Организация закупок. Функции менеджера по закупкам. Методы оценки и выбора поставщиков

     - Снижение объема запасов, т. е. экономия финансов, площадей, персонала и т.д.

     - Повышение скорости оборачиваемости запасов.

     - Отсутствие задержек, вызванных нехваткой материалов.

     - Уменьшение количества срочных заказов.

     - Возможность использования данных MRP для планирования других логистических видов деятельности, как на предприятии, так и в цепи поставок.

     Проблемы MRP

     - Требуется большой объем подробной и точной информации и необходимых вычислений.

     - Низкая гибкость не позволяет оперативно реагировать на внешние изменения.

     - Наличие очень сложных систем управления большой размерности и загруженности, что может повлечь значительное число сбоев в системе.

     - Размер заказов, предлагаемый MRP, может быть неэффективен.

     - MRP может не учитывать ограничений по мощности и другим параметрам.

     - Дорогостоящее и долговременное внедрение.

     Подход  к объектам обеспечения товародвижения как к системам выражает одну из главных особенностей логистики, как  науки, так и сферы практической деятельности. Системное исследование – закономерная необходимость научно-технического прогресса, позволяющая объединить и использовать самые прогрессивные  и эффективные методы, которыми располагает  наука.

     Логистическая система представляет собой упорядоченную структуру, в которой осуществляется планирование и реализация движения и развития совокупного ресурсного потенциала, организованного в виде логистического потока, начиная с отчуждения ресурсов у окружающей среды вплоть до реализации конечной продукции.

     Логистическая система характеризуется следующими свойствами: способностью взаимодействия с окружающей средой; наличием органа управления и управляемостью; вариантностью поведения; наличием информационных коммуникаций, как в самой ЛС, так и между системами и средой; наличием контуров обратных связей в каналах информации; целенаправленным поведением системы.

     Исходя  из самой логистической концепции в любой фирме логистическая структура, независимо от ее размера, должна отвечать за планирование, управление, контроль потока товаров и материалов как внутри фирмы, так и за ее пределами. Организуя снабжение и сбыт как единый комплекс материального обеспечения производства, логистическая структура фирмы должна добиваться снижения затрат на изготовление продукции, повышать приспосабливаемость фирмы к запросам рынка и гарантировать определенный уровень сервиса в обслуживании клиента. Главная задача логистики – добиться того, чтобы нужная продукция в необходимом количестве, в определенном месте и в назначенный срок оказалась в распоряжении тех, кто ее заказывал.

2. Функции менеджера  по закупкам.

     Менеджер  по закупу – менеджер по специализации, федеральный оптово-розничный бизнес. Основная функция менеджера по закупкам заключается в обеспечении товарно-материальными ценностями. Для выполнения данной функции решаются следующие задачи: Поиск поставщиков: анализ рынка поставщиков и выбор поставщика оптимального по цене, качеству и срокам изготовления.

     Взаимодействие  с поставщиками:

     а) переговоры, оформление и подписание договора на поставку материалов и  спецификаций на поставку конкретного материала; переговоры с отделами компании-поставщика (80%) и отделами своей компании (20%);

     б) контроль исполнения заказа и доставки товарно-материальных ценностей, весь цикл от заключения до поставки: контроль отправления товарно-материальных ценностей, решение вопросов, возникающих во время транспортировки и т.д. Участи в приеме доставленного заказа менеджер по закупкам не принимает, в его задачи входит только отследить, что материал доставлен. Принимает заказанную продукцию работники складского комплекса.

     Среди когнитивных процессов особо  выделяется такая функция как  контроль: при заказе – контроль соответствия заказанной продукции; при работе с поставщиком – ход исполнения заказа (объемы, сроки); при взаимодействии с производством – отслеживание наличия и дефицита товаров. Мыслительная деятельность заключается в сопоставлении цены, качества, сроков поставки и выбора оптимального варианта; в анализе рынка необходимой продукции. Особое место занимает процесс принятия решения в сжатые сроки.

