Функции контроля. Виды контроля. Основные этапы и модели процесса контроля

 

Контролируемая  самостоятельная  работа

по менеджменту

на тему:

«Функции контроля. Виды контроля. Основные этапы и модели процесса контроля» 
 
 
 

                                                          Выполнил

                                                          Студент 2 курса гр.100502с

                                                          Учётно-финансового факультета

                                                          Коньков Станислав

                                

Руководители  :

Кухаева Н.А.

Гренёв А.А.

                                            
 

2011г. 
 
 

1.  Функция контроля

Функция контроля. Контроль – функция управления, заключающаяся в сравнении фактического состояния с поставленными целями. Она ориентирована на подведение итогов, оценку качества, целесообразности выполнения каждой функции управления. Контроль завершает цикл управления и на этом этапе невозможно внести какие-либо коррективы, а только констатировать, анализировать и делать выводы, которые могут пригодиться в дальнейшем. Виды контроля:

1.По времени:  предварительный, текущий, итоговый. 

2.По стадии  жизненного цикла: финансовый, маркетинговый,  управленческий, контроль качества.

3.По типу  отношений: формальный, неформальный. и т.д. Предварительный контроль  – контроль, который осуществляется перед выполнением операций. Его основными средствами осуществления является реализация определенных правил, процедур и линии поведения. В организациях предварительный контроль используется по отношению к трудовым, материальным и финансовым  

ресурсам. Предварительный  контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счет тщательного анализа деловых  и профильных знаний и навыков, которые  необходимы для выполнения тех или  иных должностных обязанностей и  отбора подготовленных и квалифицированных людей. Для того, чтобы убедиться, что принимаемые работники будут в состоянии выполнить поручения или обязанности, необходимо установить минимально допустимый уровень стажа работы в данной области и проверить документы  

и рекомендации. Предварительный контроль – это проведение психологических тестов, собеседований в период принятия на работу. Во многих организациях предварительный контроль человеческих ресурсов продолжается и после найма в ходе курса обучения. Предварительный контроль в области материальных ресурсов осуществляется путем выработки стандартов допустимого уровня качества и проведения проверок поступающих материалов. Один из способов предварительного контроля в этой области состоит в выборе такого поставщика, который 

2.  Виды контроля

По времени  осуществления выделяют: предварительный, текущий, заключительный контроль. 

Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работы. Это входной контроль всех видов ресурсов, его цель - обеспечение  требуемых условий для бесперебойной и качественной работы организации. По своему содержанию это организационный контроль, задача которого в основном состоит в проверке готовности организации, ее персонала, производственного аппарата, системы управления и пр. к работе. 

Управленческая  система проверяется на соответствие существующей структуре организации, качество уже принятых решений, подготовленных документов, их адекватность имеющимся  требованиям, правильность оформления, степень ознакомления с ними исполнителей, усвоения ими стоящих задач, что во многом предопределяет успех будущей работы. 

Предварительный контроль за персоналом призван, прежде всего, ответить на вопрос, можно ли с его помощью решать предусмотренные  планом задачи. Поэтому кадровые службы тщательно изучают профессиональную пригодность сотрудников, определяют их потенциальную способность выполнения предстоящей работы. Такой контроль осуществляется на основе заранее разработанных требований, предъявляемых к каждой категории специалистов с помощью разного рода тестов, собеседовании, экзаменов. 

В сферу предварительного контроля персонала входят и такие  вопросы, как понимание людьми целей  своей деятельности, знание прав, обязанностей, норм выработки, условий поощрения. Контроль персонала призван, также  следить за подготовкой и переподготовкой кадров, их инструктированием, условиями для творчества и рационализаторства. 

Третье направление  предварительного контроля - состояние  материальных и финансовых ресурсов организации. По отношению к материальным ресурсам проверяется наличие на складах запасов сырья, материалов, комплектующих изделий, соответствие их структуры и количества потребностям производства, гарантированность поставок. 

Средством предварительного контроля финансовых ресурсов организации  и является ее бюджет или смета, позволяющие проверить надежность их источников и обоснованность предстоящих расходов. Обычно эти документы составляются, исходя из прежнего опыта, но по ряду категорий затрат простая статистика прошлых лет не дает достаточной информации для определения необходимых расходов в новых условиях, поэтому контроль может опираться также на данные других организаций и среднеотраслевые показатели. 

Текущий контроль выполняется непосредственно на стадии хозяйственного процесса. Его  цель - совершенствование деятельности, координация ее для достижения цели. Задача такого контроля - своевременно выявить и по возможности устранить отклонения, возникающие в ходе работы, от заданных параметров.  

Текущий контроль обычно существует в формах стратегического и оперативного. Стратегический контроль имеет в качестве основного объекта эффективность использования ресурсов организации с точки зрения достижения ее конечных целей и ведется не только по количественным, но и качественным показателям: - уровню производительности труда, внедрению и использованию достижений НТР, новых методов работы, технологий как в организации в целом, так и в ее подразделениях. 

Оперативный контроль, который на практике сливается с (итеративным управлением, проводится буквально одновременно с выполнением основной работы, ориентирован на текущую производственную и хозяйственную деятельность, в частности движение изделий в рамках технологического процесса (последовательность операций, нормы времени на их выполнение, качество труда); загрузку оборудования; соблюдение общего графика работы; наличие запасов, незавершенного производства и готовой продукции, уровень текущих затрат, текущее расходование денежных средств. На уровне отдельных операций осуществляется операционный контроль. 

