Методы подготовки и принятия управленческих решений

Эталонная ситуация характерна тем, что о ней достаточно много  известно, в частности то, какие  решения принимались, каковы были результаты и какие решения привели к  поставленной цели.

Если ситуация попадает в  разряд эталонных, то уже известно как надо действовать. Если ситуация такова, что близких эталонных ситуаций нет, то вся информация вместе с информацией об имевших ранее аналогичных не эталонных ситуациях передаётся аналитиками экспертной группе.

В результате работы подготавливается аналитический обзор для участников коллективной экспертизы по выработке стратегических и тактических решений.

Разделы обзора:

1. Стратегические и тактические  решения, принимаемые раньше в  анализируемой ситуации и аналогичные  ей;

2. Механизмы выполнения  соответствующих решений; 

3. Контроль за исполнением  решений; 

4. Сопровождение хода  их реализации;

5. Эффективность принятых  ранее решений; 

6. Эффективность их выполнения;

В дальнейшем эта информация учитывается на всех этапах выработки стратегических и тактических решений.

 

Анализ ситуации

Одна из основных задач  этого этапа – проведение анализа  ключевых профильных проблем ситуации, включая оценку:

• слабых и сильных сторон
• опасностей и рисков
• перспектив развития ситуации в рамках рассматриваемых проблем.

Результат такого анализа  – более чёткое представление  проблем, возникающих в связи  со сложившейся ситуацией.

Задача анализа ситуации считается выполненной, если в результате его, ЛПР получает чёткое, достаточно полное представление о ситуации, необходимое для принятия важных управленческих решений.

Завершает этап анализа ситуации оценка устойчивости ситуации к возможным  изменениям внешней и внутренней среды, к наиболее вероятным изменениям показателей, характеризующих динамику развития ситуации.

 

Разработка сценариев  возможного развития ситуации

Разработка сценариев  начинается с содержательного описания и определения перечня наиболее вероятных сценариев развития ситуации.

Очень часто здесь используется метод Мозговой Атаки.

Определение перечня наиболее вероятных сценариев развития ситуации формирует основную направленность аналитической работы. Наиболее распространённые формы сценариев предполагают формирование перечня основных факторов, влияющих на развитие ситуации.

По полученным результатам  проводится экспертиза с целью выявления  основных опасностей и рисков, сильных  сторон и перспектив развития ситуации.

Данный этап завершается  оценкой ожидаемой устойчивости ситуации для разработанных альтернативных сценариев её развития.

 

Оценка ситуации

После того, как определены наиболее вероятные сценарии возможного развития ситуации, выявлены основные опасности и риски, сильные стороны  и перспективы, экспертами даётся оценка с точки зрения возможности достижения целей, стоящих перед организацией.

Параллельно с оценкой  наиболее вероятных сценариев развития ситуации на этом этапе предполагается генерирование предложений для  выработки альтернативных вариантов стратегических и тактических решений в анализируемой ситуации.

 

Обработка данных и оценка результатов экспертизы

Перечислим наиболее важные случаи, когда необходима обработка  данных для определения результатов  коллективных экспертных оценок:

• Структуризация информации;
• Отбраковка и систематизация информации;
• Формирование оценочной системы;
• Разработка экспертных прогнозов ситуации;
• Разработка альтернативных сценариев развития ситуации;
• Генерирование альтернативных вариантов стратегических и тактических решений;
• Сравнительная оценка альтернативных вариантов стратегических и тактических решений.

Полученные при обработке  данных результаты, а также результаты оценки проведённых экспертиз используются при подготовке материалов для лица, принимающего решения (ЛПР), о проведённом  ситуационном анализе.

 

Подготовка аналитических  материалов по результатам ситуационного  анализа

Это заключительный этап. В  нём подводится итог всей проделанной работы. Основная задача этого этапа заключается в подготовке аналитических материалов, содержащих рекомендации по различным направлениям, а именно:

• Принятию стратегических и тактических решений в анализируемой ситуации;
• Механизмов их выполнения;
• Контролю за исполнением решений;
• Сопровождению хода реализации принимаемых решений;
• Анализу результатов, включающему оценку эффективности принятых решений и их выполнения.

 

Методы, применяемые  на этапе определения альтернатив

На этом этапе необходимо выявить все возможные варианты решения проблемы, сформировать так  называемое «поле альтернатив».

На уровне решения государственных  проблем так и поступают.

На более низких уровнях  практика показывает, что руководители не располагают достаточными знаниями или временем, чтобы сформулировать и оценить каждую альтернативу, поэтому  они, как правило, ограничивают число  вариантов сравнения несколькими  альтернативами, которые представляются наиболее подходящими [4, с.40].

С этой целью применяются  следующие методы генерации альтернатив:

• Метод «Мозговой атаки»
• Морфологический анализ
• Методы ассоциаций и аналогий.
• Методы контрольных вопросов и коллективного блокнота
• Метод матриц открытия
• Синектика

 

Метод мозговой атаки  при генерации альтернатив

В основе метода мозговой атаки  лежит психологический эффект интеллектуального  взрыва.

