Проблеми управління проектами у виробничій системі

Міністерство oсвіти і науки, молоді та спорту України 
Київський національний лінгвістичний університет

Економіко-правовий факультет

Кафедра менеджменту

 

 

 

 

 

 

 

 

Реферат

з курсу „Управління проектами”

на тему: «Проблеми управління проектами у виробничій системі»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Виконав ……………………………….. 
студент  групи М 55-12,

спеціалізація „Менеджмент та адміністрування” 
 
 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Київ-2013

 

Зміст

 

 

 

	Вступ	3
1	Управління проектами як система управління	4
2	Поняття проект та його характеристика	6
3	Цілі, принципи та функції управління проектами	11
4	Проблеми управління проектами	17
	Висновки	19
	Список джерел	20

 

 

Вступ

 

Протягом останніх десятиліть сформувалася нова наукова дисципліна - управління проектами - розділ теорії управління соціально-економічними системами, що вивчає методи, форми, засоби найбільш ефективного й раціонального управління змінами.

Протягом багатьох століть людству доводилося реалізовувати безліч проектів. Зростаюча складність проектів, з одного боку, і накопичений досвід керування, з іншого, зробили необхідним і можливим створення ідеології й методології управління проектами. Бурхливий розвиток кібернетики, теорії управління й дослідження операцій у середині 20 сторіччя дозволило створити ряд формальних моделей і тим самим закласти систематичну наукову основу управління проектами.

В результаті комплексних економічних перетворень, що відбуваються в Україні, створюються нові, впроваджуються існуючі моделі та механізми побудови сучасних економічних відносин як в державі, так і на підприємстві. Відповідно будь-який підприємець розуміє, що для подальшої прибуткової діяльності, насамперед, необхідно досконало управляти виробничо-господарською діяльністю, важливе місце при цьому належить проектному управлінню, а саме, необхідності вирішувати наступні питання:

як спланувати та скоординувати реалізацію проекту;

як залучити кошти із зовнішніх джерел фінансування для реалізації проекту;

як краще розпорядитись власними коштами;

як досягти максимальних прибутків за мінімальних витрат;

як створити команду працівників для реалізації проекту;

як мотивувати персонал до ефективної діяльності;

як уникнути конфліктів в команді проекту.

Вирішуючи всі перелічені питання, ми стикаємось з проблемою управління проектами.

1. Управління проектами як система управління

Управління проектом має на меті оптимізувати рух фінансових і грошових потоків, а також ефективно вирішувати проблеми, що виникають між господарськими суб'єктами в процесі реалізації проекту. Відповідь на питання, як мистецьки управляти цим рухом і відносинами,  є змістом управління проектом.

Успішність  виконання  проекту  визначається тим,  наскільки ефективно  здійснюється його  задум, у  якому сконцентровані інтереси всіх тих, хто працює над  його реалізацією. Але  ефективна реалізація  задуму проекту  можлива тільки  при  погодженому  цілеспрямованому розвитку  всіх процесів, що забезпечують цю реалізацію, тобто при  ефективному управлінні процесом виконання проекту.

Проект можна визначити як систему пов'язаних між собою елементів. Зв'язки між елементами проекту,  виникаючи й розвиваючись у  часі, формують  процес його  реалізації. Інакше кажучи, процес  виконання проекту є процес реалізації певних зв'язків  між всіма  його елементами.  Із  цих  позицій  поняття  управління  проектами  можна визначити наступним чином:

Система управління  проектом  уявляє  собою  визначення, становлення, регулювання й розвиток  зв'язків між  елементами проекту, що забезпечують досягнення поставлених перед проектом цілей.

Реалізація  більшості  проектів залежить  від забезпеченості ресурсами, що  дозволяють досягти  поставленої перед проектом цілі, і як вони використовуються. Звідси виникає проблема оптимального управління ресурсами. Однак управління ресурсами  є  частиною проблеми  управління проектами  й пов'язане із предметним підходом до управлінської діяльності.       

Управління  є  надзвичайно  складним  видом  діяльності в будь-якій галузі економіки.  Управління реалізацією проектів у  цьому змісті  - не  виключення. Тому  принцип системності стосовно до управління  процесом реалізації  проектів, тобто погляд на нього як на систему,  цілком природний.

