Определение уровня качества функции управления и степени их значимости, важности, изыскание резервов совершенствования управления

 

      Степень и причины несоответствия значимости функций управления уровню затрат и  качества их осуществления определяются при помощи специальных совмещенных диаграмм. Для построения этих диаграмм результаты расчетов сводятся в таблицу: 
 
 
 

      Сводная таблица попарных сравнений основных функций управления сбытом

                                                                  Табл. 8

№ п/п	Наименование  функций	Суммарное значение, балл, по экспертам					Среднеарифметическое значение, балл	Ранг  функции	Затраты на осуществление функций в год, тыс. крб.	Уровень качества осуществления функцией
		1	2	3	4	5
1	Обеспечить  получение фондовых нарядов, разнарядок и заказов на поставку продукции	5	6	5	8	6	6,0	6	3594	0,8
2	Уточнять технические данные на изделие	3	6	5	4	5	4,6	9	8989	0,9
3	Участвовать в  планировании ассортимента продукции	4	7	5	6	5	5,4	8	953	0,65
4	Изучать возможности сбыта продукции	6	9	6	5	7	6,6	5	260	0,45
5	Заключать договора на поставку	12	10	11	8	9	9,8	4	1560	0,95
6	Разрабатывать план поставок продукции	11	12	13	10	12	11,6	1	9520	0,4
7	Оформлять документацию для отгрузки продукции	7	4	6	7	4	5,6	7	12314	0,63
8	Организовать  работу цеха по отгрузке продукции	12	9	12	12	11	11,2	2	3544	0,85
9	Составлять  план перевозок продукции	12	9	9	12	13	11,0	3	2380	0,54

 
 
 
 
 
 
 

Вф., балл

      

      12

      10

       8

       6

       4

       2

       0

2000

4000

6000

8000

10000

12000 

      Зо, ден. ед. 

      Рис.10. Диаграмма  значимости основных функций  подсистемы «Управление сбытовой деятельностью» и затрат на их осуществление (номера в верхней части диаграммы соответствуют порядковым номерам функций в таблице 8).

      Вф  – степень значимости функций

      Зо  – затраты на осуществление функций 

      Из  рис. 10 видно, что на выполнение функций 2- «Уточнять технические данные на изделия», 7- «Оформлять документацию для отгрузки продукции», 1- «Обеспечить получение фондовых нарядов, разнарядок и заказов на поставку продукции» затраты не сбалансированы со степенью их значимости, затраты завышены. Для снижения затрат и повышения эффективности  управления сбытовой деятельностью следует совершенствовать процессы выполнения этих функций. Такие диаграммы строятся и для процедур и для операций, где выявляются процедуры, на которые значимость и затраты не сбалансированы. 

Вф., балл

      

      12

      10

       8

       6

       4

       2

       0

    0,2

    0,4

    0,6

    0,8

    1,0

      Ко, усл. ед. 

      Рис.11.Диаграмма  значимости основных функций подсистемы «Управление сбытовой деятельности»  и уровня качества их осуществления (номера в верхней части диаграммы  соответствуют порядковым номерам функций таблицы 8.)

      Ко  – уровень качества осуществления  функций. 

      Из  диаграммы на рис. 11 видно, что уровень  качества выполнения функций 4- «Изучать возможности сбыта продукции», 6- «Разрабатывать план поставок продукции» , 9- «Составлять план перевозок продукции» не сбалансирован со степенью их значимости. Так же не высок уровень качества функции 3- «Участвовать в планировании ассортимента продукции» и 7 -  «Оформлять документацию, связанную с отгрузкой продукции».

      Далее в соответствии с методикой ФСА функции процедуры и операции, затраты на выполнение которых высоки, подвергаются более тщательному анализу с целью нахождения более экономичных способов их осуществления. Для функций, которые не выполняются или выполняются на недостаточном уровне качества в соответствии их значимостью разрабатываются типовые процедуры и способы их осуществления.

      Анализ  управления сбытом на предприятии позволили  выявить следующие недостатки. Низкий уровень централизации функций  управления сбытом. (Управлением сбытом на предприятии заняты три подразделения: БКЗ ПДО, ОС и цех отгрузки). Наблюдается дублирование в выполнении ряда функций между БКЗ ПДО и ОС и между ОС и цехом отгрузки.

      Наблюдается дублирование между БКЗ ПДО и  ОС по функциям: «Контролировать выполнение договорных обязательств по поставкам продукции» (затраты в ПДО – 6542 ден. ед., в год, в ОС – 763 ден. ед. в год); «Рассматривать претензии покупателей» (затраты в ОС – 574 ден. ед. в год, в ПДО – 208 ден. ед. в год). Между ОС и цехом отгрузки имеется дублирование по функции:  «оформлять документацию, связанную с отгрузкой продукции» (затраты ОС – 8954 ден ед. в год, в цехе отгрузки – 3360 ден. ед в год)¹.

        В то же время, например, функция «Участвовать в планировании ассортимента продукции» выполняется частично, так как план поставок ОС разрабатывается по укрупненной номенклатуре, не делается разбивка по всему ассортименту выпускаемой продукции по конкретным грузополучателям. Это приводит к низкому качеству планов поставки, что создает определенные трудности в осуществлении других функций ОС, повышая их трудоемкость за счет частых корректировок плановых заданий, и, в конечном счете, отрицательно влияет на уровень выполнения договорных обязательств. Не изучается покупательский спрос (существующий и потенциальный), не организуется реклама. Фактически не выполняются следующие функции: «Разрабатывать нормативы запасов готовой продукции», «Контролировать состояние запасов».

      Уровень качества выполнения основных и вспомогательных  функций подсистемы «Управление сбытовой деятельностью» неудовлетворителен, что приводит к нерациональной организации процесса поставок готовой продукции. 
 
 

      Неоправданно  велики затраты на осуществление  ряда функций управления сбытом, имеющих  нетворческий характер и включающих большой объем рутинных, повторяющихся работ. Это приводит к тому, что недостаточное внимание уделяется следующим функциям, имеющим важное значение в организации эффективной сбытовой деятельности: «Изучать возможности сбыта продукции», «Участвовать в планировании ассортимента продукции».

      Большая часть времени уходит на оформление отчетной документации, а также на подготовку информации, не находящей своего потребителя. Это относится, в частности, к данным, подготавливаемым для отдела АСУ, где они используются далеко не полностью. Достаточно трудоемки обработка и ознакомление с документацией, поступающей в подразделения сбыта из других подразделений. Чаще всего эта информация совсем не используется или поступает с опозданием.

      Не  все работы, выполняемые сотрудниками подразделений сбыта, соответствуют должностным инструкциям. Из-за недостаточно высокого уровня квалификации работников руководителям групп и начальникам подразделений сбыта часто приходится выполнять отдельные работы за рядовых специалистов. Все эти и другие недостатки снижают оперативность выполнения функций и отрицательно влияют на уровень сбытовой деятельности.

      Были  выявлены также недостатки в организации  технологических процессов осуществления  функций, процедур и отдельных операций управления сбытом; в построении организационной структуры управления сбытом; в ее методическом, информационном, техническом обеспечении и ряд других недостатков. Все это определило задачи и пути совершенствования управления сбытом на предприятии с помощью ФСА.

      Важнейшими  задачами совершенствования управления сбытом являются: повышение уровня централизации и исключение дублирования при выполнении функций управления сбытом; включение в состав функций подразделений сбыта функции «Организация рекламы»; сокращение затрат на осуществление следующих функций: «Уточнять технические данные на изделия», «Оформлять документацию, связанную с отгрузкой продукции»,  «Обеспечивать получение фондовых нарядов, разнарядок и заказов на поставку продукции». Необходимо повысить уровень качества выполнения следующих функций: «Составлять план поставок продукции», «Изучать возможности сбыта», «Разрабатывать план поставок продукции» и «Составлять план перевозок продукции».

      Кроме того, необходимо осуществлять пересмотр  и совершенствование организационной структуры управления сбытом, совершенствование должностной и квалификационной структуры работников сбыта, повышение их квалификации; улучшение информационного обеспечения и упрощение документооборота и функциональных взаимосвязей; комплексное использование средств вычислительной и организационной техники при реализации функций управления сбытом.