Исследования контроля в системе управления

Шеф-повару подчиняются бригадиры. Бригадирами назначаются наиболее квалифицированные работники. Бригадир выполняет работу по своей специальности и одновременно выполняет ряд обязанностей, связанных с организацией работы бригады.

2.2 Система контроля и учета на предприятии

 

ОСУ ресторана «Приятель» линейно-функциональная. Она является эффективной, потому что отвечает необходимым показателям. В первую очередь тем, которые характеризуют эффективность системы управления: наблюдается увеличение объема выпуска продукции, увеличение прибыли, улучшение качества продукции.

Во-вторых, характеризующим содержание и организацию процесса управления, в том числе непосредственные результаты и затраты управленческого труда: расходы на содержание аппарата управления, содержание зданий и помещений, переподготовка и подготовка.

Для оценки эффективности управления важное значение имеет определение  соответствия системы управления и ее организационной структуры объекту управления. В данном случае – соответствует. Наблюдается сбалансированность состава функций и целей управления, соответствие численности и состава работников объему и сложности работ, мощности и быстродействие.⁷

Контроль можно классифицировать:

• по принадлежности к предприятию субъекта контроля (внутренний, внешний),
• основанию для обязанности (добровольный, по уставу, договорной, по закону),
• объему контроля (за объектом, за решениями, за результатами),
• регулярности (регулярный, нерегулярный, специальный).

Процесс контроля в общем случае должен пройти следующие стадии:

1. Определение концепции контроля (всеобъемлющая система контроля "Controlling" или частные проверки);

2. Определение цели контроля (решение  о целесообразности, правильности, регулярности, эффективности процесса управления),

3. Планирование проверки:

а) объекты контроля (потенциалы, методы, результаты, показатели и т.д.);

б) проверяемые нормы (этические, правовые, производственные);

в) субъекты контроля (внутренние или  внешние органы контроля);

г) методы контроля;

д) объем и средства контроля (полный, сплошной, выборочный, ручные, автоматические, компьютеризированные);

е) сроки и продолжительность  проверок;

ж) последовательность, методики и  допуски проверок.

4. Определение значений действительных  и предписанных.

5. Установление идентичности расхождений (обнаружение, количественная оценка).

6. Выработка решения, определение  его веса.

7. Документирование решения.

8. Мета-проверка (проверка проверки).

9. Сообщение решения (устное, письменный  отчет).

10. Оценка решения (анализ отклонений, локализация причин, установление ответственности, исследование возможностей исправления, меры по устранению недостатков).⁸

Для принятия решения  о контроле и организации процессов  контроля могут иметь значение ряд  критериев: его эффективность, эффект влияния на людей, задачи контроля и его границы.

Учет - необходимая информационная база менеджера. Его главная цель - предоставление достоверной информации о ходе и результатах деятельности фирмы, которая кладется в основу принятия управленческих решений. Важнейшие задачи учета:

• сбор, обработка и отображение первичных данных о хозяйственной деятельности,
• систематизация данных с целью получения и обобщения итоговой информации о хозяйственной деятельности,
• создание исходной информационной базы для планирования и осуществления контроля за выполнением планов.

Различают три вида хозяйственного учета:

• оперативный,
• статистический,
• бухгалтерский.

Оперативный - сбор текущей информации (учет явок, простоев оборудования, запчастей, запасов и т.д.). Данные его используются для текущего управления фирмой.

Статистический - изучение и контроль наиболее типичных хозяйственных процессов с помощью статистических методов. Он обеспечивает фирму данными о состоянии и движении производственных фондов и другими информационными материалами.

Бухгалтерский учет - постоянный, непрерывный, сплошной, достоверный учет хозяйственных  операций, охватывающий всю деятельность фирмы и всех ее подразделений. Данные бухучета обязательно подтверждаются документально в строго определенной форме.

В ООО ресторане “Приятель” учетом занимается бухгалтер, он ведет финансовый контроль деятельности работников.⁹

Контроль осуществляют люди и направлен  он на деятельность людей.

