Кадровое планирование

 

Основные требования к формулированию целей сотрудника ФГУ ИЗ.56/1 г. Оренбурга приведены  ниже:

1. измеримость: формулировки  целей должны позволять сотруднику  и его руководителю однозначно оценивать их реализацию;

2. мотивирующий характер: цели должны стимулировать сотрудника  трудиться в рабочем ритме; 

3. достижимость: цель должна находиться в пределах возможностей сотрудника.

Основные требования, предъявляемые к формулированию функций сотрудников ФГУ ИЗ.56/1 г. Оренбурга, при кадровом планировании через описание должности перечислены ниже:

1. подчинённость задач  (функций): функции, выполнение которых  является обязанностью сотрудника, занимающего данную должность,  в первую очередь должны быть направлены на достижение целей должности;

2. количество функций:  как правило, не более десяти;

3. стандарты выполнения, проверяемость:  должна быть обеспечена возможность  проверки и оценки выполнения  сотрудником его функций 

Первое из требований представляется очевидным, однако далеко не всегда выполняется. Важным методическим вопросом является степень подробности описания функций. С одной стороны, повышение конкретности требует по возможности более подробного их описания. С другой стороны, избыточная подробность описания функций приводит к росту трудоёмкости процесса составления описаний должности. Кроме того, никакое описание не может предусмотреть всех ситуаций, встречающихся в реальной жизни.

Изложенные соображения приводят к выводу о том, что в описание должности необходимо включать только наиболее важные функции.

Ещё одна важная особенность правильного  описания функций – установление стандартов (норм) их выполнения. Не установив  этих стандартов, сложно обеспечить проверку качества выполнения функций.

Важным компонентом описания должности  являются права, делегируемые сотруднику. В должностной инструкции необходимо перечислить: вопросы, которые сотрудник должен решать самостоятельно; документы, которые сотрудник должен представлять на подпись руководству подразделения; внутренние документы, которые сотрудник обязан подписывать самостоятельно; документы, выходящие за пределы учреждения, которые сотрудник имеет право подписать самостоятельно и т.п. Именно объём прав часто определяет отличия между однотипными должностями различного должностного уровня.

Для поддержки работы в области  управления составом персонала описание должности должно содержать требования к квалификации сотрудника, занимающего  эту должность. В перечень этих требований входят:

1. образование: минимальный и  максимальный уровень образования; 

2. дополнительное обучение: специальность,  уровень квалификации и/или объём  дополнительного обучения, наличие  обязательных удостоверений и  сертификатов;

3. опыт: стаж работы по широкой специальности; стаж работы в определённой должности, по определённой узкой специальности;

4. навыки: перечень общих и специфических  навыков, необходимых для работы  на данной должности; 

5. личностные требования: перечень  общих и специфических личностных требований, необходимых для работы на данной должности.

Критерии оценки результатов, непосредственно вытекающие из целей должности, можно разбить на следующие основные группы: показатели о нарушениях дисциплины среди подчиненных или осужденных; показатели о нарушениях должной инструкции самого сотрудника; развитие сотрудника; другое. Формулирование критериев должно производиться таким образом, чтоб на основании этих формулировок можно было бы однозначно оценивать результаты сотрудника.

В ФГУ ИЗ.56/1 г. Оренбурга кадровое планирование персонала, необходимое для успешной работы с персоналом и обеспечения жизнедеятельности осужденных, основывается на нормах и положениях законодательных актов Правительства РФ, Указах, Положениях и Инструкциях Минюста РФ.

 

2.2 Анализ динамики кадров  в ФГУ ИЗ.56/1 г. Оренбурга

 

Чтобы рассмотреть систему планирования кадров в ФГУ ИЗ.56/1 г. Оренбурга  необходимо понять под влиянием каких  факторов формируется потребность  организации в персонале. Понимание  факторов, влияющих на потребности организации в рабочей силе, является основой планирования человеческих ресурсов в ФГУ ИЗ.56/1 г. Оренбурга, так как для планирования человеческих ресурсов кадровая служба учреждения использует модель экстраполяции, который состоит в перенесении сегодняшней ситуации (пропорций) в будущее. Привлекательность метода экстраполяции состоит в его общедоступности, ограниченность заключается в невозможности учесть изменения в развитии организации и внешней среды. Поэтому этот метод подходит для краткосрочного планирования и для организаций со стабильной структурой, действующих в стабильной окружающей среде.

Поскольку учреждение, как и другие организации, является открытой социальной системой, его потребности в рабочей силе возникают под воздействием как внутренних (внутриорганизационных), так и внешних факторов.

Среди множества внешних  факторов существует несколько наиболее важных, оказывающих непосредственное влияние на состояние рынка труда  – источника рабочей силы для  большинства современных организаций: развитие техники и технологии; политические изменения; конкуренция и состояние рынка сбыта. Но так как для Учреждения они особой роли при кадровом планировании не играют, в программе кадрового планирования учреждения внешние факторы обычно игнорируются.

Более важными из влияющих на планирование факторами являются, как правило, внутриорганизационные, к которым относятся: стратегические цели и задачи организации; динамика движения персонала внутри организации. В связи со спецификой деятельности ФГУ ИЗ.56/1 г. Оренбурга и её регулированием со стороны государства можно с уверенностью сказать, что в ближайшие годы в Учреждении не предвидится ни смены, ни расширения видов деятельности; ни увеличения функциональных площадей, что бы повлекло увеличение количества осужденных, и, как следствие, увеличение персонала. У организаций со стабильной долгосрочной стратегией, к которым можно отнести ФГУ ИЗ.56/1, потребности в рабочей силе не претерпевают серьезных изменений из года в год, и планирование человеческих ресурсов не представляет особой сложности.

Таким образом, при кадровом планировании в ФГУ ИЗ.56/1 г. Оренбурга учитывается один источник изменений потребностей учреждения в рабочей силе: внутриорганизационная динамика рабочей силы – увольнения по собственному желанию, выходы на пенсию, декретные отпуска, перемещения между подразделениями и т. п.

Для кадрового планирования в ФГУ ИЗ.56/1 г. Оренбурга анализируется  состояние кадров в организации. Важным аспектом этого анализа является количественный анализ состава персонала по таким объективным признакам как возраст, пол, уровень образования, стаж работы в организации, а также текучесть. Примерные границы допустимой текучести персонала увязываются в сравнении с текучестью кадров других учреждений данной системы.

Проследим динамику рабочей силы учреждения за период 2005-2007 гг. с тем, чтобы получить возможность заблаговременно предсказывать такие изменения.

Данные для анализа  и методика анализа представлены отделом кадров ФГУ ИЗ.56/1 г. Оренбурга.

Проведем возрастной анализ кадров учреждения с их разделением по половому признаку (табл. 2).

 

Таблица 2

Возраст сотрудников ФГУ ИЗ.56/1 г. Оренбурга

Сотрудники	Итого		Возраст
	Кол-во	в % к итогу	18-25 лет	в % к общему итогу	25-35 лет	в % к общему итогу	35-45 лет	в % к общему итогу	45 лет и выше	в % к общему итогу
Мужчины	72	58,5	18	14,6	7	5,7	11	8,9	36	29,3
Женщины	51	41,5	14	11,5	17	13,8	9	7,3	11	8,9
Итого	123	100	32	26,1	24	19,5	20	16,2	47	38,2

 

Таким образом, 58,5% сотрудников являются мужчинами, из них наибольшее количество сотрудников мужчин имеет предпенсионный возраст (29,3%) и могут уволиться в любой момент в связи с выходом на пенсию. Вторая по уровню группа сотрудников принадлежит к самым молодым (14,6%), что также является отрицательным фактором: в силу молодости такие сотрудники легко относятся к смене окружающей обстановки и ищут способы реализации своих карьерных амбиций.

Из женщин, которых  в структуре сотрудников 41,5 %, наибольшая доля (13,8%) принадлежит женщинам детородного возраста – от 25 до 35 лет и юным женщинам (11,4%), которые в современных реалиях также стремятся к карьерному росту, как и мужчины.

