Програмное обеспечение автоматизацией работы офиса

Введение

Ежедневно в мире создаются миллиарды копий больших  и малых документов. На производство и воспроизводство документов расходуется  немыслимое количество бумаги и леса, а на учет, проверку и хранение документов тратится огромное количество времени.

Одна из основных задач состоит в разработке и  внедрении средств и методов  использования вычислительной техники  для перевода документооборота из бумажной формы в электронную. Современные сетевые технологии позволяют решить эту задачу, но пока лишь частично. Все банки мира уже связаны электронными сетями и финансовые документы циркулируют в основном в электронном виде. Постепенно выходят из употребления бумажные акции предприятий и другие ценные бумаги. Их заменяют электронные депозитарии – базы данных, в которых сведения об акционерах хранятся в виде записей.

Сравнительно  недавно появились электронные  деньги. Это тоже записи в базах  данных. Движение электронных денег  происходит по безбумажной технологии, путем переноса данных из одних записей  в другие. Для персонального использования  электронных денег служат пластиковые  карты, содержащие сведения о владельце  электронного счета на магнитной  полосе, или смарт-карты, в которых  те же данные записаны на небольшой  плоской микросхеме, встроенной в  карту.

По безбумажной  технологии сегодня работают большинство средств массовой информации. Все этапы подготовки газеты, журнала, книги или рекламной листовки проводятся на компьютере. Многозадачные операционные системы типа Windows9Х позволяют одновременно готовить и редактировать тексты, создавать и обрабатывать иллюстрации, а компьютерные сети объединяют всех участников, работающих над одним проектом, в автономные рабочие группы.

Рабочая группа может обходиться без бумажных документов до полного завершения работы над  проектом. Лишь когда работа завершается, создается итоговый бумажный документ. Это может быть как макет газеты, так и полный комплект чертежей, необходимый для постройки ракетного  крейсера.

В тех случаях, когда исходные данные сразу имеют  электронный вид, перевод документооборота на безбумажную технологию происходит сравнительно просто. Все этапы редактирования и корректуры выполняют в электронном  виде с помощью специальных программных  средств. Работа передается с одного рабочего места на другое по компьютерной сети, и все участники работы помогают друг другу и исправляют ошибки коллег без создания бумажных документов.

Возможно, в далеком  будущем, когда все документы  будут сразу готовиться только в  электронном виде, человечество сможет перейти полностью к безбумажной  технологии, и остатки лесов будут  спасены от полного уничтожения, а целлюлозно-бумажные комбинаты  перестанут сбрасывать отравленные  воды в реки и озера. Однако сегодня  персональный компьютер стоит еще  не на каждом рабочем месте и не все участники документооборота объединены компьютерными сетями в  рабочие группы. Поэтому основным препятствием на пути создания безбумажной  технологии стоит проблема ввода  исходных данных именно в электронном  виде.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Автоматизация работы в офисе

 

Исторически автоматизация офиса началась на производстве и затем распространилась на офис, имея вначале целью лишь автоматизацию рутинной секретарской работы. По мере развития средств коммуникаций автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить производительность своего труда.

Автоматизация офиса призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополнить ее. Используясь совместно, обе эти системы обеспечат рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев информацией.

Информационная  технология автоматизированного офиса  — организация и поддержка  коммуникационных процессов как  внутри организации, так и с внешней  средой на базе компьютерных сетей  и других современных средств  передачи и работы с информацией.

           Основой автоматизации работы офиса является единое информационное пространство, представляющее собой универсальную базу данных, содержащую всю оперативную и накопленную (за время функционирования системы) информацию о деятельности предприятия, информацию о сотрудниках, продукции, партнерах, клиентах и др. Рассмотрим работу наиболее популярных типовых решений, предназначенных для автоматизации отдельных видов офисной деятельности.

