Коммуникации в организации

 

 

 

II.Проблемы коммуникаций.

1. Проблемы структурных коммуникаций

Основными проблемами структурных  коммуникаций являются барьеры, возникающие  в коммуникационных процессах. Наиболее важной является проблема коммуникаций между элементами организационной структуры, которая обусловлена неопределенностью во взаимоотношениях между отдельными структурными единицами организации. Она возникает из-за того, что создание коммуникационных сетей и формирование устойчивых коммуникационных каналов сопряжено с рядом трудностей, вызванных как дефектами в каналах информации, так и дефектным кодированием или декодированием получаемых сообщений. При этом распоряжения и директивы руководящего органа организации могут не соответствовать ситуации, не пониматься подчиненными, дублироваться, последующие сообщение может противоречить ранее посланным. Кроме того, в случае неопределенности ситуации горизонтальные связи между отдельными подразделениями или членами организации становятся ненадежными, информация к подразделениям поступает хаотично, что вызывает информационный голод или, наоборот, избыток противоречивой информации. В условиях неопределенности могут усиливаться следующие основные виды барьеров в коммуникационных процессах:

1. Искажение сообщений – явление, при котором в структурные единицы организации поступает информация, не адекватная реальной ситуации. Все искажения в организационных коммуникациях разделяются на три группы: непреднамеренные искажения, которые возникают в силу недостатка информации, неясности ситуации или затруднений в межличностных контактах, сознательные искажения, возникающее в случае, когда промежуточное звено не согласно с содержанием сообщения и стремиться изменить характер его воздействия и фильтрация информации, которая может привести к её потере.
2. Информационные перегрузки. Они возможны в тех случаях, когда члены организации не в состоянии эффективно реагировать на всю необходимую им информацию и отсеивают определенную ее часть, по их мнению, наименее важную. При этом возможна ситуация, когда именно эта часть информации будет особенно необходима для обеспечения нормального функционирования организации или ее подразделений. Особенно часто информационная перегрузка наблюдается у руководителей, замыкающие на себе решение многих вопросов, связанных с управлением деятельностью подразделений организации.
3. Недостатки в структуре организации. Выделяются следующие виды недостатков: неудачная конфигурация, когда существует большое количество уровней управления и информация искажается в процессе передачи, отсутствие устойчивых горизонтальных связей, когда руководство допускает только вертикальные связи, считая горизонтальные ненужными и наличие конфликтов между отдельными группами.
4. Высокая степень пространственной дифференциации.  Это создаёт трудности при передаче информации по определённым каналам  из-за отдалённости отдельных структур. Также вследствие этого может возникнуть недоверие между членами организации, что снижает эффективность деятельности всего коллектива.

 

 

 

 

 

2.Проблемы межличностного  общения.

Эффективности коммуникаций довольно часто препятствует то, что  участники коммуникационного процесса неправильно понимают друг друга. Это  может происходить из-за следующих  причин:

1. Различия в восприятии сообщения: его основной идеи и концепции. Это происходит из–за неправильного кодирования сообщения отправителем: использование непонятных двусмысленных слов, неизвестных терминов  в области, которая не знакома членам коллектива. Также различие в восприятии может возникнуть в силу различных сфер компетенции отправителя и получателя информации и различных социальных установок.
2. Семантические барьеры. Они возникают из–за плохо сформулированных сообщений, которые приводят к потере информации. Наиболее типична эта проблема в многонациональной среде. Семантические вариации приводят к недопониманию друг друга членами коллектива, поскольку во многих случаях бывает сложно понять, какое именно значение вкладывал отправитель в то или иное слово или символ. Это происходит вследствие того, что символы не имеют строго фиксированного значения, и каждый человек понимает их по-своему, исходя из своего опыта и знаний. Кроме того, значение символа может сильно меняться в зависимости от контекста.
3. Невербальные межличностные преграды. К данным преградам относятся любые символы, кроме слов. В подавляющем большинстве случаев невербальная передача осуществляется параллельно с вербальной, усиливая, а иногда и изменяя смысл слов. К невербальной передаче информации относятся жесты, мимика, интонация, модуляция голоса, плавность речи. Зачастую то, как мы говорим, оказывается гораздо важнее того, что мы говорим.
4. Неудовлетворительная обратная связь.

