Методы анализа внешней и внутренней среды организации

      Рассмотрим должностные  обязанности некоторых сотрудников:       

Генеральный директор   - действует от имени Общества, в том числе выступает от имени Общества в отношениях с любыми организациями и государственными органами по всем вопросам, связанным с деятельностью;      

- определяет  размер необходимых расходов;      

- открывает счета  и делает вклады в банках;      

- дает указания  и распоряжения работникам;      

- определяет  структуру и штаты;      

- принимает на  работу и увольняет сотрудников,  применяет к ним меры поощрения  и взыскания.     

Исполнительный  директор - координирует работу находящего в его подчинении персонала, следит за своевременностью и качеством выполнения работы, занимается маркетинговой деятельностью.       

Главный бухгалтер - в  обязанности  главного бухгалтера входит осуществление организации бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности и контроля за экономным использованием материальных,  трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью собственности предприятия, обеспечение законности, своевременности и правильности оформления документов, расчеты по заработной плате, правильное начисление и перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, страховых взносов в  
государственные  внебюджетные  социальные  фонды,  платежей  в  банковские учреждения, погашение в установленные сроки задолженностей банкам по ссудам, а также отчисление средств на материальное стимулирование работников предприятия. Главный бухгалтер непосредственно подчиняется директору филиала.  В подчинении у главного бухгалтера находятся работники бухгалтерии.     

Менеджеры отделов - занимаются организацией отдыха по своим направлениям, составляют туристские пакеты, занимаются оформлением документов, страхованием. Ведут непосредственную работу с клиентами (туристами).      

  Менеджер по маркетингу  и рекламе - в обязанности менеджера по маркетингу и рекламе входит составление плана по рекламным кампаниям на 6 месяцев вперед и согласование его с директором ООО «Дилижанс». Менеджер по маркетингу осуществляет креативную разработку идей для рекламных кампаний, планирует бюджеты  рекламных  кампаний,  информирует  персонал  о  проведении  этих кампаний, их условиях, сроках, правилах проведения и ожидаемых результатах. Также он проводит размещение рекламных материалов и их оплату со стороны компании,   осуществляет   оценку   эффективности   проведенных   рекламных мероприятий и отчитывается перед директором ООО «Дилижанс». Линейное и функциональное подчинение менеджера по маркетингу и рекламе - директору  ООО «Дилижанс». 

Оператор  авиа и ж/д  касс - занимается бронированием и продажей авиа, а также ж/д билетов по всем направлениям, заключает договора с туристическими фирмами на продажу билетов.      

Офис-менеджер - ведет всю офисную работу фирмы, занимается рекламой.  

Задачи 

Туризм играет ведущую роль в экономиках многих стран мира. Россия не является исключением, так как имеет очень богатый  туристский потенциал и все необходимые  предпосылки.         

К технологиям, используемым в туристической фирме можно отнести разработку новых, еще не изведанных направлений, которые в свою очередь могут отличаться своей нестандартностью.         

Фирма для улучшения  процесса работы использует множество  способов. Внедряет и использует новые способы бронирования билетов и отелей по всему миру, что позволяет, не выходя из офиса и не отнимая времени, дать полную информацию, интересующую туриста.  Ведётся электронная картотека, которая в свою очередь, помогает быстро и оперативно получить информацию о туристе (день рождения, паспортные данные…). Также для быстрого расчета страховых полисов туристов используется online система, связанная напрямую со страховой компанией, что очень экономит время. Всё вышеперечисленное делает работу более оперативной и точной, это очень привлекает туристов, и обещает, что они вернутся в «Дилижанс». Большой плюс в работе компании - это использование электронных систем бронирования. Система бронирования авиабилетов моментально позволяет видеть всю информацию по интересующим перелётам, система «Gabriele» позволяет online бронировать номера в отелях, что очень нравиться туристам, так как не нужно тратить время на ожидание подтверждения.         

Также была разработана  «карточная система скидок», которая  помогает туристам сэкономить немалую сумму. Например, если едет семья, то скидки на детей, либо, если проживание в отеле составляет  семь ночей - одну ночь турист получает в подарок.   

  Для сотрудников фирмы перед открытием туристского сезона организовываются информационные (рекламные) туры, посетив которые, они могут дать туристу полную информацию о местности, в которую он едет, более подробно описать отель, номерной фонд и так далее, так как в каталогах и наглядных материалах сложно найти всю интересующую и достоверную информацию. Когда турист знает, что менеджер побывал в интересующих его местностях, может сравнить и проанализировать отель либо курортную зону, он более уверенно и быстрее принимает  решение об отдыхе.  

Люди       

Как и в любой  организации, важнейшим стратегическим фактором является кадровый потенциал, который в свою очередь определяет успех фирмы.     

