Отчет по практике в ООО «Союз Плюс»

     - Главной задачей офис-менеджера является организационно-техническое обеспечение деятельности компании, для бесперебойной и эффективной работы сотрудников.

     - Офис-менеджер подчиняется директору и начальнику административного отдела.

     - Офис-менеджер назначается и освобождается от должности приказом директора.

     - В своей деятельности офис-менеджер руководствуется действующими законодательными актами РФ, Уставом предприятия, Правилами внутреннего распорядка, приказами (указаниями) директора.

     - Во время длительного отсутствия офис-менеджера его обязанности выполняет сотрудник, назначенный директором, который наделяется соответствующими правами, обязанностями и ответственностью за надлежащее выполнение функциональных обязанностей.

Должностные обязанности.

   - Прием заявок от работников офиса/склада на приобретение всех необходимых для жизнедеятельности офиса предметов и материалов:

1. канцелярских товаров;
2. аптечка;
3. компьютеров, принтеров;
4. необходимой мебели и других предметов интерьера.

      - Согласование полученных заявок с руководителем, контроль за исполнением.

      - Организация и контроль работы курьеров:

     - Прием заявок от сотрудников на курьеров до 9:00;

     - Распределение документации по районам;

     - Контролирование доставки котировочных заявок, проверка надлежащего заполнения расписок о получении котировочных заявок.

В расписке обязательно должно быть указано:

- дата  и время получения котировочной  заявки;

- должность,  фамилия и подпись лица, получившего  котировочную заявку.

     Если  курьер не успевает с доставкой котировочной заявки, аукционной документации, а  также других документов, незамедлительно  сообщается супервайзеру или руководителю, а также торговому представителю.

     - Котировочные заявки на сумму боле 100 тысяч и аукционы отвозят курьеры, работающие в организации более 6 месяцев, старший курьер или офис-менеджеры на такси, по согласованию с руководителем.

     - Проверка авансовых отчетов курьеров.

     - Проверка, текущий анализ затрат и контроль работы мобильной связи, городских телефонов и интернета. Подключение и отключение, в случае необходимости, льготных опций на корпоративные сим-карты. При сбоях в работе интернета незамедлительно ставить в известность начальника административного отдела и программиста, при сбоях в работе мобильной и городской связях выявить причины с последующим их устранением.

     - Текущее взаимодействие с арендодателями офисных и складских помещений.

     - Оформление счетов на оплату по аренде помещений и коммунальным платежам арендодателей.

     - Прием, регистрация, организация отправки и хранения почтовой корреспонденции.

     - Прием, регистрация, организация отправки и хранения почтовой корреспонденции.

     -Подготовка деловых писем, доверенностей, распорядительных документов.

     - Приём телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксирование полученной по телефону для начальника административного отдела информации в его отсутствие и доведение её содержания до его сведения.

     - Принимать и отправлять факсы, записывать сообщения сотрудников организации.

     - Участие в организации мероприятий по проведению корпоративных праздников (составление списка именинников на месяц, покупка подарков, организация поздравления).

     - Выполнение поручений начальника административного отдела в указанные сроки. Докладывать о выполнении поручения в течении рабочего дня, в который было оно выполнено (если иные сроки не были указаны). Докладывать о задержании выполнения или о невыполнении сразу после обнаружения таких причин. При передаче выполнения задания третьему лицу — контролировать выполнение этого поручения третьим лицом. При выполнении или невыполнении третьим лицом этого поручения докладывать в те же сроки, как и при выполнении задания им самим

2.2. Формы и системы оплаты труда на предприятии.

     Все граждане, участвующие своим трудом в деятельности Общества на основе трудового договора, составляют трудовой коллектив Общества.

     Оплата  труда руководителей, специалистов, служащих производится по окладно-премиальной системе согласно утвержденного штатного расписания. Должностной оклад является абсолютным размером заработной платы, устанавливаемый в соответствии с занимаемой должностью.

