Планирование личного труда и анализа использования рабочего времени

     В-третьих, не следует планировать полностью  весь свой рабочий день. Считается, что следует планировать не более 60% своего времени, а 40% оставить незапланированным: 20% непредвиденное время и 20% спонтанное время.

     Следует устанавливать четкие временные  нормы на выполнение дел и решение  проблем, которые не допускали бы доделку недоделанного и решение недорешенного в незапланированное время. Если эти дела и вопросы должны были быть решенными в запланированное время. Практика показывает, что на любое дело тратится ровно столько времени, сколько его есть в распоряжении, поэтому следует устанавливать четкие временные рамки, которые бы позволяли выполнить необходимое, и при этом не превышали необходимое для выполнения время.

     Для решения вопроса о перепоручении дел следует разделить дела по степени их срочности и важности. При этом наиболее срочные и важные задачи следует решать руководителю немедленно, важные. Но не срочные можно отложить, остальные же 2 категории дел (неважные, но срочные и неважные и несрочные) следует передавать для решения подчиненным. Несрочные дела следует проранжировать по времени, необходимому для каждого из них и при появлении свободного времени можно заняться сокращением этого списка – для этого желательно всегда иметь его под рукой.

     Следует регулярно пересматривать планы, так  как в виду постоянного изменения окружающей среды может оказаться так, что некоторые планы руководства организации и менеджера уже не будут соответствовать целям организации, и соответственно будут нуждаться в корректировке.

     Планы должны быть реалистичными и согласованными, причем согласованными не только друг с другом, но и с планами коллег, подчиненных, более высокого уровня руководства. 

      2. Анализ использования времени менеджером и его рабочего места 

     2.1. Характеристика деятельности руководителя в ООО «АДВЕРС» 

    Юридический адрес предприятия: филиал ООО «Адверс» г. Набережные Челны, производственная площадка ОАО «Ремдизель» (КИП Мастер).

    ООО «Адверс» на сегодняшний день производит:

• предпусковые автономные жидкостные подогреватели «Теплостар», с мощностью 15 кВт-для грузовых автомобилей, предназначенных для прогрева двигателя и салона автомобиля в холодное время года в автономном и программируемом режиме.
• воздушные Отопители «Планар», мощностью 3 кВт, предназначенного для обогрева рабочего места водителя и различных помещений ограниченного объема автотранспортных средств (АТС) при температурах окружающего воздуха до минус 45°С.
• Обогреватель воздушный дизельный ТЕРММИКС-15Д-12-24 - переносной генератор потока горячих газов с температурой на срезе сопла 700°С. Обогреватель предназначен для подогрева поддона картера двигателя, коробки передач, мостов, отсека аккумуляторной батареи, топливной арматуры автотранспортных средств (АТС). Обогревателем можно обеспечить предпусковой подогрев цилиндров двигателей воздушного охлаждения.

    Директор  предприятия (Додабаев Р.Э.) руководит в соответствии с действующим законодательством производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельностью предприятия, неся всю полноту ответственности за последствия принимаемых решений, сохранность и эффективное использование имущества предприятия, а также финансово-хозяйственные результаты его деятельности. Организует работу и эффективное взаимодействие всех структурных подразделений, направляет их деятельность на развитие и совершенствование производства с учетом социальных и рыночных приоритетов.

     На  данном предприятии руководитель разрабатывает стратегии развития организации, разрабатывает экономическое развитие, управляет финансами и бухгалтерским учетом, управляет трудом и зарплатой, управляет маркетингом и сбытом.

     Также руководитель следит за ростом чистой прибыли, за снижением затрат, за ростом объемов производства, за снижением текучести кадров, за ростом качества продукции.

     Рабочий день менеджера (руководителя) ненормированный, то есть при необходимости он остается на работе допоздна и часто задерживает  сотрудников, чтобы решить какой-либо важный вопрос. Довольно часто он присутствует при приеме заказа, чтобы лично убедится, что работники его фирмы грамотно оформляют заказ и работают с клиентами.

     Руководителю  часто приходится уезжать из офиса  с целью решения различных  вопросов с налоговыми органами, с другими организациями, а также на осмотр различных объектов.

     Как говорит сам руководитель, у него не остается времени не только на какое-то совершенствование деятельности фирмы  и разработку стратегий ее развития, но и на дела личного характера. 

     2.2. Использование рабочего времени руководителем в ООО «АДВЕРС» 

     Каждый  из руководителей сталкивается с проблемой о том, как успеть сделать всё, что нужно для этого сделать. Наука управления временем основана на умелом планировании и привычке исполнять запланированное. Нами были проанализированы два рабочих дня менеджера в ООО «Адверс». К сожалению, анализ не может соответствовать сто процентному рабочему дню руководителя, так как таблицы составлены на основе результатов записей, сделанных по нашей просьбе секретарем руководителя этой организации. Результат можно представить в виде следующей таблицы.

