Менеджмент жүйесі

Жоспары:

1.      Менеджментте қолданылатын ЭАЖ

2.      Жүйелік көзқарас фазалары

3.      Жүйені жобалау, енгізу фазалары.

1.Менеджментте қолданылатын ЭАЖ

Менеджменттегі ақпарат жүйесі-бұл менеджменттің барлық деңгейлерін жоспарлауда, ұйымдастыруда, бақылау мен басқаруда оны ақпаратпен жабдықтауға арналған мәліметтерді өңдеу жүйесін білдіреді. Егер жоғары менеджерлер сыртқы ақпаратты үлкен көлемде қолданса, ал орташа және төменгі буындағы менеджерлер көбінесе өзекті, нақтырақ ішкі ақпаратқа сүйенеді.

Тиімді негізделген шешімді қабылдауға қажетті ақпаратқа қойылатын басты талап-ол дәлме-дәл, сапалы болуы тиіс. Ал ақпараттың сапасы келесі алты белгімен ерекшеленеді:

      Ақиқаттылығы

      Қазірлілігі

      Жинақтылығы

      Қысқалығы

      Сиымдылығы

      Релеванттылығы

Басқаша айтқанда, шешім қабылдауға қажетті ақпар-қателерден тазартылған, соңғы мәліметтерге негізделген, толықтылығымен ерекшеленген және тығыз түрде бейнеленген болуы шарт.

Мұндай ақпаратты алудың бір ғана тәсілі коммуникация деп аталады. Жалпы коммуникация дегеніміз-екі немесе одан да көп адамдар арасындағы ақпараттың мағыналық маңызы бойынша алмасуы. Ақпараттың алмасуы, басқару қызметінің барлық негізгі түрлеріне тұрғызыла отырып, ұйымдар мен оның ортасы арасындағы, әрі деңгейлері мен бөлімшелері арасындағы коммуникацияны қосады.

Ұйымдар өзін құрайтын сыртқы ортамен коммуникацияда болуы үшін әр алуан жабдықтарды қолданады.Олар «потенциалды» тұтынушылармен жарнама арқылы және тауардың базардағы қозғалысының тағы да басқа бағдарламаларының көмегімен хабарласады. Қоғаммен қатынас жасау саласында ұйымның жергілікті, жалпы ұлттық немесе халықаралық деңгейіндегі «имиджіне», нақта кейіпті тұрғызылуына көңіл бөлінеді.

Менеджердің ақпаратқа деген тұтынушылығының әр түрлілігін зерттей отырып, басқару қызметінің түрлерін үш дәрежеге бөлуге болады:

1.      Стратегиялы жоспарлау

2.      Басқарушылық бақылау

3.      Жедел бақылау 

Стратегиялық жоспарлау-бұл ұйымның мақсатына, сол мақсаттардың өзгеруіне, әрі оған жету үшін қорларды қолдану мен осы қорларды алуға, қолдануға, орналастыруға себепші болатын стратегия жөніндегі шешімдерді қабылдау барысына болжау.

Басқарудағы бақылау-бұл басқарушылардың ұйымды мақсатына жеткізу үшін қорларды алуы мен оларды тиімді қолдануын қамтамасыз ететін кезең.

Жедел бақылау-бұл нақты мәселені шешуді тиімді және дәрежелі орындауды қамтамасыз ететін кезең.

Менеджерлердің қызметіндегі бұл дәрежелер шамамен жоғарғы, ортаңғы және төменгі буындардағы менеджерлерге сәйкес келеді.

Менеджменттегі ақпараттық жүйе, әрқайсысы нақты бір бөлімдегі басқарушыларды ақпаратпен жабдықтау үшін қызмет көрсететін ішкі жүйелер қатарынан тұрады.

Мысалы, стратегиялық жоспарлау бойынша жоғарғы буындағы басқарушының қызметі, ұйым мен сыртқы орта арасындағы өзара байланысты көрсететін және сыртқы деректерден түсетін ақпаратқа негізделген.

Басқарушы бақылауға арналған ақпарат жоғарғы және ортаңғы буындағы басқарушыларға қажет, әрине ол ішкі деректер сияқты сыртқы деректерден келіп түседі. Мысалы, бұл ұйымның өз компаниясының негізгі бөлімшелерінің жұмысы мен бәсекелес ұйымдардың қызметі жайындағы ақпарат болуы мүмкін. Орта буындағы жетекшілерге өнімділік, шығын, айналыс және т.б туралы ақпарат қажет.