Группе в 5-8 человек предлагается каждому высказать идеи и предложения  по решению поставленной задачи. В  результате получается N идей. Если группа будет высказываться по поставленной задаче коллективно, то получится N * K идей. Во время сеанса мозговой атаки происходит цепная реакция, при которой одна идея порождает несколько других идей, что приводит к интеллектуальному взрыву.

Метод мозговой атаки предназначен для активизации поиска различных  вариантов решений и выбора из них наилучшего. Он широко применяется  в управленческой практике с целью  получения максимального количества оригинальных идей за короткий промежуток времени. 30-40 минут.

При мозговой атаке группа делится на генераторов и критиков. Генераторы высказывают как можно  больше идей, а критики эти идеи оценивают. Все высказанные идеи записываются на бумагу или на аудионоситель.

Правила проведения мозговой атаки:

• Краткость изложения идеи (менее 1 минуты)
• Отсутствие на 1 этапе критики высказывания предложений
• Возможность развития идеи, высказанной ранее;
• Возможность записи идей на аудионоситель.

 

Морфологический анализ

Данный метод, разработанный  в 1942 г. американским астрофизиком Цвики, используется в целях расширения области поиска вариантов решения проблемы. Он предполагает углубленную классификацию объектов и позволяет на основе построения модели (двух- или трехмерной матрицы) получать новые решения, составляя комбинации элементов морфологической модели (матрицы).

Основные этапы анализа:

1. определение характеристик  объекта или задач; 

2. определение разновидностей  реализации задач; 

3. формирование морфологической  модели в виде матрицы, где  по вертикали отражается совокупность  всех задач, которые необходимо  решить для достижения поставленной  цели. По горизонтали для каждой  задачи дается вариант (один  или несколько) решения; 

4. получение комбинаций  элементов матрицы, причем каждое  новое решение представляет собой  сочетание элементов, взятых по  одному из каждой строки матрицы; 

5. анализ на предмет  выявления совместимости элементов  друг с другом в полученной  комбинации. В случае несовместимости комбинация исключается из рассмотрения

6. Оставшиеся варианты  оцениваются, сравниваются по  установленным критериям. Выбирается  наилучший вариант.

 

Методы ассоциаций и аналогий

Эти методы предполагают активизацию  ассоциативного мышления человека.

К этим методам относится  метод фокальных объектов и метод  генерирования случайных ассоциаций.

Метод фокальных объектов состоит в перенесении признаков  случайно выбранных объектов на совершенствуемый объект, который лежит в фокусе переноса.

В результате возникает ряд неожиданных вариантов решения.

 

Метод генерирования  случайных ассоциаций

Метод предполагает наличие  двух списков. Список объектов и список признаков. На основании этих списков  формируется третий список – список связей объектов и признаков. Используются случайные комбинации объектов и  признаков, в результате чего формируются  случайные ассоциации.

 

Метод контрольных  вопросов

Данный метод применяется  для психологической активизации  творческого процесса. Суть метода состоит в том, чтобы с помощью  наводящих вопросов подвести к решению задачи. Метод может применяться как в индивидуальной работе, так и при коллективном обсуждении проблемы, например при мозговой атаке.

 

Метод коллективного  блокнота

Метод позволяет сочетать независимое выдвижение идей каждым членом рабочей группы с коллективной их оценкой и процессом выработки  решения.

Каждый участок получает блокнот, в котором записывает в  общих чертах существо проблемы, а  также данные, позволяющие ориентироваться  в ней. В течении месяца каждый участник записывает в блокнот возникающие идеи, касающиеся рассматриваемой проблемы, оценивает их и определяет, какие из них могут обеспечить наилучшее решение проблемы. Одновременно формулируются наиболее целесообразные направления исследования. Кроме того, фиксируются идеи, не касающиеся данной проблемы, но развитие которых, может оказаться полезным для нахождения окончательного решения.

 

Метод матриц открытия

Этот метод получил  широкое распространение во Франции. Как и в морфологическом методе синтеза, здесь преследуется цель систематически исследовать все мыслимые варианты, вытекающие из закономерностей строения (морфологии) совершенствуемой системы, выбрать и изучить поле возможных  решений.

Метод матриц открытия, как  правило, не даёт законченных решений  и служит для систематизации имеющегося материала и определения отправных  пунктов дальнейшего исследования. Получаемые с помощью этого метода комбинации характеристик дают возможность  для плодотворных ассоциаций, постановки проблем, которые ранее оставались незамеченными.

 

Синектика

Это комплексный метод  стимулирования творческой деятельности, использующий приёмы и принципы, как  Мозговой атаки, так и метода аналогий и ассоциаций.

Само слово «Синектика» - неологизм, означающий объединение разнородных элементов.

В основе метода лежит поиск  нужного решения с помощью  преодоления психологической инерции, состоящей в стремлении решить проблему традиционным путём. Синектика позволяет выйти за рамки какого-то конкретного образа мыслей и значительно расширяет диапазон поиска новых идей за счет представления непривычного привычным.

Метод синектики широко использует личную аналогию (эмпатию). Человек мысленно вживается в образ рассматриваемой системы, стараясь отождествить себя с ней и проанализировать возникающие ощущения. Это помогает при синтезе новых вариантов систем.

Синектика успешно применяется при решении особо сложных проблем, а также для проверки осуществимости различных идей.

 

Методы, применяемые  на этапе оценки альтернатив