Управління проектом, як і будь-який інший вид управління містить у собі стратегію й тактику управління. Під стратегією розуміються загальний напрямок і спосіб використання засобів для досягнення поставленої мети. Цьому способу відповідає певний набір правил і обмежень для ухвалення рішення. Стратегія дозволяє сконцентрувати зусилля на тих варіантах рішення, які не суперечать прийнятій стратегії, відкинувши всі інші варіанти. Тактика - це конкретні методи й прийоми для досягнення поставленою стратегією мети. Завданням тактики управління є вибір найбільш оптимального рішення й найбільш прийнятних у даній господарській ситуації методів і прийомів управління.

Управління проектом як система управління складається із двох підсистем: керованої підсистеми (об'єкта управління) і керуючої підсистеми  (суб'єкта управління).

Об'єктом управління в нашому випадку є проект.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Поняття проекту та його характеристики

Під проектом розуміють комплекс науково-дослідних, проектно-конструкторських, соціально-економічних, організаційно-господарських та інших заходів, що пов'язанні ресурсами, виконавцями та строками, відповідно оформлені і направленні на зміну об'єкта управління, що забезпечує ефективність вирішення основних завдань та досягнення відповідних цілей за певний період. Кінцевими цілями проектів є створення та освоєння нової техніки, технології та матеріалів та ін., що сприяє виходу вітчизняної продукції на світовий ринок. Термін “проект” (від латинського “кинутий вперед”) спеціалісти трактували до недавнього часу як креслення, пояснювальна записка і кошториси, на основі яких можна збудувати літак, споруду чи завод; або це текст, що передує документу - плану, договору, угоді. Але сьогодні значення проекту набуває наступного змісту:           проект - це задум (завдання, проблема) та необхідні засоби його реалізації з метою досягнення бажаного економічного, технічного, технологічного чи організаційного результату. Є проекти наукові, технічні, комерційні, виробничі, фінансові тощо. Але кожний конкретний проект визначають такі чинники як складність, терміни реалізації, масштаб, вимоги до якості тощо. Таким чином, можна зробити висновок, що проект має ряд лише йому властивих ознак, наявність яких допоможе здійснити ефективну реалізацію проекту. Основними ознаками проекту є наступні:

зміна стану проекту задля досягнення його мети;

обмеженість у часі;

обмеженість ресурсів;

неповторність.

До основних властивостей проекту, які випливають із його ознаки та за якими вони можуть бути класифіковані на типи, відносять: масштаб проекту, його розмір, кількість учасників та ступінь впливу на навколишнє середовище (табл.1).

Важливим елементом є оточення проекту, оскільки важливо визначити середовище, в якому виникає, існує і завершується проект. Оточення проекту - це чинники впливу на його підготовку та реалізацію. Їх можна поділити на внутрішні й зовнішні. До зовнішніх відносяться політичні, економічні, суспільні, правові, науково-технічні, культурні та природні. До внутрішніх належать чинники, пов'язані з організацією проекту. Організація проекту є розподілом прав, відповідальності та обов'язків між учасниками проекту.

Учасниками управління проектами є юридичні та фізичні особи, які зобов'язанні виконати деякі дії, передбачені проектом, та інтереси яких будуть задіяні при реалізації проекту. 

В число учасників можуть входити інвестори, банки, підрядчики, постачальники, гуртові покупці продукції, лізингодавці та інші фізичні чи юридичні особи. Учасником проекту може бути також держава (рис. 1).

Автором головної ідеї проекту, його попереднього обґрунтування є ініціатор проекту. Ділова ініціатива по здійсненню проекту, як правило, належить замовнику. Замовник - це зацікавлена сторона в здійсненні проекту, майбутній власник та користувач результатів проекту. Він визначає основні вимоги та масштаби проекту, забезпечує фінансування проекту за рахунок власних коштів або коштів інвесторів, укладає угоди з виконавцями проекту, несе відповідальність по цих угодах та в цілому за проект перед суспільством та законом, керує процесом взаємодії між учасниками проекту.

Якщо інвестор, тобто та сторона проекту, яка забезпечує його фінансування, не є замовником, то вкладення коштів у проект можуть здійснювати банки, інвестиційні фонди та інші кредитні організації. Тобто вони вступають у договірні відносини із замовником, контролюють виконання контрактів, здійснюють розрахунки з іншими сторонами по мірі виконання робіт. Метою інвесторів є максимізація прибутку на свої інвестиції від реалізації проекту. Вони є повноцінними партнерами проекту й власниками всього майна, яке придбане за рахунок інвестицій до того часу, поки не будуть виплачені всі кошти по контракту (кредитному договору) із замовником.