     Основными качествами менеджера по закупкам являются коммуникабельность, умение пойти на компромисс (необходимая при переговорах  с поставщиками и со «своими» отделами), активность, настойчивость, умение добиваться своей цели, ответственность и порядочность, стрессоустойчивость или выдержка и терпение (много конфликтных ситуаций из-за вопросов финансирования, необходимость быстрого принятия решений), хитрость (умение искать обходные пути), мобильность (доступность для поставщиков, командировки). Профессиональный менеджер по закупкам должен иметь: знания в области организации производства поставщика и технологии производства закупаемой продукции; знание и понимание своего процесса сбыта (взаимозаменяемости продукции); знание номенклатуры и рынка.

     Для закупщика важны аналитический  склад ума, системность мышления, внимательность, способность быстро принимать решения (эффективно действовать  в стрессовых ситуациях), умение планировать  и умение расставлять приоритеты, самодисциплина (способность к контролю своей деятельности), большой активный словарный запас и умение доходчиво  донести свою мысль до людей с  разным уровнем образования. Особое место занимают коммуникативные  умения и навыки, такие как убеждение, ведение переговоров, владение основными техниками общения.

     Основные  когнитивные функции: внимание, память, абстрактное и конкретное мышление, воображение.

     Менеджер  по закупкам взаимодействует как  с поставщиками, так и со службами своего предприятия. Но основное общение происходит с поставщиками – 80%. При взаимодействии с которыми менеджер по закупкам в первую очередь общается с и руководством поставщиков и далее с менеджером по продажам компании-поставщика, с финансовым отделом компании-поставщика, с отделом бухгалтерии, со службой качества, с транспортной службой и т.д. В своей компании взаимодействие происходит в основном с отделом маркетинга, непосредственным руководителем, финансовым отделом, бухгалтерией, с отделом договоров, а так же менеджер по закупкам взаимодействует со всеми функциональными подразделениями (отделами) и должностными лицами компании в пределах своей компетенции. Вилка заработной платы менеджера по закупкам – от 30 до 100 тысяч рублей. Уровень дохода зависит от опыта кандидата, масштаба работы, уровня ответственности.

     Менеджер  по закупкам работает с большими объемами информации. Это и информация о  поставщике, информация о необходимой  продукции (качество, необходимая техническая  документация продукции), о порядке  поставки (вид транспорта (в зависимости  от сроков и от технических требований производства), срок предоставления технической  документации, срок поставки), порядке  оплаты. Работа связана с документами  и чертежами.

     Менеджер  по закупкам работает в офисе. В основном его деятельность осуществляется с  помощью таких средств труда как телефон, факс, интернет, компьютер (работа с профессиональными программами, с базами данных, с интернетом; написание отчетов и т.д.). Менеджер по закупкам работает в стрессовых условиях труда: жесткие временные рамки, быстрый темп, большой объем информации, высокая ответственность. Работа менеджера по закупкам связана с командировками. Он выезжает к поставщику для непосредственного контакта и решения основных накопившихся задач.

     Данная  профессия может быть привлекательна общением с людьми, творческим подходом к делу и решениям актуальных задач, материальной обеспеченностью и  т.д. Сложными и трудными для большинства  профессионалов в этой области являются проблемы финансирования; конфликты, в  первую очередь с отделом продаж, проблемы взаимодействия с трудными клиентами (например, с монополистами).

     Пути  повышения квалификации у менеджера  по закупкам состоят в совершенствовании  общения и обучении навыкам ведения  переговоров; в овладении навыками планирования рабочего дня и организации  своего рабочего процесса; в развитии командной работы; овладении иностранными языками; совершенствовании технических  знаний (технология производства, взаимозаменяемость материалов); получении новых знаний о поиске и сборе информации о  поставщиках; получении знаний в области экономической географии, бухгалтерии и юридических основ деятельности.

     Главной задачей менеджера по закупкам является обеспечение наличия необходимого для бесперебойной работы количества товарно-материальных ценностей и  учет их движения. Менеджер назначается  и освобождается от должности  приказом Генерального директора. В  своей деятельности менеджер руководствуется приказами, распоряжениями, указаниями Генерального директора, исполнительного директора.

