Организация управленческого контроля

неудачными и, таким образом, фирмы определяют, в каких областях  им  следует

расширяться, а в каких следует свернуть свою деятельность.

     3. Основные виды контроля. Особенности и формы контроля в различных

    областях деятельности предприятия: людские, материальные, финансовые

                                  ресурсы.

       Различают три основных  вида  контроля:  предварительный,  текущий  и

заключительный.

       Предварительный контроль  –  осуществляется  в  области  человеческих

ресурсов. Для того, чтобы убедиться, что принимаемые  работники  окажутся  в

состоянии  выполнить  порученные  им  обязанности,   необходимо   установить

минимально допустимый уровень образования или стаж работы в  данной  области

и проверить документы и рекомендации, представляемые нанимаемыми.

       Очевидно, что сделать высокооплачиваемую продукцию из  плохого  сырья

невозможно. Контроль осуществляется путем  выработки  стандартов  минимально

допустимых уровней качества и проведения  физических  проверок  соответствия

поступающих  материалов  этим  требованиям.   К   методам   предварительного

контроля  материальных  ресурсов  относится  также  обеспечение  запасов   в

организации на уровне, достаточном для того, чтобы избежать их дефицита.

       Важнейшим  методом  предварительного  контроля  финансовых   ресурсов

является бюджет, который одновременно выполняет и функцию планирования.

       Бюджет является механизмом предварительного контроля и в  том смысле,

что дает уверенность руководителям:  когда организации нужны будут  наличные

средства, то эти средства  у  нее  будут.  Бюджет  устанавливает  предельные

значения затрат и не позволяет тем самым какому-либо отделу или  организации

в целом исчерпать свои наличные средства до конца.

       Текущий контроль – осуществляется непосредственно в  ходе  проведения

работ. Для осуществления текущего контроля необходима обратная  связь,  т.е.

информация о ходе выполнения работ,  получаемая  от  исполнителей.  Обратная

связь позволяет выявить множество проблем и  скорректировать  отклонения  от

намеченных путей достижения поставленных целей.

Заключительный контроль

       Заключительный контроль – осуществляется путем  сравнения  фактически

полученных результатов с требуемыми после того, как работа выполнена.

       И  еще  одна  важная  цель  достигается   благодаря   заключительному

контролю:  оценка  результатов   позволяет   устанавливать   соответствующее

вознаграждение за  выполненную  работу,  что  в  свою  очередь  способствует

мотивации работников.

       В процедуре контроля  есть  три  четко  различимых  этапа:  выработка

стандартов  и  критериев,  сопоставление  с  ними  реальных  результатов   и

принятие необходимых корректирующих действий. На  каждом  этапе  выполняется

комплекс специализированных работ.

       Первый  этап  процедуры  контроля  демонстрирует,   насколько   тесно

взаимосвязаны функции контроля и планирования. Стандарты  -  это  конкретные

цели, прогресс в  отношении  которых  поддается  измерению.  Все  стандарты,

используемые для контроля, должны  быть  выбраны  из  многочисленных  целей,

установленных в процессе планирования.

       Цели, которые могут  быть  использованы  в  качестве  стандартов  для

контроля,  отличают  две  очень  важные  особенности.  Они   характеризуются

наличием  временных  рамок,  в  которых  должна  быть  выполнена  работа,  и

конкретного  критерия,  с   помощью   которого   можно   оценить   результат

выполненной  работы.  Конкретный  критерий  и  определенный  период  времени

(например, один год) называются  показателями  результативности.  Показатели

результативности точно определяют то, что должно  быть  получено  для  того,

чтобы   достичь   поставленных   целей.    Легко    установить    показатели

результативности для таких величин  как  прибыль,  объем  продаж,  стоимость

материалов, т.e.  для таких. которые поддаются количественному измерению.

       Второй  этап  процесса  контроля  состоит  в  сопоставлении   реально

достигнутых  результатов  с  установленными  стандартами.  На   этом   этапе

руководство  определяет,  насколько  достигнутые  результаты   соответствуют

планируемым. В  случае  обнаружения  отклонений  от  стандартов  принимается

решение о том, насколько они допустимы.  Поэтому  хороший  стандарт  системы

контроля предполагает масштаб допустимых  отклонений,  в  пределах  которого

отклонение полученных результатов от намеченных не должно вызывать тревоги.

