Автор работы: Пользователь скрыл имя, 29 Марта 2012 в 20:02, реферат
Менеджменттегі ақпарат жүйесі-бұл менеджменттің барлық деңгейлерін жоспарлауда, ұйымдастыруда, бақылау мен басқаруда оны ақпаратпен жабдықтауға арналған мәліметтерді өңдеу жүйесін білдіреді. Егер жоғары менеджерлер сыртқы ақпаратты үлкен көлемде қолданса, ал орташа және төменгі буындағы менеджерлер көбінесе өзекті, нақтырақ ішкі ақпаратқа сүйенеді.
1.Менеджментте қолданылатын ЭАЖ
2.Жүйелік көзқарас фазалары
3.Жүйені жобалау, енгізу фазалары.
Біріншіден, Мәселены қарастыруды бастау, содан соң шешудің түрлі жолдарын тауып, слңында ең тиімді деген шешімді таңдау керек.
Ақпараттық жүйені қолдану құрылымы – мәселені шешудің тізбектелген сатысы болып табылатын және Мәселены толық түсінуге мүмкіндік беретін, альтернативті шешімдерді қарастыратын және таңдалған шешімнің орындалуын қамтамасыз ететін жүйелік қарастыру ретінде белгілі бола бастады.
Жүйелік қарастыру сатысының саны ақпарат көзіне байланысты өзгеріп отырады. Әр фаза менеджер қолдануға тиісті шаралардың ерекше түрлерінен тұрады, олар:
Дайындық шаралары менеджерлерді жүйелі қамтамасыз ету жолымен Мәселені шешуге даярлайды.
Анықтаушы әрекеттер шешілуге тиісті Мәселені анықтау және оны толық түсінуден тұрады.
Шешуші әрекеттер альтернативті шешімдерді құру, оларды бағалау, ең тиімді шешімді таңдау, оны жүзеге асыру және мәселенің түпкілікті шешімін қабылдаудан тұрады.
Жүйелік қарастыру сатысы қарапайым Мәселені шешу процесінде жасалынатын көп шешімдер категориясына бөлу әдісін қаматамасыз етеді. Жүйелік қарастыруды қолдану барысында ақпарттық жүйені негіз ретінде пайдаланады. Ақпараттық жүйенің экспертік жүйе және офистік автоматтандыру секілді жүйе астары белгілі бір шешімге негіз бола алады.
Шешімнің қайта қаралуын қаматамысз ететін жүйелік қарастыру фазалары.
Фаза | Саты | Шешім |
---|---|---|
Анықтаушы қимылдар | 1. Жүйеден жүйе арсына өту
2. Жүйе элементтерін белгілі бір тізбекпен талдау | Мәселе неде? Жаңа мәліметтер алу аса қажет пе, әлде олар бар ма?
Мәліметтер қалай жинақталады? Мәселе неден туындайды? |
Шешуші қимылдар |
3. Альтернативті шешімдерді салыстыру.
4. Альтернативті шешімдерді бағалау.
5. Ең жақсы шешімді таңдау.
6. Шешімді еңгізу. 7. Шешімнің ең тиімді болуына бағыт алу. |
Қанша альтернатив анықталуы тиіс?
Қандай критерий қолданған жөн? Әрбір альтернативті критерий қалай бағалайды? Барлық критерилер бірдей бағалана ма? Таңдау жасау үшін ақпарттар жеткілікті ме? Критерийге ең жақын болып қандай альтернатив бағаланады? Шешім қанша еңгізілуі тиіс? Кім бағалауы тиіс? Шешім қаншалықты мақсатты қанағаттандырады? |
Менеджерлер мәселені шешу үшін модельдерді пайдаланады. Модельдік мәні – абстрактілі. Модельдердің төрт негізгі түрі бар: физикалық, баяндалынатын, графикалық, математикалық. Бұлардың бәрі модельдің мәнін жақсы түсінуге мүмкіндік береді. Математикалық модель, нақты болмаса да, ықтималдықпен пайдаланушылардың келешекке болжам жасауына мүмкіндік туғызады. Біз физикалық және тұжырымдамалық жүйеден тұратын жүйенің жалпы моделін ұсынамыз. Жалпы модельдің басқа модельдер түрлерінің қатынасына орай әр түрлі жағдайда іске асырылатын артықшылығы болады.
Көп фирмалар атқарушы комитеттен төмен арнайы бір комитет құрады да, ол барлық жүйелік жобаларға бақылау жасауды өз мойнына алады.Комитет басқаруды, жетекшілікті және тексеруді қамтамасыз етуді қолға алғанда ғана ол басқарушылық комитет деп аталынады.
Комитет салыстырмалы тұрақты болып тұрады және оның қызметкерлері президент ауыстырмағанға дейін қызмет етеді. Тұрақты қызметкерлер – ол әрбір функционалдық аймақтағы күшті орындаушылар. Оған ақпараттық қызметкерлер де кіргізіледі.