Важнейшим объектом предварительного и текущего контроля является качество продукции и услуг. Отправным моментом служит разработка стандартов, исходящих из производственных условий, традиций самого предприятия, требований рынка. 

Текущий контроль может быть сплошным (статистическим) и выборочным (если число его объектов слишком велико или для проверки требуется разрушать изделие).  

Сплошной контроль требует высоких затрат, поэтому, когда необходимо принять решение  о приемке большой партии изделий, применяют выборочный контроль по результатам  испытаний. 

Выборочный контроль требует меньше затрат, но связан с  риском случайных ошибок. Их можно снизить путем увеличения размера выборки, но при этом соответственно будут расти расходы. 

Важную роль в повышении эффективности контроля технологического процесса может сыграть  его карта, представляющая собой  схему, на которую нанесены допустимые границы параметров качества и результаты измерений в обусловленные сроки, что позволяет сразу же наглядно обнаружить отклонения от стандартов. 

В настоящее  время в ряде стран, и в первую очередь в Японии, основное внимание уделяется не выявлению и исправлению отклонений от стандартов качества, а на предупреждение их появления. Для этого широко внедряются методы самоконтроля, стимулируется работа кружков качества и т.п. 

Заключительный  контроль (итоговый)производится после  выполнения работы. Это контроль итогов, его цели: формирование мотивационных вознаграждений; корректировка поведения руководителя, принимаемых решений; формирование планов на будущее на основе анализа результатов.

3. Основные этапы и модели процесса контроля

Процесс контроля состоит из нескольких этапов. На первом определяются параметры функционирования и развития организации, которые необходимо контролировать и источники информации о них. Эти параметры на практике принимают вид различного рода стандартов и нормативов, отражающих заложенные в планы задачи. Речь может идти о нормативах расходования материальных ресурсов на единицу продукции или объем работ, нормах денежных затрат, показателях эффективности, программных нормативах (сроках выполнения или продолжительности тех или иных работ и т.п. ). 

К нормативам предъявляются  такие требования как научная  обоснованность, гибкость, то есть способность  изменяться в соответствии с новыми условиями, надежность, выполнимость в  нормальной ситуации (слишком высокие  нормативы пугают, а слишком низкие — расхолаживают), адекватность отражения реальных процессов. Соответствие этим требованиям позволяет нормативам служить критериями оценки подразделений и отдельных лиц. 

Кроме того, в  хозяйственной практике нормативы  используются для распределения  работы между исполнителями, внешних сопоставлений, определения кандидатур на выдвижение. 

Не все, что  нужно контролировать, удается выразить в количественных показателях, например, морально-психологический климат в  коллективе. Это усложняет процесс  контроля, но в ряде случаев последний можно осуществить, ориентируясь, скажем, на различные реакции людей. 

4.На втором этапе процесса контроля создается модель управления организацией, на которой отражаются потоки ресурсов, информации, места образования промежуточных и конечных результатов, наиболее подходящие места для наблюдений — так называемые «точки контроля». 

Третий этап процесса контроля заключается в  снятии информации о состоянии и  результатах функционирования объекта  контроля, сопоставлении ее с нормативами. Это позволяет определить, имеются или нет отклонения от стандартов, насколько они находятся в пределах допустимого и не пора ли осуществлять корректирующие действия. 

Измерения —  самый трудоемкий и дорогостоящий  элемент контроля. На их долю приходится основная часть затрат, величина которых зачастую и предопределяет, стоит заниматься контролем, или нет — ведь задача последнего состоит прежде всего в нахождении путей сокращения расходов, а не в их увеличении. 

Информация, предназначенная  для нужд контроля, должна быть своевременной, точной, позволяющей принимать обоснованные решения о том, действовать или бездействовать в данной ситуации, а если действовать — то как, с какой интенсивностью. Источниками информации служат постоянные целевые наблюдения, текущие статистические данные общего характера, оперативные сообщения, бухгалтерская отчетность, опросы общественного мнения, итоговые отчеты, специальные аналитические обзоры и пр. 

При оценке ситуации могут возникать различные «подводные камни», прежде всего связанные с психологией людей, поскольку любая информация рассматривается через призму личного восприятия, а поэтому приобретает субъективную окраску. Так, очевидными кажутся те факты, в истинности которых никто не хочет сомневаться, а не те, истинность которых действительно неоспорима. Поэтому сомнению подвергается все, и прежде всего самое очевидное, кажущееся аксиоматичным. Для уменьшения субъективизма и ошибок в крупных организациях создаются специальные подразделения по планированию, сбору и оценке информации. 

Высшее руководство  устанавливает масштаб допустимых отклонений от стандартов деятельности, в пределах которого они не должны вызывать тревоги. Это требует точности, ибо если масштаб слишком большой, можно вовремя не заметить проблемы, и фактические отклонения станут угрожающими; если же он незначителен, организация будет реагировать на любые отклонения, что разорительно. Поэтому, самое трудное здесь — оценить фактическую ситуацию и определить, что же является отклонением. Но в любом случае система контроля должна устранить отклонения, прежде, чем они перерастут в крупные проблемы.