Жедел бақылауға арналған күнделікті қызметке байланысты ақпарат, тек ішкі деректерден келіп түседі.

Сондай-ақ, жетекшілер үшін кәсіптік қызметтің-нақты аймағына қатысты арнаулы ақпарат қажет. Жалпы, ақпарат қалыптастыру тәсілдері әр түрлі болады. Айталық, бұған өзіндік бақылау, өзара әрекеттесу немесе талдауға қатысты болуы мүмкін.

Жағдайды зерттеу әдістеріне-бақылау, тәжірибе, сұрау жатса, ондағы зерттеу құралына –анкеталар, механикалық құрылғылар, ал байланыс тәсіліне-телефон, почта, жеке кездесіп байланысу жатады.

Жағдайдың өзгеруін қадағалауда кейбір қиындықтар кездесіп отырады, себебі кез-келген ұйымның қорлары үнемі қозғалыс жағдайында болады.

Жоспарлаудың, ұйымдастырудың және бақылаудың ішкі жүйелерімен бірге, басқарудағы еңбек қорларын басқарудың ішкі жүйелері де маңызды орын алады. Оған мынадай есептер кіреді:

      Қорларды жоспарлау, бүкіл мамандық бойынша дәрежелі ұсынушылар қорын қалыптастыру, жұмыс орнына ұсынушыларды бағалау;

      Кәсіпқойлық үйрену;

      Еңбектегі іскерлікті бағалау.

Ақпарат технологиясының көмегімен менеджерлер өз жұмыстарын кеңірек көлемде, тиімдірек, тезірек және нәтижелі орындауы мүмкін. Ондағы ақпарат жүйесі байланыс жабдықтарымен және мәтіндік, графикалық, ауызша материалдар мен мәліметтерді бейнелеу үшін ақпараттың анықтылығын жабдықтау үшін ЭЕМ жүйелерімен ілесіп отыруы тиіс.

Объектіні басқарудың әртүрлі деңгейінде, желілермен жұмыс істеуге арналған байланыстар каналымен біріккен мамандардың, технологтардың, бухгалтерлердің және т.б автоматтандырылған жұмыс орындары құрастырылады.

Ақпараттық жүйені бұлай ұйымдастыру, кез келген деңгейдегі басқару мамандарына интеграцияланған мәліметтер қоймасынан мәлімет алу мүмкіндігі мен басқарудағы тиімді шешімді қабылдауға мүмкіндік береді.

    Ұйым – ол белгілі бір мақсатқа қол жеткізу үшін өз қызметін саналы түрде үйлестіріп отыратын адамдар тобы. Кез – келген ұйымның мақсаты – нәтижеге жету үшін ресурстарды қайта өңдеу болып келеді. Ұйым қолданатын негізгі ресурстар – адамдар (адам ресурсы), капитал (ақша ресурсы), материалдық технология және ақпарат. Аталғандардың төртеуі физикалық ресурстарға, ал бесіншісі тұжырымдамалыққа жатады. Бұл ресурстардың барлығын басқаруға болады.

     Ұйым – менеджерлердің негізгі әлемі және ол менеджметтің өмір сүруінің алғы шарты болып табылады. Ақпараттық менеджменттің қажеттілігі бизнес саласы мен компьютерлік мүмкіндіктің кеңеюіне байланысты пропорционалды өсуде. Ұйымның ең көрнекі мінездемесіне тік және көлденеңге бөлінетін еңбек бөлінісі жатады. Менеджерлер барлық деңгейге және барлық функционалдық жүйелерге қатысады. Олардың өз тапсырмалары мен рөлдерін қалай орындайтын компьютерлік ақпараттар жүйесінің көмегімен шеше алу қабілетіне байланысты.

   Басқару дегеніміз – ұйымның мақсатқа басқа адамдар арқылы жету үшін жүргізілетін жоспарлау,  ұйымдастыру, түрлендіру және бақылау процестері. Бүгінгі таңда басқарудың тәжірбиесі мен теориясының дамуына айтарлықтай үлес қосатын:

      Басқару мектептері

      Процестік

      Жүйелік 

      Ситуациялық.

