Инновационный менеджмент

5.2.Создание системы программно-целевого менеджмента ЦП

Создание системы программно-целевого менеджмента ЦП направлено на решение ряда задач:

1) обеспечение наиболее полного и эффективного взаимодействия всех подразделений, занятых внедрением инноваций в производственно-хозяйственную деятельность;

2) освобождение высшего уровня менеджмента от функций оперативного руководства и координации действий исполнителей, занятых созданием и внедрением инноваций;

3) повышение оперативности текущего менеджмента развитием организации путем приближения органов менеджмента к исполнителям и создания непосредственной связи между ними;

4) повышение ответственности органов менеджмента и отдельных исполнителей, занятых разработкой и внедрением инноваций, за результаты и сроки выполнения работ;

5) обеспечение эффективного контроля за выполнением запланированных работ, создающего основу для действенного административного регулирования и мотивирования более высоких результатов работ по качеству и срокам.

Организационная структура менеджмента ЦП формируется с учетом приведенных выше особенностей программ как объектов менеджмента. Основным звеном системы становится менеджер программы — лицо, наделенное менеджментом организаций особыми полномочиями, позволяющими ему осуществлять текущий и оперативный менеджмент программой, не нарушая взаимоотношений в рамках сложившейся линейно-функциональной структуры, управляя специалистами подразделений или целевым временным коллективом.

На менеджера программы возлагается ответственность за достижение целей программы по качеству результатов, срокам их получения и расходуемым на это средствам. Для этого менеджер организации делегирует ему свои права в области распределения ресурсов, планирования сроков и объемов работ, приемки и утверждения технической документации, представительства в сторонних организациях, поощрения участвующих в программе подразделений и специалистов.

Менеджер ЦП осуществляет всю текущую работу по выполнению программ, несет ответственность за своевременную и качественную ее реализацию на всех этапах от формирования целей до использования результатов по прямому назначению.

В задачи менеджера программы входят координация и оперативный менеджмент всеми работами, включенными в программу, организация взаимодействия между структурными подразделениями и звень­ями аппарата менеджмента, участвующими в выполнении программы, или непосредственный менеджмент целевым коллективом.

К органам системы менеджмента ЦП в организации относятся технический (научно-технический) совет и менеджеры программ. Линейным менеджером системы является технический директор организации.

Система менеджмента ЦП состоит из трех организационных уровней:

1) высший уровень — технический директор и технический (научно-технический) совет;

2) средний уровень — менеджеры ЦП, подчиненные техническому директору (главному технологу);

3) нижний уровень — ответственные исполнители отдельных этапов программы, подчиненные менеджерам подразделений в соответствии со своим должностным положением в линейно-функциональной структуре, или специалисты целевых коллективов.

Необходимость обеспечения единства научно-технологической стратегии организации заставляет передавать функцию принятия стратегических решений высшему менеджменту организацией. С этой целью при высшем менеджменте создается коллективный орган по выработке и формулировке стратегических целей — технический (научно-технический) совет. В состав рассматриваемых советом вопросов входят цели научно-технологических программ, их поэтапная структура, оценка целесообразности выбора ответственных исполнителей (специалистов целевого коллектива), сроки представления промежуточных результатов, технико-экономические параметры программ, принципиальные технологические решения, оценка экономической эффективности программ, величина и состав необходимых для ее реализации ресурсов.

Менеджмент организации утверждает одобренные техническим (научно-техническим) советом решения, которые в форме плана работ по программе, сметы затрат, технического задания становятся обязательными для выполнения всеми органами аппарата менеджмента.

Менеджер программы обеспечивает выполнение всех решений, представляемых на рассмотрение технического (научно-технического) совета; утверждает технические и организационные решения, связанные с взаимодействием подразделений— соисполнителей программы; осуществляет текущую и оперативную координацию работ; функционально руководит ответственными исполнителями (специалистами целевого коллектива); оценивает выполнение плана подразделениями; осуществляет приемку работ; вносит предложения о мотивировании ответственных исполни­телей и их подразделений.

Ответственные исполнители (специалисты целевого коллек­тива) обеспечивают разработку технической документации и вы­полнение производственных операций, вносят на рассмотрение менеджеру программы.

Локализованные межфункциональные программы формируются при необходимости организации взаимодействия для достижения отдельных целей подразделений следующих служб: исследований и разработок, технического директора, контроль качества, эксплуатации и технического обслуживания, а также создания целевого временного коллектива.

В систему управления межфункциональными инновационными программами входят технический (научно-технический) совет, одно из подразделений названных выше служб в качестве штабного органа и менеджеры программ. В каждом подразделении или их звеньях, участвующих в выполнении программы, выделяются ответственные исполнители.

Линейным руководителем системы менеджмента локальной программы является один из заместителей технического директора организации по исследованиям и развитию или главный технолог организации.

В общем случае критерием эффективности системы менеджмента целевого временного коллектива служит возможность наиболее полного и устойчивого достижения конечной цели программ при относительно меньших затратах по сравнению с другими организационными формами их реализации.

5.3.Механизм действия программно-целевого менеджмента

Схематически механизм действия системы менеджмента программ представлен в приложении 1.

Основу системы менеджмента программы составляют менеджеры программ, которые несут основную ответственность за своевременное и качественное выполнение программ на всех этапах реализации — от разработки технического задания до сдачи но­вой продукции или нового технологического процесса.

Высший линейный руководитель системы менеджмента программ — технический директор или главный технолог организа­ции. В тех случаях, когда программа включает только работы по созданию технологической документации, руководителем системы менеджмента программы обычно является главный технолог организации. Если же выполнение программы требует проведения других работ, менеджмент которых не входит в компетен­цию главного технолога или технического директора (расширение производственных площадей и реконструкция цехов, при­влечение дополнительных финансовых ресурсов, изменение отношений с поставщиками и потребителями и т.д.), руководство системой менеджмента программ в целом осуществляет высший менеджмент организации.