Система электронного документооборота позволяет организовать использование электронных документов при заключении договоров, совершении сделок или иных действий, автоматизировать процессы, связанные с использованием традиционного бумажного документооборота и перейти на безбумажные технологии. Электронные документы перемещаются между сотрудниками компании в соответствии со сценариями бизнес-процессов. При  этом производится регистрация, обработка  и осуществляется контроль исполнения документов.

Система учета  кадров позволяет осуществлять расчет заработной платы и учет персонала. Перечислим ее основные функциональные возможности: оформление приказов о  приеме на работу, оформление приказов о продвижении по службе, ввод и  расчет больничных листов, оформление и расчет отпусков разного типа и получение отпускных записок, ввод разовых и долгосрочных доплат, оформление приказов о выплате премии как отдельным сотрудникам, так и любой выбранной группе сотрудников, расчет разнообразных доплат, ведение штатного расписания предприятия, получение стандартных отчетов и форм для предоставления в налоговые и другие органы, учет долгов по заработной плате прошлых периодов, оформление увольнений с расчетом компенсаций отпуска, выходного пособия и т.д.

Система автоматизации  бухгалтерского расчета должна позволять  автоматизировать ведение всех необходимых  разделов бухгалтерского учета: операции по банку и кассе, основные средства и нематериальные активы, учет материалов, товары и услуги, учет производства продукции, учет валютных операций, расчеты  с покупателями и поставщиками, расчеты  с подотчетными лицами, учет расчетов по заработной плате с сотрудниками, начисление НДФЛ и ЕСН; расчеты с бюджетом, и др.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Microsoft Office ХР

 

Microsoft Office ХР – пакет программ, предназначенных для выполнения различных функций по работе с документами. В отличие от других, программ, выполняющих аналогичные функции, программы, входящие в Microsoft Office, отличаются широкой интеграцией между собой, что обеспечивает эффективную работу с документами, включающими различные по типу части (например, документ Word может содержать таблицу Excel и часть базы данных Access).

В Microsoft Office входит:

1. Word 2002 – мощная программа для работы с текстовыми документам;
2. Excel 2002 – программа, предоставляющая широкие функции для работы с электронными таблица;
3. Access 2002 – сильнейшее средство для работы с базами даны;
4. PowerPoint 2002 - позволяет легко и быстро создать качественные, красиво оформленные электронные презентации (в виде набора слайдов);
5. Binder – программа для объединения разных документов Office в одно целое;
6. Outlook 2002 - представляет собой почтового клиента и электронную версию органайзера, причем Outlook может автоматически отвечать на различные приглашения, исходя из вашей занятости в тот или иной момент времени;
7. Photo Editor – приложение Office, обрабатывающее растровые изображении;
8. Различные вспомогательные программы, работающие вместе с основными приложениями Office: Graph (программа для построения диаграмм и графиков), Equation (программа для вставки в документ математических и других видов формул) и множество других полезных программ.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Методы  автоматизации учреждений

Рассмотрим основные методы автоматизации учрежденческой деятельности. Современные организации  представляют собой совокупность подразделений, филиалов, отделов и офисов, обменивающихся между собой информацией и  выполняющих отдельные части  общей работы. Основными фазами жизни  неструктурированной информации в  офисе являются:

1. ввод информации в систему;
2. хранение, навигация, поиск и фильтрация документов;
3. коллективного работа с документами;
4. вывод информации из системы.

Существуют различные  способы ввода информации в систему. Это прежде всего сканирование документов и сохранение их в виде графических образов. В системах первого поколения графические образы введенных документов идентифицируются с помощью ключевых слов для последующего поиска необходимой информации (например: система SoftSolutions). Позднее стала применяться технология оптического распознавания символов OCR (Optical Character Recognition). После сканирования и ввода документа в систему его графический образ “переводится” в текст, затем следует исправление ошибок распознавания.

При массовом ручном вводе однотипных документов используются электронные формы, которые обеспечивают структуризацию документа путем  выделения частей текста и добавления полей (атрибутов), что позволяет  упростить заполнение документов и  выполнить необходимые вычисления. Информация в офис может поступать  и путем импорта файлов с магнитных  носителей или по телекоммуникациям (факсы, сообщения электронной почты  и т.п.).

