Планирование личного труда и анализа использования рабочего времени

     Дальнейшее  сокращение рабочего дня может происходить за счет оптимизации графика работы. Оптимальный рабочий день составляет 480 минут, а 60% от этого времени – 290 минут или 4 часа 40 минут. Остальное время следует оставить незапланированным.

     К обязательным мероприятиям в рабочем  графике руководителя следует относить: Подготовку и проведение совещаний (около 75 минут), работу с корреспонденцией и почтой (более 30 минут при передаче сортировки подчиненным), обед (около 20 минут), отдых (около 40 минут в день), изучение и работа с бумагами (более 175 минут). Иные дела могут быть переданы другим сотрудникам либо сделаны в оставшиеся 40% времени. Эти дела также не могут быть внесены в рабочий график менеджера, так как они не возникают периодически (например, поездка с целью подписания договора на поставку оборудования), а могут появиться в любой момент времени. Наиболее благоприятным будет являться такой распорядок дня, при котором работа с корреспонденцией будет запланирована на утро, проведение совещаний на вечер, а обед – на обеденное время. Отдых желателен послеобеденный, а текущий отдых и работу с бумагами наилучшим для себя образом может соотнести со временем только сам руководитель.

     Если  учесть все вышеуказанные затраты  времени как запланированные  в 8-часовой рабочий день, то получится, что они составляют 71% от этого рабочего дня вместо 60% рекомендуемых. Для того чтобы исправить эту ситуацию есть только один выход – это руководителю научится более быстро работать с бумагами. Также руководителю следует заниматься борьбой с различными ворами времени. В данном случае, следует запретить секретарю пускать к руководителю лиц, которые могут помешать ему работать. Беседа же с секретарем проводилась во время отдыха руководителя, однако возможно, что во время работы секретаря, что возможно мешало ему выполнять свои обязанности, следует обратить внимание на это.

     В итоге можно сделать вывод  о том, что у руководителя организации  ООО «Адверс» довольно хорошо продуманный рабочий день и довольно трудно давать ему какие-либо советы и рекомендации, которые значительно рационализировали его свободное время. И мы надеемся на что, что руководитель воспользуется нашими рекомендациями. 
 
 
 
 
 
 
 

3. Разработка рекомендаций по совершенствованию эффективного использования рабочего времени менеджером ООО «АДВЕРС» 

     Рациональная  организация рабочего места имеет первостепенное значение для любого вида деятельности. От уровня его оснащения и системы обслуживания во многом зависит экономия физической и умственной энергии, эффективность труда.

     Рабочее место менеджера представляет собой  место приложения его труда, оснащенное техническими средствами и системой обслуживания, предназначенными для наиболее эффективного выполнения возложенных на него обязанностей.

     На  месте уже существующего кабинета, будет разработан паспорт рабочего места и предложен руководителю в качестве нового, улучшенного проекта рабочего места.

     Паспорт рабочего места руководителя.

     1. Назначение и общая характеристика  рабочего места. Предприятие ООО «Адверс» – ремонт и реконструкция теплотехнического оборудования. Структурное подразделение – руководство. Рабочее место руководителя. Категория персонала – руководитель.

     2. Планировка рабочего места директора  предприятия.

     3. Функции и задачи управления:

     - управление стратегией развития;

     - организация системы управления;

     - управление персоналом и социальным развитием;

     - управление экономическим развитием;

     - управление финансами и бухгалтерским учетом;

     - управление трудом и зарплатой;

     - управление маркетингом и сбытом.

     4. Регламентирующая документация:

     - устав предприятия;

     - договор учредителей;

     - философия предприятия;

     - правила внутреннего трудового распорядка;

     - положения об оплате труда;

     - штатное расписание;

     - контракт директора;

     - должностная инструкция директора.

     5. Мебель и оборудование:

     - рабочий стол – 1 шт.;

     - стол для посетителей. – 1 шт.;

     - встроенный шкаф – 1 шт.;

     - кресло директора – 1 шт.;

     - стулья для посетителей – 4 шт.;

     - стулья кабинетные – 10 шт.

     6. Технические средства:;

     - коммутатор внутренней связи – 1 шт.;

     - телефонный аппарат – факс – 1 шт.;

     - кондиционер бытовой – 1 шт.;

     - канцелярский набор «Органайзер» – 1 шт.;

     - папки деловые – 20 шт.

     7. Загрузка рабочего места:

     - нормативная общая трудоемкость;

     - трудоемкость выполнения основных функций;

     - производственные командировки;

     - отпуска и регламентируемые перерывы;

     - норма управляемости.

     8. Условия труда:

     - общая площадь – 15 м²;

     - санитарные условия – нормальные;

     - норма освещенности -200 лк;

     - средняя температура – 20 С;

     - уровень влажности – до 50%;

     - уровень шума – не более 50 дБ;

     - цвет помещения – бежевый.

     9. Оплата труда (по контракту):

     - должностной оклад (по контракту);

     - премия;

     - ежегодная премия.

     10. Охрана труда и техника безопасности:

     - инструкция по охране труда;

     - инструкция по эксплуатации технических средств;

     - инструкция по электробезопосности.

     11. Социальные льготы:

     - очередной отпуск – 24 рабочих дня;

     - дополнительный оплаченный отпуск 6 дней в году.

     12. Критерий эффективности труда:

     - рост чистой прибыли (процент к предыдущему году);

     - снижение затрат на 1 руб. продукции;

     - рост объемов производства;

     - рост качества продукции (снижение процента брака).

     Разработав  паспорт рабочего места руководителя можно сделать вывод, что в  существующем кабинете соответствует требованиям материалов книг и справочников по организации рабочего места. Опираясь на теоретический материал, можно увидеть, что рабочий стол стоит напротив двери и немного наискосок. От стола отходит приставка для проведения мелких заседаний. Стол для совещаний рассчитан на четыре человека. Также в кабинете находятся цветы. Кресло руководителя имеет подлокотники и оно регулируемое. Цвет кабинета бежевый, он способствует снижению утомляемости и увеличивает объём кабинета. Уровень шума составляет не более 50 дБ, т. к. в кабинете нет оргтехники, которая бы создавала шум. Поэтому ему удобно работать, у него прекрасное настроение, а подчинённые, которые приходят к нему по различным вопросам чувствуют себя уютно и комфортно и выходят с прекрасным настроением. 

 

      Выводы и предложения 

     Труд  современных менеджеров – выработка и принятие тысяч возможных вариантов и нюансов управленческих решений. Осуществляя на практике общие принципы и функции управления, выбирая наиболее оптимальные методы управленческой работы, менеджеры способствуют решению конкретных проблем производства, достижению успеха предприятия. В условиях рынка успешность зависит от умения выжить, результативности и эффективности деятельности предприятия, которые определяются уровнем менеджмента в ней.

     Труд  менеджеров необходим предприятиям как главное условие их существования  и развития, так как именно менеджмент определяет стратегию, цели, конкретные средства и пути решения задач предприятия, от него зависит степень реагирования предприятия на внешние факторы и возможности использования имеющихся преимуществ и перспектив.

     Нами  рассмотрены лишь некоторые основные принципы особенностей работы руководителя в организации. В реальной жизни это многогранный творческий процесс. Рассмотренные нами аспекты свидетельствуют о том, насколько сложна деятельность руководителя в современных условиях, и каких разносторонних способностей и подготовки она требует.

     Но  все мероприятия, проводимые с целью  увеличения производительности труда  и сокращением затрат рабочего времени  руководителя, будут напрасными если руководитель:

     - придерживается авторитарного метода управления. Такой руководитель привык решать все сам, забывая при этом, что тратит напрасно много времени;

     - не анализирует свою работу с целью выявления резервов снижения затрат рабочего времени;

     - не посвящает время самообразованию.

     Главное, чтобы у руководителя было желание улучшить свой труд.

     Список  использованной литературы 

     1. Адамчук, В.В. Организация и нормирование труда: Учебное пособие для вузов / Под ред. В.В. Адамчука / ВЗФЭИ. – М.: Финстатинформ, 2009. – 301 с.

     2. Архангельский, Г. «Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы» М.: АиСТ-М, 2003. – 350 c.

     3. Бухалков, М.И. Организация и нормирование труда: учебник для вузов / Под ред. Профессора М.В. Мельник. – 2-е изд., испр. и доп. – М.: Инфра-М, 2008 – 416 с. – (Высшее образование)

     4. Бычин, В.Б., Малинин С.В., Шубенкова Е.В. Организация и нормирование труда: Учебник для вузов / Под ред. Ю.Г. Одегова – М.: Издательство «Экзамен», 2003. – 348 с.

     5. Вудкок, М., Френсис Д. Раскрепощённый менеджер. Для руководителя-практика: пер. с англ. – М.: Дело, 2004. – 320 с.

     6. Гаврилова, С.В.Организация труда персонала: Учеб. Пособие. – М.: МЭСИ, – 2004. – 357 с.

     7. Генкин, Б.М. Организация, нормирование и оплата труда на промышленных предприятиях: Учебник для вузов. – М.: Издательство НОРМА, 2003. – 450 с.

     8. Герчикова, И.Н. Менеджмент: Учебник. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 2000. – 480 с.

     9. Егоршин, А.П., Зайцев А.К. Организация труда персонала: Учебник. – М.: ИНФРА-М, 2008. – 320 с. – (Высшее образование).

     10. Егоршин, А.П. Управление персоналом: Учебник для вузов. – 4-е изд., испр. – Н. Новгород: НИМБ, 2003. – 720 с.

     11. Зайверт, Л. «Ваше время в Ваших руках: советы деловым людям, как эффективно использовать рабочее время», – М.: Интерэксперт, 2005. – 267 с.

     12. Квалификационный справочник должностей  руководителей, специалистов и  других служащих. – М.: Экономика, 2002. – 358 с.

     13. Кибанов, А.Я. Управление персоналом организации: Учебник. Под / ред. Инфра – М, 2000. – 286 с.

     14. Иванов, О.А. Секретарь-референт // Управлять временем? Легко! – 2009. – №1. – С.89-92.

     15. Липсиц, И.В. Секреты умелого руководителя. – М.: Экономика, 2001 – 401 с.