Для того, чтобы избежать потерь, которые возникают из-за недостатков межличностного общения, можно использовать следующие приёмы:

1. Предварительная подготовка к передаче сообщения. Она может включать в себя разъяснение основных положений, объяснение непонятных терминов.
2. Исключение из текста сообщения двусмысленных понятий, что приведёт к невозможности возникновения семантических барьеров.
3. Контроль над невербальной коммуникации, что подразумевает необходимость следить за своей мимикой, жестами, интонацией голоса.
4. Установление обратной связи, для чего следует задавать вопросы получателю информации о содержании сообщения и степени его восприятия. Также следует оценивать невербальную реакцию получателей сообщения, особенное внимание обращать на жесты, позу и мимику, указывающие не замешательство или непонимание. Следует создать атмосферу доверия, доброжелательности и готовности обсудить возникающие проблемы с учетом интересов и потребностей получателя информационных сообщений.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

III.Совершенствование коммуникаций в организации.

Основными способами совершенствования  коммуникационных систем могут считаться  следующие шесть действий:

1. Регулирование информационных потоков предполагает рациональное распределение информации между различными менеджерами и подразделениями. При этом менеджеры на всех уровнях организации должны представлять как собственные потребности в информации, так и потребности в информации других звеньев. Объем информации должен быть достаточным для реализации возложенных на менеджера обязанностей.
2. Управленческие действия предполагают, что менеджер может практиковать встречи с одним или несколькими подчиненными для обсуждения изменений в организации, штатных перестановок, распределения работы .  Руководитель может также по своему усмотрению назначать совещания или заседания с участием всех подчиненных для рассмотрения аналогичных вопросов. Планирование, реализация и контроль этих вопросов формируют дополнительные возможности управленческого действия в направлении совершенствования информационного обмена.
3. Системы обратной связи являются частью системы контрольно-управленческой информационной системы организации. Один из основных вариантов системы обратной связи – посещение руководителем рабочих мест в организации с целью определенных вопросов. Проведение опроса работников – ещё один важный вариант системы обратной связи.
4. Системы сбора предложений разработаны с целью облегчения поступления информации по иерархии управления. Выделяют четыре основных формы сбора предложений. Во-первых, такая система реализуется в системе ящиков для предложений, куда работники могут анонимно подавать свои предложения. Во-вторых, организация может развернуть внутриорганизационную телефонную сеть, через которую работники получают возможность анонимно звонить и задавать свои вопросы о назначениях и продвижениях в должности. Иногда на линии работают менеджеры, тут же отвечающие на задаваемые вопросы. Ответы направляются либо непосредственно работникам, если вопрос не является анонимным, либо печатаются в информационном бюллетене организации. Третий вариант системы обратной связи предусматривает создание группы руководителей и рядовых работников, которые встречаются и обсуждают вопросы, представляющие взаимный интерес. Такие группы чаще всего создаются для обсуждения содержания коллективных договоров. Четвёртый вариант основан на кружках качества, а также группах неуправленческих работников, которые еженедельно собираются для обсуждения предложений по совершенствованию труда и управления, а также возможных или существующих проблем, отражающихся на их работе.
5. Информационные бюллетени, публикации и видеозаписи организации, которые могут выпускать относительно крупные организации. Они содержат информацию для всех работников: статьи с обзором предложений по поводу управления, на темы охраны здоровья работников, нового контракта, нового вида продукции или услуг, подборка «работник месяца», ответы руководства на вопросы рядовых сотрудников.
6. Использование современных технологий. Последние достижения в информационной технологии могут способствовать совершенствованию обмена информацией в организациях. Персональный компьютер уже оказал огромное воздействие на информацию, которую руководители, вспомогательный персонал  и рабочие рассылают и получают. Электронная почта дает работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации, что уменьшает поток телефонных разговоров. Последние нововведения в системах телефонной связи позволяют одному человеку направить несколько сообщений разным людям, а затем позвонить или получить ответы на исходящие сообщения. В ходе видеоконференций люди, находящиеся на разных местах, в том числе и в разных странах, обсуждают всевозможные проблемы. Внедрение современных информационных технологий предполагает использование в менеджменте мировых информационных ресурсов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Подводя итоги, можно сказать, что коммуникации - это жизненно важная система в любой  организации, и если потоки информационного обмена будут нарушении или повреждены, то она прекратит своё существование. Коммуникации служат для выработки и исполнения решений, осуществления обратной связи и корректировки целей и деятельности организации в соответствии с требованиями сложившейся ситуации. Руководитель организации должен очень хорошо понимать, что программы коммуникаций должны быть разработаны в соответствии с культурными особенностями и стилем управления организации. При невыполнении этих условий коммуникационные процессы с большой долей вероятности будут неэффективными, а также будут вызывать недоверие, враждебность и циничное отношение со стороны сотрудников. И наоборот, тщательно разработанные и соответствующим образом реализованные программы по налаживанию внутренних коммуникаций помогают не допускать снижения производственной мотивации, помогают проведению эффективных управленческих мероприятий при проведении организационных изменений. Хорошо налаженная система внутренних коммуникаций является важной частью любой организационной структуры, однако следует также отметить, что правильно выстроенная система внутренних коммуникаций является залогом всей коммуникационной деятельности организации в целом.

 

 

 

 

 

Источники и литература

 

1. Абчук В.А. Менеджмент: учебник/ под. ред. Абчук В.А.- СПб: Союз, 2002-348с.
2. Басовский  Л.Е. Менеджмент: учебник/под. ред. Басовский Л.Е. – М.: ИНФРА-М, 2003.-216с.
3. Виханский О.С. Менеджмент: учебник для вузов./Под ред. Виханский О.С., Наумов А.И.  -  М., изд. «Гадарики», 2001.- 528с.
4. Виханский О.С. Менеджмент: учебник для вузов./Под ред. Виханский О.С., Наумов А.И.  -  М., изд. «Гадарики», 2004. – 530с.
5. Гапоненко А.Л. Теория управления: учебник/ под. ред. Гапоненко А.Л. – М.: изд. «РАГС», 2004 – 558с.
6. Гибсон Дж.Л. и др. Организации: поведение, структура, процессы: Пер.с англ. 8-е изд. – М., 2000- 280с.
7. Глухов В.В. Менеджмент: учебник – 2-е изд., испр. и доп. / под. ред. Глухов В.В.- СПб.: изд. Лань, 2002. – 528с.
8. Добротворский И.Л. Менеджмент. Эффективные технологии: Ученое пособие. – М.,2002- 401с.
9. Иванов А.П. Менеджмент: учебник/ под. ред. Иванов А.П.-СПб: Михайлов, 2002- 320с.
10. Кабушкин Н.И. Основы менеджмента: Учебное пособие/ под. ред. Кабушкин Н.И.- 5-е издание, стереотип. Мн.: Новое знание, 2002- 336с
11. Коргова М.А. Менеджмент: Учебное пособие/ под. ред. Коргова М.А.- Ростов – на- Дону: Феникс, 2008. – 378с.
12. Королев Ю.Б. Управление в АПК: учебник/ под. ред. Королев Ю.Б., Мозлоев В.З., Мефед А.В. – М.: Колос, 2002-376с.
13. Королев Ю.Б. Управление в АПК: учебник/ под. ред. Королев Ю.Б., Коротнев В.Д., Кочетова Г.Н., Никифорова Е.Н. – М.: Колос, 2003-304с.
14. Крошелев А.Н. Основы менеджмента: учебник/ под. ред. Крошелев А.Н., Шванников Н.Н. – М.: Экзамен, 2007 – 365с.
15. Крышова Е.Н. Менеджмент: Учебное пособие/ под. ред. Крышова Е.Н.-М.: ФОРУМ:ИНФРА-М, 2005 – 258с. 
16. Латфуллина Г.Р. Организационное поведение: Учебник для вузов. 2-е изд., доп. И перераб./ Под ред. Г.Р.Латфуллина, О.Н.Громовой. – СПб.: Питер, 2008 – 464с.:ил.
17. Мескон, Альберт, Хедоури. Основы менеджмента. 3-е изд., доп. И перераб. М., 2008.
18. Ньюстром Дж.В., Дэвис К. Организационное поведение: Пер.с англ./ под ред. Ю.Н.Каптуревского. – СПб.,2000.
19. Литвинов Ф.И. Моделирование управленческих структур предприятия/под. ред. Литвинов Ф.И.//Менеджмент в России и зарубежом.-2008.-№2-с.91-96.