Ввод информации сопровождается классификацией документов путем задания атрибутов и  ключевых слов, аннотированием их содержания. Для ускорения последующего контекстного поиска производится полнотекстовое индексирование документов.

Важное значение для организации эффективного управления неструктурированными документами имеют методы хранения информации, навигации, поиска и фильтрации документов.

Документы могут  храниться просто в файловой системе, и при этом система каталогов  служит средством группирования  и навигации в хранилище документов. В современных ОС есть возможность  задания длинных имен каталогов  и файлов в качестве названий папок  и документов, а также имеются  соответствующие средства поиска файлов по их параметрам.

Ряд систем, основанных на электронной почте, хранят документы  в почтовых ящиках в виде почтовых сообщений с присоединенными  файлами. Навигация в хранилище  упрощается с помощью вложенных  папок личного и коллективного  пользования. Однако в таких системах поиск и фильтрация ограничены лишь отбором и сортировкой документов по атрибутам и тексту почтового сообщения.

Специфический метод  хранения реализован в пакете Lotus Notes в виде так называемой базы документов. База документов может хранить как однотипную так и разнотипную информацию в виде одного файла. Документы допускают внутреннюю структуризацию на основе формуляров путем выделения и добавления полей в документе. Навигацию в базе документов упрощает наличие страниц баз документов и категорий документов. Почтовые сообщения также хранятся в виде базы документов, файлы произвольного вида допускается присоединять к текстовым документам.

Многие современные  системы электронных документов используют в дополнение к файловой системе так называемые библиотеки документов, содержащие в БД карточки документов с атрибутами и ключевыми словами. Для логической группировки документов применяются папки.

Поиск и фильтрация документов производится по запросам на основе контекстного поиска: по атрибутам, по ключевым словам и по полному  содержанию текста на основе индекса. При использовании механизма  четкого поиска (например, DOCS OPEN) в  запросе не должно быть орфографических  ошибок, а в тексте документа - ошибок распознавания. При этом может морфологический  разбор позволяет упростить.

Недавно на основе нейронных сетей и искусственного интеллекта реализована технология нечеткого поиска по полному содержанию документа (например, технология адаптивного  распознавания образов APRP в пакете Excalibur EFS). Нечеткий поиск не требует полного соответствия искомых фраз с содержимым документов, кроме того, исключает потребность в исправлении ошибок после распознавания текста. Система поиска всегда выдает пользователю ответ, наилучшим образом согласованный с терминами или фразами запроса.

Феномен распределенного  гипертекста составляет основу широко внедряемой Web- технологии. Хранилище информации представляет собой совокупность гипертекстовых страниц, распределенных по узлам сети Internet или корпоративной сети (Intranet). Каждая страница размещается в отдельном файле и представляет собой текст, размеченный с помощью языка HTML. Структуризация документа осуществляется путем форматирования, выделения полей, создания форм для диалогового заполнения документа и организацией внутренних гипертекстовых ссылок. Допускается создание гипермедиа включением любой мультимедиа-информации (растровая графика, аудио, видео). Навигация по хранилищу гипертекста осуществляется с помощью внешних гипертекстовых ссылок URL на документы, расположенные на различных узлах сети (Web-серверах). Кроме того, для определения местонахождения документов служит контекстный поиск. Для ускорения поиска информации в “паутине” применяются специальные программы-роботы, сканирующие Web- сервера и строящие некое подобие индекса. Использование гипертекста позволяет создать информационную инфраструктуру территориально распределенного учреждения и упростить диалоговый интерфейс пользователя, что наиболее важно при разработке информационных приложений для руководителей.

Организация и  автоматизация в офисе коллективной работы с документами строятся на технологиях groupware и workflow.

Технологии groupware ориентированы на небольшие рабочие группы, характеризуются поддержкой выполнения одной коллективной задачи и отсутствием структуризации в организации работ. Поддержка ограничивается обеспечением коллективного доступа к информации с помощью различных методов доступа: