Коммуникационный процесс и его структура

сложный круг (или всеканальная) (рис. 2 ).

Рис.2. Типы коммуникационных сетей  в группе

 

Колесо                   Цепь            Круг          Сложный  круг

 

Точки (•) - члены группы. Линии (-) - каналы коммуникаций.

Формальная, централизованная иерархия власти, при которой подчиненные

общаются друг с другом только через своего начальника, представлена в сетях

типа «колесо». Одно лицо занимает центральное место в коллективе и

большинство членов этой группы при  определении своей позиции сориентированы

на центр. Это связано с лидерскими функциями лица находящего в центре

«колеса», его возможностями оказывать  больше социального влияния на других

членов группы. Оно также связано  с ответственностью за передачу информации и

принятие окончательных решений.

Если члены группы соединены  между собой, как звенья одной  цепи, в которой

каждый поддерживает контакт с  кем-то одним, то мы имеем сеть типа «цепочка».

Последняя отражает последовательно  сеть горизонтальных связей.

В сетях типа «круг» члены группы могут коммуницировать только с тем, кто

расположен рядом с ними.

Примером полностью децентрализованных групп являются «всеканальные» сети.

которые используются, как правило, тогда, когда необходимо участие всех

членов в решении сложных  проблем. Такой подход называют еще  открытыми

коммуникациями.

Коммуникационные барьеры

В условиях человеческой коммуникации могут возникать специфические

коммуникативные барьеры. Коммуникативные  барьеры существуют как на уровне

межличностных, так и на уровне организационных коммуникаций.

Наше рассмотрение межличностных барьеров сосредоточено на :

1.    восприятии;

2.    семантике;

3.    обмене невербальной информацией;

4.    некачественной обратной  связи;

5.    плохом слушании.

Восприятию и связанным с ним преградам на пути коммуникаций посвящена

отдельная глава (смотри пункт 1).

Вступая в информационный контакт  и используя символы, мы пытаемся обмениваться

информацией и добиваться ее понимания. К используемым нами символам относятся

слова, жесты и интонации. Именно этими символами обмениваются люди в процессе

коммуникации. Отправитель кодирует сообщение с помощью вербальных и

невербальных символов.

Семантика изучает способ использования слов и значения, передаваемые

словами. Поскольку слова (символы) могут иметь разные значения для  разных

людей, то, что некто намеревается сообщить, необязательно будет

интерпретировано и понято таким  же образом получателем информации.

Семантические вариации часто становятся причиной неверного понимания, ибо  во

многих случаях вовсе не очевидно точное значение, приписываемое символу

отправителем.

Символ не имеет неповторимого  неотъемлемого значения. Значение символа

выявляется через опыт и варьирует  в зависимости от контекста, ситуации, в

которой использован символ. Поскольку у каждого человека свой опыт и каждый

акт обмена информацией в определенной мере является новой ситуацией, никто  не

может быть абсолютно уверен в том, что другое лицо припишет то же значение

символу, которое мы ему придали.

Семантические затруднения могут  быть также обусловлены расхождением способов,

которыми люди приписывают значение группам символов. Этот момент имеет

огромное значение для коммуникации.

Все выше сказанное можно отнести  и к невербальным символам.

Действительно, ведь люди в силу своих  различий могут интерпретировать разные

невербальные символы такие, как  улыбка, мимика, жесты, взгляды, позы и  т.д.,

совершенно по разному, а следовательно, будет возникать шум в процессе

коммуникаций.

Другим ограничителем эффективности  межличностного обмена информацией  может быть

отсутствие обратной связи по поводу посланного вами сообщения.

Еще одним барьером может выступать неумение слушать. Эффективная

коммуникация возможна, когда человек  одинаково точен, отправляя и  принимая

сообщения. Необходимо уметь слушать. Многим кажется, что слушать означает лишь

вести себя спокойно и дать другому  человеку говорить. Однако это лишь

незначительный фрагмент процесса внимательного, сосредоточенного слушания. Как

показали исследования, управляющий, по сути дела, слушает лишь с 25%-й

эффективностью. Согласно другому  исследованию, эффективное слушание является

важнейшим качеством эффективно функционирующего менеджера.

Важно уметь слышать конкретные излагаемые вопросы. Мало воспринимать факты —

нужно прислушиваться к чувствам. Выслушивание фактов и чувств —  это

выслушивание сообщения полностью. Поступая так, вы расширяете свои

возможности понять ситуацию и даете  знать об уважительном отношении  к тому,

что в действительности говорящий  человек старается передать вам.

Теперь рассмотрим преграды в организационных коммуникациях.

Искажение сообщений - одна из проблем организационных коммуникаций,

состоящая в изменении смысла сообщения. Такое искажение может быть обусловлено

рядом причин:

¨    Сознательное искажение информации может иметь место, когда

какой-либо управляющий не согласен с сообщением.

¨    Проблемы обмена информацией  вследствие искажения сообщений  могут

возникать также вследствие фильтрации. В организации существует

потребность фильтровать сообщения, с тем чтобы с одного уровня на другой

уровень организации направлялись только те сообщения, которые его  касаются. Для

этого их приходится суммировать и  упрощать, акцентировать одни и отсеивать

другие перед направлением в  разные сегменты организации. Такой  отбор может и

стать причиной искажения содержания. Согласно одному исследованию, лишь 63%

содержания информации, отправляемой советом директоров, доходило до

вице-президентов, 40% —до начальников  цехов и 20% — до рабочих.

¨    Сообщения, отправляемые наверх, могут искажаться в силу

несовпадения статусов уровней организации. Руководители высшего звена

обладают более высоким статусом, поэтому возникает тенденция  снабжать их только

положительно воспринимаемой информацией.

Преграды на путях обмена информацией  могут также быть следствием перегрузки

каналов коммуникаций. Руководитель, поглощенный переработкой поступающей

информации и необходимостью поддерживать информационный обмен, вероятно, не в

состоянии эффективно реагировать на всю информацию. Он вынужден отсеивать менее

важную информацию и оставлять  только ту, которая кажется ему  наиболее важной;

то же относится и к обмену информацией.

К другим аспектам, которые могут  вызывать проблемы в коммуникациях, можно

отнести неудовлетворительный состав и использование комитетов, рабочих  групп,

кадров вообще, а также способ организации власти и распределения  задач.

Наконец, создавать проблемы при  обмене информацией могут конфликты  между

различными группами или отделами организации. Ясно, что плохо проработанная

информационная система может  снижать эффективность обмена информацией  и

принятия решений в организации.