Организация рабочего места менеджера

    Интерьер  помещений, деятельность которых непосредственно  связана с газетами, журналами, телевидением (средствами массовой информации), оформляется  более произвольно, цвет и форма  предметов обстановки и аксессуаров определяется по выбору работающих в нем людей, но количество декоративных элементов ограничивается. Большое количество растений или мебели создает ощущение ограниченного пространства и захламленности.

    5) Плавное, ритмичное движение также является элементом в интерьере офиса.

    Если  по роду своей деятельности сотрудники постоянно переходят из кабинета в кабинет, от стола к столу, от станка к станку, работают за компьютером (программы, яркие заставки, сайты и web-страницы постоянно меняются), обрабатывают большое количество разнообразной информации, то движущихся предметов в интерьере не должно быть слишком много. Психика работающего в таком офисе человека может не выдержать столь высокой нагрузки, умственная и творческая активность не возрастет, а наоборот уменьшится. Для сохранения гармонии интерьер таких кабинетов следует дополнить более спокойными элементами. Это может быть аквариум или мини-фонтан, пейзаж, изображающий море или озеро. При взгляде на них человек сможет расслабиться. Еще лучше организовать в одной из зон офиса уголок отдыха с большими мягкими диванами и креслами, оформленный в холодных, но не темных тонах.

    6) Для равномерной «циркуляции энергии» на рабочем месте необходимо правильно организовать его вентиляцию.

    В помещении не должны быть ни слишком  жарко, ни очень холодно, чтобы не снижалась производительность труда. В любую погоду, в любое время года помещение должно проветриваться, доступ свежего воздуха. Вот почему офис обязательно должен быть оборудован кондиционером или вентилятором (настольный или напольный вентилятор нужно направить вверх).

    Для курения следует отвести специально оборудованное место. Ни в коем случае не следует курить в том помещении, где работаешь, проводишь большую часть рабочего времени.

    7) Присутствие в помещении офиса живых растений благоприятно для его процветания и самочувствия работников, тем не менее, следует иметь ввиду, что не все растении благоприятны для рабочего помещения. Также следует по возможности избегать цветущие растения с сильно распыляющейся пыльцой, так как у многих людей на нее аллергия.

    Резюмируя, хочу отметить, что не стоит упускать из виду психофизиологические факторы при планировании рабочего места работников, т.к. это позволяет гармонизировать пространство, благодаря чему можно окружить себя действительно благоприятной энергией и жизнь в коллективе станет легче и спокойней, что пойдет на пользу всем сотрудникам, а следовательно и бизнесу. 

 

2.4. 5S или пять шагов для поддержания порядка

    В этом пункте речь пойдет об еще одной  нормативно не предопределенной в нашей стране системе, связанной с организацией рабочего места.

    Система 5S – это система организации и поддержания эффективной, комфортной и производительной рабочей среды. Это первый шаг на пути к созданию бережливой компании и внедрению других систем менеджмента Кайдзен.

    Кайдзе́н — японская философия, которая фокусируется на непрерывном улучшении всех аспектов жизни, имеет целью устранить всё лишнее. Впервые философия Кайдзен была применена в ряде японских компаний (включая Toyota) в период восстановления после Второй мировой войны, и с тех пор распространилась по всему миру.

    Должна  заранее отметить, что являюсь  сторонником адаптации элементов японского менеджмента на отечественных предприятиях. На мой взгляд, такой менеджмент имеет ко всем системам, функционирующим на предприятии, вполне адекватные требования, которые по своей природе в какой-то степени родственны с советсвкими.

    Термин 5S образован из 5 японских слов и подразумевает:

1. Сейри – сортировать – отделить все, что не нужно, и устранить.

    Сортировка  часто начинается с кампании «красных ярлыков», которые сформированная команда прикрепляет на ненужные, на ее взгляд, предметы на отведенной для изучения площади. Если трудно разумно обосновать, для чего те или иные вещи нужны на рабочем месте, или если их, очевидно, нельзя использовать в будущем, такие предметы изымаются. Проведение такой кампании освобождает пространство, увеличивая гибкость в использовании площадей.

    В частности, доведи до обоснованно необходимого минимума запасы в офисных ящиках, работники перестанут рыться в куче карандашей, бумаги и косметики, чтобы достать нужный предмет. Этот процесс развивает самодисциплину, а также улучшает отчетность и результативность работы.

2. Сейтон – упорядочивать – упорядочить важные вещи так, чтобы ими было легко пользоваться;

    Оставшийся после 1 шага минимум нужных вещей следует классифицировать по цели использования и упорядочить их расположение. Например в случае с офисом, расположение данных о клиентах необходимо расположить в четком порядке и папке пометить при помощи цветных стикеров. Таким образом, процесс отыскания необходимого дела станет простым и быстрым для любого сотрудника офиса.

3. Сейсо – чистить – очистить все – как инструменты, так и рабочие места, устраняя как грязь, так и ее источники;

    В частности, при очистке оборудования можно легко найти поврежденные месте, что было бы невозможно обнаружить под слоем пыли и грязи.

4. Сейкецу – систематизировать – сделать чистку и проверку обычной каждодневной практикой;

    «Не трудно осуществить Кайдзен на рабочем  месте. Продолжать Кайдзен непрерывно, изо дня в день – совершенно другое дело!»

5. Сицуке – стандартизировать – стандартизировать предыдущие 4 шага, чтобы сделать этот процесс постоянным и способным к совершенствованию, самодисциплина.

    Эти мероприятия абсолютно логичны  и представляют собой базовые правила управления любым офисом. Однако именно системный подход, который система 5S применяет к этим мероприятиям, и делает ее уникальной. Ведь 5S — это не блажь, не прихоть на один месяц, а элемент повседневной жизни.

    Руководство организации должно также понять, что большая польза от 5S на рабочем месте проявляется в рамках всей компании:

    •  помощь людям в воспитании самодисциплины; такие сотрудники всегда вовлечены в 5S, у них положительный интерес к кайдзен, и можно быть уверенными в том, что они придерживаются требований стандартов;

    •     выявление многих видов потерь; признание проблем — первый шаг в устранении потерь;

    •     избавление от потерь на рабочем месте улучшает процесс 5S;

    •  точное определение несоответствий, таких как брак и излишние запасы;

    • сокращение лишних движений, например ходьбы и бесполезной трудоемкой работы;

    • визуальная идентификация и последующее разрешение проблем, связанных с нехваткой материалов, разбалансированностью линии, поломками станков и задержками поставок;

    •     простые решения существенных логистических  проблем;

    •     визуализация проблем качества;

    •     повышение эффективности работы и сокращение затрат на операции;

    • сокращение числа несчастных случаев на производстве за счет устранения проблем из-за скользких полов, грязи на участке, неудобной одежды и работы в небезопасных условиях. «Чистка», в частности, увеличивает надежность станков и механизмов, высвобождая, таким образом, рабочее время инженеров по обслуживанию для того, чтобы заняться тем оборудованием, которое склонно к внезапным поломкам. В результате эти специалисты могут сконцентрироваться на более существенных проблемах, например на профилактическом и планово-предупредительном уходе, на создании (при сотрудничестве с отделами проектирования) оборудования, не требующего обслуживания.

    Как показывает опыт корпораций, перенявших практику японцев, после устранения всех несоответствий создаются оптимальные  условия труда, возрастает производительность, снижается травматизм и количество профзаболеваний, поднимается корпоративная культура, повышается качество основных и вспомогательных операций, а также уменьшается негативное воздействие на окружающую среду. Российские корпорации также берут метод 5S на вооружение.

 

ГЛАВА 3. Организация рабочего места менеджера

3.1. Планировка рабочего места менеджера

    Для оптимальной планировки рабочего места  используется два стола с выдвижной  полкой для клавиатуры. Вращающийся  стул с подлокотниками оснащен пневматической системой регулировки высоты и угла наклона спинки. Дисплей имеет плоский цветной экран размером 17 дюймов по диагонали. Используется электронно-лучевая трубка. Есть возможность раздельной настройки яркости и контрастности фона, вертикальной и горизонтальной разверстки и снятия электромагнитного поля экрана. Доступна функция изменения теплоты цветов в пределах от 15 до 3 Ккал. Дисплей установлен на подвижной шарнирной опоре, что позволяет изменять угол обзора. Клавиатура и мышь подключены к системному блоку через инфракрасные порты, что исключает наличие проводов и повышает мобильность этих устройств.

    Исходя  из вышесказанного, приведем параметры  стола:

    высота  стола 710 мм;

    длина стола 1300 мм;

    ширина  стола 650 мм;

    глубина стола 400 мм.

    Поверхность для письма:

    в глубину 40 мм;

    в ширину 600 мм.

    Благодаря поворотному креслу на колесиках, есть возможность свободно работать с  принтером и сканером. Угловая  планировка рабочего места позволяет избежать лишних движений в процессе работы и при использовании периферийных устройств, так как до них можно легко достать рукой. Компоновка компьютерной мыши и клавиатуры на одной изогнутой полке объясняется тем, что 65% операций на компьютере осуществляется графическим манипулятором, следовательно, его необходимо разместить как можно удобнее.

    Для снижения утомления и напряжения рук менеджера в процессе работы выполняются следующие требования по планировке рабочего места:

    клавиатура  располагается так, чтобы руки менеджера  были направлены вниз, т. е. уровень  клавиатуры должен быть ниже уровня локтевого  сустава;

    на  кресле предусматриваются подлокотники, чтобы создать опору для локтевых суставов;

    компьютерная  мышь располагается на одном уровне с клавиатурой, чтобы руки в процессе работы находились на одном уровне, что избавит от усталости в плечах;

    у клавиатуры предусматриваются специальные упоры для поддержания кистей рук.

    В соответствии с санитарными нормами  на одно рабочее место, оснащенное компьютером, предусматривается не менее 6 м2 площади и кубатура не менее 19,5 м3.

    Важным  моментом является также рациональное размещение на рабочем месте документации, канцелярских принадлежностей, что должно обеспечить работающему удобную рабочую позу, наиболее экономичные движения и минимальные траектории перемещения работающего и предмета труда на данном рабочем месте. Поэтому данное рабочее место оснащено вспомогательными полками для хранения документов, а также различными канцелярскими принадлежностями.

    Интерьер  выполнен в спокойных тонах, на рабочем месте есть 1 небольшое растение, на стене 1 календарь.

    Условия труда менеджера при работе на компьютере характеризуется возможностью воздействия на него следующих производственных факторов: шума, тепловыделений, ионизирующих и неионизирующих излучений, специфических условий зрительной работы.

    С учетом специфики производственного  процесса, т. е. повышенной температуры и пониженной влажности в помещении, организуется система вентиляции на базе одного кондиционера с возможностью регулировки температуры и влажности воздуха, а также предусматривается приточная система вентиляции.

      Отопление помещения – центральное водяное от городских тепловых сетей. Возможно, использование электрического обогревателя средней мощности на особо холодный период времени и во время демисезонного отключения отопления.

      Основными источниками шума на рабочем месте менеджера, оборудованном видеотерминалами, являются копировальная техника, принтер, сканер, факс, модем и оборудование для кондиционирования воздуха, в самих видеотерминалах – вентиляторы систем охлаждения и трансформаторы.