Информационные технологии в управлении персоналом

Информационные  технологии в управлении персоналом

 

Профессиональное  ядро кадрового потенциала - таково основное конкурентное преимущество любой  компании, стремящейся упрочить свои позиции на глобальных рынках.

Интенсивные изменения  в сфере человеческих ресурсов (в глобальном, региональном, национальном, демографическом, отраслевом, корпоративном, профессиональном и индивидуальном измерениях), приобретут революционный характер, и специалистов в области кадрового менеджмента ожидает радикальный сдвиг от сложившихся профессиональных ролевых стереотипов (администратора-бюрократа и управленца, придерживающегося реактивного стиля) к принципиально новым ролям.

Проблема интенсивно растущих компаний - необходимость  привлечения значительного количества новых специалистов различных уровней. В результате компания уподобляется героям известной басни, где каждый движется по принципу "кто во что горазд". С ростом организации сложившееся прежде разделение обязанностей и властных полномочий требует известных корректировок. Тем не менее, менеджеры, сталкиваясь с перспективой перехода власти к другим лицам или в другие отделы, изо всех сил пытаются сохранить прежние рычаги формального и неформального влияния.

Существуют  набор процедур, позволяющих организовать эффективную работу членов руководства по выработке согласованной стратегии. Эта работа ведется на всех уровнях.

Должна быть обеспечена координация и информированность  обновленных команд на уровне правления, отдельных служб, вертикального  и горизонтального взаимодействия специалистов различных уровней и подразделений.

В конце XX века, когда человечество готовилось встретить  новое тысячелетие, произошло не менее грандиозное событие - смена  технологического базиса нашего Общества. На смену эпохе машин пришла эпоха  информационных технологий. В XIX-XX веках человек овладел тайнами превращения вещества и энергии, а созданные на их основе машины существенно изменили его жизнь. Но наряду с материальной составляющей на человека огромное влияние оказывает информация - самые разнообразные сведения и знания, которые он получает в процессе своей жизни. С каждым веком, десятилетием и годом увеличивается объем информации, накапливаемой человечеством, растет и ее роль в жизни человека. Вместе с этим развивались информационные технологии (ИТ) - процессы, использующие совокупность средств и методов сбора, обработки, накопления и передачи данных (первичной информации) для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления (информационного продукта).

Потребность человека общаться с окружающими его людьми, то есть выразить и передать информацию, привела к появлению языка:

древнейшей  информационной технологии. Дальше последовало  изобретение письменности, библиотек, книгопечатания, почты, телеграфа, телефона, радио, телевидения и, наконец, компьютеров и Интернета. Особенно значение информационных технологий возросло с изобретением компьютера;

машины для  приема, переработки, хранения и выдачи информации. Широкое распространение  компьютеров предоставило человеку новые возможности для поиска, получения, накопления, передачи и, главное, обработки информации.

Первоначально компьютер был создан как средство для автоматизации вычислений. Однако постепенно к его вычислительным возможностям добавились функции почти  всех предшествовавших средств коммуникации, превратив его в главное орудие построения современного информационного общества.

Сегодня уже  трудно перечислить все сферы  применения компьютера. Следующей вехой  в развитии информационных технологий стала возможность создания компьютерных сетей. И как высшего их проявления - Интернета, глобальной компьютерной сети, дающей возможность каждому пользователю располагать информационными возможностями всей сети и передавать одновременно свою информацию всем ее пользователям. Это дало возможность любому владельцу персонального компьютера приобщиться к информационным ресурсам всего человечества и даже внести в них свой вклад, создать один общий банк информации для всех пользователей этой сети.

Теоретические основы информационных технологий были обобщены в новом разделе научных знаний - информатике, науке об общих свойствах и закономерностях информации, методах ее поиска, передачи, хранения, обработки и использования в различных сферах деятельности человека.

