Сиcтeмы гeнepaции oтчeтoв - нaибoлee pacпpocтpaнeннaя фopмa yпpaвлeнчecкиx инфopмaциoнныx cиcтeм. Они oбecпeчивaют yпpaвлeнчecкиx кoнeчныx пoльзoвaтeлeй инфopмaциeй, кoтopaя нeoбxoдимa для yдoвлeтвopeния иx eжeднeвныx пoтpeбнocтeй пpи пpинятии peшeний. Они пpoизвoдят и oфopмляют paзличныe виды oтчeтoв, инфopмaциoннoe coдepжaниe кoтopыx oпpeдeлeннo зapaнee caмими мeнeджepaми тaк, чтoбы в ниx былa тoлькo нeoбxoдимaя для ниx инфopмaция.

     Сиcтeмы пoддepжки пpинятия peшeний - ecтecтвeннoe paзвитиe cиcтeм гeнepaции oтчeтoв и cиcтeм oбpaбoтки тpaнзaкций. Сиcтeмы пoддepжки пpинятия peшeний - интepaктивныe кoмпьютepныe инфopмaциoнныe cиcтeмы, кoтopыe иcпoльзyют мoдeли peшeний и cпeциaлизиpoвaнныe бaзы дaнныx для пoмoщи мeнeджepaм в пpинятии yпpaвлeнчecкиx peшeний. 

     Сиcтeмы пoддepжки пpинятия cтpaтeгичecкиx peшeний - yпpaвлeнчecкиe инфopмaциoнныe cиcтeмы, пpиcпocoблeнныe к cтpaтeгичecким инфopмaциoнным пoтpeбнocтям выcшeгo pyкoвoдcтвa. Выcшee pyкoвoдcтвo пoлyчaeт инфopмaцию, в кoтopoй oнo нyждaeтcя из мнoгиx иcтoчникoв, включaя пиcьмa, зaпиcи, пepиoдичecкиe издaния и дoклaды, пoдгoтoвлeнныe вpyчнyю и кoмпьютepными cиcтeмaми. Дpyгиe иcтoчники cтpaтeгичecкoй инфopмaции - вcтpeчи, тeлeфoнныe звoнки, и oбщecтвeннaя дeятeльнocть. Тaким oбpaзoм, бoльшaя чacть инфopмaции иcxoдит из нeкoмпьютepныx иcтoчникoв.

     Таким образом, информация является именно тем  “инструментом”, который уменьшает неопределенность, следовательно, для принятия наиболее правильного решения необходимо иметь как можно больше информации. Отсутствие достаточной информации приводит к принятию необоснованного решения.

     Вaжнo пoнимaть, чтo инфopмaциoнныe cиcтeмы нeпocpeдcтвeннo пoддepживaют пpaктичecки вce acпeкты yпpaвлeнчecкoй дeятeльнocти в тaкиx фyнкциoнaльныx oблacтяx, кaк бyxгaлтepcкий yчeт, финaнcы, yпpaвлeниe тpyдoвыми pecypcaми, мapкeтинг и yпpaвлeниe пpoизвoдcтвoм.

     Существует  большое количество систем направленных на автоматизацию той или иной деятельности. Одни из них претендуют, на звание комплексных систем автоматизации, другие не пытаются объять необъятное и специализируются на автоматизации конкретных бизнес процессов.

Автоматизация

     Автоматизация отдельных направлений — недорогой и эффективный способ осуществить управление и контроль наиболее важных сфер деятельности, которые определяются исходя из приоритетов компании. Например, дистрибьюторской фирме в первую очередь важно автоматизировать закупки, склад и логистику, а производственной — непосредственно производство. Иногда первоочередной задачей становится автоматизация финансовой службы и бухгалтерии, так как это позволяет снизить объем рутинной работы, упорядочить документооборот, ускорить подготовку различных отчетов и улучшить планирование, что в конечном итоге повысит эффективность работы предприятия в целом.

     Приоритетное  направление для автоматизации  следует выбирать после тщательного  анализа бизнес-процессов предприятия (их сложности, взаимосвязи и т. п.) и влияния каждого из них на итоговый финансовый результат деятельности компании. С помощью таких исследований выделяются и описываются наиболее важные процессы и операции, а на их основе определяются первоочередные задачи автоматизации. И только после этого можно приступать к выбору системы (нескольких систем), которая позволит решить поставленные задачи.

