Организация управления как система формирования решений

       Содержание

Введение             3

1 Система управления          5

     1.1 Процесс проектирования системы  управления                      8

     1.2 Метод анализа                  9

2 Сущность и цели действий организованных групп            12

     2.1 Необходимость решения проблем                      13

     2.2 Приспособляемость организации             14

2.3 Роль функции  формирования решений для приспособляемости  организации                  15

2.4 Руководство как форма управления             17

     2.5 Последовательное соединение подсистем            19

     2.6 Изменение характера поведения организации           20

     2.7 Отношение между выработкой и  их использованием           22

     2.8 Представление процесса выработки  решений как последовательности десяти этапов                            23

3 Характерные черты формирования решений                      24

      3.1 Различие между выработкой решений организацией и отдельным лицом                   25

      3.2 Формирование решений группой                      27

     3.3 Оценка функции формирования решения            28

      3.4 Интерпретация задач руководителей среднего уровня           29

      3.5 Квалификация руководителей              31

     3.6 Руководство как инженерная дисциплина            32

Заключение                  34

Литература                   35 

       Введение 

     Ускоряющиеся  темпы развития цивилизации, процессов  обмена информацией, а также появление  новых технологий управления, основанных на гибком взаимодействии с внешней  средой являются теми факторами, которые  привели к появлению новых  трудностей в принятии деловых решений. Наряду с существовавшими ранее критериями принятия решений появились новые: влияние на окружающую среду, здоровье нации, завоевание лидерского положения на внутреннем и конкуренция на мировом рынках, укрупнение и централизация, корпоративное устройство организации производств и многие другие.

     Под управлением понимают сознательное целенаправленное воздействие со стороны субъектов, органов на людей и экономические объекты, осуществляемое с целью направить их действия и получить желаемые результаты.

     Любая деятельность человека носит целенаправленный характер (цели деятельности могут быть явно выраженными или латентными) и теоретически, решения, принимаемые субъектами деятельности, должны быть направлены на достижение целей оптимальным способом или как еще говорят решения должны быть оптимальными.

     На  практике, зачастую, решения разрабатываются  и реализуются людьми с разной степенью профессионализма, разными  личными предпочтениями, разной склонностью к риску, поэтому диапазон принимаемых решений достаточно велик – от недостаточно обоснованных до детально рассчитанных.

     Следует отметить, что не всегда даже математически  обоснованное решение оказывается эффективнее принятого интуитивно и причин тому много. Одна из них – избирательный характер оценки альтернатив по ряду доминирующих критериев. ЛПР интуитивно оценивает альтернативы по тем критериям, которые считает наиболее важными. За счет высокой скорости в принятии таких решений они принимаются своевременно сложившейся ситуации и эффект от них может значительно превышать эффект от обоснованных решений, оцененных по многочисленным критериям, с соблюдением всех правил разработки и обоснования. 

     Принятие  интуитивных решений целесообразно  при выполнении функций оперативного управления, в ситуации, когда скорость (затраченное на разработку время) является более весомым критерием, чем риск неправильно принятого решения.

     При реализации же тактических и особенно стратегических решений происходят необратимые изменения, само осуществление  которых уже требует значительных ресурсов и приводит к изменениям, ликвидация последствий которых в случае ошибочно принятого решения потребует значительных затрат ресурсов, особенно такого невосполнимого ресурса как время. И в данном случае затраты времени и ресурсов на разработку решения оправданы, потому, что риск неправильно принятого решения велик и велики масштабы изменений, кроме того время разработки решения значительно меньше времени реализации и составляет незначительную долю в общем времени разработки и реализации УР.

       Важность  проблем, связанных с принятием  решений, привлекает к ним внимание широкого круга ученых и практических работников. Принятие решений - процесс  систематизированный. Актуальность темы данной работы обусловлена тем, что принятие решений является неотъемлемой частью процесса управления, центром, вокруг которого вращается жизнь организации. Многолетний опыт принятия решений сводился лишь к интуитивному полаганию руководителя на свой опыт. Но ответственность за принятие организационных решений велика, ведь от индивидуального решения в организации может зависеть судьба самой организации и отдельных ее членов. Поэтому руководитель в сегодняшнем сложном и быстро меняющемся мире не может принимать непродуманных решений. Менеджер, принимающий те или иные управленческие решения, должен сочетать в себе определенные качества: искусство анализа ситуаций, глубокие профессиональные знания, приемы и методы принятия решений, профессиональные навыки в работе с людьми.

       Принятие  решений присуще любому виду деятельности, и от него может зависеть результативность работы одного человека, группы людей или всего народа определенного государства. С экономической и управленческой точек зрения принятие решения следует рассматривать как фактор повышения эффективности производства. Эффективность производства, естественно, в каждом конкретном случае зависит от качества принятого менеджером решения.

       В связи с этим в данной работе поставлена цель раскрыть понятие организация как социальная система для подготовки решений, дать определениям  понятия, используемые при описании системы подготовки решений: организационная операция, организационная процедура, блок-схема и схема формирования решения, описать основные преимущества системы формирования решения

1 Система управления 

     Поскольку основной обязанностью руководства высшего уровня является создание системы управления, то, очевидно, важно с самого начала установить сущность и характер такой системы.

     Систему управления можно определить как  подсистему организации, компонентами которой являются группы взаимодействующих людей: ее функции заключаются в восприятии определенных проблем организации (входов) и последующем выполнении набора действий (процессов), в результате которых вырабатываются решения (выходы), увеличивающие доход от деятельности всей организации (удовлетворение) или оптимизирующие некоторую функцию всех входов и выходов организации. Рассмотрим более подробно некоторые аспекты этого определения.

