Организация закупок. Функции менеджера по закупкам. Методы оценки и выбора поставщиков

     ОБОБЩЕННОЕ  ОПИСАНИЕ НУЖДЫ. Осознав нужду, агент  по закупкам приступает к определению  общих характеристик необходимого товара и его потребного количества. В отношении обычных стандартных  товаров никаких серьезных затруднений  не существует. Что же касается сложных  товаров, то для определения их общих  характеристик снабженец должен поработать совместно с другими  членами закупочного Центра –  инженерами, непосредственными пользователями и т. л. Им нужно будет провести ранжирование значимости показателей  надежности, долговечности, стоимости  и прочих желательных свойств  искомого товара. На этом этапе продавец товаров промышленного назначения может оказать фирме-покупателю большое содействие. Ведь зачастую агент по закупкам не осведомлен о ценностной значимости различных характеристик товара, и предусмотрительный продавец в состоянии помочь снабженцу точнее определить нужды своей фирмы.

     ОЦЕНКА  ХАРАКТЕРИСТИК ТОВАРА. На следующем  этапе организация-покупатель приступает к составлению свода необходимых  технических характеристик товара. Над этой проблемой будет работать инженерная бригада специалистов по функционально-стоимостному анализу. Это подход к снижению издержек производства, предполагающий тщательное изучение комплектующих  деталей с целью определения  возможностей их конструктивной переделки, стандартизации или изготовления с  использованием более дешевых технологических  приемов. Бригада займется тщательным изучением наиболее дорогих компонентов  товара. Кроме того, она выявит детали и узлы с излишним запасом, т.е. со сроком службы, превышающим срок службы товара в целом. Определив оптимальные  характеристики товара, специалисты  составят соответствующие технические  требования на него. В ходе проведения функционально-стоимостного анализа  обычно изучают следующие основные вопросы: Привносит ли использование  товара какую-то дополнительную ценность? Сопоставима ли стоимость товара с его полезностью? Необходимо ли присутствие в товаре всех свойств, которыми он обладает? Существует ли товар, более полно отвечающий требованиям  предполагаемого использования? Можно  ли изготовить искомую деталь с меньшими издержками? Можно ли подобрать для  использования уже существующий стандартный товар? Соответствует  ли своему назначению технологическая  оснастка производства с точки зрения объемов потребности в товаре? Входят ли в его себестоимость издержки на материалы, рабочую силу, накладные расходы и отчисления на прибыль? Можно ли получить товар по более дешевой цепе у другого надежного поставщика? Покупает ли кто-нибудь искомый товар дешевле? Продавцы также могут использовать функционально-стоимостной анализ в качестве орудия сбыта. Продемонстрировав более рациональный способ изготовления товара, посторонний продавец может превратить ситуацию повторной закупки без изменений в ситуацию закупки для решения новых задач, в результате чего у его компании может появиться шанс закрепления деловых связей.

     ПОИСКИ  ПОСТАВЩИКОВ. После этого агент  по закупкам пытается выявить наиболее подходящих поставщиков. Для этого  он может заняться изучением торговых справочников, организовать поиск информации с помощью ПК или запросить  по телефону рекомендации от других фирм. Ряд поставщиков будут исключены  из числа возможных кандидатов, поскольку  их мощности не соответствуют количественной потребности в товаре или у  них плохая репутация в смысле обеспечения поставок и обслуживания. В конце концов у агента по закупкам останется небольшой список квалифицированных поставщиков. Чем новее задача, стоящая перед закупкой, и чем сложнее и дороже товар, тем больше времени занимает поиск квалифицированных поставщиков.

     ЗАПРАШИВАНИЕ  ПРЕДЛОЖЕНИЙ. Теперь торговый агент  начнет запрашивать предложения  от квалифицированных поставщиков. Некоторые из них просто пришлют  в ответ свой каталог или коммивояжера. Если товар сложный и дорогой, снабженцу потребуются подробные  письменные предложения от каждого  потенциального поставщика. Остальных  поставщиков агент по закупкам будет  оценивать после проведения ими  официальных презентаций.