     Таблица 2.2.1

     Анализ  видов деятельности и расход времени

     организация труд руководитель

     Как видно из этой таблицы, деятельность организации начинается ежедневно в 9 часов утра проверкой присутствия сотрудников и заканчивается в 19 часов вечера совещанием. Среднее время работы руководителя составляет 10 часов 55 минут, или 655 минут. Однако считается, что нормальный режим работы составляет 8 часов или 480 минут, что и оговорено как максимальное рабочее время в трудовом законодательстве России. Следовательно, руководителю для качественной работы необходимо дополнительное время, что говорит о желательности рационального использования времени. Из этого графика работы также можно сделать вывод, что руководитель данной организации является человеком, который если и расходует время непроизводительно, то не большую его часть, который также применяет планирование своей деятельности, так как в течение двух дней многие схожие действия он осуществлял примерно в одно и то же время.

     Во-первых, руководитель несколько раз в  день контролирует деятельность своих  работников, то есть предварительно проверяет  их присутствие на рабочем месте, их работу в течение рабочего дня  и по окончании рабочего дня, также он наблюдает за тем, как происходит процесс приема заказов. Это время в сумме занимает 35 минут в первый день и 55 минут во второй день, то есть 80 минут в день, что составляет около 9 процентов времени, которое руководитель проводит на работе. Время не выходит за рамки, в которых оно не сильно влияет на загруженность руководителя, при этом он получает информацию, которая будет необходима при совершенствовании структуры организации и производственных процессов и принятия управленческих решений.

     Во-вторых, работа с корреспонденцией. Она занимает в среднем 7 процентов рабочего времени  менеджера (45 минут). Менеджер получает мало корреспонденции, однако большое количество различных подписных изданий коммерческого характера, в том числе и посредством сети Интернет, то есть работа с корреспонденцией, газетами и журналами является для руководителя источником деловой информации. Это время также вполне удачно распределено руководителем, так как он получает свежую информацию утром в самом начале работы и отправляет корреспонденцию, тоже утром, не оставляя ее «на потом». При этом время, затраченное на этот процесс незначительно, менее 10% от общего рабочего времени.

     В-третьих, определенное время занимает отдых, послеобеденный, текущий и после каких-либо определенных действий, например, поездок. Время отдыха составило в первый день 55 минут (8% рабочего времени), во второй день 25 минут (4% рабочего времени), то есть время отдыха также было незначительным.

     Совещания, общие и с отдельными сотрудниками составили за 2 дня 125 минут или 62,5 минуты в сутки, что составляет 9,5% общего рабочего времени. Учитывая, что организация молодая, вполне логично то, что руководитель для анализа, координации и руководства фирмой будет созывать длительные совещания или часто вызывать к себе сотрудников для совместного поиска решения каких-либо проблем. Следует заметить, что данные совещания не занимают много времени, менее 10% от длительности рабочего дня.

     Одним из самых длительных процессов, осуществляемых руководителем, является процесс изучения различных бумаг. Этот процесс является источником информации для руководителя, способом работы с ней (анализ, синтез, разработка идей и отражение их в письменном виде для последующей работы, в том числе и на совещаниях) и в то же самое время он является одним из способов экономии времени. Работа с бумагами заняла столько времени: первый день – 195 минут (30% времени), второй день 185 минут (28% времени). Работа с бумагами – процесс очень емкий в части временных затрат.

     Еще один растянутый во времени процесс – это различного рода поездки руководителя. Если в первый день на это было затрачено 145 минут (22% времени), то во второй уже 245 минут (37% времени), что связано с тем, что именно 24 марта был заключен договор на поставку оборудования фирме ООО «Адверс», а также необходимостью осуществить закупки офисных принадлежностей.

     «Воры времени» были представлены распространителями, которые заняли 30 (5% времени) минут  и беседой с секретарем, длившейся 25 минут (4% времени). Однако они не имеют значительного влияния на рабочее время руководителя.

     Телефонные  звонки руководителю малочисленны и  в большинстве случаев секретарь  или сотрудник, принимающий заказы, самостоятельно отвечают на них.

     Из  анализа рабочего дня руководителя сразу видно, что рабочий день у него превышает 8 часов и составляет 11 часов 55 минут. Главной целью следует поставить сокращение рабочего дня до 8 часов. Это даст возможность руководителю иметь большее время для отдыха и жизни вне рабочего места. Также следует поставить целью оптимизацию рабочего дня с учетом того правила, что не следует планировать более 60% своего рабочего времени.

     Первое, что необходимо применить в данном случае – это передача части своих обязанностей своим подчиненным. К этим обязанностям относятся такие как сортировка почты (первичная работа с корреспонденцией), частично работа с бумагами (с документами, которые могут быть заполнены и обработаны сотрудниками, при этом необходим контроль за их заполнением). Работу с персоналом, наблюдение и анализ работы сотрудников также можно поручить какому-либо сотруднику. Однако тут может возникнуть проблема нехватки персонала, но так как организация давно на рынке и опытный коллектив со средним стажем работы от 15 до 35 лет, то эта проблема не возникнет. Подобная передача должностных обязанностей может освободить более часа времени руководителя, из них 45 минут будет занимать наблюдение за работой персонала, более 15 минут в день – работа с документами.