Инструменты информационного контроля

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Реферат

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Аннотация

 

В данном реферате рассматривается понятие «информационный менеджмент», сущность контроля в системе менеджмента, основные инструменты информационного контроля, а также выявляются проблемы, возникающие у организаций, в ходе управления информацией.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Менеджмент - это умение добиваться поставленных целей, используя труд, интеллект, мотивы поведения других людей. Менеджеры – это те люди, которые выполняют работу по управлению. Под управлением подразумевается не только принятие решения, но и все управленческие действия. Управление всегда осуществляется через людей, и одним из главных инструментов менеджера является информация. Управление без информации невозможно. Без нее сложно ориентироваться в окружающем мире и принимать правильные управленческие решения. На сегодня информацию можно назвать одним из самых важнейших ресурсов.

Цель данной работы заключается  в рассмотрении сущности информационного  менеджмента, контроля в его системе,  его основных этапов, а также в изучении наиболее применяемых на практике управления методов информационного менеджмента.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Определение, цели и задачи информационного менеджмента.

 

 

Информационный  менеджмент возник из практических задач  на стыке менеджмента и прикладной информатики. Как отрасль знания он является развивающейся. Именно поэтому часто используется разная терминология и различным образом толкуют задачи и способы их решения.

Если вспомнить историю, то первоначально информационный менеджмент воспринимался всеми как менеджмент создания самих информационных систем. То есть все, что связано с разработкой, рекламой, продажей и эксплуатацией компьютерных сетей, обслуживающих многообразные информационные потребности современных промышленных предприятий, банков, коммерческих организаций, учебных заведений и т.д.

Сейчас практически  каждая крупная организация стремится иметь у себя такую систему. Естественно, она должна быть связана с внешним миром, Интернетом, электронной почтой и т. п. Но сейчас такое определение информационного менеджмента уже устарело. Понятие «информационный менеджмент» существенно расширилось. Правильнее говорить, что информационный менеджмент - это то, что отвечает вообще за управление взаимодействием между бизнесом и технологиями.

Термин «информационный  менеджмент» появился в российских изданиях сравнительно недавно. Одного взгляда на содержание этого понятия  не существует. В российских издания  можно найти два подхода. В  первом информационный менеджмент рассматривается  как инструмент управления информационной системой. Во втором случае он охватывает управление не только информационной системой компании, но и процессами компании, которая использует информацию как ресурс.

Цель информационного  менеджмента: обеспечение эффективного развития организации посредством  регулирования различных видов  её информационной деятельности.

Задачи информационного  менеджмента:

• качественно информационное обеспечение процессов управления в организации;
• формирование технологической среды информационной системы;
• планирование в среде информационной системы;
• использование и эксплуатация информационных систем;
• осуществление управления информационными ресурсами;
• обеспечение управления коммуникациями (общение - передача информации от человека к человеку);
• обеспечение управления обработки информации на всех уровнях.

При этом информация имеется в виду в различном  представлении:

• в виде массива документов;
• в виде документной информации;
• в виде средства общения.

В первую очередь  менеджеры воздействуют на людей  – главный элемент любой организации. Они координируют их деятельность с  помощью различных технологий.

Технология –  это описание деятельности, которое  включает в себя набор ресурсов, инструментов, приемов их использования  и способов организации производства, необходимое для воспроизводства  процесса получения определенных продуктов, услуг и т.д.

Сферу информационного  менеджмента составляет совокупность всех

задач управления, связанных с формированием и  использованием информации во всех ее формах и состояниях для достижения поставленных перед предприятием целей.  

При этом должны решаться задачи определения ценности и эффективности  использования не только самой информации, но и других ресурсов предприятия, в той или иной мере контактирующих с информацией: технологических, кадровых, финансовых и т. д. В этих задачах управления так или иначе используются информационные системы и применяемые в них информационные технологии.

Концепция информационного  менеджмента объединяет следующие  подходы:

• экономический, рассматривающий вопросы привлечения новой документированной информации, исходя из соображений полезности и финансовых затрат;
• аналитический, основанный на анализе потребностей пользователей в информации и коммуникациях;
• организационный, рассматривающий влияние информационных технологий на организационные аспекты;
• системный, рассматривающий обработку информации и уделяющий особое внимание оптимизации коммуникационных каналов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Управленческая информация

 

В процессе управления, представляющего собой целенаправленное воздействие на деятельность системы, как при определении цели, так и при уточнении этой цели, как при принятии окончательного решения, так и при контроле за ходом его выполнения, необходима достаточно исчерпывающая, точная, хорошо обработанная информация.

Информация – это целенаправленное знание, необходимое для создания организации и осуществления  процесса управления ею.

Под управленческой информацией понимается совокупность сведений о том, что  происходит внутри организации и  в ее окружении. Обладание ими  помогает руководителю ориентироваться  в обстановке и принимать правильные решения. Поэтому управленческая деятельность начинается со сбора, накопления, переработки  и осмысления информации.