Басқарудың әр түрлі мектептері бар. Олар ғылыми басқару, әкімшілік

басқару мектебі, адамдық қарым – қатынас мектебі немесе мінез – құлық ғылымы, сонымен қатар басқару ғылымы немесе сандық тәсілдер мектебі.

Басқаруды процестік тұрғыдан бір–бірімен өзара  тығыз байланыстағы

басқару функцияларының үзілмес сериясы ретінде қарастырады.

Жүйелік тұрғыда басшылар ұйымды әр – түрлі мақсаттарға өзгермелі

сыртқы орта жағдайына орай ыңғайланған технология, тапсырмалар, құрылым, адамдар сияқты өзара байланысты элементтер ретінде қарастыру керек екендігін айқындайтын болады.

Ситуациялық қарастыру басқарудың әр түрлі әдістерінің  қолайлылығы–

ситуациялармен анықталады. Нақты жағдайда оған сәйкес келетін әдіс өте тиімді болып табылады.

     Жүйе дегеніміз – әр қайсысы бүтіндік сипаттамысына өзіндік үлесін қосатын және өзара байланысты айнымалылардан құралған кейбір тұтастық болып табылады. Егер оладың біреуі жоқ немесе дұрыс жұмыс атқармайтын болмаса, онда барлық жүйе дұрыс жұмыс істемейтін болады.

     Барлық ұйымдар жүйе болып табылады. Жүйенің екі негізгі типі

• Ашық
• Жабық

     Жабық жүйе- белгілі бір қатаң шекаралары бар және оның қызметі сыртқы ортаға тәуелсіз.

     Ашық жүйе-сыртқы ортамен өзара әрекетке түсумен сипатталатын жүйе. Мұндай жүйе өзін – өзі қаматамасыз ететін жүйеге жатпайды, ол сырттан келіп түсетін ресурстарға тәуелді. Сонымен қатар ашық жүйенің сыртқы орта өзгерістеріне бейімделу қабілеттігі бар және оны өзінің қызметін жалғастыру үшін қолданады. Барлық ұйымдар ашық жүйе болып табылады.

Фирманың физикалық жүйесі-шағын ресурстарын өндірістік ресурстарға айналдырады. Шағын ресурстары фирманы қоршаған ортаға  байланысты құрылады және  олардың түрленуі болып табылады, ал өндірістік ресурстар бұрынғы  ортаға қайтып оралады. Демек фирманың физикалық жүйесі – айналадығы ортамен  физикалық ресурстар (материалды, адамдық, қаржылық, машиналық) ағымы арқылы әрекеттесетін ашық жүйе.

Материалдық ағым-шығын материалды шикізат жабдықтаушыларынан алынады және оларды процесін  түрленуінен алып тасталынғанға дейін қоймада сақтайды. Одан кейін  оларды өндірістік іс-әрекетке жібереді. Аяқталған  формадағы  материалды түрлендіру процесі қорытындылағанда, оны сатып алушыға жібергенше сақтауға қояды.

Өндірістік фирмада материалдық ағымның екі қызмет аясы қарастырылады, олар өндірістік және маркетнигтік қызмет. Өндірістік қызмет шикізатты өнімге айналдырады, ал маркенингтік – осы өнімді сатып алушыға таратады.

Адамдар легі-ол қоршаған ортадан келіп түседі: жергілікті қоғамның, кәсіподақ комитетіне, бәсекелестіктерден, т.б.

Ақшалық ағым-ақшалық ағымдардың қайнар көзі ортаның мынадай элементтері боып табылады: Капитал салушы акционерлер, сатудан түсетін табысты беретін сатып алушылар, займдар жасайтын және инвестиция бойынша пайыз төлейтін қаржылық институттар, фирманың займдық ақшамен және субстанциялармен қамтамасыз ететін үкімет. Ақшалық ағымның тексерілу жауапкершілігі қаржылық қызметке жүктеледі.

Машиналық ағым-машина мен құрал–жабдық жабдықтаушылардан алынады. Машиналық ағым фирмада ұзақ уақыт ішінде – 3 жылдан 20 жылға дейінгі уақытта қалады.

