Определение уровня качества функции управления и степени их значимости, важности, изыскание резервов совершенствования управления

      Тема 5. Определение уровня качества функции управления и степени их значимости, важности, изыскание резервов совершенствования управления.

      Уровень качества осуществления функции (коэффициент  качества) определяется как среднеарифметическая величина из шести показателей:    

,

      К₁ – коэффициент использования технических средств управления при выполнении функции:

      где Тф, Тр – суммарное фактическое (Тф) и расчетное (Тр) время использования технических средств управления в год, час.

            К₂  - коэффициент организации рабочих мест исполнителей функции:

К ,

      где Ктп - количество рабочих мест, отвечающих требованиям типовых проектов;

            Ко - общее количество рабочих мест;

            К₃ - коэффициент нормирования труда исполнителей функции:

,

      где Вн - время, затраченное на выполнение нормированных работ, час;

            Во - общее время работы в год, час;

            К₄ - коэффициент регламентации функций управления:

,

      где Кр - количество функций или процедур, обеспеченных регламентирующей документацией;

            Коф - общее количество функций или процедур;

            К₅ - коэффициент дублирования функций управления:

,

      где Кд - количество дублируемых излишних функций ;

            К₆ - коэффициент использования рабочего времени в производственных подразделениях, зависящий от работы аппарата управления:

      где m - число функций или подсистем управления;

        - потери рабочего времени  в производственных и других подразделениях за год из-за несвоевременного или некачественного выполнения управленческих функций, час;

           k - число подразделений;

       - годовой фонд времени соответствующих  производственных подразделений час;

      Приведем пример расчета уровня качества выполнения функции «Оформлять документацию, связанную с отгрузкой продукции» в ОСб, используя вышеизложенную методику.

      Определим коэффициент использования технических  средств управления при выполнении функции:

=

      где Тф и Тр - соответственно суммарные фактическое и расчетное время использования всех технических средств управления в год, ч., Тр = 2800 - расчетное время использования технических средств управления в год, ч. (См. прил. 2, Кибанов, «Характеристика документатора в процессе осуществления функций ОСб»).

      Вычислительная  техника должна использоваться работниками  ОСб для выполнения этой функции в год, т.е. Тр = 2800 часа, однако, анализ показал, что фактически она используется 2184 час. ( Тф = 2184)

      Коэффициент организации рабочих мест исполнителей функции:

      где Ктп = 2  - количество рабочих мест, отвечающих требованиям типовых проектов организации рабочих мест.

                К - общее количество рабочих мест исполнителей функции.

      Коэффициент нормирования труда исполнителей функции.

К

=

      Коэффициент регламентации функций управления

      где Кр = 4 - количество функций (процедур), обеспеченных регламентирующей документацией;

            Коф = 20 - общее количество функций (процедур).

      Коэффициент дублирования функций управления

      При построении диаграммы FAST ОСб удалось установить дублирование между БКЗ ПДО и ОС по функциям: «Контролировать выполнение договорных обязательств по поставкам продукции», «Рассматривать претензии покупателей», а так же между ОСб и цехом отгрузки  дублирование по функции «Оформлять документацию, связанную с отгрузкой продукции».

      Тогда коэффициент использования рабочего времени в производственных подразделениях, зависящий от работы ОСб равен: (В  цехе отгрузки из-за несвоевременного оформления документов на отгрузку имели место потери рабочего времени 260 часов ( )

      В результате уровень качества осуществления  функции «Оформлять документацию, связанную с отгрузкой продукции» будет составлять:

 

      Подобным  образом определяются коэффициенты качества функций управления по остальным функциям.

      Результаты  расчета сводятся в табл. «Сводная таблица по парных сравнений основных функций управления сбытом». (табл.8)

      После того, как определен уровень качества выполнения функций строится функционально-структурная модель (см. рис. 4 «Структурная схема аналитического этапа ФСА системы управления предприятием»). Шаг 12. Схема структурно-функциональной модели подсистемы «Управление сбытовой деятельностью» объединения приведена на рис. 9. 

