Планування особистої праці менеджера.

3. Бажання керівника самому брати участь у розв'язанні усіх  конфліктів і виробничих проблем. Як правило, такий стиль роботи малоефективний, призводить до втрати відчуття перспективи, пригнічення активності працівників, величезної завантаженості керівника.

4. Невірне розуміння престижності.

Деякі керівники вважають, що вони повинні  знати все про своє підприємство і на вимогу вищої організації дати негайно вичерпну інформацію з будь-якого питання. Проте керівник не може і не повинен знати все. Він зобов'язаний розв'язувати найважливіші проблеми, що визначають діяльність підприємства. Іншою інформацією має володіти штаб керівника - апарат управління, якому і передають відповідні повноваження. Іншою важливою проблемою престижності є встановлений у ряді організацій порядок, відповідно до якого діловий лист або будь-який інший документ, який направляють у їхню адресу, має бути підписаний тільки першим керівником. Як правило, в цих документах йдеться про поточні, часто другорядні питання (наприклад, прохання щось прискорити, роз'яснити, змінити, перенести строк та ін.). Постійна увага першого керівника до таких питань негативно позначається на організації процесу управління, має багато інших негативних наслідків. Нерідко вважають, що такий порядок сприяє скороченню листування, перешкоджає необґрунтованому звертанню підприємств у вищі інстанції. З цим важко погодитися. Якщо є потреба контакту з вищестоящою організацією, то для останньої не має значення, хто представлятиме підприємство - директор або начальник відділу, якщо такої потреби немає, то і підпис керівника не виправдовує непотрібне листування.

5. Дріб'язкова  опіка підлеглих, бажання керівника підприємства постійно контролювати усі деталі і поодинокі моменти роботи.

 Керівнику не слід без потреби втручатися в  роботу підлеглих. Постійні зауваження, вказівки в процесі оперативної  роботи призводять до втрати самостійності, зменшення ініціативи і відповідальності працівника за справу, яку йому доручено.

6. Прагнення  до влади, небажання поступитися  частиною своїх прав, упевненість,  що делегування повноважень, довіра  до підлеглих знижують роль  керівника в управлінні, не сприяють зростанню його авторитету.

 Звідси  свідома або інтуїтивна протидія зростанню і розвитку професійних  здібностей своїх підлеглих, тенденція  стримування їхніх дій у суворо обмежених рамках обов'язків і  прав.

7. Наявність  несанкціонованих завдань.

 Вона  має місце тоді, коли один функціональний керівник (начальник економічного відділу, головний бухгалтер) прагне доручити виконання несанкціонованих керівником підприємства завдань іншим підрозділам. Така практика дезорганізує роботу апарату управління, порушує принцип єдиноначальності, знижує ефективність контролю.

8. Спроби  підлеглих покласти свої функції  на безпосередніх керівників (делегування  знизу, наприклад: нарікання на  незнання проблеми (джерел, документів, людей, обставин та ін.); посилання  на невдачу, яка мала місце в минулому при виконанні аналогічного завдання; відсутність контактів з людьми, від яких залежить розв'язання питання).

9. Побоювання  викликати незадоволення підлеглих  внаслідок покладання на них  додаткових обов'язків, з одного  боку, і невпевненість у собі, з іншого.

     Для ефективного делегування  корисно використовувати  рекомендації, запропоновані  німецьким фахівцем у галузі менеджменту  Л. Зайвертом:

• рішення про те, що і кому делегувати, слід приймати відразу після складання плану особистої праці;
• делегувати необхідно відповідно до можливостей і здібностей робітників, делегування має здійснюватися з урахуванням потреби мотивації і стимулювання робітників;
• виконання завдання слід делегувати цілком, а не у вигляді окремих ізольованих доручень;
• інформувати робітника про тривалість делегування;
• однорідні завдання делегувати тому самому робітнику;
• пересвідчитися у тому, чи хоче і може робітник виконати завдання;
• не доручати ту ж саму роботу двом робітникам (для надійності), які не знають про це;
• разом з роботою обов'язково передавати робітнику повноваження і компетенцію, необхідні для її виконання;
• давати повні і точні інструкції та інформацію про завдання, пересвідчитися у тому, що делеговане доручення зрозуміли вірно;
• пояснювати зміст і мету завдання;
• важливі завдання доручати у формі наказу, якщо необхідно – письмово;
• нові і складні завдання делегувати за методом, що включає п'ять етапів:

1. підготовка робітника;

2. пояснення завдання;
3. докладне роз'яснення, як виконувати роботу;
4. коригування дій робітника;
5. здійснення контролю за виконанням завдання;

• робітнику слід надавати можливість для професійного розвитку з метою якнайкращого виконання доручених йому відповідальних завдань;

• забезпечувати доступ до необхідної інформації;
• уникати втручань у робочий процес без важливих причин, тому що це "перекреслює" делегування;
• поряд із попередньою рекомендацією у робітника слід створити впевненість у тому, що, в разі виникнення труднощів і проблем він завжди може звернутися до керівника за порадою і підтримкою;
• періодично вимагати від робітника звіту про хід виконання завдання;
• контролювати кінцеві результати дорученої справи і негайно інформувати робітника про результати контролю;
• конструктивно схвалювати успіхи і критикувати недоліки у роботі підлеглого.

     Менеджеру слід пам'ятати, що по-перше, ступінь участі робітників у процесі делегування відображає уміння управляти, по-друге, підлеглі позитивно оцінюють стиль керівника, якщо він багато делегує.

    5. Організація робочого місця менеджера

     Від того, яким чином організоване робоче місце, багато в чому залежить ефективність праці керівників усіх категорій незалежно від тієї посади, яку вони займають. Завдання раціональної організації робочих місць керівників включає в себе не тільки устаткування його усім необхідним відповідно до змісту та характеру роботи, яка виконується, але й раціональне його розміщення, створення комфортних умов праці.

     Робоче  місце керівника - кабінет або частина загального приміщення, в якому відбувається трудова діяльність і яке обладнане відповідно до змісту виконуваних робіт необхідними знаряддями праці. 

     Правильна організація робочого місця дає змогу  менеджеру:

• раціонально, з найменшими витратами праці виконувати свої функції;
• ефективно спілкуватися з підлеглими та іншими працівниками;
• підтримувати високу працездатність і робочий настрій.
• Робоче місце менеджера має відповідати певним вимогам:
• площа робочого місця повинна відповідати санітарним нормам;
• меблі в кабінеті або іншому службовому  приміщенні слід розміщувати з урахуванням взаємозв’язків менеджера з підлеглими та послідовності робіт, що виконуються;
• меблі, обладнання робочого місця, кількість і номенклатура знарядь праці повинні відповідати змісту і особливостям виконуваної роботи (наприклад, прийом відвідувачів, проведення нарад, аналіз і обговорення графічних матеріалів, індивідуальна творча робота).

     Меблі слід добирати згідно з функціональними, ергономічними, психофізіологічними  і естетичними вимогами. Розміщення меблів і засобів оргтехніки має  забезпечувати зручне використання їх.

     Організація робочого місця менеджера передбачає:

• упорядкування і планування приміщення, в якому воно знаходиться;
• вибір і обладнання робочого місця засобами і предметами праці;
• розміщення предметів праці на робочому місці у певному порядку.

     Робоче  місце керівника, який здійснює прийом працівників у службових і особистих справах, проводить на робочому місці наради, приймає і передає конфіденційну інформацію, розміщують, як правило, в окремому приміщенні (кабінеті).

     Для кабінету використовують кімнати з  природним освітленням прямокутної форми з співвідношенням сторін 1:1,3 або 1:1,5 і гранично 1:2. Квадратні приміщення менш зручні для розміщення кабінету. Мінімальна висота кімнат -3,25, ширина – 3 м. Площа кабінету повинна коливатися від 12 до 40 м². Вона визначається функціями, суспільним становищем керівника і не повинна перевищувати розумних меж.

     Робоче  місце керівника може бути у загальному приміщенні. При цьому його розташовують окремо від робочих місць підлеглих  і воно повинно займати більшу площу, ніж їх робочі місця. У деяких випадках робоче місце можна розміщувати на підвищенні (платформі). Це забезпечує можливість спостереження за робочими місцями виконавців. З метою часткової візуальної і звукової ізоляції робочого місця керівника використовують стаціонарні і пересувні перегородки, збірно-розбірні екрани, шафи, боксові розділював альні перегородки, декоративні рослини тощо.

     Планування  робочого місця менеджера  передбачає раціональне відповідно до вимог функціональних, гігієнічних, психофізіологічних і естетичних вимог розміщення в кабінеті або іншому службовому приміщенні меблів, обладнання і технічних засобів.

     Робоче  місце керівника  складається з  трьох  функціональних зон:

• робочої зони;
• зони нарад;
• зони відпочинку.

     Відповідно  для цього є доцільним зональне (блочне) розміщення основних елементів обладнання робочого місця.

     При плануванні робочої зони менеджера  можна використати такі рекомендації:

• письмовий стіл розташовувати перпендикулярно до вікна;
• вхідні двері повинні бути в полі зору менеджера;
• бажано, щоб вікно було зліва;
• письмовий стіл і крісла повинні бути віддалені від джерела тепла;
• меблі, як правило, за спиною керівника не розміщують, але винятком можуть бути екран, демонстраційна дошка та ін.;
• якщо в одному кабінеті два робочих місця, то прохід між ними повинен бути не менше 100-120 см;
• робоче крісло, письмовий стіл і стіл-приставку слід розмістити так, щоб не встаючи можна було дістати якомога більше предметів.

     У зоні нарад розміщують стіл для нарад  із стільцями (кріслами) і крісло для  головуючого.

     Зону  відпочинку обладнують журнальним столиком, кріслами для відпочинку, джерелами локального освітлення, телевізором, її розташовують, як правило, в тій частині кабінету, яка протилежна робочій зоні.

     В кабінеті можуть бути портрети, картини, скульптури, альбоми, призи, одержані підприємством на виставках, макети нових технічних пристроїв, які виробляє підприємство, карти і схеми міжнародних зв’язків підприємства, художньо виконані діаграми тощо. Необхідна консультація дизайнера.

     Розміщення  предметів і засобів праці на письмовому столі:

• не тримати на столі нічого зайвого, а тільки все необхідне;
• все, що беруть правою рукою, розміщують справа, інше зліва;
• кожен предмет повинен мати своє місце і це розміщення повинно бути постійним;
• документи, які використовуються у поточній роботі, необхідно розміщувати так, щоб забезпечити швидкий їх огляд і пошук;
• комп’ютер можна розміщувати як праворуч, так і ліворуч, а клавіатуру – праворуч або в центрі;
• засоби зв’язку (телефони, викличні і переговорні пристрої) розташовують зліва від керівника;
• канцелярські прилади слід зберігати в спеціальних лотках з розділювачами.

     Важливо, щоб усі елементи обладнання відповідали  смаку менеджера, характеру його роботи, забезпечували комфортні  умови праці.