Проектирование организационной структуры коллективного средства размещения хостела «Ночлег»

     Таблица 1.

     Должности службы бронирования и размещения

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.5.2. Финансовый отдел

           Финансовый отдел решает вопросы финансового обеспечения предприятия. Этот отдел ведет единый финансовый учет на предприятии (то есть учет расходов и доходов, ведение операций по учету оплачиваемого рабочего времени, выплачиваемые бонусы).

      В него входит главный бухгалтер, который отчитывается непосредственно перед генеральным директором за все финансовые операции, проводимые в гостинице (финансовый учет). В его обязанности также входят составление баланса организации, ведение налогового и управленческого учета.

      В свою очередь главному бухгалтеру подчиняются бухгалтер и кассир. Бухгалтер вводит данные из первичной документации в баланс и начисляет заработную плату сотрудникам, а кассир принимает оплату и выписывает счет клиенту. Кассир находится в двойном подчинении — службе приема и бухгалтерии. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2.5.3. Отдел маркетинга

     Отдел маркетинга занимается вопросами оперативного и стратегического планирования.

     У данного отдела существуют свои обязанности:

• Продажа гостиничного продукта
• Реклама
• Связи с общественностью

     Представители отдела маркетинга занимаются во многом тем, что ведут переговоры на перспективное использование номерного фонда гостиницы, выясняют потребности определенных групп клиентов, поддерживая контакты с соответствующими подразделениями обслуживания.

     В задачи маркетинговой службы входят определение сегмента, на котором гостиница сможет иметь наибольший успех, составление профиля клиента и определение методов привлечения клиента. В функции этой службы также входят организация рекламных кампаний, составление рекомендаций руководству о том, куда следует направлять капиталовложения. Эта же отдел готовит для службы бронирования и размещения ежедневные прогнозы загрузки.

     Отдел маркетинга также проводит анализ степени удовлетворенности клиента услугами хостела. Одной из самых важных задач службы является определение ценовой политики гостиницы (основного тарифа и различных скидок для привлечения клиентов).

     В отдел маркетинга входят менеджер по рекламе и специалист по связям с  общественностью. 
 
 

     2.5.4. Хозяйственная служба

     Руководитель этого подразделения, менеджер хозяйственной службы, несет ответственность за чистоту всего хостела и его номеров. Также он ведет документацию службы. Он не только составляет график работ и оценивает труд служащих отдела, он также отвечает за сохранность и надлежащий вид мебели в гостевых комнатах, номерах, снабжение горничных запасами моющих и чистящих средств, учет и пополнение запасов постельного белья, снабжение номеров санитарно-гигиеническими принадлежностями и т.п.

     Менеджеру хозяйственной службы подчиняются две горничные и охранник.

     Данная  служба имеет прямую связь со службой бронирования и размещения. Сообщения службы бронирования и размещения о выписке гостя из номера фиксируются в соответствующей графе журнала хозяйственной службы. В другой графе журнала записывается фамилия горничной, которой поручена уборка номера. По окончании уборки в журнале делается соответствующая отметка. О готовности номера сообщается в службу бронирования и размещения.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2.6. Формирование организационной структуры

      Теперь  сформируем схему организационной  структуры предприятия (рисунок 1).

 

Рисунок 1. Организационная структура хостела «Ночлег» 

     Итак, если учесть все функциональные службы и генерального директора, общее количество персонала в хостеле «Ночлег» составляет 13 человек.

         Структура хостела по характеру связей линейно-функциональная. При такой структуре линейные руководители являются единоначальниками, а помощь им оказывают функциональные подразделения. Линейные руководители низших ступеней административно не подчинены функциональным руководителям высших ступеней управления.

     Линейно-функциональная структура управления предприятия состоит из:

• линейных подразделений, осуществляющих в организации основную работу;
• специализированных обслуживающих функциональных подразделений.

     Линейные  звенья принимают решения, а функциональные подразделения информируют и помогают линейному руководителю в разработке конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений, программ, планов для принятия конкретных решений.

     Функциональные  службы доводят свои решения до исполнителей либо через высшего руководителя, либо (в пределах специальных полномочий) прямо.