        
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

        
 
 
 
 
 
 

      Рис. 9 Схема функционально-структурной  модели подсистемы «Управление сбытовой деятельностью» объединения. 
 
 

Определение степени значимости функций управления

(Шаг  13, рис.4)

      Степень значимости функций определяется экспертным путем. Формируется экспертная группа, в состав которой входят работники аппарата управления, осуществляющие эти функции, а также линейный руководитель, которому подчиняется подразделение, выполняющее эти функции. Степень значимости функций определяют в баллах при помощи матрицы попарных сравнений.

      В строки и столбцы матрицы записывают соответствующие наименования и  номера управленческих функций и  процедур. Каждый член экспертной группы заполняет одну матрицу. Например, при сравнении функций (процедур) 1 и 5 предпочтение отдается функции (процедуре) 1. В строке, соответствующей функции (процедуре) 1 и в столбце 5, соответствующем функции (процедуре) 5, выставляется 2 балла. Аналогично в строке 5 и столбце 1 выставляется 0. Если эксперт затрудняется отдать предпочтение какой-либо функции, то в соответствующей строке и столбце проставляется по 1. После заполнения всей матрицы производится суммирование баллов по строкам. Мах балл – максимальная степень значимости управленческой функции (процедуры). Поэтому метод получил название «метод расстановки приоритетов» или «метод попарных сравнений». 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Матрица (фрагмент) попарных сравнений функций  ОМТС, балл

                                                                  Табл. 6

Функции										Суммарной значение
№ п/п		Разрабатывать нормы запасов материалов	Составлять  заявки на материалы	Разрабатывать лимиты цехов на материалы	Разрабатывать план снабжения	Определять  потребнос-ти в материалах	Заключать договора на поставку материалов	Организовывать  работу складов	Снабжать цеха материалами
		1	2	3	4	5	6	7	8
1	Разрабатывать нормы запасов материалов	-	1	1	1	2	1	2	0	8
2	Составлять  заявки на материалы	1	-	0	1	1	0	2	0	5
3	Разрабатывать лимиты цехов на материалы	1	2	-	1	1	0	2	0	7
4	Разрабатывать план снабжения	1	1	1	-	2	2	2	1	10
5	Определять  потребности в материалах	0	1	1	0	-	1	2	1	6
6	Заключать договора на поставку материалов	1	2	2	0	1	-	2	1	9
7	Организовывать  работу складов	0	0	0	0	0	0	-	1	1
8	Снабжать цеха материалами	2	2	2	1	1	1	1	-	10

 
 

      Для снижения субъективного фактора  при определении значимости управленческих функций (процедур) экспертные ряды проверяются по формуле:

,

      где Ку – коэффициент устойчивости экспертного  ряда,

        и  минимальное и максимальное значения степени значимости в экспертном ряде.

      Полученное  значение К сравнивается с  нормативным  Кн, которое принимается равным 2. Если значение Ку > Кн, то необходимо одно из значений ряда вычеркнуть. После этого еще раз проверяется значение коэффициента  устойчивости, и рассчитываются среднеарифметические значения степени значимости каждой функции (процедуры). Затем полученные баллы эксперты заносят  в сводную таблицу.

      Сводная таблица (фрагмент) по парных сравнений  функций ОМТС

                                                                  Табл. 7

№ п/п	Функции	Баллы по номерам экспертов						Среднеарифметическое значение, балл	Ранг функции
		1	2	3	4	5	6
1	Разрабатывать нормы запасов материалов	8	9	14	8	9	5	8,8	3
2	Составлять  заявки на материалы	5	8	10	6	5	6	6,6	7
3	Разрабатывать лимиты цехов на материалы	7	6	7	5	6	10	6,8	6
4	Разрабатывать план снабжения	10	10	12	9	14	13	11,3	2
5	Определять  потребности в материалах	6	6	5	10	12	9	8,0	5
6	Заключать договора на поставку материалов	9	8	9	10	5	10	8,5	4
7	Организовывать  работу складов	1	5	3	5	3	3	3,3	8
8	Снабжать цеха материалами	10	13	11	14	14	13	12,5	1