  Ақпарат басқарудың физикалық жүйесінен әрдайым тікелей берілмейді. Көбінесе кәсіби менеджерлер олардың ортасындағы аралықты сақтайды және ақпаратты нақты ақпараттар жүйесінен шығарады. Біз бұл механизмді ақпараттық жүйе деп атаймыз.

       ақпарат                                                              ақпарат          

Жүйенің жалпы моделіне басқа толықтырулар басқарушы шешімнің физикалық жүйені қалай өзгертетінін көрсету үшін крек. Физикалық жүйенің барлық үш элементінен мәліметтерді жинау, оларға кіру, түрлендіру, шығу, сонымен қатар менеджер осы өзгерістерді барлық үш элементке енгізе алуы қажет.

                        ақпарат                                   ақпарат

                                                                  мәліметтер

Менеджменттің және физикалық жүенің кері байланысы – әдістің көрінуі үшін шешімді қайтадан қабылдау. Негізгі кері байланыстың болуы үш түрлі форманың сигналын көрсетеді: мәліметтер, ақпараттар, шешімдер. Мәліметтер АЖ-ге ақпаратты өзгертеді, ал ақпарат – АЖ менеджерінің шешімі және менеджер берілгендерді қорытындылауы тиіс.

                шешім                                   ақпарат

                                                          мәлімет

Физикалық ресурс (ақпарат және мәлімет) ақпараттық жүйеге кіреді. Мұнда олар жиналады, өңделеді және менеджер үшін қолайлы. Сонымен бірге консцептуалдық ресурстар ақпараттық жүйеден қоршаған ортаға құйылады.

Барлық физикалық ресурс супермаркеттің физикалық  жүйесі арқылы өтеді. Олар: материалдық (киім, аяқ киім, азық-түлік, т.б.), адамдық (сатушылар, қызметкерлер, менеджерлер), машина және құрал – жабдықтар (кассалық есептер, миникомпьютерлер), ақшалық (сатып алушылардан  және жабдықтаушы төлемі түрінен, қызметкерлерден және иеленушілер). Тұжырымдық жүйеде менеджмент элементтерді дүкеннің басқарушысы және оның ассистент–менеджер түрінде берілген. Ақпараттық жүйені компьютерге негізделген, онда әр тауар бағасы, тауар қозғалысы көрсетілген, кіріс және шығыс құжаттары толтырылып, прайс парақтарының төлем қағазы көрсетілген, саудағы статистикалық талдау жасау үшін мәліметтер жинайды, т.б. Сауда квотасы формасындағы стандарттар және жұмыс істеп тұрған бюджеттер менеджерге супермаркет  жұмысының қандай деңгейде  болу кректігіне  жауап іздеуге көмек болады. Менеджерлер мониторинг жүргізеді және ақпараттық жүйені орындауды басқаруда  қолданады және оны стандартпен салыстырады.

Менеджер қандай заттар жақсы сатылуда, қасысы аз өтетіні  туралы мәліметтер алып отырады. Менеджерлер осы мәліметтерге сүйене отырып тапсырыстар санын реттеу, тауарларды қайта тарату, саудаға тауарларды  қою сияқты әректтер жасайды. Апта аралығында сауданың жоғары және төмен жүруі туралы  мәліметтер қызметкерлердің жұмыс тізбегін дұрыс жолға қоюға және  тұтынушыларға қызмет көрсету деңгейін жоғарлатуға ықпал етеді. Менеджер ақпараттық жүйесінен ақпаратты, модельдің өзгеруіне негіз болатын стандартты алып супермаркеттің өз мақсатына үздіксіз  жұмыс істеуіне үлесін қосады.

2.Жүйелік көзқарас фазалары.

     Мәселені жүйелік түрде шешудің ерекше процесін іздестіру Колумбия Университетінің философия ғылымдарының профессоры Джон Дэвэйдтің осы бағыттағы еңбегіне әкеліп тірейді. 1913 жылы ол адекватты пікір– таластың шешімді үш сатысын анықтады: Мәселены анықтау, баламалы шешімдерді бағалау, шешімге келу. Дэвэй «жүйелік қарастыру» терминін қолданған емес, дегенмен ол Мәселены шешудің мынадай жолын анықтап берді: