Проект мероприятий по совершенствованию аудита кадровых документов предприятия

49

Федеральное государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования  «Российский госудорственный университет туризма и сервиса» (ФГОУВПО «РГУТиС»)

Выпускная работа

Программа: Менеджмент организации

Специальность Управление отделом труда и заработной платы

Направление подготовки Профессиональная переподготовка

Тема: Проект мероприятий по совершенствованию аудита кадровых документов предприятия

Слушатель:

___________________ (подпись)

Руководитель:

___________________(подпись)

Москва

2008

Содержание

Введение…………………………………………………………………3

1.  Теоретические основы аудита………………………………………..6

1.1. Виды аудита и его особенности…………………………………….6

1.2. Государственная инспекция – «повышенная зона риска»…………..12

1.3. Виды кадровой документации……………………………………..18

2. Анализ кадрового делопроизводства на примере предприятия               ООО «Пермдизельаппаратура»…………………………………………21

2.1. Краткая экономическая характеристика предприятия и анализ текущей деятельности………………………………………………………….21

2.2. Организация и проведение внутреннего кадрового аудита в ООО «Пермдизельаппаратура»………………………………………….….27

3. Организация аудита кадрового делопроизводства ООО «Пермдизельаппаратура»…………………………….……………….37

3.1. Разработка недостающих документов на предприятии………………37

3.2. Разработка методики кадрового аудита на предприятии ООО «Пермдизельаппаратура»………………………………………………..41

3.3. Оценка экономической эффективности проведения аудита кадровых документов предприятия……………………………………………….45

Заключение…………………………………………………………..…50

Список литературы...........................................................................52

Приложение №1………………………………………………………….

Основные технико-экономические показатели деятельности ООО «Пермдизельаппаратура»……………………………………………...54

Приложение №2…………………………………………………………..

Приказ о проведении внутреннего аудита кадровых документов………..55

Приложение №3……………………………………………………………

Состав комиссии по организации и проведению аудита, утвержденный генеральным директором……………………………………………….56

Приложение №4……………………………………………………………

Приказ о возложении обязанности по созданию проекта штатного расписания……………………………………………………………...57

Приложение №5………………………………………...........................

Штатное расписание ООО «Пермдизельаппаратура»…………………….58

Приложение №6…………………………………………………………… Приказ об утверждении штатного расписания……………………………61

Приложение №7…………………………………………………………..

График отпусков ООО «Пермдизельаппаратура»……………………...…62

Введение

Актуальность выбранной темы дипломной работы определяется тем, что целью кадрового аудита является уменьшение рисков, связанных с нарушением действующего трудового законодательства. Поэтому обычно кадровый аудит, прежде всего, направлен на уменьшение влияния «повышенных зон рисков», именно поэтому нужно организовывать данный аудит, а на основании результатов оценки корректировать и совершенствовать ведение кадрового документооборота.

В последнее время наблюдается значительный интерес к проведению регулярной проверки собственной кадровой документации как со стороны государственных организаций, так и частных компаний. Это обусловлено рядом факторов. Во – первых, усилившимся в последнее время вниманием государства к сфере документального оформления трудовых отношений работодателей с работниками. Плановые и внеплановые проверки Государственной инспекции труда стали для многих кадровых служб привычным явлением. Во – вторых, повышение правовой грамотности работников и их стремление к отстаиванию собственных прав в судах заставляет менеджеров по персоналу внимательно относиться к ведению необходимой документации. Известно, что суды прежде всего обращают внимание на формальную сторону дела, то есть тщательно проверяют не только факт наличия документов, но и правильность их содержания и оформления. В- третьих, если в компании хорошая и оперативная кадровая служба, действующая в рамках закона, это положительный сигнал для потенциальных кандидатов и для работников компании, который, в конечном счете, способствует повышению бренда компании как работодателя на рынке труда.

Все это предопределило выбор темы исследования, цели и задачи выпускной работы.

Объектом исследования данной работы является ООО «Пермдизельаппаратура».

Предметом исследования является кадровая документация предприятия.

Целью выпускной работы является организация проведения аудита кадровых документов.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Изучить теоретические основы кадрового аудита, его сущность, цели, задачи, а также изучить законодательные нормы, необходимые для проведения кадрового аудита;

2. Дать характеристику предприятия;

3. Спланировать этапы проведения внутреннего кадрового аудита;

4. Провести аудит кадровой документации предприятия;

5. Разработать необходимую кадровую документацию;

6. Оценить эффект проведения кадрового аудита.

В данной работе использовались следующие нормативные акты:

1.      Трудовой Кодекс РФ. Принят Государственной Думой 21 декабря 2001 г. \\Российская газета, 31 декабря 2001 г. (сокращенно ТК).

2.      Федеральный Закон от 20 февраля 1995 г. №24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» \\Собрание законодательства РФ, 1995 г., №8.

3.      Федеральный Закон «Об обществах с ограниченной ответственностью»

4.      Постановление Правительства РФ №225 от 16 апреля 2003 г. «О трудовых книжках».

5.      Постановление Министерства труда и соц. развития РФ от 10.10.2003 г.№69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»

6.      Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Федеральной архивной службой России от 27.11.2000 г.

7.      Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. НИПИ статинформ Госкомстата России, 2004 г.

8.      Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002

Структура выпускной работы обусловлена целью, последовательностью решения задач исследования и включает введение, три главы, заключение, список использованной литературы, приложения.

1. Теоретические основы аудита

1.1.           Виды аудита и его особенности

Важное методическое значение имеет изучение видов аудита.

Рис.1.1. Классификация видов аудита

              Добровольный (инициативный) аудит проводится по заказу заинтересованной стороны, если проверка не предусмотрена законодательством. Характер и масштабы такой проверки зависят от желания клиента.