В последние  годы информационные технологии проникли практически во все сферы жизни человека и Общества: государственное и муниципальное управление, экономику, хозяйственную деятельность, научные исследования, образование, медицину и частную жизнь человека. Не является исключением и управление персоналом, деятельность кадровых служб предприятий и организаций.

Для автоматизации  службы управления персоналом в рамках предприятия создается информационная система (ИС). Обычно такие системы  обозначаются аббревиатурой HRMS (Human Resource Management Systems - системы управления трудовыми ресурсами). В самом полном - комплексном варианте эти системы охватывают все уровни управления предприятием - операционный, тактический и стратегический; а в функциональном плане - кадровый учет, расчеты с персоналом и систему управления трудовыми ресурсами, включающую в себя модули найма и подбора персонала, оценки, обучения, развития и мотивации персонала.

Поскольку история  автоматизации кадровых служб началась практически одновременно с внедрением информационных технологий в управлении, давайте разберемся, какие программные средства есть в арсенале современного кадровика. Все эти программные продукты можно разбить на четыре группы: информационно-справочные системы, программы автоматизирующие отдельные участки в работе кадровой службы, HRM модули в составе комплексного продукта для автоматизации предприятия, специализированные комплексные HRM системы.

Информационно-справочные системы нельзя назвать специализированными  системами по управлению персоналом, но они активно используются в работе кадровика. В первую очередь это правовые справочные системы.

Сегодня в нашей  стране существует целый ряд правовых справочных систем: "Кодекс", "Референт", "Юридический мир", "Ваше право", "Юрисконсульт", "Законодательство России". Однако самыми крупными являются "Гарант" и "КонсультантПлюс". Эти две фирмы создали наиболее разветвленную сеть своих информационных центров в различных регионах России.

Помимо информации по законодательству в обеих системах созданы обширные консультационные базы.

Отдельные программы автоматизации

Отдельные программы  автоматизации - это программные  продукты автоматизирующие отдельные  функциональные задачи.

Как правило, это  программы кадрового учета, расчета  заработной платы, найма персонала, аттестации, тестирования, управления компенсационным пакетом, оценки, обучения, развития и мотивации персонала.

Уровень разработки этих программ может быть самый разный - от примитивного до самого продвинутого. Но их объединяет принцип их создания - разработчики этих программ и не ставили перед собой цели разработать комплексный продукт. Это не комплексные системы в процессе разработки, а полностью законченный продукт.

Как правило, системные  решения, лежащие в основе этих разработок, не позволяют им развиваться как  комплексным HRM-системам. Понятно, что такие программы имеют локальное применение и могут быть рекомендованы только небольшим организациям для решения учетно-отчетных задач в конфигурации "Зарплата-Кадры".

Специализированные  комплексные HRM системы.

Эти системы удовлетворяют самым высоким требованиям по HRM-функциональности. Существуют разные точки зрения на вопрос о составе полнофункциональной HRM-системы. Одним из распространенных вариантов можно считать перечень функций, используемый центром Tadviser. В его состав входят:

организационный менеджмент,

кадровый учет,

кадровый документооборот,

табельный учет,

расчет зарплаты,

регламентированная отчетность,

компенсационный пакет,

планирование человеческих ресурсов,

планирование фонда оплаты труда,

управление компетенциями, оценка персонала,

управление мотивацией,

управление обучением,

электронное обучение,

подбор персонала,

управление кадровым резервом,

HR-портал,

информационное самообслуживание,

аналитика по персоналу.

Как видно из этого перечня, современные HRM-системы охватывают все возможные области деятельности службы персонала.

Основной отличительной  чертой этих программ является наличие  единого информационного пространства, которое позволяет использовать в работе каждого модуля все многообразие накопленной в системе информации, построить эффективные аналитические системы и системы поддержки принятия решений.

