Организация как функция управления

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ           3

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ И ХАРАКТЕРИСТИКА ФУНКЦИЙ ОРГАНИЗАЦИИ           4

1.1 Классификация функций менеджмента, их краткая характеристика  4

1.2 Организация как функция менеджмента      8

1.3 Организационные структуры управления      11

1.4 Организационный процесс        16

ЗАКЛЮЧЕНИЕ           35

ЛИТЕРАТУРА            37

ПРИЛОЖЕНИЕ 1          39

ПРИЛОЖЕНИЕ 2          40 
ВВЕДЕНИЕ

 

Организация – одна из важнейших функций менеджмента.

Она позволяет  не только грамотно организовать любые  процессы, происходящие на предприятии (от производства до сбыта готовой  продукции), но и эффективно управлять  процессами на предприятии, правильно  распределять материальные и трудовые ресурсы.

Цели  данной курсовой работы:

          - охарактеризовать организацию как функцию менеджмента.

Задачи данной курсовой работы:

- изучить роль менеджмента в управлении компанией;

- рассмотреть организацию как функцию менеджмента;

- изучить различные организационные структуры управления;

- рассмотреть организационный процесс, механизм его действия.

Объект  исследования:

- ОАО «Электромашиностроительный завод».

Предмет исследования:

- анализ  организационной структуры управления.

Актуальность  выбранной темы заключается в том, что какое бы предприятие мы не рассматривали (малое или большое, производственное или предприятие сферы услуг), оно обязательно будет основываться на каком-либо виде организационной структуры управления, обязательно будет включать в себя процессы движения материальных и трудовых потоков.

 

 

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ И ХАРАКТЕРИСТИКА ФУНКЦИЙ ОРГАНИЗАЦИИ

 

1.1 Классификация функций менеджмента, их краткая характеристика

 

Содержание  и набор действий и функций, осуществляемых в процессе управления, зависят от типа организации (деловая, административная, военная, общественная и т.д.), от ее размеров, от сферы деятельности, от уровня управления – иерархии (высшее, средний уровень, нижний уровень управления), от функций внутри организации (закупки, бухгалтерия, кадры) и многих других факторов.

Миссия  организации – это ее общая цель, смысл существования и предназначения; в ней фиксируются причины ее возникновения, общественные потребности, которые она призвана удовлетворить, важнейшие принципы деятельности. В миссии отражены интересы собственников организации, потребителей ее продукции, персонала, местного сообщества, партнеров, государственных органов, а также общества в целом. [6]

Цель  управления деятельностью организации  имеет два аспекта:

- поддержание системы управления организации в устойчивом равновесии в случае ее соответствия целям и задачам деятельности и складывающейся деловой обстановке, осуществление развития системы управления и перевод ее в новое состояние в направлении приспособления к новым целям и задачам и изменившейся обстановке;

- изыскание и осуществление таких путей и форм достижения целей и решения задач организации, которые обеспечивают наибольшую полноту и эффективность их реализации.

Функции менеджмента – конкретные виды деятельности, жизненно необходимые организации  и её руководству.

Впервые понятие «функций» менеджмента (управления) ввел Анри Файоль, который разделил весь комплекс работ по руководству  промышленной организацией на 6 основных групп:

- техническая деятельность (производство, обработка, отделка);

- коммерческая деятельность (покупка, продажа, обмен);

- финансовая деятельность (привлечение денежных средств и распоряжение ими);

- страховая деятельность (страхование лиц и охрана имущества);

- учетная деятельность (бухгалтерия, статистика, калькуляция);

- административная деятельность (предвидение, организация, координация, распорядительство, контроль).

Так Анри Файолю удалось обобщить и сформулировать основные – общие функции менеджмента, которые являются наиболее существенными  операциями в административной деятельности на любом предприятии.

Результат процесса управления будет положительным  лишь в том случае, если реализованы  все эти функции.

Из широкого спектра современных функций  менеджмента можно выделить 4 основные группы, являющиеся наиболее характерными для промышленных предприятий:

а) общие функции:

- предвидение (планирование);

- организация;

- координация;

- распорядительство (мотивация);

- контроль.

б) конкретные (частные, специальные) функции;

в) социально-психологические функции;

г) технологические (связующие) функции:

- коммуникация;

- принятие решений.

Общие функции – это те функции, на которых основан менеджмент. Без этих функций предприятие просто не сможет функционировать даже на начальном этапе своего развития, ведь эти функции для организации – это как цемент для дома. Так планирование поможет рассчитать капитальные вложения, рентабельность данного предприятия, точку безубыточности и т.д.

Конкретные (частные, специальные) функции –  это подфункции конкретной функции. Например, специальной функцией управления основным производством является оперативно-календарное  планирование основного производства.

Социально-психологические  функции. Например, делегирование полномочий. При неправильном делегировании полномочий часть подчиненных может быть перегружена, а часть может просиживать без дела.

Ярким примером технологической функции является коммуникация. Если процесс коммуникаций на предприятии налажен эффективно, то принятые решения будут вовремя  доводиться до подчиненных, организация  сможет оперативно реагировать на любые  происходящие с ней изменения.

Рассмотрим  чуть подробнее некоторые общие  функции.

Функция планирования связана с определением целей фирмы и выявлением путей  и средств их достижений. При выполнении этой функции анализируются сильные и слабые стороны деятельности предприятия в основных сферах деятельности; компания определяет для себя, какие именно необходимо поставить цели и что может помешать их достижению; решается, что необходимо сделать для выполнения поставленной цели и за счет каких ресурсов.

Функция координации представляет собой  процесс согласования действий исполнителей, стратегических и текущих планов соответствии с поставленными целями. Задачей функции является обеспечение  слаженной работы всего персонала  предприятия, так же относительно деятельности по регулированию, диспетчированию  и маневрированию человеческими  и финансовыми ресурсами, потоками информации.

Мотивация – побуждение к действию; динамический процесс физиологического и психологического плана, управляющий поведением человека, определяющий его направленность, организованность, активность и устойчивость. Основой любой мотивации является мотив. Мотив – это материальный или идеальный предмет, достижение которого выступает смыслом деятельности.

Существует  множество видов мотивации, основными  из которых являются:

- внешняя мотивация (экстринсивная) – мотивация, не связанная с содержанием определенной деятельности, но обусловленная внешними по отношению к субъекту обстоятельствами;

- внутренняя мотивация (интринсивная) – мотивация, связанная не с внешними обстоятельствами, а с самим содержанием деятельности;

- положительная мотивация – основана на положительных стимулах (премии, награды);

- отрицательная мотивация – мотивация, основанная на отрицательных стимулах (штрафы, выговоры);

- устойчивая мотивация – мотивация, которая основана на нуждах человека, она не требует дополнительного подкрепления;

- неустойчивая мотивация – мотивация, требующая постоянного подкрепления.

Функция контроля – процесс обеспечения  достижения целей организации, при  котором руководство получает необходимую  информацию о реальном состоянии  дел по выполнению плана.

В управленческой деятельности принято различать три основных вида контроля:

- предварительный контроль – осуществляется до выполнения работ;

- текущий (оперативный) контроль – выполняется от начала выполнения работ до получения необходимого результата;

- заключительный контроль – осуществляется после получения требуемого результата.

 

 

1.2 Организация как функция менеджмента

 

В организационной  деятельности можно выделить три  основных направления:

- определение норм управляемости, т.е. определение того количества человек, которым эффективно может управлять руководитель;

- взаимоотношение полномочий и ответственности, которые связывают руководителей разных уровней и их подчиненных;

- формирование организационной структуры предприятия, т.е. его деление на подразделения и установление связей между ними.

В основе построения организационных структур лежит два основных принципа.

Принцип единства цели, согласно которому организационная структура является эффективной, если она способствует сотрудничеству людей при достижении целей организации.

Принцип эффективности, согласно которого организационная  структура является эффективной, если она способствует достижению людьми целей при минимальных нежелательных  последствиях или издержках. При этом под издержками понимаются не только затраты материальных и финансовых ресурсов. Сюда также относится индивидуальная и групповая удовлетворенность или неудовлетворенность сотрудников существующей структурой организации.

С точки зрения сотрудника структура является эффективной, если она:

- не допускает информационных потерь и ошибок;

- обеспечивает удовлетворение от работы;

- имеет четкие линии подчиненности и распределения ответственности;

- позволяет участвовать в принятии решений;

- обеспечивает необходимый социальный статус и придает уверенность в будущем;

- предоставляет престижный уровень заработной платы.

Процесс организационной деятельности включает этапы, представленные на рисунке 1.

Рисунок 1 – Этапы организационной деятельности

 

При организационной  деятельности, также как и при  любой другой деятельности помимо прямой и видимой эффективности всегда существуют еще и внешние эффекты, учет которых всегда достаточно сложен, а зачастую и невозможен.

Необходимость определения норм управляемости  обусловлена тем, что для создания современных изделий необходим  труд большого числа людей и один человек оказывается не в состоянии  планировать, организовывать и контролировать их деятельность. Поэтому руководитель вынужден формировать иерархические уровни управления, что порождает следующие проблемы:

- возникает необходимость увеличения затрат на управление, которые идут на установление горизонтальных и вертикальных связей и на координацию деятельности различных уровней управления;

- увеличиваются потери и искажения информации при передаче ее с одного уровня на другой;

- увеличивается время на принятие управленческих решений, организацию их исполнения и контроль над исполнением. [11]

Таким образом, возникает совокупная проблема стоимости  уровня управления, которая неизбежно  ставит вопрос о том количестве подчиненных, которыми эффективно может управлять  руководитель.

Следует отметить, что умение сокращать количество и временную нагрузку должностных  контактов является одним из важнейших  личностных качеств руководителя, которое  во многом зависит от его характера  и управленческого опыта. Вместе с тем, существуют объективные факторы, влияя на которые руководитель может  сократить частоту и продолжительность  служебных контактов. К таким  факторам относятся:

- профессиональная подготовленность подчиненного. Очевидно, что чем она выше, тем меньше времени нужно руководителю на служебные контакты с подчиненным;

- четкое формулирование стоящих перед подчиненными задач, поскольку нечетко поставленная задача либо вообще не будет выполнена, либо потребует у руководителя больших временных затрат.

- делегирование полномочий, т.е. подчиненный должен обладать полномочиями, достаточными для принятия решений, необходимых для выполнения четко сформулированных задач;

- темпы развития организации. Чем быстрее развивается организация, тем больше нагрузки по контактам с подчиненными ложится на руководителя;

- использование объективных оценок деятельности подчиненных. Если подчиненные знают, что результаты их работы фиксируются и при их оценке используются объективные нормы, то у них нет необходимости часто докладывать руководителю о достигнутых ими результатах;