На данный момент на фирме работает двенадцать человек, каждый из которых имеют высшее образование. Одним из основных преимуществ данного  коллектива является то, что они являются настоящей, крепкой командой, которая, объединив силы, очень качественно выполняет свою работу. В коллективе царит дружба и взаимовыручка. Всегда приятно прийти в офисы туристической фирмы «Дилижанс» и увидеть там вежливых и улыбчивых сотрудников, которые с радостью помогут подобрать и организовать любой тур по желанию клиента.      

 Система работы  с персоналом предприятия направлена  на стимулирование хорошей работы сотрудников. Главным поощрением для менеджера является процент от продаж, добавляемый к его зарплате. Также работнику обеспечивают максимально удобное рабочее место, на котором есть все необходимое для успешной продажи туров.     

Следует также  отметить, что руководство предприятия  так же уделяет большое внимание внешнему виду сотрудников. Все менеджеры имеют очень опрятный и ухоженный вид. Ведь положительное впечатление о фирме складывается не только от продажи тех  или иных туров, но и от общего впечатления о персонале фирмы.      

Кроме того, руководство  ведет постоянный диалог с сотрудниками, выслушивая их пожелания и предложения по работе, старается повышать квалификацию сотрудников посредствам различных курсов, семинаров и т.д.      

В будущем фирма  планирует увеличить штат работников, так как спрос на туристский продукт с каждым годом растёт. Также компания делает большой акцент на увеличение роста производительности труда, интенсификацию производства, внедрение новой более производительной техники, усовершенствование технологий и организации производства.  

ВНЕШНЯЯ СРЕДА ОРГАНИЗАЦИИ 

      Поставщики 

Как  говорилось выше «Дилижанс», является официальным представителем (туроператором) французской системы отдыха «Club Med». Они в свою очередь обеспечивают нас самой свежей и достоверной информацией по курортам данной системы. Также фирма тесно сотрудничает с крупнейшими туроператорами Италии, Франции, Болгарии, Египта, Японии, Турции, ОАЭ, Таиланда. 

Трудовые  ресурсы 

      Подбором  персонала  занимается непосредственно  директор фирмы. При подборе персонала  учитываются множество факторов, таких как, высшее образование, знание иностранных языков, умение общаться с людьми, опыт работы с сфере туризма и т.п. Все эти факторы  очень важны для успешной и плодотворной работы фирмы.  

Закон и организации  государственного регулирования. 

ООО «Дилижанс» осуществляет свою деятельность согласно Закону РФ «О туристской деятельности.

Потребители 

Потребителями туристских услуг «Дилижанс» является местное население, корпоративные клиенты, турагентства. 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Рассмотрев  и проанализировав внутреннюю среду организации, необходимо  сделать основные выводы по данной теме.

Внутренние  переменные – это ситуационные факторы  внутри организации, которые в основном являются контролируемыми и регулируемыми. Основными переменными внутренней среды организации, которые требуют внимания руководства, являются: цели, структура, задачи, технология и люди. Все внутренние переменные взаимосвязаны. В своей совокупности  они рассматриваются как социотехнические подсистемы. Изменение одной из них в определенной степени влияет на другие. Совершенствование одной переменной, например, такой, как технология, не обязательно может вести к повышению производительности, если эти изменения сказываются отрицательно на другой переменной, например, людях.

 От  внутренних переменных, от которых зависит внутреннее благополучие организации, и их взаимодействие способствует достижению общих целей организации. Однако успех организации также зависит от внешнего окружения организации,  без которого не возможен жизненный цикл любой организации. Руководитель должен учитывать внешнее окружение. Факторы, оказывающие немедленное влияние на организацию, относятся к среде прямого воздействия, остальные факторы – к среде косвенного воздействия. Так же как и внутренние переменные, факторы внешнего окружения взаимосвязаны и взаимодействуют между собой. Внешняя среда имеет свойства сложности и неопределенности.

Таким образом, главное, необходимо усвоить  – то, что внешние факторы в  совокупности с факторами внутренней среды оказывают решающее воздействие на функционирование организации. Все переменные тесно переплетаются и влияют друг на друга. Менеджер должен уметь анализировать все эти факторы в совокупности, не упуская ни одного из виду, и принимать верное решение. Умение выделить и проанализировать элементы организации и внешние факторы является залогом успеха фирмы. 

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 

1. Мескон  М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. М., 1998.
2. Томпсон А.А., Стрикленд А. Дж. Стратегический менеджмент. М.,1998.
3. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент. М.,1999.
4. Басовский Л.Е. Менеджмент. М., 2000
5. Кузнецов Ю.В., Подлесных В.Н. Основы менеджмента.  СП., 1998.
6. www.marketing.spb.ru