Басқарушылық комитет келесі 3 функцияны атқарады:
Фирманың стратегиялық мақсаттарына жетуге компьютерлік көмекті көрсету саясатын жүргізеді.
Аудиториялық қызметкерлер арқылы фискалды бақылау жүргізеді;
Компьютерді пайдаланған кездегі пайда болатын келіспеушілікті шешеді.
Басқарушылық комитет – бұл фирманың ақпарттық ресурстары барлық қолданушылар және оны керек ететіндер үшін қолайлы жағдай жасайды.
Басқарушылық комитет жүйелік дамуға қатысты негізгі шешімдерді қабылдағанмен, ол жүйенің бөлшектерінің жұмысымен кей кездері ғана соқтығысады. Бұл жауапкершілік жобалық топтарға жүктеледі. Ол топтарға фирманың ақапарттық және аудиторлық бөлімдері кіреді. Топтың жұмысы басқарушы арқылы басқарылады. Ол жобаның даму жолына бақылау жасайды да басқарушылық комитеттің саясатын жүрізеді. Ол саясат жұмыс аяқталғанға дейін жұмыс істейді. Жобалық топ ену аяқталғанда басқарушылық комитетке қарағанда тез уақытта тарап кетеді.
Жүйе мақсаттарына жету үшін көптеген әртүрлі мәселелер шешіледі. Оларды логикалық ретке келтіру қажет. 1-суретте фирмалық модель орындауға қажетті әр қадамды көрсетеді, және басқарушылық комитеттің менеджердің жүйелік аналитиктің жауапкершілігін анықтайды. Фирма менеджерлері арқылы жүйенің қажеттіліг анықталады. Кей кездерде бұл мезгілде ақпараттық қызмет орталығынан мамандар қажетті ақпаратты енгізеді.
Әрбір менеджердің мәселені шешуде өз жеке стилі болады, бұл жекеленген өзгешеліктер бойынша топтастырулар жүргізуге мүмкіндік береді және де бұл мәселені сезінуге, ақпарат жинауға және оны пайдалануға байланысты болады.
Мәселені сезіну. Мәселені сезіну,түйсінуіне қарай менеджерлер 3 категорияға бөлінеді:
Ақпарат жинау. Сонымен қатар менеджерлер өздері түсініп отырған мәселенің альтернативалардын қалай тауып дамытатындығына қарай да бөлінеді. Менеджерлер ақпарат жинау жүйесінің екеуінің бірін қолданады,я олар жалпы көлемді анықтайды, нмесе олар ақпаратты бөліп қарастырады.
Ақпаратты пайдалану. Менеджерлер арасында сонымен қатар мәселені шешуде ақпаратты пайдаланудың екі түрлі стилін ұстану тенденциясы байқалады.
Менеджерлер мәселені шешу үшін шешім қабылдаумен айналысады, олар потенциялды зиян немесе пайда әкелуі мүмкін. Мәселені шешу процесі көп шешім болуын талап етеді.
Жүйелік қарастыру маңызды мәселелерді шешу процедурасын қадам – қадаммен қолданады. Әрбір қадам өзіне бір немесе бірнеше мәселелерді енгізеді, ал ақпарат әрқайсысына керек. Ақпараттық жүйе әрбір шешімге ақпаратпен қамтамасыз етіп менеджерге көмектеседі.
3. Жүйені жобалау, енгізу фазалары.
Жаңа жүйенің талабымен танысқаннан кейін жоба жасау командасы процестің анықтамасын және жұмысқа керекті мәліметтерді қабылдайды. Жүйенің жобауы пайдаланылатын жабдықтың әр түрін жүйеге кірістіруі мүмкін. Жобалаудың жобалау жоспары:
Есептің қысқаша мазмұны;
Кіріспе;
Проблеманы анықтау;
Жалпы сипаттама;
Жабдықтың конфигурациясы;
Ұсынылған жоба;
Ұсынылған тапсырма;
Еңбек ресурстарына қажеттіліктер;
Жұмыс жоспары;
Фирма қызметтеріне;
Фирма ресурстарына;
Енгізу фазасының жалпы жоспары;
Жүйені енгізу фазасы.
Бұл фазада жоба тек текстік және графикалық түрде болады. Интеграцияға енгізу жұмысшы жүйені өндіру үшін дайындалған физикалық және концептуалдық ресурстарды қамтиды. Енгізу жоспары. Жоспарлау, талдау және жоба жасау фазасынан кейін тексеру механизмі қойлған, яғни жаңа жүйенің жұмыс істеуіне не қажеттің бәрі қойылған. Бір ғана фаза қалады, ол фаза енгізу фазасы. Басқару комитеті, менеджер және ақпарат мамандары фазвны енгізудің нақты жоспарын жасайды.