В отличие от добровольного обязательный аудит предусматривается законом, и предприятие обязано для проверки финансово-хозяйственной деятельности приглашать аудиторов. Объем и порядок проведения обязательного аудита четко установлены органами государственного управления и определен перечень предприятия.[1]
              Учитывая важность деления аудита на внутренний и внешний, а также их роль в условиях рыночной экономики, остановимся на их характеристиках.

Внешний аудит проводится отдельными аудиторскими фирмами и осуществляет проверки сторонних организаций. Она проводится на договорной основе для проверки достоверности финансовых отчетов, а также объективной оценки его финансовых возможностей. Выполнение такой независимой экспертизы деятельности хозяйствующего субъекта предполагает одновременно и разработку рекомендации по улучшению финансовой стратегии предприятия, повышению эффективности его хозяйствования, а также оценку платежеспособности, финансовой устойчивости и имеющихся резервов. Объектом внешнего аудита является деятельность конкретного хозяйствующего субъекта. цели внешнего аудита определяются интересами заказчиков, которыми могут быть как государственные организации, так и владельцы средств и фондов. Если государственных органов интересуют результаты социально-экономических программ, то владельцы средств и акции в большей мере обращают внимание на вопросы эффективности заключаемых исполнительной властью сделок, рационального исполнения денежных и материальных ресурсов и др.
 

Основные задачи внешнего аудита - оценка состояния учета и отчетности, проверка достоверности их данных, выражение о них мнения заказчику, защита прав собственности. Исполнителями внешних аудиторских услуг являются аудиторы и аудиторские фирмы. Помимо аудита, они стремятся оказывать клиентам различные услуги.

Внутренний аудит рассматривается как неотъемлемая часть общей системы внутреннего контроля. Его можно определить как независимая оценка деятельности, производимая внутри предприятия в качестве оказания услуги. Внутренние аудиторы являются работниками аудируемых предприятий (компаний) и их план работы утверждается самой организацией (предприятие) в отличие от внешних аудиторов, которые планируют работу самостоятельно, исходя только из собственных суждений. Внутренние аудиторы функционируют в крупных и средних предприятиях. Главной его задачей является оценка качества экономической информации, формируемой на предприятиях, и обеспечение пользователей информацией о достоверности учета и отчетности.

Цель внутреннего аудита заключается в экспертной оценке соблюдения экономической и учетной политики предприятии, оценке функционирования внутреннего контроля, осуществляемого всеми структурными подразделениями. Действенность службы внутреннего аудита во многом зависит от того, насколько продуманно, подробно и обоснованно составлено положение об этой службе, насколько в нем учтена политика предприятия. Цели и задачи внутреннего аудита, определяемые требованиями руководства предприятия, воздействуют на структурные службы и организацию ее работы. Структура службы внутреннего аудита может состоять из следующих групп: сохранности и эффективности использования инвестиций, имущества, материальных, трудовых и денежных ресурсов, налогов; специальных проверок и ревизий; специальной группы. Основной структурной единицей является специальная группа. В ее составе могут входить различные специалисты, в частности по стандартам (для создания внутренних стандартов, для службы аудита; ответственный за обучение персонала, ответственный за ведение банка данных документов) и др. Внутренний аудит осуществляет финансовые проверки как на самом предприятии, так и в его филиалах или дочерних фирмах.

           На основании изучения функции внутреннего внешнего аудита можно определить различия между ними и оценить относительный вклад того и другого в общий процесс организованного контроля. Основные различия состоят в том, что внутренний аудит направлен на оказание помощи менеджерам в осуществлении ими контрольных функций, тогда как внешний аудит служит интересам сторонних групп. Можно сказать, что функции этих двух видов контроля дополняют друг друга, служа различным целям.

              Главным принципиальным отличием является то, что органы внутреннего аудита являются составной частью предприятия, системы его управления и функционируют под непосредственным контролем и по указанию его руководства.

Внутренний аудит проводится не зависящими от проверяемого подразделения лицами, но принадлежащими персоналу предприятия, в то время как внешний аудит проводится не зависящими не только от проверяемого подразделения лицами, но и вообще не состоящими в штате предприятия.

               Как говорилось выше, в последнее время наблюдается значительный интерес к проведению регулярной проверки собственной кадровой документации как со стороны государственных организаций, так и частных компаний.               

               Кадровый аудит – это масштабная процедура, в ходе которой оцениваются все составляющие процесса управления персоналом, кадровый потенциал компании, анализируется эффективность системы управления кадрами. Один из этапов этого процесса – аудит кадрового делопроизводства.

               Необходимость этого мероприятия в компании возникает в следующих случаях:

        при смене кадрового работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства (при увольнении или переводе на другую должность, в другое подразделение, филиал);

        при вручении трудовой инспекцией предписания о предстоящей плановой проверке;

        при угрозе проверки после увольнения обиженного работника (невыплата вовремя заработной платы, премии, увольнение по инициативе работодателя);

        при смене руководства организации;

        при приведении кадровой документации в соответствие с действующим законодательством после произошедших в нем изменений.

               Цель аудита – конкретная задача, на решение которой направлена деятельность внутреннего аудитора. Цель внутреннего кадрового аудита в каждом случае различна. Она зависит от размера компании, ее организационной структуры и может меняться в зависимости от требований руководства. Итак, целью внутреннего кадрового аудита в конечном счете должно быть улучшение деятельности кадровой службы и минимизация возможных рисков компании, связанных с неправильным ведением кадровой документации. Рис1.2.

Рис.1.2 Структура кадрового аудита

1.2.           Государственная инспекция труда – «повышенная зона риска»

                Государственная инспекция труда действует в рамках России на основании Приказа Министерства труда и социального развития №65 от 29 февраля 2000г. «Об утверждении положения о государственной инспекции труда в субъектах РФ».

Как говорят эксперты практически любую организацию, независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности, можно оштрафовать за нарушение трудового законодательства.

Для посещения вашей организации у трудового инспектора могут быть две причины. Первая - это плановая проверка. Она означает лишь, что фирма случайно попала в список проверяемых. Такую проверку госинспекторы могут проводить не чаще одного раза в два года (п. 4 ст. 7 Федерального закона от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ, далее - Закон). Несмотря на постоянный рост ежегодного количества плановых проверок, они являются самыми неконфликтными, так как у инспектора труда, как правило, всего одна цель - выполнить план.

Совсем другое дело - проверки внеплановые. Причин для их проведения у трудовой инспекции может быть несколько, но самая распространенная из них - жалоба вашего работника (п. 5 ст. 7 Закона), причем какого именно, скорее всего вы так и не узнаете. По статье 358 ТК РФ трудовой инспектор не имеет права разглашать имя обратившегося сотрудника, иначе он несет ответственность (ст. 364 ТК РФ) вплоть до уголовной.

Другой часто встречающейся причиной для проведения внеплановых проверок служат нарушения, которые инспекторы труда уже когда-то обнаружили в вашей фирме. Возбудить интерес проверяющего может и информация, размещенная, например, на сайте организации или в вакансиях.

Общая продолжительность любой проверки (как плановой, так и внеплановой) не должна превышать один месяц. В исключительных случаях (например, необходимость проведения экспертизы) ее срок по решению руководителя трудовой инспекции может быть продлен еще на месяц (п. 3 ст. 7 Закона).

Не удивляйтесь, если после визита инспекции труда к вам придут сотрудники, например, ФСС или налоговой. По статье 365 ТК РФ работа трудовой инспекции строится на взаимодействии с другими госструктурами.

В действительности же инспектор будет проверять те документы, которые попадают под характер данной проверки и требуются по существующему законодательству или необходимы для проверки определенного факта (в случае проверки по жалобе).

Поэтому последняя фраза в этом перечне проверяемых документов наглядно говорит о том, что проверять инспектор будет все, что сочтет нужным в рамках своих полномочий.

Инспекторы проверяют, как фирма или предприниматель соблюдают трудовое законодательство.

За его нарушение должностные лица фирмы (руководитель, начальник отдела кадров, главный бухгалтер (в части выплаты заработной платы)) или предприниматель могут быть оштрафованы на сумму от 500 до 5000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

Обычно трудовые инспекторы начинают проверку с изучения свидетельства о регистрации и устава фирмы. Эти документы могут содержать информацию об условиях труда.

Следующий объект их интереса - трудовые договоры. Их отсутствие - самое распространенное нарушение. Много изъянов находят инспекторы и в содержании трудового договора. Например, если установлена выплата заработной платы раз в месяц, уменьшен ее размер на время испытательного срока и т.п.

Если оформлен срочный трудовой договор, придется доказать инспектору, что характер работы или условия ее выполнения не позволили заключить с работником договор на неопределенный срок. Если аргументы окажутся неубедительными, трудовики вынесут предписание считать такой договор бессрочным (ст. 58 ТК РФ). А значит, уволить сотрудника по окончании срока договора будет невозможно.

О правилах оформления трудовых договоров читайте раздел "Оформление сотрудников на работу" - подраздел "Оформление в штат" - ситуацию "Какие документы оформляет работодатель" - пункт "Трудовой договор".

Инспектор обязательно проверит наличие трудовых книжек. Фирма обязана оформлять этот документ на каждого сотрудника, проработавшего свыше пяти дней, за исключением совместителей (ст. 66 ТК РФ).

Если предыдущий работодатель не отдал работнику его трудовую книжку, инспекторы рекомендуют открыть новую, записав в ней: "До поступления на работу подтвержденного трудового стажа не имел". О правилах оформления трудовых книжек читайте раздел "Оформление сотрудников на работу" - подраздел "Оформление в штат" - ситуацию "Какие документы оформляет работодатель" - пункт "Трудовая книжка".

Посмотрев трудовые книжки, инспекторы проверят личные карточки работников и правильность их заполнения. Форма личной карточки (N Т-2) утверждена Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1. Подробнее о ней читайте раздел "Оформление сотрудников на работу" - подраздел "Оформление в штат" - ситуацию "Какие документы оформляет работодатель" - пункт "Личная карточка (анкета)".

Трудовой распорядок фирма должна установить в так называемых правилах внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ). Инспекторы обязательно проверят наличие этого документа. О правилах его оформления читайте раздел "Документы по трудовой дисциплине" - подраздел "Как составить правила внутреннего трудового распорядка".

Проверяющие не обойдут вниманием и то, как составлено штатное расписание. Если найдут противоречия с Трудовым кодексом, неприятностей не избежать. О правилах его составления читайте раздел "Учет сотрудников" - подраздел "Как составить штатное расписание".

Ревизии инспекторов будет подвергнут и график сменности, если работа на фирме идет в несколько смен.

Проверяя табель учета рабочего времени, в первую очередь они обратят внимание на учет сверхурочной работы. Если в табеле проставлены цифры не больше "8", а контролеры обнаружили, что сотрудники работали сверхурочно или в выходные дни (например, нашли приказ о выходе на работу в выходные), то фирме придется заплатить работникам дополнительные деньги.

Помимо сверхурочной работы инспекторы проверят рабочее время несовершеннолетних, женщин со льготами, инвалидов и совместителей.

Взять на работу сотрудников в возрасте от 14 до 16 лет фирма имеет право только на 24 часа в неделю (и с согласия одного из родителей). Если при этом они совмещают работу с учебой, то трудиться могут не больше 2,5 часов в день, а если не учатся, то не более пяти часов (ст. ст. 92 и 94 ТК РФ).

Несовершеннолетние от 16 до 18 лет могут работать по семь часов в день, а общая продолжительность рабочего времени в неделю не должна превышать 36 часов.

Если на фирме работает совместитель, время его работы по табелю учета рабочего времени не должно быть больше четырех часов в день и 16 часов в неделю (ст. 98 ТК РФ).

Продолжительность рабочего времени инвалидов I и II группы составляет 35 часов в неделю (ст. 92 ТК РФ). Часы ежедневной смены устанавливают врачи. Поэтому у таких работников необходимо потребовать медицинское заключение (ст. 94 ТК РФ).

