Отчет по производственной практике в Администрации городского округа Спасск-Дальний

      2.2 Документооборот в администрации  города 

      Движение документов в администрации  города с момента их создания  или получения до завершения  исполнения или отправки образует  документооборот. Порядок прохождения  документов в администрации города и операции, проводимые с ними, регламентируются распоряжением Мэра города Хабаровска от 08.12.2003 № 3051-р «Об утверждении инструкции по делопроизводству в аппарате администрации г. Хабаровска» (далее - Инструкция).

      Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов (номенклатура дел), формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и Инструкцией.

      В соответствии с номенклатурой  дел - систематизированный перечень  заголовков (наименований) дел, заводимых в администрации города, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке, происходит документооборот в администрации города.

      Прием, распределение и регистрация  поступающей корреспонденции производится  работниками администрации города в соответствии с должностными обязанностями.

      Управленческая деятельность администрации  выражается посредством издания  нормативных документов. Основными  нормативными правовыми актами  администрации являются постановления  и распоряжения главы. Постановление - правовой акт главы города, принимаемый в целях разрешения наиболее важных и принципиальных вопросов полномочий администрации. Распоряжение - правовой акт главы города, издаваемый в целях разрешения оперативных вопросов.

      Регистрация документов это фиксирование факта поступления документа путем проставления в правой части нижнего поля первого листа регистрационного штампа с указанием даты регистрации документа и его порядкового номера. Регистрация документов производится путем программы «1С Документооборот». Допускается регистрация вручную в журнале регистрации входящих документов.

      Регистрация документов осуществляется  в день поступления или в  первый рабочий день при поступлении  документов в нерабочее время,  исходящие - в день подписания.

      Регистрация отправленных документов  осуществляется в день их утверждения  (подписания) или не позднее следующего  рабочего дня. Регистрационный  номер и дата регистрации отправляемых  документов проставляются на  подлиннике документа в реквизитах  бланка и на копии.

      Отправка корреспонденции из  администрации города осуществляется  посредством почтовой и электрической  связи.

      Отбор документов для постоянного  хранения проводится на основании  перечней документов с указанием  сроков их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает экспертная комиссия администрации города.

      По результатам экспертизы ценности  документов составляются описи  дел постоянного, временного (до 10 лет) хранения и по личному  составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. Описи дел постоянного хранения и акты о выделении их к уничтожению рассматриваются на заседании экспертная комиссия администрации города. 

      -----------------------

Глава администрации  городского округа 

Отдел по мобилизационной подготовке 

Финансовое управление 

Отдел учета  и отчетности 

Правовое управление 

Секретарь 

Первый зам. Главы  администрации 

Заместитель  Главы по социальным вопросам 

Зам. Главы по ЖКХ 

Управляющий делами – руководитель аппарата 

Управление экономики 

Управление муниципального имущества и градостроительства 

Отдел градостроительства 

Отдел по земельным  ресурсам 

Отдел по упр-ю  муницип. имуществом 

Управление образования 

Управление культуры 

Отдел по физ.культуре и спорту и молодежной политике 

Управление здравоохранения 

Отдел жизнеобеспечения 

Отдел экологии и природопользования 

Организационный отдел 

Архивный отдел 

Отдел муниципальной  службы