Коммуникации в организации

ВВЕДЕНИЕ   

      В жизни большинства людей процесс  обучения – коммуникация – занимает 70% времени. Умение говорить, слушать, писать, читать – видимо, важнейшие способности, обеспечивающие совместную деятельность людей и позволяющие накапливать, передавать громадный запас знаний.

      Почти невозможно переоценивать важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители, чтобы  облегчить организации достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Если люди на смогут обмениваться информацией, ясно, что они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их.

      Однако, коммуникации – это сложный процесс, состоящий из взаимозависимых шагов, каждый из этих шагов нужен для  того, чтобы сделать наши мысли  понятными другому лицу.

     Успех или неудачу любой организации, существующей в современных рыночных условиях, сегодня определяют не только избыток или недостаток сырьевых ресурсов, труда и капитала, но и «концепции, которые люди держат в своих головах, и качество доступной им информации». Поэтому с полным правом можно считать коммуникацию средством, с помощью которого обеспечивается единство организации в достижении общей цели. 
 

СУЩНОСТЬ  КОММУНИКАЦИИ

Коммуникация (от лат. - сообщение, передача) - это  процесс обмена сообщениями, информацией между различными личностями, их социальными группами, общностями, организациями.

Коммуникация  между отдельными людьми, их группами, организациями, государствами, культурами осуществляется в процессе общения  как обмен специальными знаковыми  образованиями (сообщениями), в которых отображены мысли, идеи, знания, опыт, навыки, ценностные ориентации, программы деятельности общающихся сторон.

Выделяя важную конструктивную роль коммуникации в становлении и развитии человеческой деятельности, в функционировании социальных систем, выдающийся американский социолог Т.Парсонс подчеркивал, что "удивительная сложность систем человеческой деятельности невозможна без относительно стабильных символических систем", а последние создаются и функционируют только благодаря процессам коммуникации. Дело в том, что ситуация двух участвующих во взаимодействии лиц никогда не бывает идентичной, поэтому без способности к абстрагированию значений от отдельных частных ситуаций и введения этих абстрактных символов, значений, норм в символическую систему культуры, "коммуникация была бы невозможной". Сам же коммуникативный процесс включает в себя взаимный обмен символами, значениями, информацией между двумя и большим количеством личностей, каждая из которых выступает в качестве актора-субъекта социального действия. Каждый автор стремится определенным образом воздействовать на реципиента стимулировать в некотором смысле ответный результат, т.е. на человека, которому адресовано сообщение, с целью испытать чувство, оценку, действие и т.п. "Поскольку коммуникация является частью социального процесса, постольку, - пишет Т. Парсонс, - личности действуют в рамках роли, природа которой зависит от ее отношений с актуальными и реальными реципиентами сообщения, и от источников, из которых она получает коммуникативное содержание".

Итак, согласно Т. Парсонсу, в процессе коммуникации взаимодействуют несколько элементов. Они таковы:

• действие автора и/или носителя сообщения;
• ответная реакция реципиента;
• содержание коммуникативного процесса;
• взаимные роли, связывающие между собой участников коммуникативного взаимодействия.

Коммуникационный  процесс представляет собой необходимую  предпосылку становления, развития и функционирования всех социальных систем, потому что именно он обеспечивает связь между людьми и их общностями, делает возможной связь между поколениями, накопление и передачу социального опыта, его обогащение, разделение труда и обмен его продуктами, организацию совместной деятельности, трансляцию культуры. Именно посредством коммуникации осуществляется управление, поэтому она представляет в добавление ко всему сказанному и социальный механизм, с помощью которого возникает и реализуется власть в обществе.

Чем сложнее  и разветвлённее становится деятельность общества, социальных организаций и  институтов и чем больше в связи с этим накапливается объем информации - научной, художественной, политической, бытовой и т.п., тем более важную роль в процессах управления начинает играть социальная коммуникация. Особую значимость она приобретает в современных условиях, когда осуществляется подлинная информационная революция - стремительное, количественное и качественное преобразование информационной сферы, сопровождающееся коренной трансформацией не только технической, но и социальной, социокультурной основы складывающегося в нашу эпоху постиндустриального, информационного сообщества, базирующегося на многосторонней и многоярусной системе планетарных коммуникационных процессов. На приоритетные позиции в мире начинают выходить не те страны, которые производят наибольшее количество вооружения или извлекают из земли наибольшее количество энергетических и иных ресурсов, а те, которые, опираясь на новейшие научные и технические идеи, реализуя их в разнообразных потоках информации и соответствующих технических средствах, движутся быстрее других в создании и эффективном использовании коммуникационных систем и сетей, в их практическом применении в процессах управления.