     В зависимости от компании функции менеджера по закупкам могут сильно варьироваться. Существуют такие виды бизнеса, в которых закупки строго планируются. Например, торговая деятельность, в которой объем будущих продаж по каждому наименованию с высокой степенью достоверности известен заранее. В этом случае основная функция менеджера по закупкам заключается в строгом выполнении плана закупок. Если же сфера деятельности менеджера связана с закупкой эксклюзивного товара (одежды или обуви для бутика), то ключевая задача работника – найти то, что будет продано в течение короткого периода времени. Встречаются среди менеджеров по закупкам и настоящие профи своего дела, которые могут найти продавца, готового предоставить товар высокого качества по низким ценам, предложив при этом отсрочку оплаты или даже реализацию с правом безусловного возврата. Но иногда, в силу особенностей некоторых рынков и масштаба компании, задачи поиска и нахождения наиболее низких цен не являются основными для отдела закупок. Все поставщики известны, условия оговорены и не подлежат серьезным изменениям. В такой ситуации на первое место выходит вопрос оптимизации, т.е. обеспечения наличия нужного ресурса в нужном количестве нужного качества в нужном месте в нужное время для нужного потребителя с наилучшими (оптимальными) затратами на закупку. Высокий спрос на данных специалистов сохраняется. Статус менеджеров по закупкам в современных компаниях растет. Теперь нужны такие специалисты, которые способны разработать логистическую концепцию компании, учитывая производство, продажи, маркетинг, словом, всю ее деятельность целиком. Что касается вертикального карьерного роста, то менеджер после нескольких лет успешной работы вполне может стать директором по закупкам. Если говорить о горизонтальном развитии карьеры, то менеджеры по закупкам могут перейти в логистику и там вырасти до директора по логистике. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Методы оценки  и выбора поставщиков. 

     Поставка, закупка, комплектация – важные сферы маркетинговой деятельности любой фирмы. Что поставляется и что необходимо для нормального функционирования фирмы? От чего зависят объем и структура поставок? Какова должна быть периодичность поставок? Как выбрать наилучшего поставщика? На эти и другие вопросы необходимо найти ответы в процессе изучения возможностей поставщиков.

     Кто участвует в принятии решений  о закупках товаров промышленного  назначения? Кто же осуществляет закупки  на рынке товаров и услуг промышленного  назначения на суммы в сотни миллиардов долларов? Этим делом может заниматься либо единственный снабженец, либо несколько  агентов по закупкам, либо крупный  отдел материально-технического снабжения, возглавляемый вице-президентом  по закупкам. В ряде случаев специалисты  по материально-техническому снабжению  сами принимают решение относительно технических характеристик товара и выбора поставщиков. Иногда им поручается только выбор поставщика, а иногда - только оформление заказа. Как правило, они принимают самостоятельные  решения по незначительным вопросам, а по крупным проблемам лишь выполняют  пожелания других.

     Как именно покупатели товаров промышленного  назначения принимают решения о  закупках? Процесс этот аналогичен процессу принятия решения о покупке  широким потребителем. Но в данном случае покупатель преодолевает большее  число этапов:

     а) осознание проблемы;

     б) обобщенное описание нужды;

     в) оценка характеристик товара;

     г) поиски поставщиков;

     д) запрашивание предложений;

     е) выбор поставщика;

     ж) разработка процедуры выдачи заказа;

     з) оценка работы поставщика.  

     ОСОЗНАНИЕ ПРОБЛЕМЫ. Процесс закупки начинается с момента осознания кем-то из работников фирмы проблемы или нужды, удовлетворить которую можно с помощью приобретения на стороне товара или услуги. Осознание проблемы может быть следствием влияния как внешних, так и внутренних стимулов. Внутри фирмы к осознанию проблемы чаще всего подводят следующие события: Фирма решает начать выпуск нового товара и нуждается в новом оборудовании и материалах для его производства. Происходит поломка машины, и требуется ее замена или приобретение новых узлов и деталей.  Некоторые из закупленных материалов оказались неудовлетворительными по качеству, и фирма ищет другого поставщика. Агент по закупкам чувствует, что существует возможность добиться более благоприятных цен или получения товара более высокого качества. Внешними стимулами могут стать какие-то новые мысли агента по закупкам от посещения им специализированной выставки, встречи с какой-то рекламой или коммивояжером, который предложит товар лучшего качества или по более низкой цене.