Инструменты информационного контроля

Основная причина  осуществления контроля состоит  в том, что любая организация  обязана вовремя замечать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.

Сравнивая реально достигнутые результаты с запланированными, руководство организации получает возможность определить, где организация добилась успехов, а где потерпела неудачу. Один из важных аспектов контроля состоит в том, чтобы определить, какие именно направления деятельности организации наиболее эффективно способствовали достижению ее общих целей.

Инструменты контроля:

• Непосредственное наблюдение за работой исполнителя:

можно прийти в комнату  менеджеров по обслуживанию клиентов и понаблюдать, как они общаются с клиентами. Или вместе с подчиненным  сходить на переговоры и посмотреть, как подчиненный их проводит.

• Приемка продуктов деятельности подчиненного и их оценка:

данный инструмент контроля чаще используется, когда подчиненные производят что-либо материальное.

• Анализ письменного отчета исполнителя о выполненной работе:

подходит для  управления специалистами умственного  труда, например, для контроля работы маркетологов, финансистов, социального работника.

• Беседа, устный отчет о проделанной работе:

данный инструмент контроля может использоваться на всех стадиях процесса контроля, это наиболее универсальный инструмент, смысл которого заключается в опросе подчиненного, сделал ли он поставленную задачу; можно совместить беседу с анализом письменного отчета или анализом продуктов деятельности.

• Совещание:

представляет собой  групповую форму контроля и позволяет  за короткое время проверить выполнение поручений всеми сотрудниками коллектива.

Контроль – это критически важная и сложная функция управления. Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого не поручал. Контроль можно считать «фундаментом» процесса управления.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Информация и контроль

 

Информация является как  инструментом контроля, так и его  предметом. Во-первых, именно в результате развития информационных технологий и информационных систем появилась возможность точно фиксировать результаты каждой операции процесса производства или бизнес-процесса и впоследствии анализировать, координировать и оптимизировать их. Большинство современных методов и инструментов контроля реализуемы только с помощью информационных технологий и систем, особенно в тех случаях, когда сами процессы осуществляются с использованием компьютерной техники и информационных систем.

Скажем, отследить состояние (этап, который он проходит) проекта  документа в системе электронного документооборота можно только имея соответствующие возможности в  этой системе.

Во-вторых, информация является предметом пристального контроля. Если представить процесс работы с  информацией в компании в виде трех крупных этапов: получение информации, обработка, передача информации во внешнюю  среду, то на каждом из этапов будет  осуществляться контроль.

На этапе получения  информации, прежде всего, должна отсеиваться (или фильтроваться) вредоносная (вирусы и другие вредоносные программы) и мусорная (спам) информация. Оставшаяся информация оценивается в соответствии с характеристиками полезной информации (см. выше), скажем, неактуальная информация или информация, полученная из непроверенных источников, также должна быть исключена.

На этапе обработки  необходимо проконтролировать, во-первых, то, что в обработку поступает  именно та информация, которая должна быть обработана, во-вторых, что используются соответствующие методы и средства обработки, и, в-третьих, что информация используется эффективно, то есть полученные результаты используются в процессе реализации различных функций менеджмента: при планировании, прогнозировании, принятии решений, организации, мотивации, контроле.

При выходе информации из компании, т. е. ее передаче во внешнюю среду, контроль отслеживает, не происходит ли утечки информации, соблюдаются ли внутренние положения и инструкции по информационной безопасности и защите информации, а также осуществляется ли мониторинг формы исходящей информации на предмет соответствия различным регулирующим и нормативным документам (то есть соблюдение правил оформления бумажных и безбумажных документов).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Значение информационной системы для управления

 

Количество информации, появляющейся в результате деятельности некоторой  организации и имеющей влияние  на успех ведения дел, а также  скорость, с которой эта информация изменяется, делают необратимым для руководства применение формальных методов сбора и обработки информации.

Количество информации и  возникающие при управлении проблемы заметно увеличиваются с ростом размера организации. Однако даже относительно маленькая организация должна перерабатывать гораздо больший объем информации, чем это обычно кажется.

Настоящие трудности появляются при необходимости следить за изменениями ситуации. Ресурсы любой  организации постоянно находятся  в состоянии движении.

Справиться с этим потоком  информации так, чтобы администрация  могла принимать эффективные  решения и успешно вести дела организации, - в этом и состоит  цель информационно-управляющей системы. Широкое распространение компьютеров  в организациях позволяет управляющим  всех уровней использовать в своей  деятельности большие объемы информации.

Цель информационно-управляющей  системы состоит не только в том, чтобы просто выдать и обработать некоторую информацию. Информационно-управляющая  система должна быть ориентирована  на пользователя, т.е. информация, которую  она обрабатывает, должна служить  потребностям тех управляющих, которые  ее получают.

Информация для управленческого  контроля необходима руководству как  высшего, так и среднего звена, она  должна поступать как из внутренних, так и из внешних источников.