Существует два вида контроля: внешний  и внутренний. Идея внешнего контроля заключается в том, что люди лучше выполняют свои обязанности тогда, когда их деятельность находится под постоянным контролем, и при этом точно знают, какое поощрение получит за хорошо выполненную работу и какое наказание понесет за плохую работу. По-другому выглядит система внутреннего контроля, основываясь на коллективном определение цели организации и ее подразделений. Этот контроль служит не для того, чтобы зафиксировать ошибки, а для того чтобы предотвратить их, подсказать людям, как лучше работать. Самоконтроль возможен только в условиях преобладания здорового морально-психологического климата в коллективе. Поэтому, чаще всего, внутренний и внешний контроль используют вместе, хотя упор делается либо на одно, либо на другое.

2.3 Способы контроля за поведением персонала в организации

В соответствии с теорией, разработанной известным  американским социологом М. Итоном, а  также российским ученым А.И. Кравченко, существуют три основных способа  контроля за поведением в организации, которые применяются руководителями как бессознательно, так и вполне осознанно в зависимости от сложившейся ситуации. Рассмотрим более подробно эти способы контролирующего воздействия на различные подсистемы организации.

Контроль  через социализацию индивидов к  групповым нормам.

Контролирующее  воздействие будет наиболее успешным в том случае, если нормы поведения полностью интернализованы членами социальной группы и стали частью личностной структуры членов организации. Внедрение и функционирование контроля через социализацию позволяет установить прочный социальный порядок, ориентацию относительно целей-заданий организации, добиться мобилизации ресурсов и проявления эффекта синергии, от чего выигрывает вся организация.

Процесс социализации в ходе установления контроля реализуется в три этапа.

1. Согласие с существующими нормами. Основой для установления согласия каждого члена организации с существующими корпоративными нормами служит оценка им важности и необходимости выполнения требований, входящих в эти нормы. В случае отсутствия согласия развитие социализации невозможно или неэффективно, так как работник, даже подчиняясь нормам и правилам, существующим в организации, все равно не будет убежден в необходимости их соблюдения и при наличии определенной ситуации обязательно их нарушит. В том случае, если согласие с нормами и правилами прошло успешно, у работников ограничен выбор вариантов поведения, следовательно, их поведение становится предсказуемым даже на начальной стадии социализации.

2. Идентификация с поведением, ограниченным  существующими в организации нормами и правилами. В своей повседневной деятельности каждый член организации ориентируется на установления и правила, выработанные руководством организации. Адаптируясь к выполнению ролевых требований, он постоянно ищет свое место в системе социальных организационных отношений, пытаясь не просто пассивно воспринимать существующий социальный порядок, но действовать в его пределах для достижения собственных целей. Постепенно член организации начинает отделять организационные нормы, ценности, установления и правила от «других» норм, ценностей и правил, идентифицируя «свои» нормы и ценности, к которым нужно прислушиваться. Конечным итогом может стать социальная идентичность, представляющая собой, согласно концепции Г. Тэджфела и Дж. Тэрнера, результат множественной системы социальных идентификаций. Другими словами, идентичность - это целостное восприятие окружающей социальной и культурной среды с выявлением субкультурных особенностей ее различных составляющих, из которых выделяются близкие индивиду нормы и ценности, считающиеся первоначальной точкой отсчета.

3. Интернетизация культурных норм  и ценностей организации - заключительный  этап социализации члена организации  к нормам, ценностям и правилам  организационной корпоративной  культуры. Этот этап характеризуется прежде всего тем, что член организации испытывает доверие к существующим нормам и правилам, установленным руководством организации, согласует свое поведение с поведением других членов организации (коллег, руководителей, подчиненных). В результате социальные нормы и правила организации становятся частью личностной структуры каждого конкретного члена организации и нормативное поведение начинает осуществляться бессознательно, автоматически, выполняются уверенно и определенно. Итогом этого процесса является внутренний личностный контроль за правильным поведением в пределах норм и правил организации.

