Контрольна робота з «Інформаційні системи в менеджменті»

- описати програмні  засоби (системне та прикладне), що потрібні для підтримки роботи менеджера;

- представити вимоги до організації комп’ютиризованого  інформаційного обміну та запропонувати підхід до побудови мережі. 

    Для того, щоб ефективно провести автоматизацію, треба у першу чергу, добре уявляти собі що ж таке автоматизований бухоблік. На перший погляд все просто і навіть така постановка питання здається трохи надуманою, тому що автоматизований бухоблік - це просто коли бухоблік ведеться за допомогою інформаційних систем, за допомогою комп'ютера. От така омана і служить причиною великої кількості невдалих спроб автоматизації. Варто усвідомити, що впровадження інформаційної системи бухгалтерського обліку ефективно тільки тоді, коли наслідком упровадження є підвищення ефективності і поліпшення якості ведення бухобліка на підприємстві. Це може виражатися в:

    · Упорядкуванні бухобліка. Якщо при паперовій бухгалтерії для одержання якої-небудь інформації, наприклад специфічної вибірки оборотів по субрахунку рахунка №60, було потрібно кілька годин роботи, то на комп'ютері - натиснув клавішу і вибірка роздрукувалася.

    · Збільшенні кількості інформації, одержуваної з бухобліка. Раніш можна було побачити аналітику по 41 рахунку тільки в якому-небудь одному розрізі, зараз, на комп'ютері - у декількох.

    · Зниження числа бухгалтерських помилок. Це дуже важливий фактор, якщо враховувати величину штрафів і пенею за приховання оподатковуваних величин, причиною якого, як правило є саме бухгалтерські помилки, а не деякий злий намір.

    · Підвищення оперативності бухобліку. Якщо раніш, при паперовому бухобліку, бухгалтера не поспівали за первинною документацією і робили проводки з запізненням, а квартальний і річний звіт здавався в останній момент, то зараз це припинилося.

    · Підвищенні економічності бухгалтерського обліку. Наша практика показує, що в багатьох випадках, змінити, що застосовуються на підприємстві план і типова кореспонденція рахунків, форми первинних документів і інші "підвладні" бухгалтерії параметри можна без використання різних ризикованих схем зменшити оподатковувані величини чи, принаймні, пересунути терміни і знизити частоту податкових платежів.

    Для ефективного введення бухгалтерського  обліку необхідні такі компоненти.

    Апаратні  засоби. До них відносяться: устаткування і пристрої, з яких складається комп'ютер, зокрема центральний процесор, жорсткий диск, пристрій читання CD-ROM, принтери, мережні карти і т.п.

    Системні  програми. До цих програм, що виконують  загальні функції, звичайно відносять операційні системи, що керують апаратними засобами і розподіляють їхні ресурси для максимально ефективного використання, системи управління базами даних (СУБД), що забезпечують виконання стандартних функцій по обробці даних, і сервісні програми, що виконують у комп'ютері основні операції, наприклад сортування записів. Системні програми звичайно розробляють постачальники апаратних засобів чи фірми, що спеціалізуються в області програмного забезпечення, і модифікують з урахуванням індивідуальних вимог.

    Спеціальні  програми:

    1C бухгалтерія

    Програма 1С: Бухгалтерія є універсальною  бухгалтерською програмою і призначена для ведення синтетичного й аналітичного бухгалтерського обліку по різних розділах.

    Аналітичний облік ведеться по об'єктах аналітичного обліку (субконто) у натуральному і вартісному вираженнях.

    Програма  надає можливість ручного й автоматичного  введення проводок. Усі проводки заносяться в журнал операцій. При перегляді  проводок у журналі операцій їх можна  обмежити довільним тимчасовим інтервалом, групувати і шукати по різних параметрах проводок.

    Крім  журналу операцій програма підтримує  кілька списків довідкової інформації (довідників):

    1. план рахунків;

    2. список видів об'єктів аналітичного  обліку;

    3. списки об'єктів аналітичного  обліку (субконто);

    4. констант і т.д. 

    На  підставі введених проводок може бути виконаний розрахунок підсумків. Підсумки можуть виводитися за квартал, рік, місяць і за будь-який період, обмежений  двома датами. Розрахунок підсумків  може виконуватися по запиту й одночасно з уведенням проводок (в останньому випадку не потрібно перерахування).

    У програмі існує режим формування довільних звітів, що дозволяє на деякій бухгалтерській мові описати форму  і зміст звіту, включаючи в  нього залишки й обороти по рахунках і по об'єктах аналітичного обліку. За допомогою даного режиму реалізовані звіти, надані в податкові органи, крім того, даний режим використовується для створення внутрішніх звітів для аналізу фінансової діяльності організації в довільній формі.

    Крім  того, програма має функції збереження резервної копії інформації і режим збереження в архіві текстових документів.

    “Aubi” - це зареєстрована назва інтегрованої програмної системи "Автоматизації Бухгалтерського Обліку малих, середніх і великих підприємств. Абревіатура назви комплексу “Aubi” побудована з ряду букв, що входять у приведену вище фразу, укладену в апострофи. У такий спосіб зроблена спроба відбити щире призначення програми.

    “Aubi” може бути з успіхом використана для автоматизації бухгалтерського обліку підприємств різного роду діяльності. Програмний комплекс становить однаковий інтерес як для торгових (комерційних) структур, так і для виробничих підприємств. Гнучка система програми дозволяє набудовувати “Aubi” на нестатки конкретного користувача. При цьому бухгалтер кожного підприємства, виходячи зі своїх власних потреб, має можливість сформувати план рахунків; інформаційні довідники, що містять назви підприємств-партнерів і їхні банківські реквізити; список матеріально відповідальних осіб і т.д.  

    7. Запропонувати шляхи автоматизації процесу введення, збереження, обробки та представлення відомостей у сфері функціональних обов’язків менеджера, для чого:

- словесно описати  структуру банку даних, що міститиме необхідну інформацію;

- запропонувати конкретну  структуру файлу бази даних, що міститиме один з масивів інформації (тобто розписати структуру бази даних з вказівками назв полів, їх типів та додаткових вказівників);

- зібрати інформацію  для заповнення  даної бази даних  і внесення не  менш ніж 30 показових  записів. 

     База  даних (англ. Date Storage) — це набір даних, ефективно організованих таким  чином, щоб з ними було легко працювати. Вони будуються на системах управління базами даних (СУБД): FoxPro, Access, Oracle та інших. База даних системи менеджменту  — це програмні засоби, що дозволяють організаціям здійснювати управління і мати доступ до необхідних даних.

     Для бухгалтера створюємо базу даних  по заробітній платі для того, щоб  можна було спостерігати за динамікою  її зростання тощо.

     База  даних буде містити такі поля:

     1. номер по порядку – формат  даних – лічильник;

     2. Прізвище Імя По-батькові –  формат текстовий

     3. Середній рівень заробітної плати на 1 квартал року

     4. Середній рівень заробітної плати на 2 квартал року

     5. Середній рівень заробітної плати на 3 квартал року

     6. Середній рівень заробітної плати на 4 квартал року і т.д.

     Інформація  для заповнення показана у таблиці.

     Таблиця

     Інформація  для бази даних

 

       8. Розробити стратегію розвитку інформаційного забезпечення системи управління організації, для чого:

- визначити допустимі  сфери застосування  нових ІТ в організації;

- визначити критичні  напрямки впровадження  нових ІТ в організації, удосконалення організаційної структури управління , перепідготовки кадрів та формуванні нових правил роботи з інформацією, а також узгодити ці заходи зі ступенем розвитку національного інформаційного ринку та регіональної інформаційної інфраструктури, рівнем підготовленості споживачів в галузях застосування нових ІТ. 

    Сучасні інформаційні технології дозволяють створити єдине інформаційне середовище, фізичною основою якого є інтегровані  комп’ютерні мережі та системи зв’язку, яке дозволяє супроводжувати та координувати як технологічні процеси, так і ділову діяльність будь-якої організації. Зокрема, такий підхід передбачає технічну, організаційну та методологічну інтеграцію таких базових напрямків управлінської діяльності, як виробничий, організаційний, маркетинговий, фінансовий, бухгалтерський, кадровий та проектно-конструкторський. Інформаційні продукти розміщаються в розподілених базах даних. Доступ до інформаційних продуктів відбувається через комп’ютерну мережу і регламентується правилами та нормативами даної організації. Крім цього, інформаційні технології забезпечують динамічну координацію дій за рахунок використання сучасних засобів зв’язку та програмних засобів комп’ютерних мереж. Інформаційна комп’ютерна мережа організації може органічно під’єднуватися до всесвітньої комп’ютерної мережі INTERNET. Під’єднання може проводитися через відповідні шлюзи з регламентованим доступом до внутрішньої інформації. Таким чином організація отримує прямий доступ до різноманітної інформації з широким спектром по змісту: від законодавчих актів до відомостей про стан на ринках сировини та готової продукції.

    Як  бачимо, сучасні розробки інформаційних  систем менеджменту, технологій систем та комунікацій просуваються вперед досить успішно, використовуючи останні  досягнення в галузі технологій інформаційних систем та комунікацій. Завдяки цьому інформаційні системи менеджменту стали задовольняти зростаючі вимоги менеджерів до забезпечення інформацією. Головними критеріями в оцінці інформаційних систем стали достовірність, своєчасність, повнота, корисність інформації для прийняття рішень.

    П’ятикратне збільшення продуктивності від останніх нововведень в електронному обладнанні і програмному забезпеченні, а  також скорочення витрат на їх придбання  сприяють швидкому розвитку експертних систем і систем штучного інтелекту завдяки розповсюдженню телекомунікацій не тільки в організації, але і серед клієнтів. Все це сприяє перетворенням, які перетворюють чисто технічні прикладні програми в конкурентноспроможний механізм, яким можна ефективно керувати.