Енгізуді хабарлау. Басқару комитеті менеджер арқылы жаңа жүйе жобасын енгізудің басталуын хабарлайды. Хабарлаудың мақсаты – пайдаланушыларды жаңа жүйе жобасын енгізу шешімімен хабардар ету.
Ақпараттық жабдық алу. Ақпараттық мамандар жаңа жүйенің барлық талап етулеріне жауап бере алатын үйлесімде жабдықтаушылармен қойылған компьютерлік жабдыққа толық жауапты. Техникалық құралдың дайындау және онымен қамтамасыз ету мерзімдері бекітіледі. Егер менеджердің шешімі фирманың стратегиялық бизнес жоспарына әсерін тигізсе, онда басқару комитетінің келісімін талап етуге болады. Тек олардың рұқсатынан кейін ғана фирма сатып алуға және компьютерлік жабдықты орнатуға тапсырыс береді.
Бағдарламалық жабдық дайындау. Бұл қадамның басында фирма өзінің программалық жабдығын жасайтынын немесе дайын жалпы жүйелік программалық жабдығын қолданатынын шешеді. Егер фирма бірінші нұсқаға тоқталса, онда программист программа жазу үшін жүйелік аналитик дайындаған құжатт ықолданады.
Мәліметтер базасын дайындау. Мәліметтермен байланысты қызметке, атап айтқанда, МБ дайындығына МБ әкімшілігі жауапты. Сонымен қатар ол МБ – ның жүйелік басқаруын таңдауда маңызды орын алады.
Қызмет көрсетудің физикалық жабдығы. Бұған жүйені пайдалану қолайлығы, атап айтқанда: қауіпсіз жабдықталынған арнайы ғимарат, температура мен ылғалдылықты бақылау, от қауіпсіздігін тексеру және т.б. кіреді. Мұндай ғимаратты салу (дайын орынды қайта жабдықтау) құрылысы жалпы жобалық жоспармен сәйкес келетін графикпен болу керек.
Қолданушыны оқыту. Жаңа жүйеде көп адамдар жұмыс істейді: біреулері жүйемен жұмыс жасайды, кейбіреулері олардың қызметін және өнімін пайдаланады. Бірақ олардың бәрі жүйедегі өз орындарын және жүйе оларға қандай пайда беретінін білу керек. Оқыту фирма қызметкерлері үшін қалай ұйымдастырылса, фирмадан тыс адамдарға солай болуы мүмкін. Оқытудағы талап етулер өмір айналымының басында оқу бағдарламалары белгілі бір анықталған мерзімге дайындалған деген образбен көрсетілуі керек.
Жаңа жүйеге өту. Ескі жүйенің пайдалану процесінің тоқтатылуы және жаңа жүйені пайдаланудың басталынуы өту деп аталады. Өтудің ү әдісі бар: жеделдетілген, біртіндеп және параллель.
Жеделдетілген өту. Белгілі бір анықталған күнде ескі жүйеден жаңа жүйеге өтудің қарапайым әдісі. Бірақ бұл әдіс кіші жүйелерде және фирмада іске асырылады.
Біртіндеп өту. Жаңа жүйеге өту кезінде біраз уақыт ескі жүйенің қандай да бір бөлігі қолданылады немесе ескі жүйенің жұмысы кезінде жаңа жүйенің мүмкіндіктерін біртіндеп қолданады.
Параллель өту. Бұл жерде жаңа жүйе толығымен тексерілгенше орнатылған ескі жүйенің сақталынуы талап етіледі. Бұл әдістің мүмкін болатын сәтсіздіктері болса да, екі жүйе бірдей сақталынатын ең тиімді әдіс болып табылады. Өту – жүйенің өмірлік циклының даму стадиясының соңын және жүйені тікелей пайдаланудың басын көрсетеді.
Қорытынды
Ақпараттық менеджмент-бұл қажетті түрде және қажетті уақытта, қажетті ақпаратты:бухгалтерлік, есептік, қоймалық және т.б бүгінде көптеген автоматтандырылған жүйелермен генерацияланатын деректерден бөлінетін ақпаратты беру процессі.
Ақпараттық менеджменттің бүгінгі күні аса белгілі түсіндірулері шартты түрде келтіруге болады:
Осындай мағыналар жиынтығы мен жұмыс істеу мүмкін емес.
Ескі ақиқатты тағыда растау термин қанша кең болса, сонша ол пайдасыз. Сондықтанда ақпараттық менеджменттің түсінігінің екі мағынасы:
1. Ақпаратты-ақпараттық ағымдарды және ақпараттық ресурстарды, яғни белгілі бір тұрғы саласындағы ақпаратты өңдеудің автоматтандырылған технологиясы-басқару болып табылады.
2. Ақпараттың көмегімен басқару-яғни бұл сөздің өз мағынасындағы басқарушы технология және менеджмент.