Открытые и закрытые системы

Московский институт государственного и корпоративного управления

 

 

 

 

Контрольная работа

 

по  дисциплине «Менеджмент организации»

на тему: «Открытые и закрытые системы »

 

 

 

Кафедра «Государственное и муниципальное управление»

 

 

 

Выполнил: Золин В. В.

Студент 4 курса

Проверил: Иткинд А.Н.

 

 

 

 

 

 

Тучково

2012 год

 

 

 

Содержание

 

Введение 3

1. Понятие и сущность систем в менеджменте 4

2. Открытая система 8

3. Закрытая система 9

4. Сравнение открытых и закрытых систем организации 14

Заключение 16

 

Введение

 

Теория  систем впервые была применена в  точных науках и в технике. Применение теории систем в менеджменте в  конце 50-х гг. явилось важнейшим  вкладом школы науки управления. Системный подход — это не набор  каких-либо принципов для управляющих, а способ мышления по отношению к  организации и управлению. Он применяется  как способ упорядочивания управленческих проблем: их структурирование, установление взаимосвязей и зависимостей элементов  проблем, выявление факторов и условий, влияющих на их решение. Центральным  понятием данного подхода является система.

Система — это набор взаимосвязанных  и взаимозависимых частей, составленных в таком порядке, который позволяет  воспроизвести целое. Любую организацию  можно назвать системой.

Существует  множество классификаций систем, но наиболее важная для анализа структуры и деятельности организации является деление систем на открытые и закрытые.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Понятие и сущность систем в менеджменте

 

Всесторонний  анализ внутреннего строения организации  обеспечивается с помощью системного подхода. Система — объединение  частей в целое, свойства которого могут  отличаться от свойств входящих в нее частей. Любую организацию можно назвать системой. Система — это некоторая целостность, состоящая из взаимозависимых частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристики целого. Машины, компьютеры, телевизоры — все это примеры систем. Они состоят из множества частей, каждая из которых работает во взаимодействии с другими для создания целого, имеющего свои конкретные свойства. Эти части взаимозависимы. Если одна из них будет отсутствовать или неправильно функционировать, то и вся система будет функционировать неправильно. Например, телевизор не будет работать, если неправильно установлена настройка. Все биологические организмы представляют собой системы. Ваша жизнь зависит от правильного функционирования многих взаимозависимых органов, которые все вместе представляют уникальное существо, каким являетесь вы.

 

Уникальной  характеристикой при рассмотрении систем являются внутренние отношения  частей. Каждая система характеризуется  как дифференциацией, так и интеграцией. В системе используются разнообразные  специализированные функции. Каждая часть  организации выполняет свои определенные функции. Для того чтобы поддерживать отдельные части в одном организме  и формировать завершенное целое, в каждой системе осуществляется интеграция. Для этого используются такие средства, как координация  уровней иерархии управления, прямое наблюдение, правила, процедуры, курс действий.

Различают системы открытые и закрытые. Понятие закрытой системы возникло в физике. Это система, являющаяся самосдерживаемой. Ее главная характеристика заключается в том, что она существенно игнорирует эффект внешнего воздействия. Совершенной системой закрытого типа была бы та, которая не принимает энергии от внешних источников и не дает энергию внешней среде. Закрытая организационная система имеет малую применяемость.

Особенностями любой системы являются: целостность (несводимость свойств системы к сумме свойств составляющих ее элементов, невыводимость из последних свойств целого), структурность (возможность описания системы через установление ее структуры), иерархичность (каждая часть системы выступает как своего рода подсистема, обладающая своими качествами) и др. Признаками системы являются множество составляющих ее элементов, единство главной цели для всех элементов, наличие связей между ними, целостность и единство элементов, наличие структуры и иерархичности, относительная самостоятельность и наличие управления этими элементами. Термин “организация” в одном из своих лексических значений означает также “систему”, но не любую систему, а в определенной мере упорядоченную, организованную.Разграничение систем на открытые или закрытые не является жестким, раз навсегда установленным. Открытая система может стать закрытой, если контакты с окружением сокращаются со временем. В принципе возможна и обратная ситуация. Открытые системы тяготеют к усложнению структуры и дифференциации. Иными словами, рост открытой системы сопровождается повышением уровня специализации ее элементов и усложнением структуры, нередким расширением границ системы или созданием новой сверхсистемы. Если деловое предприятие растет, то наблюдается значительная его дифференциация и усложнение его структуры. Создаются новые специализированные отделы, приобретаются новые виды сырья и материалов, расширяется ассортимент выпускаемой продукции, организуются новые сбытовые конторы.

 

Все системы  имеют вход, трансформационный процесс  и выход. Они получают сырье, энергию, информацию, другие ресурсы и преобразуют  их в товары и услуги, прибыль, отходы и т. п. Открытые системы имеют, однако, некоторые специфические черты. Одна из таких черт - это признание  взаимозависимости между системой и внешней средой. Существует граница, которая отделяет систему от ее окружения. Изменения во внешней среде влияют на один или несколько атрибутов  системы, и наоборот, изменения в  системе воздействуют на окружение. Внешняя среда организации схематично представлена на рис. 3.2. Организация  должна отражать состояние внешней  среды. В основе ее построения лежат  предпосылки экономического, научно-технического, политического, социального или  этического характера. Организация  должна создаваться так, чтобы она  нормально функ­ционировала. Должен обеспечиваться вклад каждого ее члена в общую работу и эффективная помощь работникам в достижении поставленных целей. В этом смысле действенная организация не может быть статичной. Она должна оперативно отслеживать все изменения внешней среды, оценивать их и выбирать наилучшую ответную реакцию, способствующую достижению ее целей. Она должна эффективно реагировать на воздействия внешней среды.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Открытая система

 

Открытая  система признает динамическое взаимодействие с окружающим миром. Организации  получают свое сырье и человеческие ресурсы из окружающего мира. Они  зависят от клиентов и заказчиков из внешнего мира, потребляющих их продукцию. Банки, активно взаимодействующие  с окружающим миром, используют депозиты, обращают их в кредиты и в инвестиции, используют полученную прибыль для  поддержания самих себя, для развития, для выплаты дивидендов и уплаты налогов.

Специфические черты организации  как открытой системы:

 

• Взаимозависимость между системой и внешней средой.
• Организации являются подсистемами в рамках более крупной системы и зависят от многих факторов внешней среды.
• Изменения в окружающей среде влияют на один или несколько элементов системы.
• Адаптивность организации.
• Организация не может быть статичной, она отражает изменения внешней и внутренней среды.
• Обратная связь после реализации части продукции.

 

Внутренняя  среда организации влияет на эффективность  её деятельности не меньше, а в определенные периоды жизненного цикла даже больше, чем внешняя среда.

Подход, согласно которому организация как открытая система - это, прежде всего, совокупность индивидов, до сих пор является наиболее признанным. Перед исследователем стоит  задача выяснить, какие индивидуальные характеристики отличают каждого человека, вступающего в организацию, и  какие организационные факторы  влияют на восприятие и аттитюды индивида, его мотивацию и удовлетворенность  трудом. Мы не можем прогнозировать поведение организации как открытой системы, пока не изучены индивидуальные характеристики её членов.

Подход, согласно которому организация как  открытая система - это, прежде всего, совокупность индивидов, до сих пор является наиболее признанным. Перед исследователем стоит  задача выяснить, какие индивидуальные характеристики отличают каждого человека, вступающего в организацию, и  какие организационные факторы  влияют на восприятие и аттитюды индивида, его мотивацию и удовлетворенность  трудом. Мы не можем прогнозировать поведение организации как открытой системы, пока не изучены индивидуальные характеристики её членов.

 

 

3. Закрытая система

 

Понятие закрытой системы порождено физическими  науками. Здесь понимается, что система  является самосдерживаемой. Закрытая система, как это становиться по названию - отграничена от окружающего мира. Взаимодействие происходит только внутри системы между ее структурными компонентами.  Ее главная характеристика в том, что она существенно игнорирует эффект внешнего воздействия. Совершенной системой закрытого типа была бы та, которая не принимает энергии от внешних источников и не дает энергию своему внешнему окружению. Закрытая организационная система имеет малую применяемость. Степень разграничения открытой или закрытой систем меняется в рамках систем. Открытая система может стать более закрытой, если контакты с окружением уменьшаются со временем. В принципе возможна и обратная ситуация.