Социальный  контроль через социализацию наиболее эффективен благодаря отсутствию постоянного  надзора за подчиненными и проверок со стороны властных структур, так как основным является самоконтроль, осуществляемый на личностном уровне.

Контроль  через групповое давление.

Контроль  через групповое давление представляет собой формирование и поддержание  полезных для достижения целей организации  типов поведения членов коллектива, когда комфортность (податливость) к существующим организационным нормам и ценностям достигается путем реализации неформальных санкций членов организации или ее подразделений в отношении каждого отдельного работника.

Основой контроля через групповое давление является желание большинства членов подразделения организации следовать существующим нормам и правилам организационного поведения, которые способствуют поддержанию групповой субкультуры, обеспечению целостности данного подразделения, достижению стоящих перед ним целей, сохранению системы статусов и ролей, привычных для подразделения.

На эффективность  контроля через групповое давление наиболее сильно влияет численность  группы в рамках организации.

Социолог  С. Московичи сформулировал основные условия, при выполнении которых возможен контроль через групповое давление в подразделениях организации.

 Для реализации  социального контроля в малой  группе необходимо, чтобы все  члены группы придерживались  сходных взглядов на ценности, имели сходные критерии, следовали одним традициям. В противном случае контроль через групповое давление невозможен в силу непонимания взаимных требований и претензий.

Социальный  контроль через групповое давление может иметь различную окраску  в зависимости от типов взаимодействий в социальных группах. Выделяют несколько типов группового взаимодействия.

1. Сотрудничество  между членами социальной группы  способствует достижению как  индивидуальных целей членов  группы, так и групповых целей.  При этом типе отношений роли  распределяются таким образом, чтобы каждый вносил свой вклад в общий процесс групповой деятельности.

2. Противоборство. При возникновении конфликтной  ситуации или конкурентной борьбы  между членами группы из-за  какого-либо привлекательного статуса  или вознаграждения члены группы противодействуют друг другу в достижении целей. В таких случаях задача контроля - обеспечить справедливые (по мнению участников конфликта или конкурентной борьбы) правила противоборства, а также добиваться того, чтобы противоборство не ослабило группу, не допускалось расточительного расходования ресурсов в группе.

3. Уклонение  от взаимодействия. При отношениях  такого типа члены группы не  вступают во взаимодействие друг  с другом по поводу достижения  целей, преследуя свои личные эгоистические интересы.

4. Однонаправленное  взаимодействие. Суть отношений  данного типа в том, что одни  члены группы способствуют достижению  целей других членов группы, однако  не встречают понимания и ответных  благоприятных действий. При этом  контроль зависит от той роли, которую выполняет отдельный член группы, а также от групповых норм.

5. Компромиссное  взаимодействие. При таком типе  взаимодействия для поведения  членов группы характерны как  содействие достижению общих  целей, так и противодействие  этому и проявление эгоистических  интересов. Этот тип отношений  - самый сложный для управляющих и исследователей организаций. Дело в том, что при такой форме взаимодействия контроль должен осуществляться с учетом норм, направленных на соблюдение интересов как группы в целом, так и ее отдельных членов. Это порождает двойственность, неопределенность в применении групповых контролирующих санкций и произвольное толкование норм и ролевых требований для членов группы.

 Контроль через принуждение.

Так как контроль через групповое давление возможен только в малых группах, члены которых находятся в постоянном межличностном общении. В организациях, даже не очень крупных, контроль через групповое давление возможен в силу того, что структура организации на низшем уровне представляет собой некоторое количество малых групп. Но когда речь идет о соответствии поведения индивидов общим нормам, действующим во всей организации, то неформальный контроль в малых группах уже не будет эффективным по двум причинам:

1. нормы, общие  для всей организации, не совпадают  и часто находятся в противоречии  с нормами, культивируемыми в малых социальных группах;