     ВЫБОР ПОСТАВЩИКА. По каким показателям  целесообразно оценивать деятельность поставщиков? В решении этого  вопроса нет единого подхода. Однако есть обобщенный вариант показателей, которые определяют предпочтительность поставщиков: репутация и имидж; надежность; качество продукции, соответствие его прогрессивным стандартам; возможный объем поставки; соблюдение сроков, графиков поставки; уровень цены на продукцию или услуги (сравнительный анализ цены /качество, цена/ количество); условия поставки и формы расчетов (поставки по плану, по требованию, упаковка, транспортные и страховые услуги, валюта расчетов); взаимоотношение с заказчиками (доверительные, тесные, долговременные, комфортные или эпизодические, формальные, диктаторские); дополнительные услуги.

     Маркетинговая стратегия выбора поставщика предполагает анализ альтернативных вариантов сотрудничества на базе выработки основных показателей  оценки деятельности поставщика. Маркетинговые  требования к поставщикам могут  быть разработаны собственным отделом  маркетинга фирмы на основе информации других своих служб и подразделений, в том числе службы материально-технического снабжения. Можно воспользоваться  услугами внешних консультационных фирм.

     Каждая  фирма вольна устанавливать свои критерии оценки поставщиков исходя из собственных соображений и  принятой стратегии деятельности. Вместе с тем существуют некоторые общие маркетинговые требования к поставщикам: точно в срок по согласованному графику поставлять продукцию в соответствии с заказом (договором, контрактом); продукция должна отвечать оговоренным стандартам качества, производиться по передовой технологии; соблюдать требуемые объемы поставки; оперативно откликаться на новые требования фирмы-заказчика; предоставлять необходимую сопроводительную документацию; выдерживать согласованные цены; изменения по номенклатуре продукции (сырья) должны отвечать новым стандартам; предоставлять при необходимости дополнительные услуги; доступность (территориальная, информационная, коммуникационная) поставщика.

     Маркетинговые требования к поставщикам могут  меняться в зависимости от общей  экономической ситуации, конъюнктуры  рынка. Так, на этапе экономического подъема требования к поставщикам  могут ужесточаться, и, наоборот, смягчаться в период спада или ограниченности ресурсов (дефицитное снабжение).

     Выбор поставщиков – задача сложная и ответственная, поскольку от них во многом зависит ритмичность производства, а в конечном счете, – рентабельность и репутация фирмы перед клиентами, потребителями ее продукции. Проблема выбора является наиболее острой для новых фирм или фирм, меняющих номенклатуру продукции, сферу деятельности либо стратегию. Действующие фирмы, имеющие хозяйственные связи, испытывают иные трудности. Если такие фирмы успешно сотрудничают с поставщиком, то целесообразно сохранить эти связи, подкорректировав их в соответствии с новыми требованиями. Опыт показывает, что менять поставщика – процедура болезненная с непредсказуемыми последствиями. Если все же связи нарушаются или поставщик оказывается несостоятельным, то следует обратиться к выбору нового поставщика. Однако этот шаг должен быть тщательно взвешенным. К новому поставщику следует сразу предъявлять повышенные требования. Считается, что лишиться поставщика легко, труднее найти нового.

     Выбор поставщика может проводиться на конкурсной основе. Критериями отбора претендентов могут выступать показатели: ценностной значимости поставок в сопоставлении  с их стоимостью; регулярности поставок и их качество. Использование в  качестве независимого критерия «цены  поставки» не рекомендуется, поскольку  низкая цена — это, как правило, низкое качество.

     На  этом этапе члены закупочного  центра изучают предложения и  переходят к выбору поставщика. Они  оценивают не только техническую  компетентность различных кандидатов, по и их способность обеспечить своевременную  поставку товара и предоставление необходимых  услуг. Нередко члены закупочного  центра составляют перечень желательных  характеристик поставщика с ранжированием  их по степени относительной значимости.

     РАЗРАБОТКА  ПРОЦЕДУРЫ ВЫДАЧИ ЗАКАЗ. Покончив с  выбором, агент по закупкам приступает к составлению окончательного заказа на закупку от избранного поставщика или поставщиков. В окончательном  заказе он указывает технические  характеристики товара, его потребное  количество, расчетное время поставки, условия возврата, гарантии и т.п. В отношении изделий, необходимых  для технического обслуживания, ремонта  и эксплуатации оборудования, агенты по закупкам все больше отходят от практики периодических заказов на поставку и склоняются к заключению всеобъемлющих контрактов. Ведь оформление нового заказа на поставку при истощении запасов товара обходится недешево. Не заинтересован агент по закупкам и в оформлении меньшего числа, но более крупных по объему заказов, ибо это означает необходимость поддержания значительных товарно-материальных запасов. В рамках же всеобъемлющего контракта устанавливается долговременное сотрудничество, при котором поставщик обязуется осуществлять повторные поставки по мере необходимости и по согласованным ценам в течение всего оговоренного периода времени. В данном случае запас товара находится у продавца, и подобная практика получила название плана закупок без накопления запасов. При возникновении необходимости в товаре компьютер фирмы выдает напрямую или телексом соответствующий заказ продавцу. Практика заключения всеобъемлющих контрактов ведет к тому, что закупки все больше производятся из одного источника, причем объем закупаемых у этого источника товаров растет. Поставщик оказывается связанным с фирмой-покупателем более тесными узами, и другим поставщикам трудно нарушить эти связи, за исключением случаев, когда покупателя перестают удовлетворять цены или сервис поставщика.

     ОЦЕНКА  РАБОТЫ ПОСТАВЩИКА. На этом этапе агент  по закупкам дает оценку работе конкретного  поставщика или поставщиков. Для  этого он может связаться с  пользователями и попросить их оценить  степень своей удовлетворенности. По результатам проведенной оценки агент по закупкам может продолжить сотрудничество с поставщиком, внести в это сотрудничество коррективы или отказаться от его услуг. Задача поставщика – постоянно следить за тем, чтобы покупатель получал удовлетворение, на которое рассчитывал.

     В ситуациях повторных закупок  с изменениями или повторных  закупок без изменений некоторые  из этих этапов можно сократить или  обойти вообще. В других ситуациях  может потребоваться включение  в процесс каких-то дополнительных этапов. Продавец товаров промышленного назначения должен подходить к рассмотрению каждой отдельной ситуации конкретно. Таким образом, мы убедились, что промышленный маркетинг сфера испытания способностей продавца. Самое главное в ней знание нужд своих клиентов и особенностей процедуры совершения ими закупок. Располагая этими знаниями, продавец товаров промышленного назначения сможет разработать эффективный маркетинговый план продаж и оказания услуг своей клиентуре. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  литературы 

1. Альбеков А.У., Федько В.П., Митько О.А. Логистика коммерции – Ростов-на-Дону «Феникс», 2009г.
2. Гаджинский А. М. Основы логистики – М.,2009г.
3. Ивуть Р. Б., Нарушевич С.А. Логистика – Мн., 2009г.
4. Логистика. Методические указания по выполнению курсовой работы. Сост. Виноградова Н.Ю. СПб. Изд-во «ЛЭТИ», 2008г.
5. Министерство Экономического Развития РФ за 2007г.
6. Таничев А.В. «Логистика»: Издательский Дом «Нева», 2003г.
7. Федько В. П. Бондаренко В.А. Коммерческая логистика – М., 2008г.
8. Экономика, организация и планирование материально-технического снабжения и сбыта.-м,: Экономика, 2000г.