Владение информацией означает обладание реальной властью — ведь нехватка информации, как впрочем и избыток ненужной, дезориентирует любую хозяйственную деятельность. Без информации невозможна совместная работа.

Исследования показывают, что от 50 до 90% рабочего времени менеджер тратит на обмен информацией, происходящий в процессе совещаний, собраний, бесед, встреч, переговоров, приема посетителей и пр. И это — жизненная необходимость, поскольку информация сегодня превратилась в важнейшее условие развития любой организации.

Существует прямая связь между  информированностью и степенью удовлетворения трудом. Так, хорошо информированные  сотрудники довольны своей работой  в 7 случаях из 10, а плохо информированные — только в 4.

Потребность в управленческой информации определяется содержанием решаемых задач; пониманием их людьми; уровнем  опыта и образования последних — чем они выше, тем меньше сотрудники нуждаются в дополнительной информации,

Информацию можно рассматривать  с разных точек зрения:

— по месту возникновения она бывает внешней и внутренней;

— по направлению движения — входящей и исходящей;

— по содержанию — экономической, правовой, технической и пр.;

— по возможностям применения выделяют одноцелевую информацию, позволяющую решить только одну проблему, и многоцелевую, пригодную для нескольких различных;

— по назначению информация может быть оперативной, которая служит для корректировки деятельности организации, и отчетной, предназначенной для анализа итогов ее деятельности;

— по возможности закрепления, и хранения выделяют нефиксируемую информацию, которая содержится некоторое время в памяти людей, а затем постепенно забывается, и фиксируемую на носителях, хранящуюся практически бесконечно (свидетельством этому являются наскальные надписи и рисунки). На сегодняшний день существуют такие виды носителей, как вещественные, магнитные, электронные. На более стойких носителях хранится постоянная информация, которая нужна в неизменной форме в течение длительного времени большому числу пользователей, например, текст закона; на менее стойких — переменная, используемая в течение короткого срока узким кругом лиц. Она часто бывает одноразовой (сообщение о вызове к руководителю);

— по роли в управлении информация подразделяется на основную, необходимую для разработки важных решений, и вспомогательную, самостоятельного значения не имеющую;

— по степени готовности для использования информация бывает первичной, исходной (совокупность несистематизированных данных, полученных непосредственно из их источника и содержащих много лишнего, ненужного) и конечной, производной, дающей возможность принимать обоснованные управленческие решения);

— по степени значимости информация подразделяется на важную и желательную, без которой можно обойтись (об итогах работы, внутренней жизни и т.п.);

— по полноте охвата объекта выделяют частичную информацию, которая может использоваться лишь вместе с другой, и комплексную, содержащую всесторонние сведения о нем, что позволяет принимать любые решения;

— по степени применения информация бывает универсальной (пригодна для решения любых проблем); функциональной — для родственных; индивидуализированная -- содержит сведения только о данной проблеме;

— по степени надежности различают достоверную и вероятностную информацию. Характер последней может быть обусловлен принципиальной невозможностью получить от существующего источника точные сведения, поскольку, например, имеющиеся методы не позволяют это сделать; неизбежными искажениями при их передаче, заведомым распространением изначально ложных сведений;

— по способам распространения информация бывает устной, письменной и комбинированной. Нужно иметь в виду, что форма передачи информации оказывает большое психологическое воздействие на людей, С этой точки зрения, например, устная, как правило, эффективнее письменной.

 

 

 

 

 

 

3. Сущность контроля в системе менеджмента.

 

Контроль - это процесс, при помощи которого руководство  организации определяет, правильны ли его решения и не нуждаются ли они в корректировке. Таким образом, контроль необходим для обеспечения достижения организацией своих целей.

Процесс управления состоит из четырех основных этапов:

1. планирование
2. организация
3. мотивация
4. контроль

Отсюда становится видно, что контроль является заключительной стадией процесса управления. То есть суть управления состоит в том, чтобы, проанализировав ситуацию определить цели и задачи, составить план их выполнения, продумать, как организовать выполнение задачи, настроить исполнителей на выполнение задачи и проконтролировать само исполнение.

Сам процесс контроля состоит из установки стандартов, изменения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от первоначально установленных стандартов.

Контроль очень  важен для успешного функционирования организации. Без контроля начинается хаос, и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно. Поэтому он является неотъемлемым элементом самой сущности всякой организации.

Множество разнообразных  обстоятельств, например, изменение  законов, условий и требований рынка, конкуренции и т. д., могут воспрепятствовать тому, чтобы задуманные организацией планы реализовались. Для того чтобы подготовиться и отреагировать должным образом на подобные изменения, организациям нужен эффективный механизм оценки воздействия на них этих перемен.

Ошибки и проблемы, выявленные при анализе, имеют тесную взаимосвязь, и главная задача руководителя вовремя их разрешить или исправить  с целью предотвращения необратимых  процессов, таких, как потеря конкурентных преимуществ, части рынка, банкротство, забастовки и т. д. В подобных ситуациях необходимо использовать контроль, который позволит выявить проблемы и скорректировать нужным образом деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис.