Особенности ведения учета и автоматизации  бизнес-процессов на малом предприятии.

     Существует  несколько подходов к автоматизации предприятий. Можно постепенно закрывать узкие участки, приобретая готовые программные продукты для решения отдельных задач (бухгалтерского или складского учета, планирования и т.д.). Можно разрабатывать информационную систему силами собственных специалистов. Наконец, уже имеется возможность заказать разработку под ключ комплексной информационной системы у фирмы-интегратора, обладающей современной технологией и солидным опытом (системный подход).

     Деятельность  предприятия будет эффективной  только при наличии общей информационной системы, объединяющей управление финансами, персоналом, снабжением, сбытом и производством. Таким образом, задача практически любой компании заключается в создании и внедрении комплексных систем управления, которые позволят заказчику перейти от кусочной автоматизации к интегрированным системам, обеспечат работу в едином информационном пространстве и предоставят необходимую информацию для планирования и прогнозирования, анализа и принятия управленческих решений.

     В этой связи при системном подходе к автоматизации предприятий на первый план выходят такие параметры системы, как надежность, масштабируемость, безопасность.

     Приступая к разработке любой информационной системы, нужно принимать во внимание все возможные последствия, включая негативные. Переход на новую информационную технологию может, в частности, вызвать жесткое сопротивление со стороны исполнителей и нижних звеньев управления, обусловленное чисто психологическими (нежелание перемен) или объективными социальными причинами (страх увольнения из-за некомпетентности). Очевидно, что чем значительнее изменение, тем сильнее реакция на него.

     Количество  ресурсов, которым располагает предприятие  в каждый момент времени, является объективно ограниченным. Поэтому при разработке информационной системы следует исходить из того, что использование любого ресурса целесообразно только тогда, когда оно дает положительный эффект. Руководители предприятий часто допускают ошибку в оценке ресурсов (особенно трудовых), что приводит к многочисленным и иногда непоправимым сбоям в оптимально разработанной информационной системе.

     Оцениваемые альтернативы информационных решений  и способы их оценки должны быть сопоставимы по ряду признаков: реализуемости, т. е. возможности обеспечения решения ресурсами всех видов в необходимых объемах; полноте учета всех затрат и результатов, отсутствию повторного счета (иной раз пытаются суммировать общий эффект с частными результатами); степени достоверности применяемых показателей и критериев оценки.

     Следует также учитывать различные аспекты фактора времени.

     При оценке эффективности решений следует  учитывать неполноту исходной и  производной информации, возможность  ее случайного или сознательного  искажения и другие подобные факторы.

     Каждый  информационный проект следует оценивать поэтапно, помня, что наиболее достоверны оценки первых этапов работы и наименее - последние, сильно отдаленные во времени. Недооценка факторов времени, неопределенности и риска приводит к искаженной общей оценке информационного проекта, что, в свою очередь, может крайне негативно сказаться на его практической реализации или даже привести к провалу всего проекта.

     Таким образом, начинать процесс автоматизации  на предприятии нужно не с разработки системы, а с оценки своих потребностей и возможностей. Затем с учетом этих факторов создавать наиболее подходящую с позиций социально-экономической эффективности информационную систему.

     Информационное  обслуживание для подавляющего большинства  предприятий является деятельностью вспомогательной, поэтому довольно трудно заранее, еще на этапе выбора системы, просчитать ожидаемый эффект. Гораздо проще сделать оценку качественную, оперируя понятиями “работает - не работает”.

     Основными критериями оценки эффективности выступают  деньги (затраты на автоматизацию) и время (период, в течение которого будут достигнуты конкретные результаты). Результатом должен являться максимум отдачи от автоматизации на единицу затраченных средств в течение фиксированного времени.

     Основной  критерий выбора информационной системы - функциональная полнота системы. Система должна уметь выполнять все основные операции учета на предприятии, а также, возможно, некоторые специфические операции, характерные для конкретных типов предприятий (торговых, страховых, посреднических и т. д.).

     Исходя  из сказанного выше, можно достаточно легко сформулировать ряд общих  критериев, которыми надо руководствоваться  при выборе. Существуют и локальные  критерии, достаточно специфичные для  каждого типа предприятий. Назовем  основные критерии.

     1. Система должна быть понятной. Разработанная система должна быть понятной сотрудникам фирмы. Функциональные возможности системы и реализация должны соответствовать основным бизнес-процессам, происходящим на предприятии.

     2. Система должна быть удобной.  Разрабатываемая система может считаться удобной только тогда, когда она удобна для конкретного человека, именно его оценка должна быть решающей. Конечно, люди разные и оценки комфортности работы с той или иной системой не могут быть одинаковыми. Одни (в первую очередь, пожилые и неискушенные пользователи) скорее всего выберут простую и понятную систему, а сложную работу захотят делать вручную. Другие (более молодые и уже знакомые с компьютером) предпочтут пусть и сложную в эксплуатации, зато с большими функциональными возможностями систему. Не исключен и путь постепенного усиления системы по мере роста компьютерной квалификации специалиста. Зато противопоказан обратный подход: “разработаем сложную систему, а людей потом научим”. Такое решение может привести к настоящей катастрофе, и виноват будет не исполнитель, а тот начальник, который ему эту систему навязал.