Перед появлением инспекторов следует обязательно проверить, правильно ли составлен график отпусков, утвержден ли он приказом руководителя, извещен ли каждый работник о времени выхода в отпуск не менее чем за две недели до его начала. Все эти вопросы - предмет внимания проверяющих.

Инспекторы могут посмотреть и другие документы, которые так или иначе связаны с вопросами проверки. Например, приказы о дисциплинарных взысканиях, сверхурочных работах, об отстранении от работы, временном переводе из-за производственной необходимости и т.д. О правилах применения дисциплинарных взысканий читайте раздел "Документы по трудовой дисциплине" - подраздел "Оформление дисциплинарного взыскания". А о том, как правильно оформлять переводы, - раздел "Переводы и командировки" - подраздел "Как оформить перевод сотрудника".

Если работнику нужны заверенные копии приказов и других документов, связанных с работой (выписка из трудовой книжки, справки о зарплате, о периоде работы на предприятии и т.п.), работодатель обязан выдать их не позднее трех дней после того, как работник написал соответствующее заявление. Такое правило установлено ст. 62 ТК РФ. Подобная информация о работниках хранится в их личных делах (подробно о них читайте раздел "Учет сотрудников" - подраздел "Как оформить личные дела"). Инспектор по труду вправе проверить, как они ведутся.

Кроме того, инспекторы обязательно проверят, ознакомлены ли сотрудники с правилами техники безопасности. Подробно о требованиях по охране труда, а также о работе с сотрудниками по обучению правилам техники безопасности читайте раздел "Охрана труда".

Если инспектор труда будет предупреждать работодателя о предстоящей проверке, то в адрес работодателя придет следующий перечень документов, которые инспектор труда при проверке может проверить, он дан ниже. (Рис.1.3.)

Рис.1.3. Перечень документов при проверке

                Какая бы проверка не проходила в организации, даже если это проверка по жалобе, суть которой сам работник разрешил разгласить работодателю, инспектор труда имеет право проверить другие документы, не касающиеся данного конкретного конфликта. Поэтому в любом случае работодатель должен иметь тот обязательный минимум документов, который установлен действующим законодательством.

1.3.           Виды кадровой документации.

              Кадровое дело – это достаточно сложный вопрос, который требует хороших знаний трудового законодательства и правил оформления документов.

Предлагаем рассмотреть виды кадровой документации. Из (Рис.1.4.) мы видим, что всю кадровую документацию можно разделить на три больших блока:

Рис.1.4. Виды кадровой документации

Обязательные для ведения во всех организациях документы - Обязательность ведения этих документов установлена действующим законодательством;

Документы носящие, рекомендательный характер – это документ который не является обязательным, но, тем не менее необходим в управленческой работе – это должностные инструкции;

Документы, зависящие от специфики конкретной компании - и, соответственно, исходя из этой специфики становящиеся обязательными для оформления и ведения в данной организации. В большей степени это относиться к законодательству в сфере охраны труда.

Кроме этого документация в кадровой службе может быть условно разделена на следующие подвиды, в зависимости от специфики того или иного документа (Табл. 1.1.)

Таблица 1.1.

Подвиды документации в кадровой службе

         Важным моментом кадровой проверки станет ревизия журналов регистрации. Нужно учесть, что все кадровые операции должны фиксироваться в специальных журналах (книгах) учета. К ним относятся журналы регистрации: приказов по личному составу, трудовых договоров, личных дел, личных карточек № Т-2, отпусков, направления в командировки, выдачи командировочных удостоверений, а также журналы: учета листков нетрудоспособности, выдачи справок, проверок состояния воинского учета, прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования и т.д.

Для всех существующих в компании документов, для защиты интересов работодателя рекомендуется  построить  систему их регистрации, что в случае возникновения трудового спора даст работодателю возможность доказать что конкретный документ был издан в определенную дату. Но оформление журналов должно быть единым: листы пронумерованы, журнал прошнурован, скреплен сургучной печатью или опломбирован, заверен руководителем организации.

               Каждый работодатель должен, используя законодательную базу, создавать локальные нормативные акты под свою организацию. Принимая локальные нормативные акты, работодатель создает внутреннюю правовую базу, которая отражает условия труда, созданные для работников именно в данной организации.[2]

2. Анализ кадрового делопроизводства

на предприятии ООО «Пермдизельаппаратура»

2.1. Краткая экономическая характеристика предприятия

               Организационно правовая форма предприятия – Общество с Ограниченной Ответственностью (ООО). Малое предприятие ООО «Пермдизельаппаратура» создано гражданами Российской Федерации для осуществления хозяйственной деятельности на основании решения общего собрания учредителей (Протокол №1 от 25.08.1995г. ), и было зарегистрировано Администрацией Индустриального района г. Перми за №172 от 29.08.1995г. (Свидетельство о государственной регистрации общества № 1177 от 29.08.95г. ) с уставным капиталом 5 500 рублей. Уставный капитал за все время деятельности предприятия не изменялся.

                Общество осуществляет свою деятельность в соответствии с Федеральный законом «Об обществах с ограниченной ответственностью»; своими учредительными документами и действующим законодательством. Общество является юридическим лицом. Правоспособность возникает с момента его государственной регистрации в порядке установленном действующим законодательством и прекращается в момент завершения его ликвидации. Общество создано без ограничения срока деятельности.

ООО «Пермдизельаппаратура» находится по адресу: 614500, г. Пермь, Ш.Космонавтов – 401.

                 Целью деятельности предприятия является осуществление хозяйственной деятельности и получение прибыли. Полученная прибыль идет на приобретение оборудования для цеха по ремонту и обслуживанию автомобильной техники. Для реализации своей цели предприятие осуществляет ремонт топливных насосов высокого давления (ТНВД). Ремонт топливной аппаратуры является основной деятельность предприятия.