     Как видно из схемы управления хостелом, генеральному директору подчиняются все функциональные подразделения (вертикальная связь). Каждое функциональное подразделение имеет горизонтальные связи с другими функциональными подразделениями. Таким образом, они имеют четкие линии коммуникаций, и все подразделения владеют нужной информацией (например, финансовая служба получает всю первичную документацию от всех служб отеля для составления баланса).

     Линейно-функциональная структура управления имеет множество  преимуществ:

1. быстрое осуществление действий по распоряжениям и указаниям, отдающимся вышестоящими руководителями нижестоящим;
2. рациональное сочетание линейных и функциональных взаимосвязей;
3. стабильность полномочий и ответственности за персоналом.
4. единство и четкость распорядительства;
5. более высокая, чем в линейной структуре, оперативность принятия и выполнение решений;
6. личная ответственность каждого руководителя за результаты деятельности;
7. профессиональное решение задач специалистами функциональных служб.

     Конечно, есть и недостатки, например, дублирование функций руководителя и нежелание руководителей брать на себя ответственность. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ГЛАВА 3. РАЗРАБОТКА НОРМАТИВНОГО ДОКУМЕНТА ПРОИЗВОДСТВЕННОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ КОМПАНИИ.

      Я решил разработать положение  о финансовой службе гостиницы, так  как это подразделение одно из основополагающих на любом предприятии.

3.1. Положение о финансовом отделе хостела «Ночлег»

1. Общие положения:
1. Финансовый отдел является самостоятельным структурным подразделением.
2. Отдел создается и ликвидируется приказом генерального директора компании.
3. Отдел подчиняется непосредственно генеральному директору компании.
4. Руководство подразделением:
1. Отдел возглавляет главный бухгалтер, назначаемый на должность приказом генерального директора предприятия.
2. Другие работники отдела назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом генерального директора предприятия по представлению и по согласованию с главным бухгалтером.
5. Финансовый отдел руководствуется в своей деятельности:
• Федеральным  Законом  «О бухгалтерском   учете» от 21 ноября 1996г. № 129-ФЗ, устанавливающим единые правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета в Российской Федерации, других федеральных законов, указов Президента Российской Федерации и постановлений Правительства Российской Федерации;
• планом счетов бухгалтерского учета и Инструкцией по его применению, утвержденным приказом Минфина РФ от 31.10.2000г. № 94н;
• положениями (стандартами) по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации, устанавливающими принципы, правила, и способы ведения бухгалтерского учета хозяйственных операций, составления и представления бухгалтерской отчетности;
• другими нормативными актами и методическими указаниями по вопросам бухгалтерского учета;
• уставом организации;
• учетной политикой организации;
• настоящим положением;
• иными локальными актами.
2. Цели деятельности финансового отдела:
1. Организация финансовой деятельности хостела «Ночлег», направленной на обеспечение финансовыми ресурсами заданий плана, сохранности и эффективного использования основных фондов и оборотных средств, трудовых и финансовых ресурсов предприятия, своевременности платежей по обязательствам в государственный бюджет, поставщикам и учреждениям банков.
2. Организация бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности.
3. Контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью собственности предприятия.
3. Задачи финансового отдела:
1. Формирование учетной политики в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете и исходя из структуры и особенностей деятельности хостела «Ночлег», необходимости обеспечения его финансовой устойчивости.
2. Работа по подготовке и принятию рабочего плана счетов, форм первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы.
3. Разработка форм документов внутренней бухгалтерской отчетности.
4. Обеспечение порядка проведения инвентаризаций.
5. Контроль за проведением хозяйственных операций.
6. Организация бухгалтерского учета и отчетности на предприятии и в его подразделениях на основе максимальной централизации учетно-вычислительных работ и применения современных технических средств и информационных технологий, прогрессивных форм и методов учета и контроля.
7. Формирование и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской информации о деятельности предприятия, его имущественном положении, доходах и расходах.
8. Своевременное и правильное оформление документов.
9. Обеспечение расчетов по заработной плате.
10. Правильное начисление и перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения, средств на финансирование капитальных вложений.
11. В области финансов:
1. Составление в установленные сроки проектов финансовых планов предприятия со всеми необходимыми расчетами с учетом максимальной мобилизации внутрихозяйственных резервов, наиболее рационального использования основных и оборотных фондов.
2. Участие в составлении плана реализации услуг хостела «Ночлег» в денежном выражении. Определение плановой суммы балансовой прибыли на год и по кварталам и показателей рентабельности.
3. Составление планов распределения балансовой прибыли и амортизационных отчислений.
4. Обеспечение финансированием затрат, предусмотренных планом.
4. Организационная структура подразделения:
1. Структуру и штат утверждает генеральный директор отеля в соответствии с типовыми структурами аппарата управления и нормативами численности специалистов и служащих с учетом объемов работы и особенностей производства.
2. В состав отдела входят главный бухгалтер, бухгалтер и кассир.
3. Главный бухгалтер руководит отделом.
4. Бухгалтер и кассир подчиняются непосредственно главному бухгалтеру
5. Работники отдела заключают трудовые договоры или соглашения с генеральным директором хостела «Ночлег»
6. Руководитель финансового отдела распределяет обязанности между сотрудниками отдела и утверждает их должностные инструкции.
7. Организационная структура финансового отдела выглядит следующим образом (рисунок 2).