Свої повноваження по керівництву роботами зі здійснення проекту, а саме планування, контролю та координації робіт всіх учасників проекту, замовник та інвестор делегують керівнику проекту. Склад функцій та повноважень керівника проекту визначається контрактом із замовником. Перед керівником та його командою ставиться завдання керівництва та координації робіт протягом життєвого циклу проекту, до досягнення поставлених цілей та результатів при дотриманні встановлених термінів, бюджету та якості.

Таблиця 1- Класифікація проектів

Класифікаційна ознака	Види проектів
Мета і характер діяльності	комерційні некомерційні
Характер та сфера діяльності	промислові організаційні економічні соціальні дослідницькі
Масштаб та розмір проекту	великі середні (роботи по проектуванню і будівництву підприємств, освоєнню й облаштування невеликих родовищ корисних копалин) малі (науково-дослідні і дослідно-конструкторські розробки на промислових підприємствах, включаючи конструкторську, технологічну і організаційно-економічну підготовку виробництва, виготовлення дослідно-промислових зразків нової продукції, реконструкцію, технічні переозброєння й модернізацію виробництва)
Ступінь складності	прості складні дуже складні
Склад і структура проекту	монопроекти (окремі проекти різних типів, видів та масштабів) мультипроекти (комплексні проекти, що складаються з ряду монопроектів і потребують застосування багатопроектного управління) мегапроекти (цільові програми розвитку регіонів, галузей та інших утворень, які включають до свого складу ряд моно- і мультипроектів)
Рівень альтернативності	взаємовиключні (здійснюються, якщо неможливим або нецілеспрямованим є здійснення інших проектів) альтернативні по капіталу (здійснюються, коли кожен із проектів не може бути здійсненим без використання фінансових засобів, необхідних для здійснення інших проектів) незалежні (здійснюються, коли результати реалізації одного не впливають на результати реалізації інших) взаємовпливаючі (при їх спільній реалізації виникають допоміжні позитивні або негативні ефекти, які не виявляються при реалізації кожного із проектів окремо) взаємодоповнюючі ( по яких-небудь причинах вони можуть бути прийняті чи відкинуті тільки одночасно)
Тривалість проекту	короткострокові (до 3 років) середньострокові (від 3 до 5 років) довгострокові (від 5 років)

Рис. 1 - Учасники проекту

 

 

 Команда проекту - це специфічна організаційна структура, яку очолює керівник проекту. Вона створюється на період здійснення проекту і завданням її є здійснення функцій управління проектом. Склад команди залежить від характеристик проекту, а саме від його масштабу, складності тощо. Членами команди є: інженер проекту, керівник контрактів, контролер проекту, бухгалтер проекту, керівник відділу матеріально-технічного забезпечення, керівник робіт із проектування, керівник виробництвом (будівництвом тощо), адміністративний помічник. Крім того, учасниками проекту є: контрактор, або генеральний контрактор (сторона, яка бере на себе відповідальність за виконання робіт по контракту), субконтрактор (вступає в договірні відносини з контактором чи субконтрактором більш високого рівня), координатор робіт по експлуатації, проектувальник (юридична особа, що виконує за контрактом проектно-дослідницькі роботи в межах проекту), генеральний підрядчик (юридична особа, чия пропозиція прийнята замовником, несе відповідальність за виконання робіт відповідно до умов контракту), ліцензори (організації, що виділяють ліцензії на право володіння земельною ділянкою, проведення торгів, виконання окремих робіт тощо), постачальники, органи влади, власник земельної ділянки, виробник кінцевої продукції проекту, споживачі продукції. На здійснення проекту можуть впливати й інші сторони з оточення проекту, які можуть бути віднесені до учасників проекту, це: конкуренти основних учасників проекту, спонсори проекту, різні консалтингові, юридичні, посередницькі організації, що залучені в процес здійснення проекту.

Важливим елементом управління проектами є своєчасна та точна підготовка проектних матеріалів. Проектні матеріали - це сукупність документів, що містять опис і обґрунтування проекту.

Існує також багато й інших елементів та характеристик, які відіграють важливу роль при управлінні проектами, а саме початкові умови, обмеження та вимоги до проекту, види забезпечення проекту, методи та техніка управління проектами тощо.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Цілі, принципи та функції управління проектами

Найважливіша передумова успішного застосування прийомів та методів управління проектами полягає у визначенні й розумінні його цілей. Вони визначають сутність проекту. Визначення цілей та їх опис є основою для подальшої роботи над проектом. Ціль проекту - це бажаний результат діяльності, який намагаються досягти за певний проміжок часу при заданих умовах реалізації проекту. При постановці цілей проекту потрібно найти відповіді на наступні питання: