационное и техническое обеспечение системы УП 

  Информационное  обеспечение системы  управления персоналом организации  представляет собой совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации, циркулирующей в системе управления при ее функционировании. Оно включает оперативную информацию, нормативно-справочную информацию (НСИ), классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и специальные).

  Для того чтобы служба управления персоналом могла успешно выполнять свои функции, необходимо соблюдать следующие требования, предъявляемые к качеству информации:

  Комплексность — информация должна комплексно отражать все стороны деятельности службы: техническую, технологическую, организационную, экономическую и социальную во взаимосвязи с внешними условиями.

  Оперативность — получение входной информации должно происходить одновременно с протеканием процесса в управляемой системе или совпадать с моментом его завершения.

  Систематичность — требуемая информация должна поступать систематически и непрерывно (по возможности).

  Достоверность — информация должна формироваться в ходе достаточно точных измерений. 

Классификация информационного  обеспечения

Внемашинное информационное обеспечение  включает: систему классификации и кодирования информации; системы управленческой документации; систему организации, хранения, внесения изменений в документацию. 

Внутримашинное  информационное обеспечение  содержит массивы данных, формирующие информационную базу системы на машинных носителях, а также систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов. Основным элементом внутримашинного ИО является информационный массив, представляющий собой совокупность однородных записей.

К разработке информационного обеспечения СУП предъявляется ряд организационно-методических требований:

1. рациональная интеграция обработки информации при минимальном дублировании информации в информационной базе,
2. сокращение числа форм документов;
3. возможность машинной обработки информации, содержащейся в документах и во внутримашинной сфере;
4. необходимая избыточность информационного обеспечения, позволяющая пользователям различного уровня получать информацию с различной степенью детализации.

 

Техническое обеспечение системы  управления персоналом организации

     Основу  технического обеспечения СУП организации  составляет комплекс технических средств (KTС) - совокупность взаимосвязанных и (или) автономных технических средств сбора, регистрации, накопления, передачи, обработки, вывода и предоставления информации, а также средств оргтехники.

Эффективность функционирования службы управления персоналом при использовании КТС должна обеспечиваться как за счет повышения производительности труда персонала службы, так и за счет возможности использования экономико-математических методов решения задач управления на основе более полной и точной информации.

При выборе оборудования следует учитывать  следующее:

1. назначение и состав комплектов оборудования,
2. производительность при выполнении технологических операций;
3. надежность работы;
4. совместимость работы оборудования различных типов, в том числе персональных компьютеров;
5. стоимость оборудования;
6. состав и количество обслуживающего персонала;
7. площадь, требуемую для размещения оборудования.

 

Классификация технических средств

Все технические  средства, которые могут быть использованы в службе управления персоналом, можно  разделить на пять групп:

1. сбора и регистрации,
2. передачи,
3. хранения,
4. обработки,
5. выдачи информации.

Однако  следует отметить, что эта классификация  технических средств службы управления персоналом организации условна, так как многие типы технических средств выполняют комплекс функций, относящихся к разным классификационным группам.

 

2. Документирование  трудовых отношений  в организации

Документы, предъявляемые при приеме на работу

После того как принято обоюдное решение  работника и работодателя о приеме на работу, сотрудник для оформления на работу, согласно ст. 65 ТК РФ, предоставляет  в организацию следующие документы:

1) паспорт  или иной документ, удостоверяющий  личность.

2) трудовую  книжку, за исключением случаев,  когда трудовой договор заключается  впервые или работник поступает  на работу на условиях совместительства;

3) страховое  свидетельство государственного  пенсионного страхования;

4) документы  воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

5) документ  об образовании, о квалификации  или наличии специальных знаний

Также российское законодательство предусматривает, что:

1) при  приеме на работу лица в  возрасте от 14 до 15 лет нужно потребовать документ, подтверждающий согласие родителей;

2) при  приеме на работу с вредными  условиями труда совместителя  работодатель вправе потребовать  от него справку с основного  места работы;

3) при  приеме на работу инвалидов  нужно требовать заключение МСЭК (ВТЭК) об условиях и характере труда инвалидов;

4) при  приеме на работу в счет  брони, квоты для приема на  работу инвалидов нужна путевка  органов социального обеспечения  (ст. 20–24 Федерального закона от 24 ноября 1995 г. № 181-ФЗ «О социальной  защите инвалидов в Российской Федерации»);

5) при  приеме на работу по направлениям  органов государственной службы  занятости работодатель обязан  требовать это направление (ст. 25 Закона РФ от 19 апреля 1991 г. №  1032-1 «О занятости населения в  Российской Федерации»);