     3. Система должна быть надежной. Следует, прежде всего, правильно  понимать проблему надежности системы автоматизации. В принципе любая система ненадежна - компьютер воспринимает абсолютно одинаково и миллионы долларов, и копейки: любая информация для компьютера не более чем последовательность электрических сигналов или, если перевести на язык информатики, нулей и единиц. Программа, если она хоть как-то тестирована (впрочем, известны случаи, когда на рынок выбрасывались системы, вообще неспособные отличить символьную информацию от числовой), будет защищать вас от грубых ошибок. Однако это вовсе не означает, что в системе предусмотрены также интеллектуальные средства анализа и защиты информации. Так как же оценивать с позиций надежности разрабатываемую систему? Эта задача распадается на три самостоятельные части.

     Во-первых, система должна отслеживать все  виды случайных ошибок, нарушающих ведение учета. Во-вторых, в ней должны быть предусмотрены средства защиты от случайной или намеренной порчи информации. Иными словами, система обязана либо проинформировать вас о возможности потери информации, либо отказаться выполнять запрещенную операцию. Кроме того, желательны средства защиты от несанкционированного доступа. Наконец, система должна быть устойчива к сбоям и поломке оборудования. Возможны разные решения: автоматическое сохранение базы данных в процессе работы, обязательная выгрузка копии на съемные диски, специальные средства восстановления данных. Важно, чтобы эти средства существовали и работали.

     4. Система должна быть адекватной. Наша современная экономика характеризуется обилием изменений в правилах бухгалтерского, налогового, управленческого учета. В этих условиях разрабатываемая автоматизированная система достаточно быстро может оказаться неадекватной текущему положению дел. В системе должна существовать возможность настройки в соответствии с текущими требованиями. Это означает, что система изначально разрабатывается как легко адаптируемая, мобильная и гибкая.

     5. Структурная перестройка управления  предприятием (реинженеринг) первична по отношению к комплексной автоматизации. Тезис о том, что внедрение на предприятии информационной системы автоматически обеспечит позитивные сдвиги в управлении, просто несостоятелен, так как без этого внедрить систему в полном объеме невозможно.

     Функционирование  систем автоматизации связано с  накоплением и обработкой информации. Под информацией понимается совокупность знаний о фактических данных и зависимостях между ними. В ЭВМ понятия информации и данных часто отождествляются. Но если быть точными, то данные - это информация, представленная в форме, необходимой для ввода ее в ЭВМ, хранения, обработки и выдачи потребителям.

     Информация, вводимая в систему автоматизации, а также выдаваемая системой пользователю, представляется в виде документов. Документ - это материальный объект, содержащий в зафиксированном виде информацию, оформленную установленным порядком, имеющую в соответствии с действующим законодательством правовое значение и предназначенную для передачи и использования. Источником информации для систем автоматизации являются люди и документы, потребителем - люди (пользователи).

     Пользователей систем автоматизации можно разделить  на три категории: администраторы системы, отвечающие за ее эксплуатацию, прикладные программисты, разрабатывающие прикладные программы для решения различных задач, и конечные пользователи, составляющие наиболее многочисленную группу потребителей информации. Конечным называется пользователь, обращающийся к системе для получения необходимых ему данных. Естественно, что им может быть как неспециалист в области вычислительной техники, так и любой программист.

     Обращение пользователей к системе автоматизации  осуществляется в виде запросов. Запрос - это формализованное сообщение, поступающее на вход системы и содержащее условие на поиск данных и указание о том, что необходимо проделать с найденными данными.

     Интерпретация введенных запросов, выполнение действий, указанных в них, формирование и вывод сообщений и документов составляют основные этапы работы системы автоматизации. В целом под системой автоматизации понимается совокупность информационных массивов, технических, программных и языковых средств, предназначенных для сбора, хранения, поиска, обработки и выдачи данных по запросам пользователей.

     Системы автоматизации можно классифицировать по ряду признаков. В основу классификации, приведенной на рисунке, положены наиболее существенные признаки, характеризующие возможности и особенности современных систем автоматизации

Список  литературы

1. Ахаян Р. и  др. Эффективная работа с СУБД. -Санкт-Петербург: Питер. -1997
2. ДикареваА.А., Мирская М.И. Социология труда: Учеб. пособие. М.: Высшая школа, 1989.
3. Драккер П. Управление, нацеленное на результаты. /Пер. с англ. М.: Технолог, школа бизнеса, 1992.
4. Зайцев Г.Г., Файбушевич С.И. Управление кадрами на предприятии: персональный менеджмент. СПб.: Изд-во Санкт-Петербургского университета экономики и финансов, 1992.
5. Николаева С.А. УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ УЧЕТ. -Информационное агентство “ИПБ-БИНФА”. -2002.
6. Материалы “КонсультантПлюс”.
7. Соколов С. Н., Резник С. Д., Бондаренко В. В., Удалов Ф. Е. Персональный менеджмент: Учебник Издательство:  М., ИНФРА-М, 2009. - 558 c.