 

Рисунок 5. Организационная структура финансового отдела отеля “Мегаполис”

5. Права руководителя финансового отдела:
1. Требовать от всех сотрудников отдела соблюдения порядка оформления операций и представления необходимых документов и сведений.
2. Требовать от сотрудников отдела принятия мер, направленных на повышение эффективности использования средств предприятия, обеспечение сохранности собственности предприятия.
3. Проверять соблюдение установленного порядка приемки, оприходования, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей.
4. В случае обнаружения незаконных действий должностных лиц (приписок, использования средств не по назначению и других нарушений и злоупотреблений) докладывать о них директору предприятия для принятия мер.
5. Давать указания в рамках контроля за финансово-хозяйственной деятельностью предприятия по оформлению финансовой документации.
6. Представительствовать в установленном порядке от имени предприятия по вопросам, относящимся к компетенции отдела во взаимоотношениях с налоговыми, финансовыми органами, органами государственных внебюджетных фондов, банками, кредитными учреждениями, иными государственными и муниципальными организациями, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями.
7. Проводить и участвовать в совещаниях по вопросам финансово-хозяйственной деятельности предприятия.
6. Ответственность руководителя финансового отдела:
1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение функций отдела.
2. На руководителя финансового отдела возлагается персональная ответственность в случае:
1. Неправильного ведения бухгалтерского учета, следствием чего явились запущенность в бухгалтерском учете и искажения в бухгалтерской отчетности.
2. Нарушения порядка списания с бухгалтерских балансов недостач, дебиторской задолженности и других потерь.
3. Несвоевременного проведения в структурных подразделениях предприятия проверок и документальных ревизий.
4. Составления недостоверной бухгалтерской отчетности по вине отдела.
5. За нарушение сроков представления квартальных и годовых бухгалтерских отчетов и балансов соответствующим органам.
6. Несоответствия законодательству издаваемых отделом инструкций и указаний по вопросам финансовой деятельности предприятия, финансового учета и отчетности.
7. Составления, утверждения и предоставления недостоверной сводной финансовой отчетности и нарушения сроков ее предоставления в соответствующие подразделения предприятия, руководителю предприятия, в налоговые, финансовые и иные органы.
8. Несоблюдения трудового распорядка сотрудниками отдела.
7. Взаимосвязи с другими подразделениями:
1. Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим положением, отдел взаимодействует с хозяйственной службой - отчеты о выполнении планов; отчеты о движении основных материалов; акты на передачу оборудования в эксплуатацию; расчеты о расходе материалов на единицу продукции; приказов, распоряжений, актов и других документов, необходимых для бухгалтерского учета; договоров; смет.
2. Отдел финансов согласовывает с руководителями структурных подразделений предприятия вопросы назначения, увольнения и перемещения материально ответственных лиц.
3. Отдел также оказывает методическую помощь работникам подразделений предприятия по вопросам бухгалтерского учета, контроля и отчетности.