6) гражданин,  поступающий на государственную  службу, обязан представить также  личное заявление, медицинское  заключение о состоянии здоровья, справку о том, что он представил  в налоговые органы сведения  об имущественном положении;

7) иностранный  гражданин, въехавший в РФ с целью работы по найму, обязан представить подтверждение на право трудовой деятельности в РФ;

8) лица, окончившие высшие и средние  профессиональные образовательные  учреждения, обучающиеся в рамках  целевой контрактной подготовки, представляют работодателю направление образовательного учреждения для оформления договора с работодателем

9) лица, принимаемые (в случаях, предусмотренных  законодательством) на работу  по конкурсу, представляют документы,  круг которых определен законодательством о конкретном виде конкурса;

10) при  приеме на работу, связанную с  медицинской и фармацевтической  деятельностью, необходимо требовать  диплом о высшем или среднем  специальном образовании и специальном  звании;

11) при  приеме на работу, связанную с  отдельными видами деятельности (перечень которых определяется Минздравом РФ), работодатель должен потребовать от поступающего сертификат специалиста и лицензию;

12) при  приеме на тяжелые работы, на  работы с вредными и (или)  опасными условиями труда работодатель  должен затребовать у работника документы о состоянии здоровья

Таким образом, при оформлении на работу, для правильного оформления ведущейся на предприятии кадровой документации, работодатель имеет право потребовать от работника предоставить следующие документы:

1) заявление  сотрудника о приеме на работу

2) 2 фотографии  размером 3 ґ 4;

3) ксерокопия  паспорта;

4) трудовая  книжка (оригинал);

5) страховое  (пенсионное) свидетельство (копия);

6) документы  воинского учета (военный билет);

7) копия  документов об образовании;

8) копия  свидетельства о присвоении ИНН;

9) справка  с предыдущего места работы (форма  2-НДФЛ);

10) заполненная  Анкета сотрудника;

11) справка  с основного места работы (для  совместителей);

12) свидетельство  (а) о рождении детей.

Сотрудник передает заявление с визой руководителя в кадровую службу организации. В случае если кадровая служба не предусмотрена в штатном расписании, заявление передается в бухгалтерию. Уполномоченные лица кадровой службы присваивают работнику табельный номер, оформляют приказ о приеме на работу (унифицированная форма № Т-1), а также Личную карточку сотрудника (унифицированная форма № Т-2). В трудовой книжке сотрудника производится запись о приеме на работу на основании приказа. В личном деле сотрудника подшиты все его документы. Они хранятся в архиве организации в течение 75 лет.

Трудовой  договор заключают одновременно с оформлением приказа. В Трудовом договоре указываются условия работы сотрудника в организации, а также  права и обязанности сторон. Трудовой договор заключается с лицами, достигшими шестнадцатилетнего возраста. Должностная инструкция может быть выдана сотруднику, если это предусматривается правилами внутреннего распорядка.

Копия личного дела сотрудника передается в бухгалтерию. В бухгалтерию  сотрудник приносит заявления о предоставлении налоговых вычетов:

1) заявление  о предоставлении стандартного  налогового вычета по НДФЛ  в размере 400 рублей;

2) заявление  о предоставлении вычета в  размере 600 рублей на каждого  ребенка.

 

3. Правовое обеспечение системы управления персоналом

Правовое  обеспечение системы управления персоналом – использование средств и форм юридического воздействия на объекты управления персоналом с целью достижения эффективного управления.

Правовое  обеспечение включает:

1. соблюдение, исполнение и применение норм действующего законодательства в области труда и трудовых отношений;
2. разработку и утверждение локальных нормативных и ненормативных актов организационного, организационно-распорядительного и экономического характера;
3. подготовку предложений об изменении действующих или отмене устаревших и фактически утративших силу нормативных актов, изданных в организации.

 

Осуществление правового обеспечения в организации  возлагается на ее руководителя и  других должностных лиц в пределах предоставленных им прав и полномочий при осуществлении ими организационно-распорядительных, административно-хозяйственных, трудовых и других функций), а также на руководителя системы управления персоналом и ее работников по вопросам, входящим в их компетенцию. Головным подразделением по ведению правовой работы в области трудового законодательства является юридический отдел. Одно из специфических условий работы кадровых служб заключается в том, что их повседневная деятельность связана непосредственно с людьми. Организовать работу по приему работников, своевременно обеспечить переводы на другую работу, произвести увольнение, не допустить возникновения конфликтных ситуаций, связанных с нарушениями по приему на работу, увольнению, и т.п. — все подобные меры возможны только на основе четкого урегулирования прав и обязанностей всех участников трудовых отношений. Это достигается путем установления правовых норм централизованного или локального характера.