Закрытые  системы в чистом виде игнорируют любые внешние эффекты и в  идеале не должны ничего получать и  ничего отдавать. Для большинства  организаций такое существование  невозможно. Открытая система зависит  от энергии, информации, материалов, которые  поступают из внешней среды.

Основная  черта действующих систем в том, что происходит изменение. Как внутри системы, так и между системами  происходит перераспределение энергии, информации и ресурсов. Данные операции обмена в теории систем называются Флуктуации (колебания). Как вода течет  туда, где ниже, так и все обмены происходят на основе трех принципов:

 

·        При обыкновенных условиях перераспределение  ресурсов происходит из мест с большей  плотностью в места с меньшей  плотностью.

 

·        Производимые изменения зависят  не только от количества перемешенных ресурсов, но и от разности градиентов между местами откуда и куда перемещают, и от скорости перемещения.

 

·         Движение в обратном направлении  определенного ресурса (оттуда, где  меньше, туда, где больше) возможно, если в более глобальном масштабе происходит выравнивание градиентов.

    Результатом всех перераспределений  между элементами закрытой системы  через определенный промежуток  времени будет равномерное и  однородное состояние. Наступает  гибель системы.

Закрытость  и открытость систем бывает разной степени выраженности. Абсолютно  закрытая и абсолютно открытая системы - это достаточно абстрактные понятия. Даже в сложнейших научных экспериментах  и при особых природных обстоятельствах (глубоко в космосе, в центре звезды) достижение абсолютно открытого  или закрытого состояния невозможно.

  Возможны  как бы промежуточные состояния:  мнимо открытая и мнимо закрытая  система. Мнимость проявляется  в том, что обладая внешними  признаками одного типа, на самом  деле система относиться к  другому типу.  Организация, исповедующая  принципы - мы сами себе все  сделаем, осуществляет взаимодействие  с окружающим миром. А СССР, сообщавший всем, какой он открытый, в действительности был гораздо  более закрытым. И как и следовало ожидать - развалился.

Закрытая  система более стабильна, так  как не подвержена изменениям при  взаимодействии с окружением.

Для закрытых систем  характерна детерминированность  и линейность развития.

Свойства закрытых систем

• Устойчивость. Устойчивость работы системы может быть нарушена при необоснованном усложнении или упрощении организационной структуры. Опыт управления показывает, что для повышения устойчивости работы, как правило, приходится устранять излишние звенья или подсистемы управления и значительно реже — добавлять новые. На устойчивость работы организации влияют внешние факторы (например, инфляция, спрос, взаимоотношения с партнерами и государством). Для повышения устойчивости работы необходимо быстро перестраивать коммуникации организации в соответствии с новыми целями и задачами.

 

• Адаптивность. Под адаптивностью понимается способность организации приспосабливаться к новым внешним условиям, возможности саморегулирования и восстановления устойчивой деятельности. Адаптивные организации часто имеют органическую структуру, когда каждый субъект управления (подразделение, рабочая группа, работник) имеет возможность взаимодействовать с каждым.

 

• Централизованность. Речь идет о свойстве системы быть руководимой из какого-то единого центра, когда все части организации руководствуются командами из центра и пользуются заранее определенными правами. Живые организмы, например, функционируют под руководством центральной нервной системы. В коллективе централизованность осуществляет руководитель, лидер, менеджер; на предприятиях — администрация, аппарат управления; в стране — государственный аппарат. При высокой сложности системы или невозможности единого руководства из центра последний передает часть властных полномочий автономиям, происходит децентрализация управления.

 

• Обособленность. Обособленность означает стремление системы к автономности, изолированности и проявляется при решении вопросов распределения ресурсов и властных полномочий частей большой организации, конгломератных объединений, централизации и децентрализации управления. Способствуют обособлению и противоречия целей и интересов, процесс распределения прибылей между частями целого. Часто наблюдаются процессы обособления персонала в неформальные группы на основе личных связей, симпатий, общих взглядов и черт характера, близкого уровня образования, этнической принадлежности, возраста, должностного положения и т.д. Процессы обособления частей системы являются малоизученными и представляют интерес для исследователей.