Не все имеющиеся на рынке продукты имеют вышеперечисленную  функциональность, в некоторых системах заявленная функциональность находится  в зачаточном состоянии, но все разработчики HRM-систем декларируют планы по созданию полнофункционального продукта. Это позволяет пользователям программ надеяться, что по мере возникновения у них потребности в новых функциональных модулях, такие будут предложены разработчиками. Поэтому Специализированные комплексные HRM системы можно назвать стратегическим инструментом развития кадровых служб, рассчитанным на долгие годы эксплуатации.

HRM модули как  составная часть комплексного  продукта

Программы комплексной автоматизации  (программы класса ERP или близкие к ним), пожалуй, наиболее развитые и сложные среди средств автоматизации бизнеса.

Требования к функционалу HR-модулей этих программных продуктов не отличаются от требований к специализированным комплексным HRM-системам. Более того наибольшей реализованной на сегодня функциональностью обладают именно специализированные модули ERP-систем от Oracle и SAP. Однако интегрированность этих модулей имеет как преимущества, так и определенные недостатки. Бесспорным преимуществом такого решения является полное информационное обеспечение со стороны других подсистем: финансовой, коммерческой и производственной. Но достаточно высокая автономность кадровой информации и кадровых процессов существенно снижает ценность этого преимущества. При этом остаются присущие этим системам недостатки: долгий срок внедрения системы, который может длиться несколько лет, а использовать программу нужно уже сегодня; высокая стоимость владения системой (стоимость закупки ПО, внедрения, эксплуатации и технической поддержки), зависимость кадровой службы от внедрения системы в других подразделениях. Поэтому встречаются варианты построения комплексной системы автоматизации предприятия, когда вместо HRM-модуля Oracle или SAP внедряется система отечественной разработки, например решение от "Компаса".

Как мы увидели, задача автоматизации кадровой службы может быть решена с помощью программ разного класса и разных производителей, но какую бы информационную систему ни выбрала конкретная организация важно, чтобы эта система отвечала современным требованиям к такого рода системам:

в основе системы  лежит методология управления персоналом, знакомая HR-менеджерам предприятия, используемая или предполагаемая к использованию в компании и направленная на достижении стратегических целей высшего менеджмента предприятия,

возможность доступа  к данным для множества пользователей, объединенных в локальную сеть предприятия, а зачастую - и для пользователей, удаленных от центрального офиса,

- развитый, дружественный  графический интерфейс конечного  пользователя,

режимы обработки  оперативной информации, близкие  к режиму реального времени,

средства аутентификации и разграничения прав доступа, позволяющие предоставлять информацию в соответствии с должностными обязанностями пользователя; высокий уровень защищенности от несанкционированного доступа, основу информационной системы составляет промышленная база данных, поддерживающая доступ на основе стандарта SQL, как правило, Oracle или MS SQL Server.

Современные технологии делают возможной настоящую революцию  в управлении кадрами. Сотрудники и  управленческий персонал получают доступ к всеобъемлющей системе данных по кадровым ресурсам предприятия, что повышает уровень и скорость принятия решений, а также автоматизирует и систематизирует рутинные процессы, позволяя сконцентрироваться на стратегических задачах. Именно поэтому растет интерес к информационным системам управления персоналом (ИСУП).

В разрезе информационных технологий ИСУП представляет собой  набор определенного программного обеспечения (ПО) и технологий, позволяющих  автоматизировать и совершенствовать бизнес процессы в таких областях, как: управление кадрами, расчет и выплата зарплаты, табельный учет и документооборот. Данное ПО не только позволяет координировать действия различных департаментов, но и координировать работу различных каналов взаимодействия между персоналом и руководством: личное взаимодействие, телефон, Интернет. Кроме того, данное ПО дает работникам отдела персонала доступ к полной информации о работнике, необходимой для наилучшего планирования и контроля бюджетов по зарплате, обучению, командировкам и т. д. В таблице 1. Приведена классификация ИСУП.

информационная  технология автоматизация управление

Табл. 1 Классификация  ИСУП