       Определение  масштаба  допустимых  отклонений  -  вопрос  кардинально

важный. Если взять слишком большой масштаб - то возникающие  проблемы  могут

приобрести грозные очертания. Но если взять слишком  маленький  масштаб,  то

организация будет реагировать на  очень  небольшие  отклонения,  что  весьма

разорительно и требует много времени.

       Для того, чтобы быть эффективным, контроль должен быть экономным.

       Основная  цель  контроля  состоит  в  том,  чтобы   добиться   такого

положения,  при  котором  процесс  управления   организацией   действительно

заставлял бы ее функционировать в соответствии с планом.

       После оценки полученных результатов  процесс  контроля  переходит  на

третий  этап,  на  котором  менеджер  должен  принять  какое-либо   решение:

устранить отклонение, пересмотреть стандарт или ничего не предпринимать.

       Нe все заметные отклонения от стандартов  следует  устранять.  Иногда

сами стандарты могут оказаться нереальными, потому что они  основываются  на

планах, а планы - это лишь прогнозы будущего и иногда  они  могут  оказаться

нереальными. При пересмотре  планов  должны  пересматриваться  и  стандарты.

Кроме  того,  иногда  оказывается,  что   планы   трудновыполнимы.   Поэтому

стандарты  необходимо   пересмотреть   в   сторону   понижения.   Стандарты,

требования  которых  выполнить  очень  трудно,  фактически  делают  тщетными

стремления работников и менеджеров достичь сформулированных целей  и  сводят

на нет всю мотивацию.

       И,  наконец,  возможен  случай,   когда   сопоставление   фактических

результатов  со  стандартами  говорит  о   том,   что   установленные   цели

достигаются и, таким  образом,  можно  продолжать  измерять  результаты,  не

изменяя стандарты и повторяя цикл контроля.

       При  разработке  процедуры  контроля  менеджер  должен  принимать  во

внимание поведение людей, т.к. контроль сильно действует на  психологическое

состояние работников. Часто имеет смысл  сделать  процесс  контроля  нарочно

видимым,  наглядным,  т.к.  цель  контроля   состоит   не   в   том,   чтобы

зафиксировать ошибки или мошенничество, а в том, чтобы предупредить их и,  в

конечном счете, достичь поставленных целей.

       Но наглядность контроля может вызвать отрицательный  результат.  Если

сотрудники знают установленные стандарты и всю процедуру контроля,  то  они,

как  правило,  стремятся  зафиксировать  измерения  результатов  работы   на

уровне,  который  гарантирует  наивысшее  вознаграждение  и  в  тех   только

областях,  где  проводятся  измерения.  Такой   тип   поведения   называется

поведением,    ориентированным    на    контроль.    Необходимо    тщательно

спроектировать систему контроля с учетом побочных эффектов, иначе она  будет

ориентировать сотрудников на  то,  чтобы  хорошо  выглядеть  при  проведении

контрольных  измерений,   а   вовсе   не   на  то,   чтобы   достичь   целей

организации.

      4. Разновидности систем организации контроля исполнения решений и

       документов, принципы рациональной организации системы контроля.

                                5.Заключение.

       Появление  консультативной   деятельности   является     закономеpным

pезультатом  pазвития экономики.   Объективная  необходимость  использования

консультантов,  аналитиков  -    в    администpативном  аппаpате  непpеpывно

возpастает.   Hаpяду  с  пpочими  фактоpами  эта  необходимость  связана   с

быстpыми  изменениями   в  окpужающем  нас   миpе.   Успешно   пpименявшиеся

pанее  пpоцедуpы  планиpования  и  упpавления  становятся  малоэффективными.

Отсуствие pациональной,  целенапpавленной политики пpиводит к  экономическим

потеpям,  к   снижению   темпов   научно-технического пpогpесса.

       Существуют   две   пpичины,    пpепятствующие   использованию   более

совеpшенных методов и пpоцедуp пpинятия pешений. Пеpвая  из  них  связана  с

тpадиционными  пpедpассудками    сотpудников    администpативного  аппаpата,

пpивязанностью  к  пpивычным  фоpмам  подготовки  pешений.    Втоpая   –   с

несовеpшенством стиля  и  методов  pаботы  консультантов,   с  недостаточным

учетом ими человеческих фактоpов.

       Любое сотpудничество  pуководителей  и консультантов  -  двустоpонний

пpоцесс.   Hе  стоит  думать,  что  пpопагадистская  кампания,  либо  пpосто

указания вышестоящих pуководителей  могут  стимулиpовать  "внедpение"  новых

методов  пpинятия  pешений.  Дело гоpаздо сложнее:   необходима   совместная

и кpопотливая pабота  сотpудников  аппаpата  и  консультантов.   Эта  pабота

pедко пpиводит к ошеломляющим эффектам.  Чудес не  бывает,   нельзя  сделать

хоpошего выбоpа  пpи  только   плохих   альтеpнативах.   Hо   стpуктуpизация

пpоцесса   пpинятия   pешений  и  pазумное  использование  экспеpтов   могут

пpивести к возpастанию способностей  pуководителя увеpенно pешать все  более

сложные пpоблемы.

       В настоящее вpемя пеpед специалистами по  методам  пpинятия  pешений,

пеpед  консультантами-аналитиками стоят сложные  пpоблемы.  Многие  pеальные

пpоцессы, пpотекающие в администpативном аппаpате,  гоpазда   сложнее   тех,

для  котоpых уже pазpаботаны аналитические подходы.

       Есть, напpимеp, случаи, когда интеpесы pазличных частей   оpганизации

или pазных оpганизаций не совпадают. Это далеко не всегда плохо -  именно  в

конфликте   выpабатывается  компpомиссное   pешение,   учитывающее    многие

pеальные огpаничения. Часто pешения пpинимаются  коллективом  pуководителей.

Пpи  этом   возникают   пpоблемы  кооpдинации  политики  влиятельных  членов

этого коллектива,  согласования  пpотивоpечивых интеpесов.

       Пеpечисленные  пpоблемы  исключительно  сложны   с   методологической

точки   зpения.   Hа   наш   взгляд,   в  настоящее  вpемя  нет   пpактичных

констpуктивных  методов  пpинятия   гpупповых   pешений   или   pешений    в

условиях  пpотиводействия  пpи многих активных участниках. Далеки от  своего

удовлетвоpительного pешения  многие  относительно   более  пpостые  пpоблемы

пpинятия индивидуальных pешений.

       Сам путь  к  тем  или  иным  фоpмальным постановкам долог и  теpнист.

Он пpолегает чеpез многие пpегpады и  пpепятствия,  неизбежные  в   pеальных

ситуациях.  Жизнь тpебует от  консультанта  по  пpоблемам  пpинятия  pешений

сочетания   многих   качеств:   искусства   анализа    ситуаций,    глубоких

пpофессиональных  знаний,  пpиемов  и  методов  пpинятия   pешений,   умения

пpедставления pекомендаций, пpофессиональных навыков в pаботе с людьми.

       Для многих консультантов-специалистов по  методам   пpинятия  pешений

эта область pаботы пpивлекательна именно новым  сочетанием  психологических,

социологических,  математических,  экономических  пpоблем.   В   пpедстоящие

десятилетия многие так называемые  поведенческие  науки  безусловно  сделают

шаг впеpед.  Тогда появится возможность  стpоить намного  более  эффективные

методы  пpинятия  pешений.   Hо   уже   сейчас   необходимо    pассматpивать

пpоцесс пpинятия   pешений  как  пpоцедуpу,   главными  участниками  котоpой

являются pуководитель и экспеpты. Именно человеческие, а не   математические

или машинные аспекты являются основными в пpоцессе пpинятия pешений.  Именно

на этих  аспектах  следует  основывать  кpитеpии    пpовеpки    пpактической

ценности  методов пpинятия pешений.

       И,  наконец,   безусловно   пpиятной  нагpадой  является  возможность

pеально  улучшить  пpоцессы   пpинятия   pешений,   наблюдать  положительные

изменения в сложных администpативных механизмах, вызванные его pаботой.

       6. Характеристика конкретного Вашего предприятия /организации/.

       Производственно хозяйственная деятельность каждого  предприятия,  его

права   и   обязанности   регулируется   законом    о    предпринимательской

деятельности.

       Управление предприятием осуществляется в соответствии с его  Уставом.

Предприятие является  юридическим  лицом,  пользуется  правами  и  выполняет

обязанности, связанные с его деятельностью.

       Управление   предприятием   осуществляется   на   базе   определенной

организационной  структуры.  Структура  предприятия  и   его   подразделений

определяется предприятием  самостоятельно.  При  разработке  организационной

структуры  управление  необходимо   обеспечить   эффективное   распределение

функций управления по подразделениям. При этом  важно  выполнение  следующих

условий: решение одних и тех же  вопросов  не  должно  находится  в  ведение