     Системы управления могут рассматриваться  как существенно нормативные , и хотя единого согласованного определения нормативной системы нет, тем не менее интересно следующее высказывание Ричарда Кершнера: "Система представляет собой совокупность компонентов (одушевленных или неодушевленных), которая воспринимает некоторые входы и, будучи вынуждена определенным образом отвечать на них, производит такие выходы, которые обеспечивают достижение цели – максимизации некоторой функции входов и выходов".

     Системы изобретены людьми для удовлетворения их специфически человеческих целей; они  целенаправленны, сознательно построены, рациональны и могут так изменяться, что их ценность может увеличиваться.

     Нормативные системы можно в общих чертах классифицировать по их компонентам или составным частям на

1) машинные;

2) типа «человек  – машина» и

3) типа «человек – человек».

       Мередит Кроуфорд заметил, что футбольная команда может считаться системой «человек – человек», в которой человек обеспечивает энергию, движение, силу удара, переработку информации, память и выработку решений. Далее он отмечает, что батарея управляемых ракет состоит из машин, выполняющих те же самые операции.

     Таким образом, в системах типа «человек –  человек» материальной базой, или «оборудованием», системы является сам человек. Более  того, по аналогии с машинными системами  системы «человек – человек» можно рассматривать как социальные Изобретения. Социальные, экономические и политические институты могут истолковываться и выражаться в тех же понятиях, как и политика организации, ее процедуры или методы. Необходимо помнить, что этот комплекс социальных конструкций приводит, как предполагается, к большему удовлетворению потребностей людей.

     Системы обычно изображаются с помощью диаграмм потоков или в виде блок-схем; элементарная система в общем  виде изображена на рис. 2.1.

     Основными частями системы являются вход, процесс, или операции, и выход. У любой системы вход состоит из элементов одной и той же номенклатуры, которые классифицируют по их роли в процессе системы. Первый элемент входа тот, над которым осуществляется некоторый процесс, или операция. Этот вход есть или будет «нагрузкой» системы. Вторым элементом входа системы является среда, воздействующая на операции системы . Третий элемент входа обеспечивает размещение и перемещение компонентов системы. Входы классифицируются также по содержанию: материальные, энергетические, информационные или любая их комбинация. В системах типа «человек – человек» материалом, входящим в систему, является сам человек: пациент, помещенный в больницу, или потенциальный потребитель, поступающий в систему рынка. Закон можно рассматривать как вход из окружающей среды, выступающий в форме силы, принуждающей людей, или как ограничение, которое, например, может влиять на действия предпринимательской организации. Когда люди уходят из системы, то их место должны занять другие, необходимость замены становится входом.

     Вторая  часть системы – это операции, процессы или каналы, через которые должен проходить вход. Система должна быть устроена таким образом, чтобы необходимые процессы воздействовали на каждый вход, в соответствующее время для достижения желаемого выхода. Если входом является пациент больницы, то этот «материал» будет пропущен через ряд людей-операторов, которые представляют собой «оборудование» системы, осуществляющее предписанную работу или набор действий. Вообще можно сказать, что набор действий составляет операцию, если каждое действие необходимо для осуществления желаемого выхода и если эти действия взаимозависимы.

     Согласно  Расселу Акоффу: «Действия взаимозависимы относительно выхода, если на скорость изменения любой выходной переменной воздействуют изменения любой переменной, описывающей одно из действий, которое зависит (является функцией) от всех других, связанных с выходом, действий».

     Третья  часть системы – выход, являющийся ее продуктом или результатом, а также два операциональных критерия выхода, которым должна удовлетворять система: стабильность и надежность системы. Эти требования определяют нормы функционирования системы: стабильность характеризует непрерывность выхода, а надежность описывает согласованность компонент в процессе действия системы или величину ошибки. Если задавать такие входы, к которым система не может приспособиться, можно ухудшить ее выход.

     Как мы видели, системы могут быть описаны  с помощью понятий «вход», «процесс», «выход» и «компонент». Поскольку назначением системы управления является решение проблем организации, ее можно представить так, как это изображено на рис. 2.2.

     Проблемы  организации являются входами для  процесса решения проблем, или, что то же, для механизма, производящего на выходе решения проблем организации. Компонентами, осуществляющими этот процесс, обычно являются люди – руководители среднего уровня.

     Модель  управления, которую мы хотим строить, является существенно «удовлетворяющей»; она будет вырабатывать решения, обеспечивающие увеличение отдачи организации. Но если руководитель знает все возможные альтернативы решения проблемы и если он может с уверенностью выбрать одно решение с наибольшей отдачей, то найденное решение будет оптимальным. 

     1.1 Процесс проектирования системы управления 

     Каков общий характер процесса, который  руководители высшего уровня должны использовать для проектирования системы  управления? Последуем предложению Гарри Гуда, указавшего, что процесс проектирования состоит из:

      1) выявления и определения проблемы,

       2) построения модели и

      3) сбора и использования данных.

     При определении проблемы необходимо сделать  схему предлагаемой системы, независимо от того, исходят из существующей системы или создают новую. Для составления такой схемы необходимо рассмотреть выход и отдачу системы.

     Под отдачей понимается польза или удовлетворение, получаемые человеком в результате функционирования системы, или, что-то же самое, отдача – это то, что система должна оптимизировать. В системах типа «человек – человек» отдача обычно выражается в отношениях стоимостей. Например, отдачу системы высшего образования можно измерить в единицах образования на единицу затрат на одного студента, т. е. на единицу ресурсов организации, использованных для получения этого выхода.