     При автоматизации отдельных направлений  можно использовать как отдельные  системы (в этом случае необходимо внимательно  отнестись к возможности их интеграции, иначе автоматизация превратится в «лоскутную»), так и модули интегрированных систем управления, что, по мнению специалистов, предпочтительнее. Такие системы включают блоки для автоматизации всех направлений деятельности — от производства до бухгалтерии. В этом случае вам не грозят проблемы с интеграцией программ: если какое-то время спустя предприятие захочет продолжить автоматизацию, достаточно будет докупить недостающие модули[4].

Комплексная автоматизация

     Комплексная автоматизация подразумевает одновременное внедрение целого ряда модулей интегрированной системы управления. Как правило, это так называемая «легкая» ERP-система («Галактика», «Парус», Microsoft Business Solutions — Axapta и др. —Примеч. редакции).

     Эффективность комплексной автоматизации обычно выше эффективности автоматизации по направлениям. Это объясняется тем, что комплексная интеграция позволяет не только получать информацию о ходе одного или нескольких бизнес-процессов, но и использовать единую базу данных и функций (применять одни и те же алгоритмы расчета и проверки для выполнения схожих задач), а также единый интерфейс.

     Однако  комплексная автоматизация имеет  и недостатки: требует значительных инвестиций, больших временных затрат и очень тщательного планирования. Поэтому комплексную автоматизацию выбирают, как правило, быстро развивающиеся или высокотехнологичные компании.

Классификация систем автоматизации

     Независимо  от того, какую стратегию автоматизации  предпочтет компания, очень важен  выбор конкретного программного обеспечения. Все системы автоматизации для малых и средних предприятий по степени учета специфики предприятия можно разделить на «коробочные», адаптируемые и заказные. Основные факторы, которые должна учитывать компания при выборе того или иного типа системы, — это функциональность, масштабируемость и стоимость каждой из них, а также их соответствие уровню задач, которые предприятие намерено решить с помощью автоматизации.

     Рассмотрим  более подробно преимущества и недостатки каждого типа систем автоматизации.

«Коробочные» системы

     «Коробочные»  системы получили свое название от упаковки — коробки с программой, — которую можно купить практически  в любом компьютерном салоне. Такая  коробка содержит набор дискет или  инсталляционный диск с программой, а также электронный ключ, без которого система не будет работать, и руководство по эксплуатации. К классу «коробочных» продуктов принадлежат большинство бухгалтерских и складских систем (отдельные модификации систем «Инфо-Бухгалтер», «ИНФИН», «Турбо-Бухгалтер» и т. п. — Примеч. редакции).

     Достоинства. Такие системы можно быстро установить на компьютере и после небольшой настройки (максимум месяц) приступать к работе. Они недороги, универсальны и просты в использовании.

     Недостатки. Узкая направленность и незначительная масштабируемость ограничивают возможности использования таких систем.

     Резюме. «Коробочные» системы подходят для малого и частично среднего бизнеса с оборотом до 20 млн долл. США в год и небольшим количеством одновременно работающих в системе сотрудников (не более 30 человек). Кроме того, такие программы можно использовать в качестве подсистем для автоматизации второстепенных функций, например в бухгалтерии или отделе кадров.

Адаптируемые системы

     Адаптируемые  системы отличаются от «коробочных» в первую очередь большей масштабируемостью (количество одновременно работающих в системе сотрудников может достигать нескольких тысяч), а также тем, что их нужно настраивать под конкретное предприятие. К адаптируемым относятся как системы для полной автоматизации компаний (например, Scala, Platinum, Microsoft Business Solutions—Axapta, Microsoft Business Solutions—Navision. — Примеч. редакции), так и специализированные системы для автоматизации только одного направления (например, Comshare для автоматизации бюджетирования и т. д. — Примеч. редакции).

     Достоинства. Все адаптируемые системы имеют модульную структуру, то есть состоят из отдельных подсистем (производство, склад, финансы, бухгалтерия и т. д.), благодаря чему подходят как для частичной, так и для комплексной автоматизации. Базовая комплектация подобных систем включает множество отчетов и функций, часть которых дорабатывается с учетом потребностей компании, а часть не используется вообще. Таким образом, адаптированные системы представляют собой компромиссный вариант между заказной системой, в которой принимается во внимание вся специфика бизнес-процессов (речь о таких системах пойдет ниже), и стандартизированным продуктом, не учитывающим специфику предприятия вовсе[4].

