Как преодолеть препятствия, мешающие управлению временем

Негосударственное образовательное  учреждение

высшего профессионального  образования

«Институт управления»

(г. Архангельск)

 

 

Кафедра менеджмента и стратегического прогнозирования

                (название кафедры)

 

 

Дисциплина: Тайм-менеджмент

 

Контрольная работа

Тема: «Как преодолеть препятствия, мешающие управлению временем»

 

 

 

                                                                                   Выполнил:

Студент(ка)     Лютая С. В.

 

Факультет        экономический

Курс                 IV

Группа               45ТЗС(б)

Специальность Туризм Шифр зачетной книжки

                                                                                                              ТЗСб-3117836                             

Проверил:         Рогач О. П.

                                                                                                                                

 

 

 

 

г. Архангельск

2013 год

 

 

Содержание

 

 

Введение………………………………………………………………………. 3

 

1. Организация и управление  временем…………………………………….. 4

 

2. Ошибки в распределении  времени………………………………………...6

 

    2.1.   Влияние  внешних факторов………………………………………… 7

 

    2.2.   Психологические  препятствия……………………………………… 9

 

Заключение……………………………………………………………………13

 

Список литературы…………………………………………………………..14

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Выражение «time management» переводится с английского и означает не что иное, как «управление временем». Надо отметить, что мы живем в очень непростой век - век информации и мобильности, поэтому самый ценный и самый невосполнимый ресурс человеческой жизни – это время.  Именно на времени строится использование всех остальных наших возможностей и ресурсов. Многие и не подозревают, насколько их успешность и востребованность в современном мире зависит от правильного и грамотного управления собственным временем. Многие авторы, изучающие проблему планирования времени, в своих изданиях рассказывают, как повысить личную эффективность, как более плодотворно провести рабочий день, как мотивировать себя и отвечают на другие не менее актуальные вопросы ¹.

А все эти вопросы тесно связаны прежде всего с тем, что система тайм-менеджмента построена во многом на психологии. Чтобы ей воспользоваться, непременно придётся разобраться в себе и понять причины нежелания выполнять срочную работу, выяснить особенности своего организма, своего рабочего процесса и решить многие сопутствующие задачи: как верно расставлять приоритеты? Как разложить большое дело на мелкие, удобные и легко выполнимые шаги? Как понять и убедить себя взяться за дело?

Данные задачи возникают из-за препятствий, появляющихся в процессе управления временем. Они классифицируются и бывают различного характера: это и технические ошибки, и внешние факторы и психологические препятствия. Если с первыми относительно просто – нужно всего лишь, как правило, усвоить некоторые нужные знания, со вторыми в большинстве случаев можно справиться с помощью пересмотра методов и объёмов работы, а вот с психологическими препятствиями всё гораздо сложнее ².

Актуальность этой работы состоит в том, чтобы разъяснив сущность и особенности тайм - менеджмента, перечислив причины и препятствия, мешающие эффективному управлению временем, дать читателю  возможность в дальнейшем использовать полученную информацию.  То есть, опираясь на изложенный материал, проанализировать личную ситуацию и откорректировать собственное поведение так, чтобы в дальнейшем качественно и успешно осуществлять контроль за временем во всех сферах своей жизни. Это и будет являться главной целью написания данной работы.

 

 

 

 

1. Организация и управление  временем

 

     Чтобы помочь людям в решении сложных проблем организации своего времени, и существует так называемый тайм-менеджмент - искусство управления временем. Большинство мало знакомых с тайм- менеджментом людей представляет его себе как систему планирования и структурирования времени по принципу: чем больше порядка, тем лучше результаты. Это не совсем так. Планирование, конечно, неотъемлемая и очень важная часть управления временем, но это не единственный метод, предлагаемый современным тайм- менеджментом. И, используя его, не стоит забывать обо всех остальных способах, без которых это самое структурирование вряд ли окажется эффективным. Считается, что тайм-менеджмент – личное дело каждого. Но разве способность сотрудника укладываться в сроки, расставлять приоритеты и управлять рабочей нагрузкой – это только его личное дело? Как же грамотно внедрить корпоративные стандарты тайм- менеджмента? Уже упомянутое планирование - один из основных элементов управления временем. Ведь главное преимущество, достигаемое путём планирования работы, состоит в том, что время, затраченное на планирование, приводит к сокращению времени на работу в целом ³. 
 
     Эффективная работа с информацией. Специалисты предостерегают: нет необходимости впитывать в себя всю входящую информацию. Конечно, чем больше информации для анализа в распоряжении руководителя, тем меньше вероятность принятия ошибочного или нерационального решения. Однако, во всем надо знать меру, ведь есть некий лимит информации, который можно воспринять и подвергнуть анализу.

      Сортируйте информацию, смело отбрасывайте неважную и незначительную. Кроме того, помните о том, что сознание человека может успешно работать только с одним объектом: делом, мыслью или документом. Всегда выделяйте и четко осознавайте тот объект, на который здесь и сейчас направлено ваше внимание. Научитесь также осознанно управлять переключением внимания. С одной стороны, любое переключение внимания с задачи на задачу требует затрат времени и сил. С другой стороны, слишком долгое удержание внимания на одном деле утомляет. Поэтому специалисты рекомендуют управлять своим вниманием следующим образом: больше крупных переключений, меньше мелких. На основе собранной информации обычно принимается то или иное решение. Принятие решения не должно превращаться в трудный и затяжной процесс ⁴. Необходимо проанализировать данные, подсчитать все плюсы и минусы, сформулировать возможные варианты решения вопроса, выбрать наиболее приемлемый из них и … выполнять.

     Специалисты в области тайм-менеджмента утверждают: лучше последовательно осуществить не самое хорошее решение, чем бесконечно метаться в поисках самого хорошего. В общем: если делать - то делать, а если не делать, то не делать. Иначе процесс принятия любого решения превратится для вас в проблему, и будет отнимать огромное количество времени. 
        Умение выполнять неприятные дела. Всем нам время от времени приходится заниматься вопросами, которые нам неинтересны или неприятны. И большинство из нас стараются дела эти отодвинуть или отложить. Чем еще больше увеличивают затраты времени на их выполнение! Уже упомянутый Алан Лакейн рекомендует использовать следующих механизм, чтобы помочь себе преодолеть отвращение к подобному делу:  
взгляните неприятности прямо в лицо;  
признайте, что еще большую неприятность вызывает промедление;  
пробудите в себе энтузиазм, который поможет вам подавить неприятие данного дела. 
      Действительно, рано или поздно вам придется решать какую либо неприятную проблему. Мало того: если эта задача не исчезнет сама собой, объем работы, необходимый для ее выполнения, может возрасти с течением времени. Кроме того, нерешенная проблема будет преследовать вас, пока вы не избавитесь от нее. И мысли о ней будут вызывать у вас все большее раздражение. 
        Корректировка общения с окружающими. Речь идет в первую очередь о следующей ситуации: у ряда людей может появиться привычка обращаться к вам с просьбой выполнить те или иные дела, потому что вы сами приучили их к этому. Если вы вполне можете удовлетворить этих людей и не жертвовать при этом своими приоритетами, тогда вперед! Если вы сможете найти компромиссы и выполнить их просьбы частично и без ущерба для себя - это тоже нормально! Но вот если подобные обращения только осложняют вам жизнь и отнимают драгоценное время - научитесь говорить "нет"! Кроме того, если вы выполняете в процессе работы две роли, одна из которых связана с общением, а другая - с обдумыванием и сосредоточением, то вам надо каким-то образом уравновесить требования этих двух ролей таким образом, чтобы ваше общение не мешало вашим размышлениям ⁵.

        Еще один совет специалистов тайм-менеджмента звучит так: не пытайтесь переубедить людей. Их убеждения - это их личное дело. Не стоит терять время на бессмысленные разговоры и споры. Выскажите собственное мнение, согласитесь с теми пунктами, которые признаете и отвергните те, которые не признаете. После этого закончите разговор. Скорее всего, у ваших собеседников не возникнет больше вопросов. 
          Умение чередовать работу и отдых. Чем сильнее вы загружены - тем больше вам необходимо отдыхать. Основное правило здесь следующее: к началу нового рабочего цикла организм должен восстановить силы. Поэтому не игнорируйте полноценные перерывы, сон и отдых. Кроме того, каждому человеку свойственно переживать в течение суток подъемы и спады жизненного тонуса и умственной деятельности, то есть суточные биоритмы.                                                                                                         Специалисты рекомендуют обязательно их учитывать и в периоды подъема биологической активности заниматься творческой работой, требующей умственного напряжения и внимания. А вот в периоды спада биологической активности, напротив, лучше всего решать рутинные задачи, заниматься административной деятельностью, работать с корреспонденцией или проводить совещания ⁶. 
      Кроме всех перечисленных приемов рекомендуем взять на вооружение важнейший принцип тайм-менеджмента: "всё может быть усовершенствовано!". Ведь если исходить из предположения, что резервы эффективности и развития неисчерпаемы, то найти нужное решение, разработать для этого необходимый метод - это уже просто вопрос техники.

 

 

2. Ошибки в  распределении времени

 

Часто для выполнения задач не отводится конкретного времени и места в расписании. Одна из самых распространенных причин, по которой вам, возможно, никак не удается приступить к выполнению того, что является важным, состоит в том, что вы не можете отвести или зарезервировать необходимый для этого промежуток времени. Если вы говорите себе, что возьметесь за это дело в свободное время, имейте в виду, что на самом деле того, что вы  называете свободным временем, не существует! На самом деле у нас всегда оказывается намного больше дел и планов, чем времени, достаточного для их выполнения. Если что-то кажется вам действительно важным, отведите определенную часть дня в графике, вовремя посмотрите на  часы, и начните его выполнять.  
          Второй ошибкой является то, что для выполнения задачи часто отводится совсем неподходящее время. У каждого из нас есть свои циклы, периоды, на протяжении которых наши силы, энергия и способность сосредоточиваться на выполняемой работе циклически изменяются. Некоторые из нас расположены начинать большие дела в определенное время года. Некоторые женщины считают, что существуют определенные периоды времени в течение месячного цикла, когда они лучше способны справляться с задачами, требующими концентрации. Если вы работаете, не обращая внимания на ваши индивидуальные циклы, будет тяжело приступать к решению запланированных задач в периоды упадка ваших сил или способностей. Если в конце каждого месяца вы не можете заставить себя разобраться в личных финансах, свести баланс и составить план расходов на будущий месяц — возможно, дело в том, что вы всегда пытаетесь сделать это поздним вечером после работы, когда устали и интеллектуальные способности снизились.  
          Но даже если время для выполнения той или иной задачи было выбрано правильно, наиболее популярная ошибка состоит в том, что расчет времени, необходимый для выполнения задач, выбран неверно. Большинство людей крайне нереалистично оценивают объем работы, которую они способны выполнить за день. Если время, необходимое для завершения дел, превышает время, имеющееся в распоряжении, вы просто не сможете приступить к выполнению намеченных задач, и в конечном итоге будете чувствовать себя разочарованными. Если вы точнее рассчитаете время, вы сможете запланировать реальный объем работы. Более того, когда вы знаете, каковы ваши долгосрочные цели, вам будет намного проще сокращать время выполнения задач, делегировать их исполнение другим, или вовсе отказываться от их выполнения ⁷.

Чтобы избежать всех этих и других наиболее распространенных ошибок при планировании времени, существует так называемая трехступенчатая система диагностики, первым этапом которой является диагностика технических ошибок, второй – изучение внешних факторов, а третьей ступенью – осознание психологических препятствий.

Техническими ошибками принято  считать легко исправимые методические ошибки в подходах к планированию времени. Вам необходимо овладеть новыми приемами или методиками, которыми вы не пользуетесь и как только вы установили, что одна из таких ошибок имеет место, вы просто вносите в свои действия необходимые корректирующие поправки и все становится на свои места. Проблема решена. 
 

2.1.   Влияние  внешних факторов

К внешним факторам относятся такие ситуации, когда вы сталкиваетесь с серьезными проблемами в планировании и управлении своим временем. Это ситуациями, которые вам не подконтрольны и разрешение которых выходит за пределы ваших возможностей. В таких случаях ваши способности подвергаются серьезным испытаниям. Когда вы признаете наличие этих внешних факторов, вы можете выявить суть проблемы и сообразить, каким образом адаптироваться к ситуации. Это позволит вам найти конструктивное решение проблемы, вместо того чтобы во всем винить себя. 
 
1. Вы столкнулись с непомерно большим объемом работы. Иногда вы сталкиваетесь с нереальным объемом работы в результате технических ошибок в планировании времени или вследствие индивидуальных психологических особенностей. Иногда это напряжение бывает следствием внешних сил и факторов, и вам необходимо признать, что в данный момент вы оказались перегруженными. Если вы столкнулись с одной из подобных проблем, вы должны пересмотреть объем работ и сосредоточиться на самосохранении. Будьте снисходительны и добры к себе. Избавьтесь от посторонних дел и задач, упростите их или поручите выполнение другим.  
 
2. Проблемы со здоровьем ограничивают ваши силы. Когда вы чувствуете себя не лучшим образом и ваши силы ослаблены, очень трудно сделать всё, что вы запланировали. Темп вашей жизни может снизиться из-за депрессии, расстройства концентрации внимания или других проблем со здоровьем. Проконсультируйтесь у врача и выясните, не связаны ли внешние симптомы с расстройством организма, чтобы иметь возможность обратиться к лечению и устранить их. Многие люди страдают расстройствами сна. Не стоит недооценивать, насколько это может истощать ваши силы, энергию, а вместе с ними — способность концентрироваться и выполнять сложные задачи. Берегите себя и работайте, учитывая временные или постоянные проблемы со здоровьем или нехваткой сил. 
 
3. Вы попали в полосу перемен. Когда в вашей жизни происходят радикальные перемены, поначалу очень трудно выяснить, как именно проводить свое время. Ваш старый стиль жизни вам больше не подходит, и вы еще не выработали новую схему деятельности. Когда устройство нашей жизни перестраивается, требуется время, чтобы приспособиться к этому. Когда вы попали в полосу перемен в жизни и дезориентированы этим, определите свои цели и постарайтесь создать для себя новую базовую схему, структуру жизни, понимая при этом, что она может меняться. Всегда начинайте с установки одной или двух четко определенных "контрольных точек", или "якорей", и выстраивайте новую схему жизни, отталкиваясь от них. Следите за развитием ситуации и вносите коррективы до тех пор, пока всё не встанет на свои места. 
 
4. Вы находитесь в обстановке с высоким уровнем помех. Среда с высоким уровнем помех становится проблемой даже для тех, кто в совершенстве овладел навыками планирования и управления временем. Ни один доктор не может предугадать, когда одному из его пациентов понадобится экстренная медицинская помощь. Как можно справиться с обстановкой, характеризующейся высоким уровнем помех? Признавать ее существование и отводя ей место. Оставьте достаточно времени в своем графике для помех, задержек, препятствий и кризисов. Затем создайте для себя небольшой оазис времени, которое будет полностью в вашем распоряжении, — включите на телефоне автоответчик, попросите сотрудников заменить вас или по утрам вставайте немного пораньше. Этот оазис времени позволяет восстановить контроль над ситуацией, пока объем накопившейся бумажной работы не выйдет за рамки разумного.  
 
5. Вам мешает неорганизованный партнер.  Что делать, если вы живете или работаете с человеком, чьи неорганизованность и безответственность мешают вашим собственным тщательно построенным планам? По возможности, посвятите этого человека в тонкости тайм-менеджмента и примитесь за работу по совершенствованию планирования его времени. Если вы не сможете сделать этого, вам придется искать решение в процессе переговоров. Хорошие переговоры всегда начинаются с определения общих целей, которые объединяют вас и вашего партнера. Этим вы устраните отчуждение и любые враждебные настроения и вместе с партнером по переговорам окажетесь "по одну сторону баррикад". Как только вы согласовали общую цель,  можете объяснить, каким образом лично вы вкладываете свое время и работаете для достижения этой цели. Ваш партнер может и не согласиться с вашим выбором усилий, необходимых для достижения общей цели, и в этом случае вы можете пойти на компромисс и прийти к соглашению, как использовать время наиболее эффективно. Если же ваш партнер по переговорам согласен, вы можете объяснить ему, как его манера менять свое мнение и планы подрывает ваши усилия, направленные на достижение общей цели. Затем, как одна команда, вы можете, используя метод "мозгового штурма", найти творческие идеи и способы избежать хаоса в совместной работе. Главное - устранить ощущение безысходности и не чувствовать себя жертвой обстоятельств ⁸.