Коммуникация  представляет собой сложный многокомпонентный  процесс. Основными его компонентами являются:

1. субъекты коммуникационного процесса-отправитель и получатель сообщения (коммуникатор и реципиент);
2. средства коммуникации - код, используемый для передачи информации в знаковой форме (слова, картины, графики, ноты и т.п.), а также каналы, по которым передается сообщение от коммуникатора к реципиенту (письмо, телефон, радио, телеграф и т.п.);
3. предмет коммуникации (какое-то явление, событие и т.п.) и отображающее его сообщение (статья, радиопередача, телевизионный сюжет и т.д.);
4. эффекты коммуникации - выраженные в изменении внутреннего состояния субъектов коммуникационного процесса, в их взаимоотношениях или в их действиях последствия коммуникации.

КОММУНИКАТОРЫ И ИХ РОЛЬ

    Коммуникатор – создатель сообщения; лицо, генерирующее идею. Источником может быть лицо, организация, группа лиц или индивид. Не всегда источник сообщения и коммуникатор это одно и то же лицо.

  Отправитель и получатель информации в системе коммуникации осуществляет и общую базовую функцию. должны отвечать общим требованиям:  иметь хотя бы минимальный уровень гуманитарных знаний; понимать общий символьный язык (код); иметь ключи для кодирования и дешифрации закодированной информации; иметь взаимное желание к установлению и поддержанию  коммуникации. Кроме того они должны обладать так называемыми фоновыми знаниями коммуникантов — знаниями окружающей действительности, социальных ценностей общества, культуры и т.п.

     Коммуникатор, ставящий цель овладеть конкретной аудиторией, должен определить ее социальную ориентацию, знания и интересы. В зависимости  от этого подбирается форма информации, ее объем и структура, а также средства ее передачи. Причем не любая информация служит реализации основной цели коммуникации - передаче содержательной информации. Одна часть информации является фоновой, другая несет лишь эмоциональный заряд, третья - ассоциативную функцию, напоминая о чем-либо, вызывая нужные для данного случая ассоциации.

     Коммуникатор выполняет важную функцию – ориентирует поведение людей конкретной организации. Из этого следует требование к способностям человека быстро, безошибочно воспринимать, анализировать услышанное; владеть словом, уметь построить, создать организующую, мотивирующую речь; умение осторожно пользоваться доверительной информацией о сотрудниках; свободно владеть техникой и методами общения. Роль коммуникатора – это также ведение внутренних и внешних переговоров в организации и отделе (подразделении).

   Несомненно, группы успешнее всего выполняют  свои задачи, когда они управляют  процессом, технологией своей работы, но на первых стадиях одному человеку довольно трудно делать и то, и другое. Нужно отметить, что конечная цель — научить людей в организации управлять групповой динамикой в ходе работы над задачей, но для этого нужен достаточно длительный процесс обучения. Поэтому, а также в силу важности и масштабности реинжиниринговых проектов, появляются помощники-коммуникаторы, цель которых — наблюдать за процессом работы групп и сделать так, чтобы в ходе собраний ничто не вредило качеству и количеству результата.

   Второй  важный момент в роли коммуникатора — понимание, что группы лучше всего работают тогда, когда используют соответствующую структуру и руководствуются определенными методами. Более того, большинство людей лучше всего учатся на практике, а не на абстрактной теории, так что лучше всего обучать их различным методам в тот момент, когда эти методы им действительно потребуются. Коммуникатор, обладающий соответствующими знаниями, очевидно, способен это сделать.

   Наш опыт свидетельствует, что наличие  хорошего коммуникатора в группе — необходимое условие работы в полную силу. Это особенно важно для реинжиниринговых проектов потому, что здесь речь идет о существенном воздействии на результаты деятельности организации в целом, а также потому, что реинжиниринговые проекты сложно будет повторить, если первую попытку постигнет неудача.

   Роль  коммуникатора предполагает работу в первую очередь с лидером, но также и со всей командой, чтобы  обеспечить успех проекта. Основная его задача — совместно с лидером  вести подготовку собраний, посещать собрания команды, по возможности обучать команду различным методам, которые ей могут понадобиться, и, наконец, анализировать вместе с лидером итоги собраний команды.

   Чтобы собрание было продуктивным, требуется  адекватная подготовка, и опыт показывает, что в этом коммуникатор может хорошо помочь лидеру. В ходе подготовки нужно определить, чего попытается достичь команда на следующем шаге и каков будет подход к задаче. Подготовительные встречи обычно занимают полчаса — час, а получившийся план нужно зафиксировать на бумаге. План должен включать в себя распределение обязанностей и сроки их выполнения.

   На  самом собрании роль помощника прежде всего заключается в том, чтобы  наблюдать за его ходом, а в  случае, если группа сбивается с  правильного пути, вмешиваться и  при помощи лидера направлять ее в нужное русло. В обязанности помощника не входит работа над самой по себе задачей. Возможно, в ходе какого-либо собрания нужно будет научить команду тому или иному методу работы, и в таком случае это может сделать лидер, коммуникатор или внешний консультант, если таковой есть. В идеале такое "обучающее" собрание должен вести лидер, но уровень знаний команды и уровень преподавательских способностей у лидера могут потребовать иного подхода.

Коммуникатор  – специалист, порождающий сообщение в конкурентной     коммуникативной       среде.    Путем     изменения коммуникативных потоков коммуникаторы воздействуют на ценностные и мотивационные установки коммуниканта и пытаются достичь изменения в поведении аудитории. Одним из важных свойств коммуникатора является его кредитность, надежность, престижность. Кредитный коммуникатор воспринимается как заслуживающий доверия эксперт, к мнению которого можно прислушиваться. Не менее важен для положительного восприятия коммуникатора фактор привлекательности. Знаки привлекательности находятся в социальном значении того или иного признака человека. Поэтому привлекательность – это степень приближения к тому типу внешности, который максимально одобряется той аудиторией, на которую

распространяется  информация. Знаком же привлекательности являются

усилия  человека выглядеть социально одобряемым. Не менее важным для

коммуникатора является фактор привлекательности  или отношения к нам.

Он действует  таким образом, что люди, хорошо относящиеся  к нам,

оцениваются выше тех, которые к нам плохо относятся. Очень важен для

коммуникатора социальный статус и престижность. Чем выше социальный

статус  источника информации, тем более  безоговорочно принимается

сообщение. Процесс коммуникации, следовательно, должен протекать

таким образом, чтобы усиливать наиболее важные для коммуникатора

факторы. 

ЗНАЧЕНИЕ  КОММУНИКАЦИИ В ПРОЦЕССЕ УПРАВЛЕНИЯ 

В самом широком смысле цель коммуникаций на предприятии - осуществление изменений, влияние на деятельность таким образом, чтобы достичь процветания предприятия. 
Существует две основные функции коммуникации: информационная и личностная. Первая осуществляет процесс движения информации, вторая - взаимодействие личностей. Эти две функции теснейшим образом связаны друг с другом. Взаимодействие личностей в значительной степени осуществляется благодаря движению информации, но полностью к информационным процессам не сводится, потому что коммуникация строится не только по факту передачи и получения информации, но и поличностным ее оценкам и индивидуальным интерпретациям.

Как и  любые другие организационные структуры, коммуникативные представляют собой множество отношений субъектов организации. Они определяются своими специфическими функциями, элементным составом и конфигурацией.

Главные функции коммуникативных структур заключаются в следующем:

- обеспечивать  органы прямого управления организации  необходимой деловой и специальной  информацией, например, расчетами  различных вариантов для принятия  тех или иных решений; такая  информация представляется в виде предложений, рекомендаций и советов;

- осуществлять  сбор и анализ необходимой  информации и обеспечивать бесперебойную работу технических средств связи и обработки информации;