Менеджер программы назначается из числа ведущих специалистов технологических или производственных подразделений. Его статус приравнивается к статусу заместителя технического директора (главного технолога).

Непосредственно подчиняясь техническому директору (главному технологу), менеджер программы осуществляет организационное воздействие на все органы и работников, занятых выполнением программы, путем планирования ресурсов и сроков реализации работ, а также контроля и оценки достигаемых результатов.

План выполнения работ по программе и его изменения утверждаются техническим директором (главным технологом), однако инициативная роль в его подготовке принадлежит менеджеру программы. Как интегратор горизонтальных связей менеджер программы концентрирует всю информацию, касающуюся взаимодействий каждого подразделения, занятого выполнением программы, с другими подразделениями, с кооперирующими организациями, с потребителями инноваций.

В связи с тем, что при реализации программы используются средства из общей совокупности ресурсов организации, управляемых различными линейно-функциональными блоками, в функции высших линейных органов менеджмента организации входит задача распределения, координации и контроля исполь­зования этих ресурсов. Для ее выполнения в линейно-функци­ональной структуре организации необходимо создавать специа­лизированный функциональный орган — отдел менеджмента инноваций.

Этот отдел должен собирать для высшего уровня менеджмента всю информацию обратной связи о состоянии управляемых объектов, обрабатывать ее с учетом заданий по выпуску повторяющейся продукции, выполнению заказов и проектов, производству НИОКР и подготавливать решения по распределению задач, сроков и ресурсов на их выполнение.

Отдел менеджмента инноваций в линейно-функциональной структуре характеризуется тем, что он, исходя из целей организации по объему производства и состояния ресурсов, на основании технико-экономических критериев оптимизирует загрузку всех исполнителей по времени и подготавливает для утверждения высшим линейным менеджментом проект общего плана работ по инновациям.

Отдел менеджмента инновациями собирает в соответствии с разработанной системой обязательной отчетности всю информацию о ресурсах и результатах деятельности производственных и управленческих подразделений организации и обрабатывает ее с точки зрения эффективности использования ресурсов.

Механизм организационно-планового менеджмента программ обеспечивается предоставлением отделу менеджмента инноваций и руководителям программ особых полномочий, которые практически сводятся к следующему:

1)  составление и корректировка планов работ по выполнению программ выступают исключительной прерогативой менеджера программы и отдела менеджмента инноваций;

2)  все подразделения представляют в отдел менеджмента инноваций отчетность о результатах выполненных работ и использованных при этом ресурсах в заданные сроки. Менеджер программы может изменять сроки и форму отчетности отдельных подразделений по своему усмотрению. В частности, он может требовать от подчиненных ему менеджеров работ представления отчета об их выполнении с точки зрения сроков и требуемых ресурсов;

3)  все мероприятия, которые могут повлиять на увеличение сроков выполнения работ по программе или использование выделенных ресурсов, согласуются с менеджером программы и отделом менеджмента инноваций вне зависимости от того, для какой цели они осуществляются;

4)  менеджеры программы и отдела менеджмента инноваций дают оценку выполненных подразделениями работ по объемам, номенклатуре и качеству. На основании этой оценки подразделениям засчитывается выполнение плана, начисляются фонды заработной платы и материального поощрения, выделяются материально-технические и финансовые ресурсы;

5)  менеджер программы распределяет между соисполнителями (специалистами целевого коллектива) фонд премирования за инновацию. Кроме того, он может делать представления вышестоящим менеджерам о поощрении или наказании исполнителей по результатам их участия в программе;

6)  менеджеры программы и отдела менеджмента инноваций полномочны представлять организацию в отношениях с заказчиками в части сроков выполнения работ и использования ресурсов. С ними согласовываются также все заключаемые организацией внешние договоры и обязательства по этим вопросам.

Кроме указанных организационных функций менеджер программы как интегратор горизонтальных связей выполняет функции соисполнителя в области разработки и принятия решений по программе.

Ответственные исполнители назначаются на все включенные в программу работы, выполняемые в самостоятельных структурных подразделениях аппарата менеджмента и производства. Кандидатура на должность ответственного исполнителя предлагается менеджером соответствующего подразделения, рассмат­ривается и одобряется менеджером программы и официально утверждается менеджером организации при утверждении общего плана выполнения работ по программе.

Ответственный исполнитель линейно подчинен своему вышестоящему менеджеру (в отношении выполнения плана работ по назначению, содержанию, объемам, срокам и используемым ресурсам; прямой подотчетности, поощрения и наказания; организации труда), а функционально подчинен менеджеру програм­мы (в отношении содержания и характера принимаемых решений по программе; методов их разработки, содержания и характера использования информации). В случаях, когда ответственный исполнитель выполняет только работу по одной программе, он может перейти в линейное подчинение непосредственно менед­жеру программы и быть включенным в состав целевого коллек­тива.

Следует учитывать, что при выполнении программы возникают постоянные или эпизодические связи не только между органами программно-целевой структуры, но и между всеми производственными и управленческими звеньями организации. Взаимоотношения менеджера программы и органов аппарата менеджмента организации достаточно содержательны и многообразны. Их анализ позволяет проверить организацию программно-целевого менеджмента с точки зрения соответствия ее определенному типу, соблюдения соотношений между линейны­ми и функциональными полномочиями; полноту и единство информационных и мотивационных связей.

Механизм функционирования системы менеджмента программ, основанный на использовании научных принципов формирования организационных структур, выступает важным элементом и условием достижения высокой эффективности при разработке и внедрении в производство инноваций.