         Схематично структура малого предприятия ООО «Пермдизельаппаратура» выглядит следующим образом. (Рис. 2.1.)

Рис.2.1. Структура ООО «Пермдизельаппаратура»

На данный момент средняя численность предприятия составляет 58 человек. Рассмотрим диаграмму среднесписочной численности предприятия.

Рис. 2.2. Диаграмма среднесписочной численности сотрудников предприятия

На диаграмме видно, что большую долю численности (26%) занимают рабочие цеха по ремонту топливной аппаратуры, основного вида деятельности предприятия. Далее, равные доли приходятся на рабочих деревообрабатывающего цеха и рабочих пилорамы, по 21%. Затем, специалисты занимают 18% от общей численности организации. 9% занимают вспомогательные работники. Руководящий состав, который включает в себя генерального директора, коммерческого директора и финансового директора, занимает самую малую долю от общей численности предприятия – 5%.

               Для анализа основных технико-экономических показателей используем данные прошлых лет. На диаграммах (смотри рис.2.3., рис. 2.4. и Приложение №1) представлены основные технико-экономические показатели деятельности ООО «Пермдизельаппаратура» за 2007 – 2008 годы.

Рис. 2.3. Динамика изменения показателей по выручке, затратам и прибыли

за 2007 – 3 кв. 2008 годы

Предприятие работает стабильно. Присутствует сезонность – рост сезонности продаж в третьем квартале 2007 года, связан с заявками заказчиков.

Рис. 2.4. Динамика изменения производительности труда и среднесписочной численности за 2007 – 3 кв. 2008 годы

В целом по предприятию, производительность труда снизилась в 2008 году по сравнению с 2007, при этом наблюдается рост среднесписочной численности.

Для осуществления качественного ремонта топливной аппаратуры, запасные части поставляются специализированными фирмами и заводами. Крупными поставщиками являются: ОАО «Ярославский завод дизельной аппаратуры»; ОАО «Ногинский завод топливной аппаратуры»; ОАО Корпорация «ТИТАН»; ООО ТД «Агрокомплект АИС»; ООО «Автоцентр МАЗ» и др. Клиентами предприятия являются организации г. Перми и Пермского края: ОАО «Дорос» (г.Чусовой); ООО «Метатранс» (г.Губаха); ООО «Мостоотряд № 123 (г.Пермь); ООО Мостоотряд № 59 (г. Березники); Транспортная компания Мотовилихинских заводов; Кунгурское управление технологического транспортна и др.

Проведение кадрового аудита актуально для Общества с Ограниченной Ответственностью «Пермдизельаппаратура», так как до настоящего момента кадровое делопроизводство велось хаотично, а сейчас возникла потребность организовать данный процесс на должном уровне. Организации необходимо выявить и уменьшить риски, связанные с нарушением действующего трудового законодательства.

2.2. Организация и проведение внутреннего кадрового аудита в ООО «Пермдизельаппаратура»

                    Конечно, кадровый аудит можно поручить компании-провайдеру, оказывающей подобные услуги. Специально обученные люди проведут нам комплексную проверку по наработанной методике и представят отчет по результатам работы. В отчете укажут выявленные нарушения, их возможные последствия и дадут рекомендации по устранению ошибок. Однако цена на услуги аудита довольно высока. Кроме того, наш руководитель не согласен доверить работу со сведениями о работниках компании сторонней организации.

Для того чтобы провести проверку собственными силами, необходимо выполнить следующее:

      издать приказ о проведении кадрового аудита в организации «Пермдизельаппаратура», (Приложение № 2)

      определить цель аудита,

      задачи данного мероприятия,

      сформировать соответствующую комиссию (например, в составе юриста, главного бухгалтера, менеджера), (Приложение № 3)

      определить сроки проверки, (Приложение № 2)

      не менее важно определить последовательность аудита. (Рис 2.5.)

               Кадровый аудит заключается в анализе документации кадрового делопроизводства на предмет соответствия трудовому законодательству, а также внутренним требованиям компании.

Целью кадрового аудита является оптимизация работы с кадровыми документами и уменьшение рисков, связанных с нарушением действующего трудового законодательства. Поэтому обычно кадровый аудит, прежде всего, направлен на уменьшение влияния «повышенных зон рисков».

Задачами данного мероприятия являются:

      выявление в документах нарушений трудового законодательства;

      выявление отсутствующих документов, но являющиеся обязательными;

      создать рекомендации по исправлению нарушений.

Далее, рассмотрим более подробно этапы внутреннего кадрового аудита. (Рис 2.5.)

Рис.2.5. Определение последовательности организации аудита на предприятии

I. Определение пакета необходимых документов

               Прежде всего необходимо составить список документов, которые обязательно должны быть в кадровой службе. Обязательность некоторых документов прямо определена в Трудовом кодексе. О многих локальных нормативных актах в Трудовом кодексе говорится косвенно (например, штатное расписание упоминается в статьях 15, 57 ТК РФ). Однако это не говорит о том, что иметь их в кадровой службе не нужно. Помимо Трудового кодекса необходимость многих документов закреплена в других нормативных актах, например, о Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним упоминается в постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225. Некоторые документы носят рекомендательный характер, например, унифицированные формы кадровых приказов. Но, несмотря на это, кадровую документацию необходимо вести именно по унифицированным формам, так как многие из них поступают в бухгалтерию организации (например, для начисления зарплаты) и в этом случае уже можно говорить об обязательности этих документов.[3]

Таблица 2.1.

Перечень документов, обязательный для ведения в организациях всех форм собственности.

Итак, как уже говорилось выше, все кадровые операции должны фиксироваться в специальных журналах (книгах) учета.

Система регистрации в компании необходима для:

      Учета наличия документов и отслеживания их движения.

      Придания юридической силы документам организации.

      Оптимальной организации внутреннего документооборота внутри организаций.

      Защиты интересов работодателя в случае судебного конфликта. В данном случае журнальная система регистрации будет подтверждать факт создания документа в определенную дату.

Количество журналов (книг учета), которые необходимо вести внутри компании, напрямую зависит от особенностей ее деятельности. Ниже представлен список журналов, которые должны существовать в любой организации независимо от сферы ее деятельности и ее размеров.

Таблица 2.2.

Журналы, обязательные для оформления и ведения в организациях, независимо от организационно-правовой формы компании и специфики ее деятельности.

Пользуясь Трудовым кодексом РФ, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения» (утв. Росархивом 06.10.2000) (ред. от 27.10.2003) и Альбомом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. НИПИстатинформ Госкомстата России, 2004г., составили списки документов, которые обязательно должны быть в кадровой службе. На основании составленных списков необходимо провести сверку с документами, которые ведутся на предприятии.

II. Проведение сверки документов

          После того как мы составили список документов, обязательных для отдела кадров, необходимо произвести сверку – что есть и что должно быть, чтобы в дальнейшем восстановить все необходимые кадровые документы.

               Результаты сверки кадровой документации удобно свести в таблицу. Таблица наглядно покажет, какие локальные нормативные акты требуют доработки, а какие нужно создать вновь.

Таблица 2.3.

ТАБЛИЦА РЕЗУЛЬТАТОВ АНАЛИЗА ДОКУМЕНТОВ

               Из таблицы сверки документов (Таблица 2.3.) видно, что необходимо доработать следующие документы: личные карточки; табель учета рабочего времени; приказы о направлении работника в командировку. А также, необходимо разработать и утвердить: штатное расписание; график отпусков; журнал учета мероприятий по контролю; журнал учета работников выбывших в командировку; журнал учета прибывших в командировку в организацию.

3. Организация аудита кадрового делопроизводства

ООО «Пермдизельаппаратура»

3.1. Разработка недостающих документов на предприятии

               Во второй главе, после проведения анализа обнаружено, что отсутствуют в документообороте предприятия, следующие обязательные для ведения документы:

      Штатное расписание

      График отпусков

Далее, необходимо разработать и утвердить выше перечисленные документы.

      ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ – это локальный акт фирмы, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.

              Унифицированная форма штатного расписания № Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 05 января 2004г. №1. Расписание составляется на основе этой формы, но в зависимости от своих потребностей фирма может вносить туда необходимые изменения.

Согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих, составление штатного расписания является обязанностью экономиста по труду. Поскольку такая должность есть далеко не в каждой организации, то руководство компании самостоятельно решает вопрос, кому делегируется данная обязанность.

В таких ситуациях, когда компания не имеет экономиста по труду, корректно разработать штатное расписание может только сам руководитель при помощи руководителей подразделений.

В нашем случае руководитель организации делегирует данную обязанность подчиненному, у которого не прописан данный пункт в должностной инструкции и трудовом договоре, это лицо назначается при помощи приказа по основной деятельности. (Приложение № 4)

Для организации ООО «Пермдизельаппаратура» был создан документ – штатное расписание (см. Приложение № 5)

Штатное расписание подписывает главный бухгалтер и руководители структурных подразделений фирмы. После этого штатное расписание утверждает своим приказом руководитель, и оно вступает в силу. (см. Приложение № 6)

Изменения в штатное расписание вносятся также в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

      ГРАФИК ОТПУСКОВ – документ, который определяет очередность предоставления отпусков сотрудникам организации. Необходимость его утверждения, а также правила составления прямо предусмотрены частью первой статьи 123 ТК РФ.

График составляется на каждый календарный год и утверждается в начале текущего года. Отпуска могут предоставляться в любое время в течение всего года, но без нарушения нормального хода работы организации (ст.73 КЗоТ). При составлении графика отпусков учитываются пожелания работников и особенности производственного процесса.

При составлении графика должны быть обеспечены права работников, имеющих льготы на получение отпуска в определенное время. Так например, диктовать работодателю сроки положенного им отдыха вправе подростки, не достигшие возраста 18 лет.[5]. Кроме того, продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска этой категории работников составляет 31 календарный день. Проверяя правильность составления графика отпусков, желательно подойти индивидуально к каждому юному сотруднику. Выяснить, действительно ли он хочет пойти в отпуск в период, указанный в графике отпусков. А еще лучше – заручиться его письменным заявлением. В этом случае представитель инспекции труда не будет задавать лишних вопросов. Из заявления инспектору будет ясно, что таково желание самого работника.

Так же право на использование отпуска в летнее или другое удобное для них время года имеют женщины, имеющие двух или более детей в возрасте до 12 лет. Следует помнить и еще об одной категории сотрудников – о мужчинах, в чьих семьях скоро появятся или недавно появились дети. Дело в том, что в соответствии со статьей 123 Трудового кодекса по желанию мужа ежегодный отпуск ему должен быть предоставлен в период нахождения жены в отпуске по беременности и родам. Причем независимо от времени работы сотрудника в данной организации.

При составлении графика, надо знать, если у работников имеются неиспользованные «остатки» от отпусков за предыдущие годы, то их также надо обязательно учесть. Ведь график отпусков рассчитан только на один календарный год, поэтому остатки отпуска по предыдущему графику надо обязательно включить в новый график. А на будущее надо стараться сделать так, чтобы у наших сотрудников не оставалось отпускных «долгов». Каждый сотрудник должен получать ежегодно положенные ему дни отдыха. В противном случае у Гострудинспекции могут быть к руководству организации серьезные претензии.

После получения предварительных заявок от работников на предоставление очередных отпусков, был создан сводный график отпусков по ООО «Пермдизельаппаратура» на календарный 2009 г. (Приложение № 7). После корректировки график отпусков утверждается руководителем предприятия и доводится до подразделений.

          После проверки кадровой документации были выявлены следующие ошибки формирования документов:

      Приказы по основной деятельности сформированы вместе с приказами по личному составу.

Данную ошибку можно исправить, только изменив порядок регистрации приказов: вместо одного журнала рекомендуется завести два.

      Приказы на отпуск сформированы вместе с приказами о приеме, увольнении и переводе.

Ошибка возникла из-за того, что не учитывались сроки хранения документов. Срок хранения приказов на отпуск составляет 5 лет. А срок хранения приказов о приеме, увольнении и переводе 75 лет. Нецелесообразно хранить документы лишние семьдесят лет. Поэтому эти документы необходимо формировать только в отдельные дела.

      Нарушение правил хранения трудовых книжек – отсутствие сейфа или несгораемого шкафа.

Необходимо приобрести сейф или несгораемый шкаф, т.к. за нарушение

установленного порядка должностные лица несут установленную законодательством материальную и административную ответственность.

3.2. Разработка методики кадрового аудита на предприятии ООО Пермдизельаппаратура»

Грамотное управление персоналом невозможно без отлаженной системы кадрового делопроизводства, которое является неотъемлемой частью любой организации независимо от масштабов его деятельности и организационно–правовой системы. Очень часто, в коммерческих организациях недооценивают роль документации, по личному составу, и зачастую она находится в неудовлетворительном состоянии: игнорируется необходимость создания отдельных видов документов, делопроизводство ведется с нарушениями требований Трудового кодекса, Инструкции по ведению трудовых книжек, не учитываются требования архивных органов к кадровой документации.

Каждый предприниматель – руководитель трудового коллектива должен учитывать, что недопустимо отсутствие кадровой документации, отражающей трудовую деятельность и подтверждающие трудовой стаж работника, необходимый для начисления пенсии. Состояние дел, правильность ведения кадровой документации, а также соблюдение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права контролируется Госгорархивом и Рострудинспекцией.

Из второй главы данной работы, после проведения анализа кадровой документации ООО «Пермдизельаппаратура», выяснилось, что кадровое делопроизводство велось хаотично, соответственно необходимо организовать данный процесс на должном уровне.

Необходимо разработать план проведения внутреннего кадрового аудита, которого рекомендуется придерживаться во избежание дальнейших ошибок в делопроизводстве предприятия. (Таблица 3.1.)

Таблица 3.1.

План мероприятий внутреннего кадрового аудита

на предприятии ООО «Пермдизельаппаратура»

Проведение аудита кадровой документации – масштабная процедура, поэтому было бы ошибкой использовать данную методику только в экстренных случаях. Например, в таких как: вручение трудовой инспекцией предписания о предстоящей проверке; смена руководства на предприятии, угроза проверки после увольнения обиженного работника, и пр. Внутренний аудит кадровой документации рекомендуется проводить планово. Целесообразно, разработанную методику кадрового аудита на предприятии ООО «Пермдизельаппаратура», рассматривать как неотъемлемую часть общей системы внутреннего контроля предприятия.

3.3. Оценка экономической эффективности проведения аудита кадровых документов предприятия

              Как известно, для любого предприятия, в том числе и ООО «Пермдизельаппаратура», необходимо найти наиболее экономически эффективное решение, включать в план мероприятий предприятия, внутренний кадровый аудит документации или нет.

              Итак, рассмотрим, какие штрафы угрожают предприятию ООО «Пермдизельаппаратура», при таком состоянии кадрового делопроизводства.

Таблица 3.2.

Перечень нарушений и суммы штрафов

Из Таблицы 3.2. отчетливо видно, что перечисленные выше нарушения, влекут наложение штрафов:

      на должностное лицо – от 5 800 до 11 500 рублей;

      на юридическое лицо – от 41 000 до 70 000 рублей.

Соответственно, общая стоимость наложенных штрафов, будет составлять от 46 800 до 81 500 рублей.

Однако это далеко не все нарушения, за которые может последовать наказание.

Вывод: восстановить кадровую документацию предприятия дешевле, чем иметь потенциальную возможность предъявления штрафных санкций.

Если обратится к теории, то провести аудит кадровых документов можно двумя способами – привлечь стороннюю аудиторскую организацию, или провести аудит своими силами.

Проведя анализ рынка услуг по проведению кадрового аудита сторонней организацией, был получен следующий результат. (Табл. 3.3.)

Поверхностный аудит кадровой документации, обойдется предприятию в 47 200 руб. (в т.ч. НДС 18%).

Максимальная стоимость услуг не определена, т.к. зависит от таких факторов как штат организации, количество нормативных актов и т.д. 

Таблица 3.3.

Виды аудита кадровой документации

Внутренний аудит рассматривается как неотъемлемая часть общей системы внутреннего контроля. Внутренние аудиторы являются работниками аудируемых предприятий и их план работы утверждается самой организацией в отличие от внешних аудиторов, которые планируют работу самостоятельно, исходя только из собственных суждений.

Рассчитаем, какие затраты понесет ООО «Пермдизельаппаратура», если на проведение внутреннего кадрового аудита, уполномоченное руководителем лицо затратит, 24 рабочих дня, в общем за 2009 год.

В 2009 году 249 рабочих дней.

Допустим, планируемый доход уполномоченного сотрудника, за 2009 год, составит 78 000 руб. Для полной картины необходимо прибавить Единый Социальный Налог, который составляет 26 %.  Исходя из этого получаем сумму затрат по сотруднику, за 2009 г. – 98 280 руб.

Из выше приведенных данных, высчитаем сумму затрат на одного уполномоченного сотрудника в год. (рис. 3.1.)

Рис. 3.1. Расчет затрат на проведения внутреннего кадрового аудита

Из проведенных расчетов, получился неплохой результат. Затраты ООО «Пермдизельаппаратура», на проведение внутреннего кадрового аудита одним уполномоченным сотрудником составят 9 472,80 руб. в год.

Далее, целесообразно будет сравнить полученные результаты. Для наглядной оценки экономической эффективности проведения аудита кадровых документов предприятия, создадим диаграмму. (рис. 3.2.)

Рис. 3.2. Диаграмма сравнения полученных результатов

Диаграммы видно, что наиболее выгодно будет, провести аудит кадровой документации своими силами предприятия, чем нанимать стороннюю организацию или платить большие штрафы за допущенные ошибки.

Также, благодаря  проведению внутреннего аудита кадровой документации на предприятии, ООО «Пермдизельаппаратура», научились собирать информацию о реальном состоянии кадрового делопроизводства ООО «Пермдизельаппаратура», и на ее основе прогнозировать возможные проблемы, а так же исправлять допущенные ошибки.

Заключение

Как известно каждый работодатель делает свой выбор сам, нужна ли ему кадровая документация или нет. Однако объективные тенденции развития российской экономики говорят о том, что цивилизованный подход к регулированию трудовых отношений постепенно становится одним из базовых условий бизнеса.

Список литературы

1. Трудовой Кодекс РФ. Принят Государственной Думой 21 декабря 2001 г. (ред.ФЗ от 01.12.2007г. № 309-ФЗ)

2. "Перечень  типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения» (утв. Росархивом 06.10.2000) (ред. от 27.10.2003).

3. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. НИПИстатинформ Госкомстата России, 2004

4. Одегов Ю.Г., Никонова Т.В. Аудит и контроллинг персонала: Учебное пособие, - М.: Издательство «Дело и Сервис», 2004

5. Внутренний аудит/ Под ред. В.Д. Андреева, Учебное пособие. – М.: Финансы и статистика, 2003

6. Миронова О.А. Аудит: Теория и методология: уч. пособ./ О.А. Миронова; М.А. Азарская – 2-е изд., испр. – М.: омега – Л, 2006

7. Василенко А.А. Стандарты аудита: изучайте и внедряйте/ А.А. Василенко; О.В. Овчаренко – Ростов н/Д.: Феникс, 2006

8. Шеремет А.Д., Суйц В.П. Аудит: Учебник – 5-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2006

9. Бычкова С.М. Аудит для руководителей и бухгалтеров – СПб.: Питер, 2003

10. Ковалева О.В., Константинов Ю.П. Аудит: Учебное пособие/ Под ред. О.В. Ковалевой – М.: Издательство ПРИОР, 2002

11. Аудит: Учебник/ под ред. В.И. Подольского – 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Экономистъ, 2007

12. Митрофанова В.В. Оформляем кадровые документы: настольная книга практика. – М.: Альфа-Пресс, 2007

13. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Федеральной архивной службой России от 27.11.2000

14. Проверка компании: милиционеры, налоговики,трудовая инспекция. Тактика поведения. Под ред.Касьянова А.В., «ГроссМедиа», «РОСБУХ», 2008

15. БирюковаИ., Жаворонкова Л., Бузилкин С., Суркова Л. Инструменты управления персоналом: Аспекты кадрового документооборота, «Редсо»- «Бератор- Паблишинг», 2007г.

16. Чижов Н. Кадровый аудит: четыре шага к эффективному управлению компанией./ Человек и труд, 12, 2005 

17. Задачи и функции внутреннего аудита в компаниях, Финансовые и бухгалтерские консультации, 12, 2007

18. Кадровое дело, 5, 2007

19. Проблемы теории и практики управления, 3,  2007

20.Труханович Л.В., Щур Д.Л. Кадры предприятия: Справочник по кадровому делопроизводству. – М.: Издательство «Дело и Сервис», 2001

Приложение № 1

ООО «Пермдизельаппаратура»

ПРИКАЗ

«__»_________200_ г. №_____

Г. Пермь

О внутреннем аудите кадровых документов

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.             Провести внутренний аудит кадровых документов на предприятии

2.             Утвердить состав экспертной комиссии по организации и проведению внутреннего аудита кадровых документов предприятия (Приложение №2)

3.             Провести внутренний аудит кадровых документов в период с 01 Декабря 2008г. по 31.12.2008г.

Генеральный директор:                            ____________________   Н.А. Сухих

Приложение № 2

ООО «Пермдизельаппаратура»

От 01.12.2008г. №1

Г. Пермь

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

_______________/Н.А. Сухих/

Состав экспертной комиссии по организации и проведению внутреннего аудита кадровых документов ООО «Пермдизельаппаратура»

1.      Казаков Георгий Викторович – Финансовый директор

2.      Литвин Илья Ильич – Юрисконсульт

3.      Теппе Ксения Георгиевна - Бухгалтер

Приложение № 3 (смотреть приложение в XL) - Основные технико-экономические показатели деятельности ООО «Пердизельаппаратура» с 1 кв. 2007 по 3 кв. 2008гг.

Приложение № 4

ООО «Пермдизельаппаратура»

ПРИКАЗ

«__»_________200_ г. №_____

Г. Пермь

О возложении обязанности по

созданию проекта штатного расписания

В связи с необходимостью разработки штатного расписания № 1 от «01» Декабря 2008 г.

ПРИКАЗЫВАЮ:

4.             Возложить обязанности по разработке проекта штатного расписания на бухгалтера Теппе К.Г.

5.             Согласовать проект штатного расписания с руководителем.

6.             Установить срок создания проекта штатного расписания до 02 декабря 2008 г.

Генеральный директор:                            Личная подпись                               Н.А. Сухих

С приказом ознакомлен:

Бухгалтер                             Личная подпись                            К.Г. Теппе

                                                                      Дата ознакомления

Приложение № 5 (смотреть приложение в XL) – Штатное расписание

Приложение № 6

ООО «Пермдизельаппаратура»

ПРИКАЗ

«__»_________200_ г. №_____

Г. Пермь

Об утверждении штатного расписания

ПРИКАЗЫВАЮ:

Утвердить штатное расписание № 1 от «01» Декабря 2008г. с составом в количестве 57 единиц.

Генеральный директор:                            Личная подпись                               Н.А. Сухих

Визы согласования

с заинтересованными

должностными лицами

С приказом ознакомлены:                            Личные подписи                            Расшифровка подписей

                                                                      Даты

Приложение № 7 (смотреть приложение в XL) – График отпусков