     Труд  руководителей оценивается по результатам  работы всего коллектива, по степени  возложенных на них функций, достигнутому уровню организации труда. Труд специалистов и служащих оценивается исходя из объема, полноты, качества и своевременности  выполнения должностных обязанностей.

     Основанием  для начисления заработной платы  является табель учета рабочего времени.

Оплата  труда основных торговых представителей производится повременно-премиально, согласно единой межотраслевой тарифной ставки, утвержденной Директором ООО «Союз Плюс»

     Заработная  плата рабочим начисляется согласно отчета по заключению договоров. Основанием для начисления заработной платы является табель учета рабочего времени.

     Премирование  труда

     Ежемесячная выплата премий персоналу ООО «Союз Плюс» осуществляется на основании Положений о премировании.

     Премирование  руководителей, специалистов, служащих осуществляется по итогам работы за месяц  в размере до 60% от должностного оклада, при условии выполнения отдельных  показателей премирования, определенных отдельно для каждого должностного лица, отдела, службы подразделения.

     Для оценки качества работы подразделений  ООО «Союз Плюс» используется следующая система показателей:

Бухгалтерия

     - Соблюдение установленных сроков бухгалтерской и налоговой отчетности.

     - Качественный учет ОС.

     - Обеспечение рациональной организации и оперативного бухгалтерского учета доходов, расходов движения денежных средств.

Отдел кадров

     - Качественное ведение кадрового делопроизводства, соблюдение установленных сроков отчетности.

     - Обеспечение 100% укомплектованности предприятия работниками всех категорий.

     - Обеспечение заключения трудовых договоров с каждым работником предприятия.

     - Обеспечение кадрового резерва руководящих работников предприятия.

     - Соблюдение соотношений отдельных категорий работающих в общей численности.

     - Обеспечение соблюдения трудового законодательства РФ

     Размер  премии определяется индивидуально  для каждого работника. Предложения  по премированию разрабатываются начальниками отделов, подразделений и направляются на согласование директору ООО «Автотемп» по установленной форме. Решение о размере ежемесячной премии принимает директор.

     Основанием  для премирования является «Лист  согласования размеров премиальных  выплат руководящих, инженерно-технических  работников и служащих». Выплата  премии осуществляется в соответствии с приказом директора.

     Директору предоставляется право за нарушение  трудовой дисциплины и невыполнение должностных обязанностей лишать работников премии полностью или частично за тот период, в котором имеются  упущения в работе. 

Заключение

     Рыночная  экономика предъявляет к квалификации менеджеров высокие требования. Важнейшей функцией высшего руководства организаций становится разработки и реализации эффективного строения, ориентированном на критерии. Построенное обновление продукции должно сроить определяющим фактором выживания отдельных предприятий, стабилизации и процветания российской экономики.

     Важнейшим фактором успеха становится подготовка руководителей нового типа: высокопрофессиональных компетентных в широком круге  экономических и социальных вопросов, с высоким чувством ответственности  за результаты деятельности.

       Преодоление имеющихся недостатков в области управления позволит более полно раскрыть потенциальные возможности российских предприятий, повысить качество выпускаемой продукции, качество поставки и ее конкурентоспособность.

     Высокие требования к подготовке специалистов менеджмента предъявляются в  с вязи с возрастающей ответственность  за подготовку и принятие управленческих решений.

     За  период прохождения практики я приобрела практические навыки менеджера по продажам, но весьма значимого звена персонала фирмы о поставке продуктов питания. Полученные мною знания и навыки работы важны для меня и найдут отображение в моей будущей работе .

     В течении практики я сформировала различные рекомендации по развитию предприятия:

     1. При оценке организационной структуры  было выявлено, что предприятию  необходимо организовать маркетинговую  службу, разработать программу укрепления имиджа, как внешнего, так и внутреннего, предпринять шаги для более значимого стимулирования персонала и клиентов.

     2. Необходимо отметить, что для  удержания своих позиций на  рынке предприятию необходимо  поддерживать найти и внедрить  новые форму работы с клиентами.