     Недостатки. Адаптируемую систему нельзя использовать сразу же после установки. Ее необходимо внедрить, то есть потратить время (от нескольких месяцев до нескольких лет) и деньги на комплексное обследование предприятия, написание технического задания, работу программистов и тестирование. Поэтому полная стоимость адаптируемых систем обычно во много раз превышает стоимость «коробочных».

     Резюме. Если предприятие готово потратить несколько десятков или сотен тысяч долларов на автоматизацию, то начинать имеет смысл с внедрения отдельных модулей адаптируемой системы, чтобы при необходимости потом докупить остальные. Если же компания не нуждается в глубокой аналитике, то можно остановиться и на «коробочной» системе.

Заказные системы

     Разработкой заказных систем может заниматься как  сторонняя компания, так и штатные  программисты предприятия. Часто основой таких программ становится один из продуктов на базе Microsoft Office — Access или Excel.

     Достоинства. Заказная система создается для конкретного предприятия и не подлежит использованию в других компаниях. Такие системы позволяют максимально учитывать все особенности конкретного бизнеса.

     Недостатки. Разработка заказных систем является очень дорогим проектом и сопряжена со многими рисками. Например, если созданием такой системы будет заниматься ИТ-служба вашей компании, то у нее могут возникнуть проблемы из-за отсутствия необходимого опыта технического описания бизнес-процессов компании. Если же вы доверите написание системы сторонней фирме, то, вполне вероятно, и обслуживанием системы смогут заниматься только сторонние специалисты. Кроме того, поскольку заказная система внедряется впервые, все ее недостатки придется устранять уже в ходе пробной эксплуатации.

     Резюме. Разработка и использование заказных систем целесообразны для фирм с уникальными бизнес-процессами (например, для военных организаций, курьерских компаний, организаций здравоохранения и предприятий с необычным производственным циклом). В остальных случаях лучше использовать типовые программы, модифицированные с учетом специфики отдельных отраслей и достаточно распространенные на современном рынке[4].

   
Заключение

 

 

     Держаться на рынке, успешно развиваться без  средств автоматизирующих деятельность предприятия, в XXI веке практически не возможно. Бухгалтерский учёта, управление торговлей, кадрами и некоторые другие виды деятельности автоматизированы в большинстве предприятий.

     В ходе работы, было выяснено, что большинство  основных проблем таких как:

     · Недостатки функциональной части систем автоматизаций;

     · невозможность сопряжения функциональных модулей, систем автоматизации конкурирующих разработчиков;

     · различные форматы входных и выходных данных;

     не  относятся к трудно решаемыми. Так  как лидирующее количество систем автоматизации  с возможностью конфигурирования позволяют  решать, либо уже содержат решения  «проблем вчерашнего дня»

 

Библиографический список

 

 1. Ашихмин И.  С. «Основы системного интегрирования»  [Текст] / Ашихмин И. С., Имасюк А.  А. – М.: «Вильямс», 2007.

     2. Багданов В. С. «Разработка  систем автоматизации. Проектирования. Настройка. Внедрение.» [Текст] / Багданов В. С. – СПб.: БХВ-Петербург, 2005.

     3. Большой юридический словарь. 3-е  изд., доп. и перераб. [Текст] / Под  ред. проф. А. Я. Сухарева. –  М.: ИНФРА-М, 2007.

     4. ГОСТ 34.601-90. «Автоматизированные системы.  Стадии создания».

     5. Ефимов С.Г. «Организация и создание АИС в экономике» [Текст] / Ефимов С.Г. – М.: «Вильямс», 2007

     6. Карпова И.П. «Требования и рекомендации разработчику АИС» [Текст] / Карпова И.П. – М.: «Диалектика», 2006.

     7. Лопатников, Л. И. Экономико-математический словарь: Словарь современной экономической науки [Текст] / Лопатников, Л. И – 5-е изд., перераб. и доп. – М.: Дело, 2004.

     8. Яковлева, М. К. «Автоматизированные информационные системы» [Текст] / Яковлева, М. К. – СПб.: БХВ-Петербург, 2005.

     9. Свободная энциклопедия [Электронный ресурс] / режим доступа: ru.wikipedia.org