Таким образом, анализ позволил выявить предпосылки к текучести  кадров: выход на пенсию; рождение ребенка; мотивационная неудовлетворенность.

Немаловажное значение для планирования кадров имеет фактор образования. Рассмотрим структуру сотрудников в зависимости от имеющегося образования (табл. 3).

 

Таблица 3

Структура сотрудников ФГУ ИЗ.56/1 г. Оренбурга в зависимости от образовательного уровня

Сотрудники	Итого		Образование
	Количество	в % к итогу	Неполное среднее	в % к общему итогу	Средне-специальное	в % к общему итогу	Неполное высшее	в % к общему итогу	Высшее		в % к  к общему итогу
									юридическое	другое
Мужчины	72	58,5	2	1,6	35	28,5	14	11,5	12	9	9,6	7,3
Женщины	51	41,5	5	4,2	12	9,7	9	7,2	15	10	12,2	8,2
Итого	123	100	7	5,8	47	38,2	23	18,7	27	19	21,8	15,5

 

Анализ показал, что среди сотрудников  большую долю занимают сотрудники со средне-специальным образованием – 38,2%, и с высшим юридическим образованием – 21,8%. Чуть меньше составляет количество сотрудников, имеющих неполное высшее – 18,7 %, и другое высшее – 15,5%. Наименьшая доля принадлежит сотрудникам с неполным среднем образованием – 5,8%. При этом 12,2% женщин имеют высшее юридическое образование, у мужчин наибольшая доля (28,5%) – средне-специальное образование.

Как указал доктор юридических наук, профессор Анисимков Владимир Михайлович в своем докладе о проблемах кадров современной уголовно-исполнительной системы «проблема кадрового обеспечения уголовно-исполнительной системы заключается в том, что сотрудники, имеющие высшее образование, не задерживаются здесь…» [9, С. 3].

Тем самым он подсказал  вывод нашего анализа: текучесть кадров в зависимости от образования составляет 56% (18,7; 21,8; 15,5%).

Для кадрового планирования одним из важнейших критериев является текучесть персонала, которая оценивает качество всех сторон работы с персоналом. Под текучестью персонала понимают увольнение сотрудников по собственному желанию, то есть сюда не входят увольнения по сокращению штатов, увольнения в связи с выходом на пенсию или призывом в Вооруженные силы. Количественным критерием текучести служит отношение численности уволившихся сотрудников за некоторый период (как правило, за год) к их общей численности на момент начала этого периода.

В таблице 4 представлен анализ текучести кадров ФГУ ИЗ.56/1 г. Оренбурга за период 2005-2007 гг.

 

Таблица 4

Текучесть кадров ФГУ ИЗ.56/1 г. Оренбурга за период 2005-2007 гг.

Уволившиеся сотрудники	Итого		Возраст
	Кол-во	в % к итогу	18-25 лет	в % к общему итогу	25-35 лет	в % к общему итогу	35-45 лет	в % к общему итогу	45 лет и выше	в % к общему итогу
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11
Мужчины, из них имеющие	25	54,3	6	13,0	5	10,9	3	6,5,	11	23,9
Неполное среднее	1	2,2	-	-	-	-	-	-	1	2,2
Средне-специальное	2	4,3	-	-	2	4,3	-	-	-	-
Неполное высшее	6	13,0	2	4,3	1	2,2	-	-	3	6,5
Юридическое высшее	10	21,7	3	6,5	1	2,2	2	4,3	4	8,7
Другое высшее	6	13,0	1	2,2	1	2,2	1	2,2	3	6,5
Женщины, из них имеющие	21	45,6	12	26,1	3	6,5	1	2,2	5	10,9
Неполное среднее	3	6,5	1	2,2	-	-	-	-	2	4,3
Средне-специальное	2	4,3	-	-	1	2,2	-	-	1	2,2
Неполное высшее	5	10,9	5	10,9	-	-	-	-	-	-
Юридическое высшее	8	17,4	4	8,7	1	2,2	1	2,2	2	4,3
Другое высшее	3	6,5	2	4,3	1	2,2	-	-	-	-
Итого	46	100	18	39,1	8	17,4	4	8,7	16	34,8