Планирование человеческих ресурсов как функция службы управления персоналом

     Планирование использования кадров осуществляется посредством разработки плана замещения штатных должностей.

     Цель планирования использования кадров -- по возможности экономичное и справедливое по отношению к человеку распределение потенциала рабочей силы между вакантными рабочими местами. Реализация планирования использования кадров должна обеспечить оптимальную степень удовлетворенности работниками своими рабочими местами, что может быть достигнуто лишь в том случае, если были учтены их способности, умения, требования и мотивация.

     Особые проблемы в планировании использования кадров возникают при обеспечении занятости таких групп работающих, как молодежь, пожилые работники и люди с ограниченными физическими и психическими возможностями. Эти категории работников особенно важно использовать в соответствии с их квалификацией и возможностями.

     Планирование обучения персонала призвано использовать собственные производственные ресурсы работающих без поиска новых высококвалифицированных кадров на внешнем рынке труда. Кроме того, такое планирование создает условия для мобильности работника, ускоряет процесс адаптации к изменяющимся условиям производства, вырабатывает приверженность сотрудников к организации и является сильным мотивирующим фактором.

     Планирование обучения должно учитывать:

• подготовку новых работников;
• переподготовку служащих при изменении технологии производства или переводе в другое подразделение;
• повышение квалификации персонала.

     Планирование роста квалификации кадров имеет большое значение в процессе осуществления производственных мероприятий, которые касаются персонала. С одной стороны, оно позволяет использовать собственные резервы рабочей силы при одновременно более высокой степени успеха, чем это смогли бы обеспечить поиски новых кадров, с другой -- дает отдельному работнику оптимальный шанс для самореализации.

     Планирование сокращения или высвобождения персонала призвано показать:

• кого следует сократить, где и когда;
• шаги, которые необходимо предпринять, чтобы помочь сокращенным работникам найти новую работу;
• политику объявления о сокращении и выплаты выходных пособий;
• программу консультирования с профсоюзами или ассоциациями работников.

     Причинами высвобождения кадров могут быть явления организационного, экономического или технологического плана. Штаты могут сокращаться, если работников больше, чем это необходимо для новой рыночной ситуации. Причиной сокращения штатов могут быть также несоответствие работников занимаемым должностям, а так же технический прогресс, уменьшающий затраты труда.

     Планирование высвобождения персонала позволяет избежать передачи на внешний рынок труда квалифицированных кадров и создание для этого персонала социальных трудностей.

     Результаты исследования показывают, что высвобождение работников только в том случае позволяет решить возникающие проблемы и дать ожидаемый эффект, если на предприятиях заранее планировали проведение этой работы и минимизацию возможных негативных последствий, связанных с высвобождением персонала.

     Степень социальной напряженности при необходимости сокращения персонала может быть значительно уменьшена за счет использования разнообразных альтернативных решений. В качестве альтернативы сокращению штатов принято рассматривать сокращение рабочего времени, перевод на другую работу, стимулирование увольнения по собственному желанию.

     Смягчить проблему сокращения штатов помогает стратегическое планирование штатов, то есть проведение соответствующей политики привлечения подготовки, ротации квалифицированных кадров. Стратегическое планирование в этом случае предусматривает проведение компенсационных мероприятий в соответствии с резервом времени, что позволяет избегать более жестких мер по сокращению штатов.

     Увольнение из организации вследствие ухода на пенсию характеризуется рядом отличий. Оно может быть заранее спрогнозировано с достаточной точностью по времени. Это событие связано с существенными изменениями личной жизни. Отношения организации к пожилым сотрудникам являются мерилом уровня культуры управления и цивилизованности экономической системы.

     Планирование человеческих ресурсов неразрывно связано с другими процессами планирования, протекающими в организации, временные рамки кадрового планирования также должны соотноситься с аналогичными характеристиками планирования в организации.

     Кадровые планы часто классифицируются следующим образом:

• краткосрочные планы (до 2 лет)
• среднесрочные планы (2-5 лет)
• долгосрочные планы (более 5 лет)

     В идеале организация должна составлять планы на каждый из этих периодов.

     Таким образом, кадровые планы классифицируются в соответствии с задачами планирования человеческих ресурсов, а так же по времени. Однако все эти планы должны разрабатываться в совокупности, дополнять друг друга и совместно использоваться в деятельности организации. Только так можно добиться максимальной эффективности планирования человеческих ресурсов.

     1.3 Процесс планирования человеческих ресурсов

     Процесс планирования человеческих ресурсов состоит из четырех базисных шагов:

1. Определение воздействия организационных целей на подразделения организации.

     Как подчеркивалось ранее, планирование человеческих ресурсов должно базироваться на стратегических планах организации. Фактически это означает, что цели планирования персонала должны быть производными от целей организации.

     Этого можно достичь, выполнив следующие условия:

• верхнее звено службы управления персоналом должно быть хорошо знакомо со стратегическим планом компании и должно гарантировать, что любые предположения, сделанные при разработке кадровых планов, не противоречат деловой стратегии;
• цикл бизнес-плана и кадровое планирование должны быть интегрированы. Такое интегрирование поощряет руководителей задумываться о персонале, хотя их чаще волнует только бизнес-план;
• Кадровое планирование должно быть общей целью.

2. Определение будущих потребностей (необходимых квалификаций будущего персонала и общего числа служащих, которые требуются для достижения данной организацией поставленных целей).

     После того, как стратегические цели были установлены, необходимо произвести собственно постановку кадровой проблемы, т. е. определить, что необходимо производству с точки зрения его кадрового обеспечения. Параметры заданной производственной программы и организационная структура фирмы определяют требуемое количество рабочей силы и ее качество (уровень знаний, опыта, навыков).

     Разрабатывается как общая потребность в рабочей силе, так и потребности по отдельным должностям и специальностям. Чтобы не определять потребность конкретно по каждой узкой специализации, активно используется группировка по различным параметрам.

     Здесь главное не рассматривать квалификации и способности представленных служащих, а определять квалификации и способности, которые требуются для достижения поставленной цели. Предположим, что цель производственного отдела -- увеличение объема выпуска продукции определенного наименования на 10 процентов. Когда эта цель установлена, менеджер отдела должен определить, как это переводится в кадровые потребности. Первым делом, необходимо сделать обзор текущего состояния производства. Если это будет сделано, менеджеры будут находиться в более адекватном положении, чтобы определить квалификацию и навыки работников, необходимые для достижения цели.

     Существует два основных метода для анализа содержания работы:

• фотография рабочего места. При использовании этого метода определяются и регистрируются во времени задачи и действия, выполняемые работником. По результатам такого исследования могут быть достаточно точно определены степень целесообразности и ранг значимости отдельных трудовых действий;
• проведение собеседования с теми работниками, которые сейчас выполняют эту (или подобную) работу. Этот метод предусматривает сбор необходимой информации путем собеседования с работниками или их непосредственными руководителями. Возможно также использование анкетного опроса, когда работники заполняют стандартный опросный лист или дают в свободной форме письменное описание содержания выполняемой ими работы. Опросный лист должен содержать вопросы, выявляющие:
     
• специальные квалификационные требования к работникам, выполняющим данный вид работ;
     
• список оборудования, с которым работники должны работать;
     
• необходимость коммуникаций как внутренних (с работниками других отделов), так и внешних (с другими организациями или агентствами);
     
• какие решения должны принимать работники, выполняя свои обязанности;
     
• условия работы;
     
• ответственность, возлагаемая на работников;
     
• требования, предъявляемые к данной работе.

     Эти методы предоставляют реальную возможность учесть мнение непосредственного исполнителя работы, но с другой стороны на оценку содержания работы могут повлиять субъективное восприятие реципиента, стереотипность его представлений о трудовом процессе.

     Проведенные таким образом исследования помогут определить, какое количество служащих необходимо, и какой квалификацией они должны обладать.

     Прогнозирование потребностей в персонале организации может быть выполнено при использовании ряда методов. Понятно, что, независимо от используемого метода, прогнозы представляют собой определенные приближения, так как любое прогнозирование делается в условиях неопределенности, и не должны рассматриваться в качестве абсолютно верного результата.

     Методы прогнозирования потребностей в персонале могут быть основаны:

     на субъективных суждениях:

• метод оценок управляющих. Менеджеры представляют оценки будущих потребностей укомплектования персоналом. Эти оценки могут быть произведены как верхним управленческим звеном и передаваться «вниз», или же управленцами более низкого уровня и передаваться «вверх» для дальнейшего изменения. Хотя наибольший успех возможен при комбинации этих двух вариантов;
• методика Дельфи. Каждый из экспертов делает независимую оценку того, каким будет следующий запрос, руководствуясь всеми основными допущениями. Посредники, представляют прогноз и предположения каждого эксперта другим, и позволяет экспертам пересматривать их позиции, если это надо. Этот процесс продолжается до тех пор, пока не появляется согласие между экспертами;

     на использовании математических операций:

• статистические методы используют исторические данные для проектирования будущего состояния. Одним из них можно считать экстраполяцию - наиболее простой и часто употребляемый метод, который состоит в перенесении сегодняшней ситуации (пропорций) в будущее. Привлекательность этого метода состоит в его доступности. Ограниченность заключается в невозможности учесть изменения в развитии организации и внешней среды. Поэтому этот метод подходит для краткосрочного планирования и для организаций со стабильной структурой, действующих в относительно стабильных внешних условиях;
• методы моделирования обычно обеспечивают упрощенный просмотр кадровых потребностей в организации. При изменении входных данных кадровые разветвления могут проверяться для различных сценариев потребностей в персонале.

     Отдельно выделяю методы определения необходимой численности кадров предприятия. При этом следует различать: